Creating business advantages Business Process Outsourcing Аутсорсинг расчета зарплаты и кадрового администрирования. Что Вам необходимо знать заранее? - презентация

1 Creating business advantages Business Process Outsourcing Аутсорсинг расчета зарплаты и кадрового администрирования. Что Вам необходимо знать заранее?

2 Содержание Основные этапы принятия решений об аутсорсинге в компании «Страхи» при передаче функции на аутсорсинг Как выбрать компании для участия в тендере? С какими проблемами может столкнуться клиент при передаче на аутсорсинг функций расчета заработной платы и кадрового администрирования Оптимизация затрат: как это работает на практике Преимущества и недостатки передачи на аутсорсинг функций расчета заработной платы. Каким компаниям интересен комплексный аутсорсинг? Кадровый аудит и помощь в прохождении проверок трудовой инспекции, практические советы Другие советы аутсорсинговых компаний Рассмотрение бизнес-кейсов из опыта аутсорсингового подразделения BDO Стр. 2

3 Главный бухгалтер тратит слишком много времени на выяснение отношений с отделом кадров Аутсорсинг Причины принятия решения об аутсорсинге Частичная загрузка бухгалтеров (или неэффективная загрузка) Быстрый рост или сокращение бизнеса Потребность в снижении затрат на функцию Нет регламентов документооборота, или они есть, но не работают Стр. 3

4 НОРМАТИВ ТРУДОЗАТРАТ ДЛЯ БУХГАЛТЕРОВ и КАДРОВИКОВ НА ПРОЦЕССЫ Учетные функцииНормативЗначение Расчет заработной платы Кол-во сотрудников (расчетных листков) в месяц в расчете на одного бухгалтера 1500 Ведение кадрового делопроизводства Кол-во сотрудников в месяц400 Учет расчетов с подотчетными лицами Кол-во авансовых отчетов в час на 1 бухгалтера10 Стр. 4

5 ЭТАПЫ ОЦЕНКИ СТОИМОСТИ И ПЕРЕХОДА НА АУТСОРСИНГ Анализ процессов, обсуждение возможности перераспределения функций Применение нормативов, определение необходимого числа бухгалтеров Определение стоимости аутсорсинга исходя из необходимого числа бухгалтеров Перевод функции на аутсорсинг, внедрение регламентов Стр. 5

6 Основные «страхи» при передаче функции на аутсорсинг Я знаю коллег, которые работали с аутсорсингом и были недовольны Затраты на функцию не сократятся, а возрастут Я потеряю контроль над процессом Я потеряю гибкость Возникнет риск потери конфиденциальности данных о зарплате Стр. 6

7 Основные «страхи» пре передаче функции на аутсорсинг Я знаю коллег, которые работали с аутсорсингом и были недовольны Затраты на функцию не сократятся, а возрастут Я потеряю контроль над процессом Я потеряю гибкость Возникнет риск потери конфиденциальности данных о зарплате Стр. 7

8 Критерии выбора провайдеров аутсорсинга Рейтинги Проверка списка рекомендаций клиентов Опыт на рынке Наличие сертификата ISO 9000 Полис страховой ответственности Наличие плана непрерывности Стр. 8

9 Экономия при использовании аутсорсинга (пример расчета) Статьи затратРуб. в месяц Комментарии% экономии Руб. в месяц Способ экономии Зарплата (оклады, премии) бухгалтера-25%75 000Рациональная загрузка, меньшие трудозатраты за счет регламентации и автоматизации процессов Налоги на зарплату % Найм персонала, замена на время отпуска и болезни В т.ч. издержки, связанные с периодом передачи дел. В среднем 1/12 от общих прямых затрат на ФОТ -15%8 500Наличие резерва сотрудников, эффективное распределение задач ДМС, Социальный пакет и компенсации 6 000Питание, мобильная связь и пр. (ДМС - ~360 долл./год, +1000р. на чел./мес.) Аренда офиса кв.м. на сотрудника + место для архива документов 10 тыс. руб. за 1 кв.м. в год -10% Амортизация мебели, оборудования и программного обеспечения Мебель, стеллажи, амортизация серверов и ПК, принтеры, картриджи, лицензии на ПО, Контур и др. -20%9 600Групповое использование, меньше удельная стоимость на человека Телефонная связь, интернет, электронная почта, курьерская доставка, почта Доля офисных расходов (уборка, охрана) Юридическая база данных, обучение 5 000Стоимость поддержки Гарант, Консультант+, курсы повышения квалификации -20%4 000Групповое использование, меньше удельная стоимость на человека Канцтовары, подписка, книги %4 000Групповое использование, меньше удельная стоимость на человека Внешние консультации2 000Консультации по сложным вопросам (юристы, консультанты и др.) Привлечение ИТ- специалистов Интеграция бухгалт. программы с другими инф. системами, ввод/вывод данных, администр. программ и поддержка пользователей -40%6 000Специальные решения, меньше удельная стоимость на человека Доля времени руководителей10 000ориентировочная доля ФОТ 2 руководителей из расчета 8 часов в месяц -40%6 000Оптимизация коммуникаций Пени и штрафы -Задержки со сдачей отчетности, ошибки в учете Суммарные издержки % Стр. 9

10 Как контролировать затраты на аутсорсинг Внимательно проанализировать состав регулярных и дополнительных услуг Попросите Провайдера сформировать пакет услуг по принципу «все включено» Обсудите подробно – какие функции придется выполнять вам Проинформируйте провайдера о том, что счета на доп. услуги не будут оплачиваться, если их стоимость не согласована заранее Стр. 10

11 Критерии выбора провайдеров аутсорсинга Рейтинги Проверка списка рекомендаций клиентов Опыт на рынке Наличие сертификата ISO 9000 Полис страховой ответственности Наличие плана непрерывности Стр. 11

12 Основные риски при переводе функции на аутсорсинг На начальном этапе: не выдерживаются сроки перехода При регулярном оказании услугЖ Приходится жить по регламентам У сотрудников много вопросов Ошибки при первом расчете Стр. 12

13 Как минимизировать риски Задокументировать все процедуры Включить в договор сроки реакции на запросы Ваши сотрудники должны иметь доступ к системе Провайдера Обсудите с Провайдером заранее – каковы процедуры на случай форс-мажоров Уточните возможности эскалации вопросов Попросите Провайдера провести встречи с сотрудниками для ответов на вопросы Стр. 13

14 Сравнительный анализ преимуществ и недостатков аутсорсинга с внутренней бухгалтерией Собственная бухгалтерия – «Против» Время руководства на организацию работы бухгалтерии, поиск новых сотрудников Капитализация затрат на техническое обеспечение бухгалтерии Реорганизация бизнеса затрудняется поскольку требуется реорганизация бухгалтерии В случае ошибки бухгалтеров налоговые штрафы и пени платит Компания Задачи по управлению бухгалтерией, ее обучению, мотивации, поиску новых сотрудников и т.д. лежит на Компании При увольнении главного бухгалтера возникают проблемы с правом подписи Аутсорсинг – «За» Фокус руководства на основном бизнесе; организацией работы бухгалтерии занимается провайдер Расходы на бухгалтерию - в составе операционных расходов Исключение рисков получения некачественного сервиса, ответственности перед налоговыми органами и независимость от «человеческого фактора» Конфиденциальность и безопасность персональных данных обеспечивается передовыми технологиями Повышение качества и эффективности - создание и успешное внедрение внутренних регламентов между всеми подразделениями Компании и провайдера Аутсорсинг – «Против» Риск нарушения конфиденциальности данных; Оплата операций, не предусмотренных договором Стр. 14

15 Преимущества аутсорсинга Передача бизнес-процессов на аутсорсинг позволяет: Сфокусировать ресурсы и внимание на основном бизнесе Снизить инвестиции в процессы, не являющиеся ключевыми для бизнеса: переданные подрядчику, такие процессы не требуют капитальных вложений, а финансируются в рамках текущих операционных расходов Сократить операционные затраты на поддержку передаваемых бизнес- процессов, включая расходы на персонал, содержание рабочего места, расходы на налоговые и юридические консультации Получить доступ к лучшим ресурсам и стандартам ведения бизнеса для качественного выполнения вспомогательных функций Сгладить процесс реорганизации компании путем передачи вспомогательных бизнес-процессов на аутсорсинг профессиональной компании, гибко реагирующей на изменяющиеся требования Минимизировать риски: ответственность за риски, связанные с переданными на аутсорсинг функциями, несет провайдер услуг Стр. 15

16 Объем услуг по расчету заработной платы Расчет заработной платы 4 раза в месяц (аванс + оклад + 2 межрасчета для расчета отпускных и выплат увольнящимся), прочих компенсационных выплат, предусмотренных законодательством Российской Федерации. Формирование отчетов: расчетная ведомость, платежная ведомость, расчеты по листам временной нетрудоспособности, расчеты по командировкам, ведомость в банк (кассу), сводная ведомость по налогам Расчет налогов, отчислений в фонды, расчет других налогов и сборов, связанных с выплатами в пользу физических лиц Подготовка, сдача и защита форм обязательной отчетности в ИМНС, ФСС, ФОМС, ПФ и Госкомстат России, Подготовка и сдача обязательной индивидуальной отчетности Формирование платежных поручений для выплаты налогов Формирование расчетных листков Подготовка банковских файлов на выплату доходов для загрузки в систему банк-клиент Подготовка файла выгрузки проводок по заработной плате в основную бухгалтерскую программу Подготовка документов для камеральных и выездных проверок в отношении проверок в части Страховых взносов и НДФЛ за период оказания услуг BDO Подготовка возражений по актам налоговых проверок за период оказания услуг BDO Стр. 16

17 НАШИ РЕШЕНИЯ Наши решения для вашей выгоды Универсальность наших решений и многолетний опыт работы с российскими и иностранными предприятиями различных форм собственности и отраслей экономики, позволяет нам сделать акцент на преимуществах, которые можно получить в результате сотрудничества с аутсорсинговым подразделением BDO в России. Аутсорсинговое подразделение BDO в России разработало набор решений, каждое из которых максимально учитывает потребности определённого типа бизнеса. Универсальность данных решений, с одной стороны, и их гибкость, с другой, позволяют в сжатые сроки качественно решить задачи клиентов. Стр. 17

18 НАШИ РЕШЕНИЯ Решения для компаний, только начинающих свою деятельность Start up Стр. 18

19 РЕШЕНИЯ ДЛЯ START-UP Возможность получения комплекса услуг у одной компании Наличие большого штата специалистов узкого профиля Наличие англоязычных специалистов всех направлений Возможность адаптации внутрикорпоративных политик под российскую действительность Стр. 19

20 Расчёт заработной платы для предприятий малого и среднего бизнеса Организация и постановка расчёта заработной платы «с нуля» Разработка Положения об оплате труда, премировании Начисления заработной платы, и связанных с ней налоговых отчислений START-UP Расчёт заработной платы Page 20

21 НАШИ РЕШЕНИЯ Для филиалов и дочерних структур Стр. 21

22 РЕШЕНИЯ ДЛЯ ФИЛИАЛОВ И ДОЧЕРНИХ СТРУКТУР В РОССИИ Опыт реализации процедур внешними бизнес-процессами Понимание специфики и большой опыт работы с иностранными компаниями Высокопрофессиональная клиентская служба Англоговорящие специалисты различных отраслей Большой опыт в адаптации корпоративной политики Минимальная зависимость от человеческого фактора Стр. 22

23 ФИЛИАЛЫ И ДОЧЕРНИЕ СТРУКТУРЫ В РОССИИ Расчёт заработной платы Проверка расчётов предыдущих периодов на соответствие законодательству и внутренним положениям При необходимости пересчёт предыдущих периодов, сдача уточнённых отчётов Оптимизация налогообложения Page 23

24 НАШИ РЕШЕНИЯ Для крупного бизнеса Стр. 24

25 РЕШЕНИЯ ДЛЯ КРУПНОГО БИЗНЕСА Повышение управляемости в группе компаний за счет унификации и регламентации процедур Возможность совмещения процесса перевода на аутсорсинг с вводом в компании новой системы мотивации и премирования сотрудников. Использование возможностей ПО позволяет вести расчет нескольких юридических лиц в единой базе, видеть историю перемещений сотрудников из одной компании холдинга в другую, формировать отчеты по всей группе компаний. Наличие высококвалифицированных специалистов 1С позволяет произвести специфические настройки для каждого Клиента Возможность дополнительного сокращения издержек за счет масштаба Стр. 25

26 КРУПНЫЙ БИЗНЕС Расчёт заработной платы Расчёт неограниченного числа сотрудников компании в единой базе, в том числе сотрудников филиалов с учётом региональных и других особенностей Настройка программы для расчёта по единому алгоритму Предоставление удалённого доступа уполномоченным представителям компании для ввода исходных данных, формирования отчётов, в том числе сотрудникам филиалов, распределённых на территории РФ Расчёт заработной платы для ТОП менеджеров Page 26

27 ПРОГРАММА ОБЕСПЕЧЕНИЯ КАЧЕСТВА Текущая политика качества определяет основные принципы контроля качества, включает самоконтроль, контроль, осуществляемый менеджерами, внутренний аудит, осуществляемый Отделом внутреннего контроля качества Одна из основных функций Отдела методологии и контроля качества заключается в проведении внутренних проверок качества В нашей компании существует отдел, ответственный за стандартизацию коммерческой деятельности. В компании существует план коммерческой деятельности, согласно которому осуществляются все новые меры нововведения Технология расчёта заработной платы включает наиболее важные аспекты контроля В нашей компании существуют специальные методы дополнительного контроля наиболее чувствительных участков расчёта заработной платы Политика внутреннего общения определяет действия внутри BDO и с клиентами в случае разногласий Договоры на оказание услуг определяет ответственность сторон, включая штрафные санкции в случае определённых разногласий Стр. 27

28 КОНФИДЕЦИАЛЬНОСТЬ И БЕЗОПАСНОСТЬ Политика защиты информации Обеспечение ограничения и строгой регламентации доступа к информации Политика конфиденциальности информации: каждый работник подписывает соответствующие документы при поступлении на работу и в процессе неё. Дисциплинарные взыскания определяются согласно Трудовому законодательству Информация клиента доступна только команде обслуживания в ограниченном составе и только в период участия в оказании услуг Все права доступа определяются согласно позиции менеджера и его обязанностям. В случае увольнения сотрудника его право доступа сразу же аннулируется Внутренняя и внешняя проверка наших информационных технологий проводится два раза в год Вся электронная информация передаётся в зашифрованном виде. Все сотрудники BDO подписывают обязательство о неразглашении информации Стр. 28

29 Примеры сотрудничества: OBI Аутсорсинг функций расчета заработной платы: Международная розничная сеть широко представлена на рынках Западной и Восточной Европы: магазины сети работают в 10 странах мира, в том числе и в России. В России - это шесть юридических лиц, 20 подразделений (магазинов) в разных регионах России, около 2600 сотрудников, которые работают в подразделениях компании в Санкт-Петербурге, Казани, Нижнем Новгороде, Омске, Екатеринбурге, Волгограде. Стр. 29

30 Примеры сотрудничества: OBI Достигнутые результаты: Спроектирована, настроена и внедрена система расчета заработной платы. Организован централизованный расчет для филиалов компании. В системе работает 30 пользователей, осуществляющих расчет заработной платы (бухгалтера по расчету заработной платы БДО) и просмотр результатов расчета (руководство и кадровые специалисты Компании) Была сформирована команда для настройки нового для Клиента программного обеспечения в соответствии с требованиями компании. Команда объединяла специалистов розничной сети, программистов аутсорсингового подразделения BDO, осуществлявших настройку зарплатного модуля системы, и специалистов 1С франчайзи, настраивавших кадровый модуль. За короткий срок (менее двух месяцев) эта команда произвела настройку алгоритмов расчета заработной платы и кадровой функциональности. Период настройки совпал с изменениями в законодательстве РФ, в частности, с переходом с ЕСН на страховые взносы, что потребовало оперативной перенастройки системы и отчетов, установки соответствующих обновлений программного обеспечения. Стр. 30

31 Примеры сотрудничества: OBI Достигнутые результаты: Параллельно с настройкой программы была осуществлена конвертация данных из системы «HRB/Управление персоналом и расчет заработной платы» в 1С. Выверены персональные данные, расчеты с сотрудниками, расчеты налогов за 2 календарных года. В связи с жесткими требованиями по обеспечению безопасности данных и доступа к базам данных в офисе аутсорсингового подразделения BDO был развернут фрагмент компьютерной сети международной розничной сети, соединенный с основной сетью компании через защищенный, выделенный канал связи. Для минимизации рисков начального периода работы в новой системе сотрудниками аутсорсингового подразделения BDO было проведено обучение сотрудников кадровой службы сети (15 человек), проведены тренинги по эффективному использованию программного обеспечения 1С для ввода кадровых данных к расчету заработной платы. Для загрузки проводок в учетную систему SAP формируется специальный файл проводок по расчету заработной платы с аналитикой по подразделениям, по центрам финансовой ответственности. Стр. 31

32 Примеры сотрудничества: Аптечная сеть «36,6» Аутсорсинг функции расчета заработной платы и кадрового администрирования Аптечная сеть «36,6» - ведущая российская компания, динамично развивающаяся розничная сеть в области розничной продажи товаров для красоты и здоровья Количество точек – более 600 аптек Количество сотрудников – около человек География – более 20 регионов России Стр. 32

33 Примеры сотрудничества: Аптечная сеть «36,6» Достигнутые результаты: Разработана и внедрена система кадрового администрирования и расчета заработной платы на платформе 1С 8 в которой работает 27 пользователей (кадровиков и расчетчиков). Автоматизирована сложная система мотивации, что позволило минимизировать ошибки и случаи злоупотребления, а также предоставило возможность изменять систему мотивации в случае необходимости. В результате адаптации и доработки программного обеспечения под требования cети аптек 36,6, заказчик получил не только расчет заработной платы, но и систему, позволяющую формировать отчеты в необходимых компании разрезах для анализа и принятия управленческих решений. Информация по персоналу тех компаний группы 36.6, которые находятся на обслуживании в аутсорсинговом подразделении BDO, объединена в универсальной базе данных, что позволяет автоматически получать сквозную отчетность и консолидированные данные, а также автоматически перемещать сотрудников между компаниями. Благодаря разработанным регламентам аутсорсингового подразделения BDO повысилась дисциплина предоставления документов внутри самой компании. Стр. 33

34 Контактная информация Аутсорсинговое подразделение BDO Москва, , ул. Малая Семёновская 9, стр.3, эт.3 Тел.: +7 (495) /3 Факс: +7 (495) Стр. 34