Архитектура и функциональные возможности интегрированной информационной системы «Университет» REDLAB проф.СмелянскийР.Л. Заслуженный деятель науки РФ акад.РАЕН. - презентация

1 Архитектура и функциональные возможности интегрированной информационной системы «Университет» REDLAB проф.СмелянскийР.Л. Заслуженный деятель науки РФ акад.РАЕН

2 Текущие проекты МГУ, факультет ВМиК (2 000 студентов) кадры, финансы, учебный процесс, наука в продуктиве с 2001 г. МГУ, ФГУ (менее студентов) кадры, финансы, учебный процесс (2002 г.) Волгоградский ГТУ ( студентов) 2002 г. - оргменеджмент, кадры, финансы 2003 г. – учебный процесс СПбГЭТУ «ЛЭТИ» (8 000 студентов) 2002 г. – кадры и оргменеджмент, 2003 г. – учебный процесс Тамбовский ГТУ (9 000 студентов) 2001 г. - модель РЦОИ кадры и оргменеджмент (нач. в ноябре 2002 г.) Томский ГУ (более студентов) оргменеджмент, ПФУ, кадры и зарплата

3 Текущие проекты МИРЭА (ок студентов) 2002 г. - кадры и оргменеджмент, 2003 г. – финансы МИСИС ( студентов) ИАИС (Минобразования) Распределение текущего финансирования БД натуральных показателей Управление программами и проектами Подсистема ЕГЭ в составе ИАИС АРМы секретариата Аналитическая отчетность для руководства Более 30 подписанных соглашений о сотрудничестве с университетами.

4 О компании REDLAB Год образования – 1992 Основные направления деятельности: Информационные системы управления для организаций сферы образования Авторизованное техническое сервисное обслуживание Поставка оборудования и программного обеспечения Разработка информационных систем предприятий Авторизованное обучение Основные партнеры: Sun Microsystems, SAP, Cisco, IBM, APC, Oracle, Microsoft

5 Внедрение решений на платформе SAP Партнерство между SAP AG и REDLAB, начавшееся в 1997 году, нацелено на продвижение совместных решений для сферы образования и бюджетных организаций. Это партнерство позволило создать целый ряд специализированных отраслевых решений – информационную систему «Университет» для управления вузами; информационные системы для управления в сфере образования на федеральном и региональном уровнях; создать систему услуг

6 Из истории развития системы «Университет» год - Исследование рынка решений в области систем управления для вузов Выбор программной платформы год - Разработка концепции ИАИС вуза 1999 год - Партнерское соглашение с SAP AG Создание системы «Университет» Старт проекта ВМиК МГУ 2000 год - Договор о стратегическом партнерстве между Минобразования России и компаниями SAP AG и REDLAB 2001 год - Первый продуктивный пуск (ВМиК МГУ)

7 Специфика вуза как предприятия Деятельность вуза – система взаимодействующих бизнес- процессов, зачастую слабо регламентированных и идентифицированных Основной вид деятельности – учебный Основополагающее значение научной деятельности Различные источники финансирования Бюджетная бухгалтерия Распределенная структура и масштаб Международная интеграция Отраслевая интеграция Социальная направленность деятельности Быстро меняющиеся социальные, экономические, юридические условия деятельности вуза Вуз как система самостоятельных хозяйствующих субъектов

8 Результаты процессов Выполненная НИР Выпуск студентов Нормативный отчет Деканат Отдел кадров ПФУ Бухгалтерия Отдел аспирантуры СТРУКТУРНЫЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ … … … … Вуз с точки зрения управления Руководство вуза …… Процессы Управление и контроль

9 Особенности решения Интегрированная, процессно-ориентированная, технологичная промышленная платформа – залог стабильности работы, расширяемости, масштабируемости, интероперабельности, соответствия стандартам, независимости от аппаратной платформы и программиста Использование интегрированной ИС позволяет поддержать интеграцию процессов ИС вуза – поддерживает регламенты управленческих процессов, тем самым обеспечивается сохранение и развитие управленческой культуры вуза Отраслевой характер решения «Университет» позволяет накопить и распространить опыт эффективной реализации управленческих процессов реализованных в различных вузах

10 Нормативные требования Система «Университет» ориентирована на вуз, на его особенности функционирования. А это значит, она должна отражать (соответствовать) условиям внешней среды, в которой функционирует вуз и внутренним стандартам, правилам, традициям и перспективным тенденциям, характерным для российского вуза. В части законодательства решение удовлетворяет: Бюджетному Кодексу РФ (Закон о бюджете, 107-я инструкция) Налоговому Кодексу РФ Трудовому Кодексу РФ Государственному образовательному стандарту

11 Потребители информации системы «Университет» руководство вуза руководители и сотрудники функциональных подразделений вуза (отдел кадров, бухгалтерия, ПФУ, УМУ и пр.) руководители линейных подразделений вуза (учебные и научные подразделения) преподаватели студенты родители / спонсоры абитуриенты общественность внешние предприятия - как потребители специалистов и услуг, и как поставщики товаров и услуг для вуза отраслевые и государственные структуры

12 Схема решения Управление исследованиями и грантами Учет труда и заработной платы Управление персоналом и оргменеджмент Управление финансами и материальными ресурсами Управление учебным процессом Финансовое планирование и управление бюджетом Контроль бюджета Оплата обучения Финансирование НИР Кадры НИР Авансополучатели Материальщики Сотрудники – дебиторы, кредиторы Сотрудники Проводки по зарплате Аналитическая система для руководства Управление документами Разделение выплат по источникам Преподаватели

13 Учебный процесс Поддержка различных форм и моделей учебного процесса Планирование учебного процесса с учетом действующих образовательных стандартов (учеб.планы, программы дисциплин) Планирование и контроль ресурсов процесса (рабочие учеб.планы, расписание, пед.нагрузка) Ведение персональных данных студентов Движение контингента (зачисление, отчисление, выпуск, переводы) Мониторинг учебного процесса (итоговый и промежуточный контроль, посещаемость занятий, рейтинги) Формирование оперативной и нормативной отчетности Хранение информации о выпускниках Мониторинг социальной, научной и прочей активности студентов Ведение статистики учебного процесса по годам, по направлениям и формам обучения, по задействованным ресурсам, по факультетам и кафедрам Распределение стипендиального фонда и ежемесячное начисление стипендии

14 Управление финансами и бюджетом С точки зрения законодательства данный функциональный блок настроен в соответствии с требованиями бухгалтерского учета, (в настоящий момент – 107 инструкция) и соответствует требованиям бюджетного кодекса. С точки зрения поддержки управления финансами обеспечивается планирование и контроль бюджета вуза в целом (доходная и расходная часть) и с детализацией по направлениям деятельности, процессам и подразделениям. С точки зрения поддержки хозяйственных операций функциональный блок «Управление финансами и бюджетом» обеспечивает формирование и «проводку» документов по типовым хозяйственным операциям вуза. Для нетиповых операций предоставляется гибкий механизм настройки, позволяющий реализовать в системе новые операции в соответствии действующим законодательством и принятыми в системе стандартами.

15 Управление персоналом и оргменеджмент ПРОЦЕССЫ: планирование и ведение оргструктуры и штатного расписания вуза набор персонала администрирование персонала планирование обучения и профессионального роста аттестация персонала

16 Управление персоналом и оргменеджмент Система «Университет» обеспечивает поддержку этих процессов в части: ведения персональных данных сотрудников в соответствии с требованиями государственных органов (Госкомстат, ГНИ, ПФР, Минобразования) ведения временных данных – отпуска, больничные, присутствия, отсутствия, работа в ночное, вечернее время формирования приказов по движению персонала формирования нормативной, оперативной и аналитической отчетности формирования пакетов персональных данных для ПФР обеспечения разграничения доступа пользователей системы к персональным данным сотрудников

17 Учет труда и заработной платы Расчеты по заработной плате с сотрудником - с учетом особенностей вуза (надбавки за степень, за звание, компенсация за литературу, особенности рабочих графиков основных категорий сотрудников вуза) Гибкая система оплаты труда и стимулирования (почасовая оплата преподавателей, единовременные «ректорские» выплаты и различные схемы начисления премий, оплата по договорам). Ведение отчислений в Пенсионный и другие фонды, использование регрессивной шкалы по социальному налогу как инструмента оптимизации расходов вуза Интеграция с бухгалтерией вуза и ведение управленческого учета по оплате труда - разделение начислений, выплат и удержаний по источникам финансирования в соответствии с бюджетной классификацией, учет затрат по оплате труда по подразделениям и направлениям деятельности

18 Управление научными исследованиями Управление ресурсами вуза при выполнении научных проектов: персонал (руководители проектов, научные сотрудники - исполнители, обслуживающий персонал) материальные ресурсы проекта (оборудование, материалы) финансовые ресурсы проекта функциональный блок, отвечающий за поддержку процесса управления научными исследованиями, обеспечивает планирование и мониторинг ресурсов, задействованных в проектах. интеграция с блоком «Управление финансами» обеспечивается в части контирования затрат по научным проектам и получения финансовой отчетности в разрезе научных проектов (тем).

19 Документооборот вуза Функциональный блок обеспечивает поддержку типовых процессов прохождения официальных электронных документов через канцелярию вуза в соответствии с принятыми в вузах регламентами работы с входящими, исходящими и внутренними документами. Обеспечивается хранение архивных копий документов (оперативных и официальных) подразделений вуза в электронном архиве с разграничением прав доступа к документам сотрудников вуза. Функциональный блок «Документооборот вуза» является одним из обслуживающих блоков системы, т.е. он поддерживает различные процессы вуза в части хранения, поиска и маршрутизации электронных копий документов, порожденных или задействованных в этих процессах.

20 Система поддержки принятия решений Задача блока СППР – обеспечить менеджеров вуза различного уровня актуальной информацией о прохождении процессов вуза, аналитической информацией с использованием интегральных оценок состояния процессов. Блок СППР обеспечивает представление на любом из АРМ системы набора оперативных (сгруппированные в различных разрезах данные «как они есть») и аналитических отчетов (агрегированные данные с интегральными оценками и/или сравнением однотипных массивов данных между собой). В части поддержки топ-менеджеров вуза блок СППР обеспечивает поддержку стратегического управления вузом: а именно проектирования иерархий «цели-задачи-измерители» и мониторинг достижения целей на основе расчета текущих значений измерителей по транзакционным данным системы

21 Карта решения Управление организацией Управление связями с ключевой клиентурой Преподавание и обучение Управление исследованиями и грантами Академические и студенческие службы Управление документацией Управление персоналом Материально- техническое обеспечение Административно- хозяйственное обеспечение Управление финансовыми средствами Материальный учет Управление основными средствами Управление командировочными расходами Управлен- ческий учет Поддержка принятия решений и хранение данных Планирова- ние бюджета Исполнение бюджета Финансовый учет Управление выручкой Маркетинг образовательного продукта вуза Управление маркетинговыми программами Управление сбы- том образова- тельных услуг Служба рабо- ты с выпуск- никами Служба работы с целевыми предприятими Исследование и анализ рынка Разработка учебных программ Планирование событий, занятий и экзаменов Администри- рование студентов Управление контрактами студентов Преподава- ние и экзамены Управление пед.нагрузкой Тематическое планирование Финансовое планирование Управление ресурсами исследовательских проектов Отчет перед вузом Отчет перед заказчиком и завершение проекта Служба консуль- тирования и трудоустройства Финансовая помощь Учет услуг за проживание Обслуживание комнат и оборудования Стипендиаль- ное обеспечение Услуги студенческого городка (кампуса) Формирование электронных документов при выполнении операций Управление прохождением документов Контроль исполнения Номенклатура дел Хранение и поиск документов Набор новых сотрудников Администри- рование персонала Управление рабочим временем и отпусками Профессио- нальный рост и обучение Управление вознаграждениям и надбавками Учет труда и заработной платы Оргструктура и штатное расписание Управление процессом закупки Управление контрактами Управление запасами Управление оборудованием Учет коммунальных услуг Управление транспортным парком Управление арендой Стратегическое управление Планирование и конкурсный прием в вуз Учет ГИФО

22 Адаптируемость системы Функциональные участки Настройки на специфику конкретного вуза Общие для всех модулей ­ Разграничение доступа к данным ­ Привязка функций и операций к различным пользователям ­ Регламент взаимодействия пользователей ­ Параметры для аналитических разрезов Управление персоналом и зарплатой ­ Настройка штатного расписания ­ Разграничение полномочий по группам персонала или по группам данных ­ Настройка структуры и аналитических разрезов учета зарплаты и других данных

23 Адаптируемость системы Функциональные участки Настройки на специфику конкретного вуза Управление финансами ­ Распределение функций и полномочий между бухгалтерией и ПФУ ­ Уровни бюджетирования ­ Периодичность контроля исполнения смет Контрактное обучение ­ Разграничение функций и полномочий между финансовыми и учебными службами ­ Схемы ценообразования ­ Контроль оплаты

24 Адаптируемость системы Функциональные участки Настройки на специфику конкретного вуза Управление процессом обучения ­ Рейтинги ­ Виды учебных планов ­ Периоды (циклы) обучения ­ традиционная и/или модульная система обучения Управление научными исследованиями ­ Регламент ведения сметы научных проектов ­ Структура проектов ­ Отчетность (сводная, промежуточная, по структурным подразделениям)

25

26 Что получает вуз Вуз не просто внедряет систему «Университет», он создает собственную единую интегрированную информационную систему на базе инвариантного решения «Университет» REDLAB и с помощью консультантов REDLAB. Вуз определяет для себя подмножество бизнес- процессов, которые требуют системной поддержки, и с помощью консультантов REDLAB настраивает эти процессы на основе универсализированных бизнес-функций, реализованных в системе.

27 Методический аспект Система «Университет» способствует совершенствованию административных регламентов в вузе, предоставляя ему совокупность заложенных при ее проектировании типовых методик: Организация различных моделей учебного процесса Расчет рейтинга студентов Организация бюджетирования Расчет финансовых показателей деятельности вуза Построение организационной структуры вуза Расчет себестоимости образовательного продукта Поддержка стратегического управления на базе метода сбалансированных показателей (Balanced Scorecard) Оптимизация расписания занятий

28 Организационный аспект и безопасность Внедрение системы «Университет», как правило, ведет либо к изменению бизнес-процессов вуза, либо к перераспределению функций его сотрудников. Система обеспечивает настройку АРМ под различные сочетания системных функций на одном рабочем месте и сочетания прав сотрудников на данные системы. Сотрудник вуза при вводе системы в продуктивную эксплуатацию получает инструкцию для его персонального АРМ, в соответствии с которой он должен выполнять все действия по регистрации деловых операций в системе.

29 Организационный аспект и безопасность Каждый пользователь системы имеет свой индивидуальный «логин» и пароль, который однозначно определяет его права в системе. Пользователь несет ответственность за все действия, которые выполнены из под его имени. В инструкции по эксплуатации системы вуза должна быть определена политика выделения и обновления паролей, а также регламент назначения прав новым пользователям. Администратор системы в вузе выполняет все действия в соответствии с Политикой информационной безопасности и несет ответственность за сохранность ее данных.

30 «Путевая карта» внедрения Цели, Устав и масштаб проекта Модель будущего состояния Установка и настройка системы (программно- аппаратный комплекс) Поддержка изменений в организации и в окружающем мире Полный вперед! Обучение пользователей, опытная эксплуатация

31 Перспективы Ассоциация пользователей SAP в сфере образования (создана решением совещания вузов в РУДН ) Центр компетенции по решениям SAP для сферы образования Сопровождение и поддержка Консалтинг и обучение Аренда услуг Развитие преподавания в вузах с использованием платформы SAP обеспечение собственных потребностей подготовка специалистов для промышленности

32 Контактная информация Компания REDLAB: Тел.:(095) /8114 Факс:(095) Москва, Воробьевы горы, Научный парк МГУ

33 Цели Зачем руководству университета интегрированная информационно- аналитическая система?

34 Внутренние цели – повышение качества процессов вуза автоматизация рутинных процессов обеспечение руководства вуза точной оперативной и тактической аналитической информацией о состоянии процессов вуза, как основы для принятия управленческих решений поддержка принятия стратегических решений

35 в соответствии с принятыми стандартами (традициями) и форматами ее предоставления Внешние задачи – обеспечение внешних потребителей максимально полной и объективной информацией о вузе в соответствии с принятыми стандартами (традициями) и форматами ее предоставления Нормативная отчетность для госструктур Интеграция процессов вуза с процессами отрасли Научное и методическое взаимодействие с другими вузами Обеспечение «прозрачности» процессов вуза для общества и для потребителей его услуг, в т.ч. и для потенциальных

36 Что такое система «Университет»? Интегрированная информационная система «Университет» - это масштабируемое, адаптируемое решение класса ERP на платформе продуктов SAP, обеспечивающее поддержку основных бизнес-процессов российского вуза: Учебный процесс Управление финансами и бюджетом Управление персоналом и оргменеджмент Учет труда и заработной платы Управление научными исследованиями Документооборот вуза а также оперативный анализ информации этих процессов и поддержку стратегического уровня управления вузом