28.08.2012Левинский А.М.1 БЭК-ОФИС СОЗДАНИЕ, РАЗВИТИЕ, АВТОМАТИЗАЦИЯ Автор: Левинский Андрей Михайлович Июль 2007 г. - презентация

1

2 Левинский А.М.1 БЭК-ОФИС СОЗДАНИЕ, РАЗВИТИЕ, АВТОМАТИЗАЦИЯ Автор: Левинский Андрей Михайлович Июль 2007 г

3 Левинский А.М.2 Принцип создания подразделений С чего начать? 1. Цели / Задачи 2. Структура 6. Ресурсы 4. Должностные инструкции инструкции 3. Положения о подразделениях подразделениях 5. Методологическая и нормативная база и нормативная база (в т.ч. Положения о взаимодействииподразделений) 8. Обучение и аттестация 7. Подбор кадров

4 Левинский А.М.3 Роль БЭК-ОФИСА в компании Подразделение, занимающееся: учетом, учетом, документальным оформлением, документальным оформлением, документооборотом, документооборотом, контролем, контролем, исполнением и исполнением и расчетами расчетами операций, поручений и договоров на каком-либо рынке в соответствии с требованиями законодательных и внутренних нормативных документов.

5 Левинский А.М.4 Кого обслуживает БЭК-ОФИС На операции каких клиентов настроен Ваш БЭК-ОФИС? Клиенты Самакомпания VIP Юр. лица Физ. лица Массовый клиент Массовый клиент Retail Retail Брокера с клиентами Обычные Финансовыекомпании (ПИФ, Банк, (ПИФ, Банк,страховая,пенсионный фонд, и т.п.)

6 Левинский А.М.5 Требования к БЭК-ОФИСУ 1.Полнота. 2.Своевременность. 3.Точность. 4.Обособленность собственных и клиентских счетов. 5.Учет активов в их стоимостном и количественном выражении методом двойной записи. и количественном выражении методом двойной записи. 6.Документарность Внутреннего учета. 7.Непрерывность учета. 8.Обособленность Внутреннего учета от бухгалтерского и депозитарного учета бухгалтерского и депозитарного учета (порождает обязательность периодических сверок). (порождает обязательность периодических сверок). 9.Учет реализации ценных бумаг по методу ЛИФО / ФИФО. 10.Определение финансового результата от каждой сделки. Принципы Внутреннего учета (на основе постановлений ФСФР):

7 Левинский А.М.6 Структура БЭК-ОФИСА зависит от: Глобальные критерии: 1. РЫНОК сбыта продуктов; 2. МЕНТАЛИТЕТ КЛИЕНТОВ; 3. СТРУКТУРА компании; 4. СЕТЬ продаж (точки доступа к клиентам). Критерии клиента: 1. БЫСТРО; 2. КАЧЕСТВЕННО; 3. ДЕШЕВО; 4. ПРИЯТНО. Локальные критерии компании: 1. Время, отводимое на операцию (процесс); 2. Количество операций; 3. Величина базы знаний и её изменение во времени; 4. Риски и лимиты; 5. Сложность процессов: 5.1. вариативность процессов; 5.2. наличие фаз/стадий (по времени, по событиям); 5.3. степень стандартизации процессов.

8 Левинский А.М.7 Требования к БЭК-ОФИСУ Методы нахождения гармонии Автоматизация Учет в Excel Выгрузка отчетов в Excel Специализация Многоплановость Ограничение 2-3 типами операций СтандартизацияВариативность Протоколированиенестандартныхдействий Централизация ДецентрализацияСмешанныесистемы Внешний контроль, применение SLA и KPI Самоконтроль,ответственность Смешанныесистемы

9 Левинский А.М.8 Требования к БЭК-ОФИСУ Методы повышения эффективности – создать: 1. Систему мотивации персонала; 2. Систему контроля качества; 3. Соглашения о достижении ключевых показателей эффективности (KPI) сотрудников подразделения; 4. Соглашения об уровне обслуживания – SLA (Service Level Agreement), акцептованные всеми подразделениями; 5. Систему управления по задачам – MBO (Management by Objectives); 6. Проектный офис или выделенное подразделение по разработке и внедрению новых продуктов (обязательно при загруженности сотрудников >90%); 7. Культуру постоянного совершенствования руководителей подразделений и через них транслировать этот принцип на сотрудников; 8. Единую «монокультурную» среду для всех подразделений компании.

10 Левинский А.М.9 Структура БЭК-ОФИСА Децентрализованный (распределенный) БЭК-ОФИС Руководитель 1 Бизнес блок 1 Руководитель 2 РУКОВОДИТЕЛЬ Руководитель 3 Бизнес блок 2 Бизнес блок 3 ФРОНТ 1 ФРОНТ 2ФРОНТ 3 БЭК-ОФИС 1 БЭК-ОФИС 2 БЭК-ОФИС 3 МИДЛ-ОФИС 1 МИДЛ-ОФИС 2МИДЛ-ОФИС 3

11 Левинский А.М.10 Структура БЭК-ОФИСА Централизованный (единый) БЭК-ОФИС Руководитель 1 ФРОНТ Руководитель 2 РУКОВОДИТЕЛЬ Руководитель 3 МИДЛ-ОФИСБЭК-ОФИС Фронт бизнеса1 Фронт бизнеса 1 Фронт бизнеса3 Фронт бизнеса 3 Фронт бизнеса2 Фронт бизнеса 2 БЭК бизнеса 1, 2 МИДЛ бизнеса1 МИДЛ бизнеса 1 БЭК бизнеса3 БЭК бизнеса 3 МИДЛ бизнеса 2

12 Левинский А.М.11 Структура БЭК-ОФИСА Централизованный (единый) БЭК-ОФИС Руководитель 1 БЭК бизнеса 1 + РУКОВОДИТЕЛЬ БЭК-ОФИСА БЭК бизнеса 2 + БЭК бизнеса 3 + технолог технолог технолог юрист программист программист программист Руководитель 3 Руководитель 2 контролер архивист архивист архивист

13 Левинский А.М.12 Требования к программе для БЭК-ОФИСА 1.Интегрированность в информационную среду компании. 2.Достоверность информации. 3.Наличие плана счетов, проводок и баланса. 4.Максимальное покрытие необходимого функционала. 5.Гибкость (донастраиваемость). 6.Работа в режиме on-line. 7.Использование ведет к сокращению затрат. 8.Работа через интернет. 9.Масштабирование. 10.Дружественность (интуитивно понятный и красивый интерфейс).

14 Левинский А.М.13 Видение перспективы 0 t1 t2 t3 t4 t5 t6 время потребностибизнеса Линия видения потребностей бизнеса Создание опережающей системы Требуемаясистема Плохаясистема Первая система – прототип Граница текущих возможностей

15 Левинский А.М.14 Выбор концепции автоматизации Банк-Клиент Существующие в компании системы Бюджетирование, 1С - бухгалтерия Казначейство: Позиция, Планируемые сделки, Фондирование CRM Access, Бос- кадровик, и т.п. БЭК-ОФИС bad lib Ядро

16 Левинский А.М.15 Выбор концепции автоматизации Изобретение автомобиля как транспортного средства для личного пользования. Для нас это работа в Excel или начало разработок бизнес-систем (например, в Access). Изобретение дорожного покрытия (асфальта). Для нас это выбор конкретных типов: языков программирования, баз данных, серверов, компьютерных сетей. По рекомендациям программистов. Аналогия: развитие транспортной индустрии

17 Левинский А.М.16 Выбор концепции автоматизации Увеличение количества частных автомобилей привело к появлению ПДД. Для нас это правила организации учета операций, правила взаимодействия подразделений и программ. Это делают технологи. Вместе с правилами появились регулировщики и контролеры уличного движения. Для нас это Служба внутреннего контроля. Аналогия: развитиетранспортной индустрии Аналогия: развитие транспортной индустрии

18 Левинский А.М.17 Выбор концепции автоматизации Увеличение пассажиропотока привело к пробкам на дорогах. Проблема решается только ограничением количества личного транспорта и развитием общественного транспорта. Программы должны быть масштабируемыми. Например, увеличился в 3 раза поток клиентов – добавили 1 сотрудника на прием и обработку документов и «поехали». Аналогия: развитие транспортной индустрии Для нас это технологии «Retail», которые необходимы при обслуживании большого количества людей стандартными продуктами.

19 Левинский А.М.18 Выбор программы (ПО) - критерии Определяющие критерии: 1. Цена 2. Производительность 3. Покрытие требуемого функционала 4. Модифицируемость Силами производителя Силами своих программистов. 5. Отзывы клиентов. Что неважно, но на что многие «клюют»: 1. Известный брэнд производителя. 2. Красивый интерфейс. 3. «Популярная» программа. 4. Во время демонстраций продавцы обещают, что недостающий в программе функционал они легко и быстро сделают после заключения контракта. 5. Нечистоплотное поведение продавцов («откаты»). свое ПО покупное ПО 3.1. Имеется в системе 50%70% 3.2. Настраивается10%20% 3.3. Возможно при доработке. 40%10%

20 Левинский А.М.19 СПАСИБО, ВАШИ ВОПРОСЫ ?