Наименование мероприятия Докладчик Должность Время и место проведения мероприятия Учет договоров в «1С:Документообороте 8» - презентация

1 Наименование мероприятия Докладчик Должность Время и место проведения мероприятия Учет договоров в «1С:Документообороте 8»

2 2 Роль договорных документов Значительную часть документов организации составляют договоры и связанные с ними документы: Коммерческие предложения. Договоры, дополнительные соглашения. Приложения к договорам (спецификации, календарные планы). И прочие. Работа с договорной документацией состоит из большего количества этапов, в которые вовлечены ключевые сотрудники предприятия. Договорная работа является основой ведения бизнеса. Эффективная работа с договорами непосредственно влияет на конкурентоспособность и рентабельность организации.

3 3 Процессы договорной работы Подготовка проекта договора. Ведение регистрационной карточки. Согласование договора. Передача на подпись контрагенту. Контроль сопроводительных документов. Планирование исполнения договора. Контроль и продление срока действия. Расторжение договора. Прочие процессы.

4 4 Процессы договорной работы Подготовка проекта договора. Ведение регистрационной карточки. Согласование проекта договора. Передача на подпись контрагенту. Контроль сопроводительных документов. Планирование исполнения договора. Контроль и продление срока действия. Расторжение договора. Прочие процессы.

5 5 Автозаполнение шаблона договора Для подготовки проекта договора применяется механизм автозаполнения шаблонов файлов. Позволяет заполнить поля в файле из карточки договора: Номер договора. Дата заключения договора. Контрагент. Срок действия. Сумма. И другие Поддерживается заполнение файлов Word и OpenOffice.

6 6 Шаблон договора

7 7 Дополнительные реквизиты Для заполнения шаблонов можно использовать не только основные, но и любые дополнительные реквизиты договора, например: Предмет договора. Условия платежа. А также дополнительные реквизиты контрагентов и организаций, например: Банковский счет.

8 8 Процессы договорной работы Подготовка проекта договора. Ведение регистрационной карточки. Согласование проекта договора. Передача на подпись контрагенту. Контроль сопроводительных документов. Планирование исполнения договора. Контроль и продление срока действия. Расторжение договора. Прочие процессы.

9 9 Вид документа-договора Карточки договоров хранятся в справочнике «Внутренние документы». Для вида внутренних документов создан флажок «Является договором». Если флажок установлен, то документы такого вида считаются договорами. Договоры имеют специальную карточку, на которой присутствуют особые реквизиты.

10 10 Карточка договора

11 11 Учет по корреспондентам В карточке договора фиксируется: корреспондент, с которым заключен договор; контактное лицо корреспондента по этому договору; кто подписал договор от корреспондента. Эти данные используются: для поиска договоров, формирования отчетов, ведения переписки, хранения контактных данных, заполнения шаблонов.

12 12 Сроки действия В карточке договора фиксируется: начало действия договора; окончание действия; признак бессрочного договора; порядок продления договора. Эти данные используются для контроля и продления сроков действия: подробнее будет рассмотрено далее.

13 13 Сумма и валюта договора В карточке договора фиксируется: сумма договора, валюта договора. Эти данные используются: для поиска договоров, построения сводных отчетов, настройки маршрутов согласования в зависимости от суммы, контроля наличия сопроводительных документов.

14 14 Валюта договора Валюты можно загрузить из Общероссийского классификатора валют. Курсы валют загружаются с сайта РБК. Есть возможность настроить валюту по умолчанию. Учет по сумме может быть применен и к другим видам документов, например: счет, счет-фактура; накладная, акт приема-передачи; и прочие.

15 15 Процессы договорной работы Подготовка проекта договора. Ведение регистрационной карточки. Согласование договора. Передача на подпись контрагенту. Контроль сопроводительных документов. Планирование исполнения договора. Контроль и продление срока действия. Расторжение договора. Прочие процессы.

16 16 Согласование договоров Согласование договора – наиболее важный и трудоемкий процесс. В системе реализованы расширенные возможности согласования: Смешанное (последовательно-параллельное) согласование. Согласование с условиями. Механизм автоподстановок. Согласование с учетом графиков работы.

17 17 Смешанное согласование В бизнес-процессе «Согласование» реализована возможность последовательно-параллельного согласования: то есть несколько исполнителей выполняют согласование параллельно; затем несколько следующих исполнителей – последовательно; затем следующие – параллельно; например, главный бухгалтер и юрист согласуют параллельно; только после их успешного согласования – руководитель.

18 18 Условное согласование Маршрут согласования договора может зависеть от некоторых условий, например: договоры с суммой свыше рублей согласовывает руководитель предприятия, с меньшей суммой – зам. руководителя; или договоры от VIP-клиентов согласуются в более короткие сроки, чем от остальных клиентов. Для этого в системе предусмотрена настройка условий, которые определяют маршрут согласования договора.

19 19 Создание условий Условие маршрутизации может быть создано в одном из трех режимов: в режиме конструктора; на внутреннем языке «1С»; в виде комбинации из других условий.

20 20 Использование условий маршрутизации Условие маршрутизации может быть указано для исполнителя в шаблоне согласования. Тогда при создании согласования по этому шаблону исполнитель будет задействован, только если условие выполнится. В примере на картинке Федоров попадет в список согласующих, только если сумма договора больше руб.

21 21 Использование условий маршрутизации Условие маршрутизации может быть указано при привязке шаблона бизнес- процесса к виду документа. Тогда при создании бизнес- процесса из шаблонов будет выбран тот, для которого условие выполняется. Например, можно настроить, чтобы один шаблон был использован для согласования договора с большой суммой, другой – с меньшей.

22 22 Автоподстановки Механизм автоподстановок позволяет указать в шаблонах бизнес-процессов в качестве исполнителя имена специальных функций. Функции должны возвращать ссылку на пользователя, роль, или массив пользователей и ролей. При создании бизнес-процесса из шаблона система автоматически вычисляет значение автоподстановки и подставляет его в бизнес-процесс. В системе предусмотрен ряд преднастроенных автоподстановок, которые можно использовать в работе.

23 23 Автоподстановки для договоров Для согласования договоров могут использоваться следующие автоподстановки: Все руководители автора бизнес- процесса. Ответственный за документ. Руководитель организации. И прочие. Состав автоподстановок можно расширять при внедрении. Для этого в конфигурации предназначен специальный переопределяемый модуль. Пример создания автоподстановок можно увидеть в конфигурации.

24 24 Учет графиков работы При назначении сроков согласования договоров система может учитывать графики работы исполнителей. Например, если задача «Согласовать договор» создается в 17:00 пятницы и установлена длительность 2 часа, то крайний срок исполнения задачи будет установлен на 10:00 понедельника (для графика работы с 9:00 до 18:00).

25 25 Процессы договорной работы Подготовка проекта договора. Ведение регистрационной карточки. Согласование проекта договора. Передача на подпись контрагенту. Контроль сопроводительных документов. Планирование исполнения договора. Контроль и продление срока действия. Расторжение договора. Прочие процессы.

26 26 Контроль возврата переданного экземпляра Если договор передается контрагенту на подпись, то требуется контролировать возврат собственного экземпляра в срок. Для этого можно использовать механизм журнала передачи, который позволяет отразить передачу документа контрагенту.

27 27 Передача корреспонденту В журнале передачи можно отразить передачу документа не только собственным сотрудникам, но и контактному лицу корреспондента. Для этого в записи журнала передачи в поле «Кому передан» можно указать контактное лицо.

28 28 Срок возврата В журнале передачи документов можно указать, на какой срок передается документ. Для этого в записи журнала передачи требуется заполнить реквизит «Срок возврата».

29 29 Документы, находящиеся у корреспондентов Список документов, которые находятся на руках у корреспондентов, можно получить с помощью отчета «Журнал передачи». Также возможно получить список документов, не возвращенных в срок корреспондентами.

30 30 Автоматическое отражение передачи корреспонденту При отправке исходящего документа, созданного на основании внутреннего, система предлагает отразить передачу внутреннего документа в журнале передачи. При утвердительном ответе пользователя автоматически создается запись в журнале передачи, которая отражает передачу внутреннего документа корреспонденту-получателю.

31 31 Процессы договорной работы Подготовка проекта договора. Ведение регистрационной карточки. Согласование проекта договора. Передача на подпись контрагенту. Контроль сопроводительных документов. Планирование исполнения договора. Контроль и продление срока действия. Расторжение договора. Прочие процессы.

32 32 Сопроводительные документы С договором может быть связано значительное количество документов: приложения, допсоглашения, протоколы переговоров, протоколы разногласий, подрядные договоры, акты, накладные, переписка по договору, и т. п. В системе имеется возможность видеть всю структуру связей по договору. Есть возможность проследить всю историю переписки по договору. Можно получить список всех допсоглашений по договору либо всех актов и т. п.

33 33 Механизм связей Механизм связей позволяет связать карточку документа с карточками других документов. Связь задается с использованием типа связи. Например, для договора могут быть созданы следующие типы связей: имеет допсоглашения; имеет акты/накладные. Из карточки договора доступны все связанные документы, сгруппированные по типам связи.

34 34 Создание связи Связь создается из карточки договора или другого документа. При создании связи указывается тип связи и связанный документ. При этом учитываются настройки типа связи.

35 35 Отчет по связям Имеется отчет, который позволяет просмотреть всю структуру связей по договору в виде дерева. В отчете можно указать ограничение на количество уровней и установить отбор по типу связей.

36 36 Контроль сопроводительных документов Механизм связей используется для контроля сопроводительных документов по договору. Менеджер должен проверять наличие всех необходимых документов по договору: счетов-фактур, накладных, актов и т. п. Для проверки наличия сопроводительных документов используется отчет «Сопроводительные документы по договору». Отчет показывает список договоров, для каждого из которых выводятся связанные с ним документы, например, акты или накладные.

37 37 Процессы договорной работы Подготовка проекта договора. Ведение регистрационной карточки. Согласование проекта договора. Передача на подпись контрагенту. Контроль сопроводительных документов. Планирование исполнения договора. Контроль и продление срока действия. Расторжение договора. Прочие процессы.

38 38 Планирование исполнения договора Для исполнения периодических обязательств, например, ежемесячных оплат или отгрузок по договору, может использоваться механизм периодических бизнес-процессов. Например, если договор предусматривает ежемесячные оплаты каждое 10-е число месяца, то ответственный за договор формирует первое поручение бухгалтеру «Выполнить оплату по договору», далее указывает расписание повторения для данного поручения – каждое 10-е число последующих месяцев.

39 39 Периодические бизнес-процессы Для этого в карточке Поручения можно воспользоваться командой «Настроить повторение…». При ее нажатии появляется диалог создания расписания повторения. В диалоге расписания повторения указывается: дата начала и дата окончания повторения; время, в которое будет создаваться бизнес-процесс; периодичность создания бизнес-процесса: ежедневно, еженедельно, ежемесячно. Для бизнес-процесса, для которого настроено расписание повторения, будет автоматически формироваться его копия в соответствии с указанным расписанием.

40 40 Процессы договорной работы Подготовка проекта договора. Ведение регистрационной карточки. Согласование проекта договора. Передача на подпись контрагенту. Контроль сопроводительных документов. Планирование исполнения договора. Контроль и продление срока действия. Расторжение договора. Прочие процессы.

41 41 Учет срока действия В карточке договора имеются реквизиты для указания срока действия. Имеется возможность получить список договоров с истекающим сроком действия. В отчете выводятся договоры, срок которых истекает на этой неделе, на следующей неделе, в этом месяце, в следующем месяце.

42 42 Продление срока действия В карточке договора можно указать порядок продления договора. Для этого предназначен реквизит «Продление», который принимает следующие значения: Не продлевается (единичная хозоперация, например, покупка недвижимости). Допускает продление (длительные операции, например, оказание услуг сопровождения, аренда). Автоматическое продление (договоры, предусматривающие автоматическое продление, если ни одна из сторон не против). автоматическое продление на год, на квартал, на месяц, на бессрочный срок.

43 43 Автоматическое продление Договоры со способом продления «Автоматическое продление» не требуется продлевать вручную. Система автоматически определяет такие договоры, и как только срок действия истекает – устанавливает новый срок в соответствии с периодом, указанным в способе продления. При этом о продлении срока договора отправляется уведомление ответственному за договор по электронной почте.

44 44 Процессы договорной работы Подготовка проекта договора. Ведение регистрационной карточки. Согласование проекта договора. Передача на подпись контрагенту. Контроль сопроводительных документов. Планирование исполнения договора. Контроль и продление срока действия. Расторжение договора. Прочие процессы.

45 45 Расторжение договора Для учета расторгнутых договоров используется реквизит «Расторгнут» в карточке договора. При этом можно указать, каким именно документом договор был расторгнут: допсоглашение, решение суда и т. п.

46 46 Отчет по расторгнутым договорам Имеется возможность получить отчет по расторгнутым договорам. В отчете выводится: дата и номер расторгнутого договора, контрагент; когда договор был расторгнут, каким документом и пр.

47 47 Отчеты по договорам В системе предусмотрены различные отчеты для контроля и анализа учета договоров: Список заключенных договоров. Договоры с истекающим сроком действия. Сопроводительные документы по договору. Расторгнутые договоры. Динамика сумм заключенных договоров. Динамика количества заключенных договоров.

48 48 Процессы договорной работы Подготовка проекта договора. Ведение регистрационной карточки. Согласование проекта договора. Передача на подпись контрагенту. Контроль сопроводительных документов. Планирование исполнения договора. Контроль и продление срока действия. Расторжение договора. Прочие процессы.

49 49 Прочие процессы К прочим процессам, актуальным для договорной работы, относятся: Потоковое сканирование документов. Штрихкодирование документов, поиск по штрихкоду. Поиск документов (договоров) по атрибутам.

50 Наименование мероприятия Докладчик Должность Время и место проведения мероприятия Учет договоров в «1С:Документообороте 8» Спасибо за внимание!