О требованиях к системам управления электронными документами и архивами в органах государственной власти С.А.Жук Заместитель директора Департамента делопроизводства. - презентация

1 О требованиях к системам управления электронными документами и архивами в органах государственной власти С.А.Жук Заместитель директора Департамента делопроизводства и архива Правительства Российской Федерации, кандидат технических наук

2 Виды деятельности по управлению документами Управление документами Делопроизводство Документирование Организация работы с документами в организации Организация документооборота Организация хранения документов Организация использования документов Архивное дело Хранение документов Использование архивных документов

3 Деление систем с точки зрения уровня автоматизации реализуемых процессов Системы управления документами Автоматизированные системы Механизированные системы Системы с «ручной» обработкой

4 Категории документов с точки зрения носителя информации Деление документов по типу носителя Бумажные Документы на иных материальных носителях Электронные документы (ЭД) Текстовые ЭД Неструктурированный текст Структурированные ЭД Графика Мультимедийные ЭД

5 Концептуальное представление АС

6 Система требований к системе управления документами 1. Функциональные требования к системе в целом, её функциональным подсистемам и отдельным функциям (бизнес-требования). 2. Требования по видам обеспечения, в том числе: требования к комплексу технических средств системы; требования к программному обеспечению; требования к информационному обеспечению; требования к организационному обеспечению; требования к нормативно-правовому обеспечению, требования к персоналу (кадровому обеспечению); требования к финансовому обеспечению. 3. Эксплуатационные требования.

7 Система бизнес требований к СУД согласно ГОСТ Р ИСО требования к модели документа, включая критерии его аутентичности, достоверности, целостности и пригодности для использования; требования к процессам и процедурам управления документами в системе, в том числе: –к управлению хранением документов; –требования к процедурам включения документов в систему; –требования к процедурам и процессам регистрации документов и операций с документами; –требования к процедурам контроля движения и использования документов; требования к системе классификации и кодирования, а также к самим классификаторам, применяемым в системе управления документами; требования к процедурам управления доступом к документам и функциям системы; требования к обеспечению экспертизы документов и отбора их для последующего хранения или уничтожения требования к процедурам мониторинга и аудита функционирования системы.

8 Система бизнес-требований к СУД согласно спецификациям MoReq Информационное хранилище 2. Сервис документов 3. Сервис пользователей и групп 4. Сервис модельной роли 5. Классификационны й сервис 6. Сервис метаданных 7. Сервис планирования уничтожения 8. Сервис приостановки уничтожения 9. Сервис оповещений 10. Сервис поиска и отчетности 11. Сервис экспорта/ импорта