ТЕМА: ОСНОВНЫЕ ЖАНРЫ УСТНОГО ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ

Это важно! По мнению исследователей в области менеджмента, умение общаться является непременным условием успешной деятельности специалиста. В процессе трудовой деятельности постоянно приходится обсуждать вопросы, связанные с выполнением должностных и служебных обязанностей, плановых заданий: принимать участие в заседаниях, совещаниях переговорах; выступать на собраниях, произносить речи на различных мероприятиях; участвовать в деловых спорах и т.п., поэтому необходимо владеть навыками делового общения.

ДЕЛОВАЯ БЕСЕДА – межличностное речевое общение, предполагающее обмен мнениями, информацией, точками зрения, направленное на решение той или иной проблемы.

ДЕЛОВАЯ БЕСЕДА Характер деловой беседы, особенности её протекания, тематика обсуждаемых вопросов определяются профессиональными и деловыми интересами её участников, а также типом отношений между собеседниками.

ВИДЫ ДЕЛОВОЙ БЕСЕДЫ По характеру обстановки Неофициальные (без соблюдения формальностей) Официальные (с соблюдением определённых правил)

ВИДЫ ДЕЛОВОЙ БЕСЕДЫ По характеру обсуждаемых вопросов Кадровые (приём на работу, увольнение, перемещение по должности) Дисциплинарные (нарушение трудовой дисциплины, уклонение от выполнения служебных обязанностей) Организационные (определяют технологию выполнения заданий) Творческие (выработка концепции того или иного задания, проекта)

СХЕМА БЕСЕДЫ 1. Начало беседы (установление контакта, создание благоприятного «климата отношений») 2. Изложение своей позиции и обоснование её. 3. Выяснение позиции собеседника.4. Совместный анализ проблемы.5. Принятие решений.

ДЕЛОВАЯ БЕСЕДА (ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ) Проявление авторитарности; Игнорирование состояния собеседника; Отсутствие интереса к проблемам собеседника; Неумение слушать; Перебивание говорящих; Продолжительные высказывания.

ПЕРЕГОВОРЫ – это обсуждение чего-либо, обмен мнениями с целью договориться о чём-то. Цель: заключение соглашения, договора; продление действующих договорённостей; координация совместных действий; перераспределение взаимных обязательств.

ПЕРЕГОВОРЫ Главным является не анализ позиции оппонентов, а учёт интересов сторон, т.е. на первый план выдвигается поиск баланса интересов, их соотношения.

СТРАТЕГИЧЕСКИЕ УСТАНОВКИ ПЕРЕГОВОРОВ Конфронтационная установка Предполагает противостояние сторон, подавление противника, принуждение его к выполнению невыгодных для него условий, одержание победы над ним. Партнёрская установка Нацелена на принятие взаимовыгодных решений, т.е. наиболее приемлемых для той и другой стороны в данной ситуации.

В процессе организации переговоров необходимо решить: Кто будет принимать участие; Кто возглавит делегацию; Как распределить обязанности между членами делегации. Нужно определить место, время встречи, составить программу переговоров, уточнить регламент работы, оборудовать рабочие места, дать поручения сотрудникам

ЭТО ВАЖНО! Особое внимание следует уделить содержанию предстоящей встречи, т.е. проанализировать проблему, досконально изучить состояние дел, чётко сформулировать цели и задачи переговоров, выработать общую позицию команды, определить собственный взгляд на предмет обсуждения, подобрать убедительные аргументы, подготовить предложения, составить необходимые документы.

МОДЕЛЬ ПРОЦЕССА ПЕРЕГОВОРОВ 1. Приветствие участников, представление сторон друг другу; 2. Изложение проблем и целей переговоров; 3. Диалог участников, включающий уточнение, обсуждение и согласование позиций, выяснение взаимных интересов. 4. Подведение итогов и принятие решений. 5. Завершение переговоров.

СОВЕЩАНИЕ – это форма целенаправленного взаимодействия руководителя с коллективом посредством обмена мнениями с целью совместного обсуждения чего- либо.

ЭТО ВАЖНО! Совещания проводятся, когда необходимо принять коллективное решение по какому-либо вопросу, разделить ответственность за решение данной проблемы, согласовать интересы всех структурных подразделений организации, дать сотрудникам лучше узнать друг друга и т.д.

ВИДЫ СОВЕЩАНИЙ: Проблемные; Инструктивные; Оперативные (диспетчерские)

ПОДГОТОВКА СОВЕЩАНИЯ Определение темы и цели; Формулирование повестки дня; Назначение даты и времени проведения; Формирование состава участников; Назначение основного докладчика; Подготовка помещения; Организация пространственной среды; Установка регламента; Разработка необходимых документов и материалов; Подготовка проекта решения; Проверка технических средств.

ЭТИЧЕСКИЕ НОРМЫ ПОВЕДЕНИЯ УЧАСТНИКОВ СОВЕЩАНИЯ На совещание нельзя опаздывать; Необходимо тщательно подготовиться к выступлению на совещании; Следует воздерживаться от высказываний, не имеющих отношения к вопросам повестки дня; Важно своевременно представлять имеющуюся информацию (она должна быть точной, объективной, уместной); Нужно критически оценивать информацию, поступающую в ходе обсуждения; отмечать плюсы и минусы выдвинутых положений.

ЗАДАНИЕ Проведите ролевую игру «Совещание». Определите тип совещания, сформулируйте повестку дня, распределите роли. При подготовке используйте приведённые ниже характеристики совещаний. После проведения игры оцените поведение участников совещания.

ПРОБЛЕМНОЕ СОВЕЩАНИЕ проводится для того, чтобы найти оптимальное решение обсуждаемых вопросов. На таком совещании, как правило, слушается доклад (может быть, и содоклад), задаются вопросы по докладу, проводится его обсуждение и вырабатывается общее решение, которое принимается голосованием.

ИНСТРУКТИВНОЕ СОВЕЩАНИЕ созывается с целью доведения до подчинённых распоряжений вышестоящих органов для их оперативного исполнения. На этих совещаниях конкретизируются отдельные положения документа, разъясняются возникающие вопросы, назначаются сроки выполнения заданий, обсуждаются пути и средства их реализации, определяются исполнители.

ОПЕРАТИВНОЕ (ДИСПЕТЧЕРСКОЕ) СОВЕЩАНИЕ позволяет получать информацию «снизу вверх» о положении в организации. Участники совещания докладывают руководству, как обстоят дела на местах, какие есть проблемы, что требуется для их решения и т.п.