Формування культури діловодства керівника Робота з трудовими книжками Головний спеціаліст Бондаренко З.І.

Нормативно-правові документи Кодекс законів про працю України від р. 322-VIII (із змінами і доповненнями Кодекс законів про працю України від р. 322-VIII (із змінами і доповненнями Ст. 24 Укладання трудового договору. Ст. 24 Укладання трудового договору. Ст. 27 Обовязок власника або уповноваженого ним органу провести розрахунок з працівиком і видати йому трудову книжку. Ст. 27 Обовязок власника або уповноваженого ним органу провести розрахунок з працівиком і видати йому трудову книжку. Ст. 48 Трудові книжки Ст. 48 Трудові книжки

Нормативно-правові документи Постанова Кабінету Міністрів України від р. 301 Про трудові книжки працівників (зі змінами і доповненнями) Постанова Кабінету Міністрів України від р. 301 Про трудові книжки працівників (зі змінами і доповненнями) Наказ МП, МЮ, МСЗН України від р. 58 Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників (зареєстровано в МЮ України р. 110) Наказ МП, МЮ, МСЗН України від р. 58 Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників (зареєстровано в МЮ України р. 110)

Заповнення трудових книжок До трудової книжки заносяться відомості: До трудової книжки заносяться відомості: Про працівника: ПІБ, дата народження, освіта. Про працівника: ПІБ, дата народження, освіта. Про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення. Про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення. Заохочення та нагороди за успіхи в роботі на підприємстві. Заохочення та нагороди за успіхи в роботі на підприємстві. ! Про стягнення записи не заносяться

Ведення трудових книжок Записи виконуються охайно, ручкою чорного, синього або фіолетового кольорів. Записи виконуються охайно, ручкою чорного, синього або фіолетового кольорів. Завіряється печаткою запис про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення. Завіряється печаткою запис про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення.

Бланки трудових книжок і вкладиші до них Приймати від працівників бланки трудових книжок не можна. Приймати від працівників бланки трудових книжок не можна. Бланки трудових книжок і вкладиші до них є документами суворої звітності для бухгалтерії. Бланки трудових книжок і вкладиші до них є документами суворої звітності для бухгалтерії. Бланки обліковуються і зберігаються у бухгалтерії. Бланки обліковуються і зберігаються у бухгалтерії.

Бланки трудових книжок і вкладиші до них Бланки видаються за заявкою керівника (згідно з п. 7.2 Інструкції 58). Бланки видаються за заявкою керівника (згідно з п. 7.2 Інструкції 58). На зіпсовані бланки трудових книжок складається акт на списання, форма якого затверджена наказом Мінстату України від р На зіпсовані бланки трудових книжок складається акт на списання, форма якого затверджена наказом Мінстату України від р. 227.

Збереження трудових книжок Трудові книжки керівників навчальних закладів зберігаються та обліковуються у відділі освіти. Трудові книжки керівників навчальних закладів зберігаються та обліковуються у відділі освіти. Трудові книжки педагогічних та інших працівників зберігаються в навчальних закладах. Трудові книжки педагогічних та інших працівників зберігаються в навчальних закладах.

Облік руху трудових книжок Здійснюється в книзі обліку руху трудових книжок та вкладишів до них. Здійснюється в книзі обліку руху трудових книжок та вкладишів до них. Книга включена до обовязкової ділової документації навчального закладу. Зберігається 50 років. Книга включена до обовязкової ділової документації навчального закладу. Зберігається 50 років.

Видача трудової книжки Здійснюється в день звільнення працівника. Одержання книжки працівник засвідчує підписом в книзі обліку та формі П-2. Здійснюється в день звільнення працівника. Одержання книжки працівник засвідчує підписом в книзі обліку та формі П-2.

Запамятайте В постанові Кабінету Міністрів України 301 застерігається про дисциплінарну та іншу відповідальність керівника за порушення порядку організації ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок. В постанові Кабінету Міністрів України 301 застерігається про дисциплінарну та іншу відповідальність керівника за порушення порядку організації ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок. Інструкція 58 передбачає видачу трудових книжок лише в разі звільнення працівника в останній день роботи. Інструкція 58 передбачає видачу трудових книжок лише в разі звільнення працівника в останній день роботи.

Порядок дій при видачі трудової книжки на вимогу працівника 1. Заява працівника про видачу трудової книжки (з резолюцією керівника). 2. Лист-підтвердження організації, яка вимагає трудову книжку. 3. Реєстрація в журналі обліку тимчасово виданих трудових книжок. 4. Бажано зробити ксерокопію трудової книжки.

Журнал обліку тимчасово виданих трудових книжок Номер з/п Номер з/п Дата видачі Дата видачі Серія, номер виданої трудової книжки Серія, номер виданої трудової книжки ПІБ працівника, яку видано трудову книжку ПІБ працівника, яку видано трудову книжку ПІБ особи, яка видавала трудову книжку ПІБ особи, яка видавала трудову книжку Відомості про повернення трудової книжки Відомості про повернення трудової книжки Підпис працівника і дата Підпис працівника і дата

Алгоритм роботи керівника 1. Видати наказ з основної діяльності про призначення відповідального за ведення, зберігання, облік та видачу трудових книжок. 2. Оформити акт приймання- передавання трудових книжок.

Запитання-відповіді Яким чином керівник закладу освіти може контролювати ведення, облік та зберігання трудових книжок у разі якщо відповідні обовязки покладено на одного з працівників закладу? Яким чином керівник закладу освіти може контролювати ведення, облік та зберігання трудових книжок у разі якщо відповідні обовязки покладено на одного з працівників закладу? Виправлення помилки в назві закладу, в даті прийняття. Виправлення помилки в назві закладу, в даті прийняття.

Запитання-відповіді Чи обовязково трудові книжки вести двома мовами? Чи слід міняти старі трудові книжки? Чи обовязково трудові книжки вести двома мовами? Чи слід міняти старі трудові книжки? Як правильно робити виправлення запису, внесеного помилково? Як правильно робити виправлення запису, внесеного помилково?

Запитання-відповіді Чи потрібно вносити до трудової книжки запис про те, що до прийняття на роботу на підприємство працівник не мав трудового стажу? Чи потрібно вносити до трудової книжки запис про те, що до прийняття на роботу на підприємство працівник не мав трудового стажу? Як правильно здійснювати запис про зміну назви посади? Як правильно здійснювати запис про зміну назви посади?

Запитання-відповіді Чи потрібно вносити до трудової книжки відомості про перебування працівників у відпустці по вагітності та пологах, у відпустці по догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного (6-річного) віку? Чи потрібно вносити до трудової книжки відомості про перебування працівників у відпустці по вагітності та пологах, у відпустці по догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного (6-річного) віку? Як здійснювати запис про нагородження, про заохочення? Як здійснювати запис про нагородження, про заохочення?

Запитання-відповіді Як правильно здійснювати запис про роботу за сумісництвом в тому самому закладі? Як правильно здійснювати запис про роботу за сумісництвом в тому самому закладі? Як здійснювати запис про роботу за сумісництвом, що мала місце в попередній період? Як здійснювати запис про роботу за сумісництвом, що мала місце в попередній період?

Відповіді Відповіді Керівник закладу контролює перевірку стану роботи з трудовими книжками 1 раз на рік. Керівник закладу контролює перевірку стану роботи з трудовими книжками 1 раз на рік. Експертиза стану ведення може здійснюватися за наказом керівника з подальшим оформленням акту або довідки, з видачею підсумкового наказу.

Запитання-відповіді Виправлення помилки в назві закладу ВІДОМОСТІ ПРО РОБОТУ зап ису Дата Відомості про прийом на роботу, переведення на іншу роботу і звільнення (із зазначенням причин і посиланням на статтю, пункт закону) На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер) числомісяцьрік 1234 Лозівська загальноосвітня школа Прийнято на посаду лаборантаНаказ від к У назві закладу припущено помилку. Лозівська загальноосвітня школа І-ІІІ ступенів 13

Запитання-відповіді Виправлення помилки в даті прийняття ВІДОМОСТІ ПРО РОБОТУ зап ису Дата Відомості про прийом на роботу, переведення на іншу роботу і звільнення (із зазначенням причин і посиланням на статтю, пункт закону) На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер) числомісяцьрік 1234 Лозівська загальноосвітня школа Прийнято на посаду секретаря-друкаркиНаказ від к Запис за 8 є недійсним, дату прийняття на роботу внесено з помилкою Прийнято на посаду секретаря-Наказ від друкарки к

Запитання-відповіді Чи обовязково трудові книжки вести двома мовами? Чи слід міняти старі трудові книжки? Чи обовязково трудові книжки вести двома мовами? Чи слід міняти старі трудові книжки? Як правильно робити виправлення запису, внесеного помилково? Як правильно робити виправлення запису, внесеного помилково?

Запитання-відповіді Згідно з пунктом 2.1 Інструкції 58 трудові книжки і вкладиші до них заповнюються у відповідних розділах українською і російською мовами. Згідно з пунктом 2.1 Інструкції 58 трудові книжки і вкладиші до них заповнюються у відповідних розділах українською і російською мовами. Згідно з ст. 10 Конституції України державною мовою є українська, тому з метою економії місця в такому важливому документі як трудова книжка, продовження записів в російськомовному розділі українською мовою не буде порушенням загальних правил ведення офіційного діловодства.

Запитання-відповіді Трудові книжки раніше встановленого зразка обміну не підлягають (п. 1.2 Інструкції 58) Трудові книжки раніше встановленого зразка обміну не підлягають (п. 1.2 Інструкції 58)

Запитання-відповіді Згідно із пунктом 2.18 Інструкції 58 до трудових книжок за місцем роботи вносяться окремим рядком з посиланням на дату, номер та найменування відповідних документів такі записи: Згідно із пунктом 2.18 Інструкції 58 до трудових книжок за місцем роботи вносяться окремим рядком з посиланням на дату, номер та найменування відповідних документів такі записи: про час служби в складі Збройних Сил України (дата призову і дата звільнення із служби); про час служби в складі Збройних Сил України (дата призову і дата звільнення із служби); про час навчання в професійних навчально-виховних закладах; про час навчання в професійних навчально-виховних закладах; про час навчання у вищих навчальних закладах; про час навчання у вищих навчальних закладах;

Запитання-відповіді про роботу як членів колгоспу (тільки в тому разі, коли чинним законодавством передбачене зарахування цієї роботи в загальних трудовий стаж працівників) про роботу як членів колгоспу (тільки в тому разі, коли чинним законодавством передбачене зарахування цієї роботи в загальних трудовий стаж працівників) Про час догляду за інвалідом І групи або дитиною-інвалідом віком до 16 років; Про час догляду за інвалідом І групи або дитиною-інвалідом віком до 16 років; Внесення запису про те, що до прийняття на роботу працівник не мав трудового стажу, не передбачено Інструкцією 58. Отже, вносити такий запис не потрібно.

Запитання-відповіді ВІДОМОСТІ ПРО РОБОТУ зап ису Дата Відомості про прийом на роботу, переведення на іншу роботу і звільнення (із зазначенням причин і посиланням на статтю, пункт закону) На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер) числомісяцьрік Проходження строкової служби в ЗбройнихВійськовий квиток Силах України з р. по р.ЕЛ від р Навчання в Харківському Національному педа-Диплом КВ гогічному університеті ім. Г.С. Сковороди з р. по р.від р. Лозівська загальноосвітня школа І-ІІІ ступенів Прийнято на посаду вчителя математикиНаказ відділу освіти від р. 77-к

Запитання-відповіді Помилка в назві посади ВІДОМОСТІ ПРО РОБОТУ зап ису Дата Відомості про прийом на роботу, переведення на іншу роботу і звільнення (із зазначенням причин і посиланням на статтю, пункт закону) На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер) числомісяцьрік 1234 Лозівська загальноосвітня школа І-ІІІ ступенів Прийнято на посаду логопедаНаказ відділу освіти від р. 322-к Запис за 3 є недійснимНаказ відділу освіти Прийнято р. на посаду вчителя-від р. 322-к логопеда

Запитання-відповіді Запис про зміну назви посади ВІДОМОСТІ ПРО РОБОТУ зап ису Дата Відомості про прийом на роботу, переведення на іншу роботу і звільнення (із зазначенням причин і посиланням на статтю, пункт закону) На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер) числомісяцьрік 1234 Відділ освіти Лозівської міської ради Прийнятий слюсарем по ремонту обладнанняНаказ відділу освіти від р. 111-к Назву посади слюсар по ремонту обладнанняНаказ відділу освіти змінено на слюсар-електрик з ремонтувід р. 261 електроустаткування для приведення у відповідність з Національним Класифікато- ром України Класифікатор професій ДК 003:2005

Запитання-відповіді Відомості про перебування працівників у відпустці по вагітності та пологах, у відпустці по догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного (6-річного) віку до трудової книжки не заносяться. Відомості про перебування працівників у відпустці по вагітності та пологах, у відпустці по догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного (6-річного) віку до трудової книжки не заносяться.

Запитання-відповіді Запис про заохочення ВІДОМОСТІ ПРО ЗАОХОЧЕННЯ зап ису Дата Відомості про заохочення, повязані з роботою на підприємстві, установі або організації На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер) числомісяцьрік 1234 Лозівська загальноосвітня школа І-ІІІ ступенів Премійовано за багаторічну сумлінну працю таНаказ з нагоди 50-річчя грошовою премією в розмірівід р. 45-к 150 грн. Директор (печатка) І.І. Іванов

Запитання-відповіді Запис про нагородження ВІДОМОСТІ ПРО НАГОРОДЖЕННЯ зап ису Дата Відомості про нагородження орденами і медалями, присвоєння почесних звань На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер) числомісяцьрік 1234 Лозівська загальноосвітня школа І-ІІІ ступенів Нагороджено Почесною грамотою ГоловногоНаказ ГУОН ХОДА Управління освіти і науки Харківської обласноївід р. 455-к державної адміністрації за сумлінну багаторічну працю та вагомий внесок в розви- ток освітньої галузі Директор (печатка) І.І. Іванов

Запитання-відповіді Запис про роботу за сумісництвом в тому самому закладі ВІДОМОСТІ ПРО РОБОТУ зап ису Дата Відомості про прийом на роботу, переведення на іншу роботу і звільнення (із зазначенням причин і посиланням на статтю, пункт закону) На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер) числомісяцьрік 1234 Дошкільний навчальний заклад Прийнято на посаду кухаряНаказ від р. 15-к З р. по р. працювалаНакази помічником вихователя за сумісництвомвід р. 24-к від р. 6-к

Запитання-відповіді Запис про роботу за сумісництвом, що мала місце в попередній період ВІДОМОСТІ ПРО РОБОТУ зап ису Дата Відомості про прийом на роботу, переведення на іншу роботу і звільнення (із зазначенням причин і посиланням на статтю, пункт закону) На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер) числомісяцьрік 1234 Дошкільний навчальний заклад Прийнято на посаду кухаряНаказ від р. 8-к З р. по р. працювалаНакази ДНЗ 18 В дошкільному навчальному закладі 18від р. 16-к помічником вихователя за сумісництвомвід р. 6-к