РЕКОМЕНДАЦІЇ щодо складання та оформлення окремих видів документів

Заява – це офіційне повідомлення в усній або письмовій формі, в якому викладається певне прохання слово «Заява» пишеться з великої літери й крапка не ставиться. Заява пишеться від руки в одному примірнику. Резолюція розміщується нижче реквізиту «АДРЕСАТ» паралельно до основного тексту або на вільній площі лицьового боку першого аркуша, але не на березі документа, призначеного для підшивання.

Резолюція (вказівка керівника щодо виконання документа, пишеться власноруч) складається: прізвище виконавця у давальному відмінку; зміст доручення (або загальні вказівки: «До відома», «До виконання», «До роботи» та ін.); термін виконання ( до ); особистий підпис керівника навчального закладу; дата.

Акт це службовий документ, складений групою осіб або спеціально уповноваженою особою для засвідчення встановлених нею фактів, пов'язаних з діяльністю організації або окремих її працівників. Часто акти складаються спеціально створеними комісіями, склад яких затверджується розпорядчими документами керівника організації. Акти можуть складатися й постійно діючими комісіями на регулярній основі.

Службове листування Усі листи, що надсилаються до навчального закладу, реєструються в Журналі реєстрації вхідного листування. Усі листи, що надсилаються з навчального закладу, обовязково реєструються у Журналі реєстрації вихідного листування.

Службове листування Інструкціями з ведення ділової документації у навчальних закладах визначено: для ЗНЗ – Журнали обліку вхідного і вихідного листування (п. 4.11); для ДНЗ – Журнал реєстрації вхідних документів, Журнал реєстрації документів, створених закладом (додаток 8); для ПНЗ – Журнал реєстрації вхідної кореспонденції, Журнал реєстрації документів, створених закладом (додатки 5, 6).

ЖУРНАЛ реєстрації вхідних документів ДНЗ* Дата надходження та індекс документа Кореспондент, дата та індекс одержаного документа Короткий зміст Резолюція або відпо- відальний виконавець Підпис особи, яка отримала документ Відмітка про виконання документа

ЖУРНАЛ реєстрації документів, створених закладом* Дата та індекс документа КореспондентКороткий змістВідмітка про виконання документа 1234 _____________ У разі потреби журнал може доповнюватись додатковими графами.

ПРОТОКОЛ Має такі реквізити: назва навчального закладу; назва виду документа (ПРОТОКОЛ); дата проведення заходу; реєстраційний індекс; заголовок до тексту; текст; підписи голови та секретаря засідання.

ПРОТОКОЛ Відповідно до пункту 3.23 Інструкції з ведення ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах І-ІІІ ступенів (Інструкція 240) усі накази та інші розпорядчі документи, в тому числі протоколи засідання педагогічної ради нумеруються упродовж календарного року, а протоколи виборних органів – у межах їх повноважень. Відповідно до пункту Примірної інструкції ПНЗ нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідного колегіального органу. Відповідно до пункту 2.44 Примірної інструкції ДНЗ протоколи засідання педагогічних рад нумеруються упродовж навчального року.

ПРОТОКОЛ Кожний розділ містить три частини: СЛУХАЛИ ВИСТУПИЛИ ПОСТАНОВИЛИ Питання порядку денного починають з прийменника «Про …» Якщо тексти або тези доповідей чи виступів додаються окремо, то після прізвищ з ініціалами роблять запис: «Текст доповіді (виступу, повідомлення) додається до протоколу».

Н А К А З Відповідно до Інструкції 240 у загальноосвітніх навчальних закладах накази групуються: п.4.7. Книга наказів з основної діяльності; п.4.8. Книга наказів з кадрових питань; п.4.9. Книга обліку руху учнів.

Н А К А З Відповідно до Примірної інструкції 947 у позашкільному навчальному закладі накази групуються: п Книга наказів з основної діяльності; п Книга наказів з кадрових питань.

Н А К А З Відповідно до Примірної інструкції 1059 у дошкільному навчальному закладі накази групуються: Книга наказів з основної діяльності; Книга наказів з кадрових питань. В практику роботи ДНЗ введено Книгу наказів обліку руху дітей.

Н А К А З Констатуюча частина може починатися словами: «З метою...», «Відповідно до...», «На виконання...», «На підставі …», «Згідно з …» тощо

Н А К А З Розпорядчу частину починають зі слова НАКАЗУЮ: Кожен пункт починається із зазначення певної дії, яка записується дієсловом неозначеної дії (здійснити, забезпечити, підготувати, розробити, організувати та інше). Під час формулювання розпорядчої частини наказу необхідно уникати неконкретних доручень, наприклад: «прискорити», «підвищити», «вплинути», «активізувати», «звернути увагу» тощо.

Додаток до наказу Додаток 1 до наказу Харківської спеціалізованої школи І-ІІІ ступенів 75 Харківської міської ради Харківської області

Н А К А З До наказів не може включатися пункт «Наказ довести до відома…». Посадові особи, до відома яких доводиться наказ, зазначаються у покажчику (списку) розсилки.

Ознайомлення з наказом: З наказом ознайомлені: з.п Прізвище, ініціалиНазва посадиПідписДата ознайомлення 1 2

Два рази на рік (з по – І півріччя, з по – ІІ півріччя) Книга наказів нумерується поаркушно, прошнуровується, підписується керівником навчального закладу і скріплюється печаткою. Дата «Книгу розпочато» є датою першого наказу, а дата «Книгу закінчено» є датою останнього наказу, що вміщено до даної номенклатурної справи.

Термін зберігання Книги наказів з основної діяльності: 50 років (ЗНЗ), 75 років (ДНЗ), до ліквідації закладу (ПНЗ). У навчальному закладі ведеться Книга реєстрації наказів, де вказують: порядковий номер реєстрації наказу, дату видання наказу, повну назву наказу.

Орієнтовний перелік наказів для ДНЗ наведено у додатку 4 Примірної інструкції; для ЗНЗ визначено у листі Міністерства освіти і науки України від /9-98 «Орієнтовний перелік наказів». Кількість наказів і періодичність їх видання визначається керівником з урахуванням типу навчального закладу, відповідно до потреб навчального закладу.