Академия управления при Президенте Республики Беларусь специальность «Управление информационными ресурсами», 5 курс, очная форма обучения Лектор: Собалевский Сергей Владимирович, старший преподаватель кафедры управления информационными ресурсами (к.905 корп.1) © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО Лекция 6

Делопроизводство 1. Организация делопроизводства кадровой службы. 2. Особенности оформления документов по личному составу. 3. Порядок документального оформления приема на работу. 4. Порядок документального оформления изменения трудовых отношений. 5. Порядок документального оформления увольнения. 6. Особенности оформления служебных вопросов документами по личному составу. 7. Автоматизация кадрового документооборота. Тема 4. Составление и оформление документов по личному составу © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

п.1. Организация делопроизводства кадровой службы «Делопроизводство» Тема 4. Составление и оформление документов по личному составу Совокупность документов, в которых зафиксированы вопросы подбора и расстановки кадров, этапы трудовой деятельности сотрудников (их прием, перевод, увольнение), называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). Такие документы фиксируют сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д., так как закрепляют трудовые отношения работников и работодателя, подтверждают трудовой стаж граждан, являются доказательством при разрешении индивидуальных трудовых споров. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

п.1. Организация делопроизводства кадровой службы «Делопроизводство» Тема 4. Составление и оформление документов по личному составу Подбор и оформление приема на работу сотрудников традиционно считается основной задачей кадровой службы. Имеются и дополнительные задачи, которые приходится решать кадровой службе, вне зависимости от направления деятельности организации (предприятия), например: прогнозирование и планирование потребности предприятия в кадрах; комплектование предприятия необходимыми кадрами; обеспечение движения кадров, подготовка резерва на выдвижение; повышение квалификации работников; проведение регулярной аттестации; - учет и анализ личного состава предприятия и др. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

п.1. Организация делопроизводства кадровой службы «Делопроизводство» Тема 4. Составление и оформление документов по личному составу На сегодня в действующем законодательстве Республики Беларусь определено, что подготовка кадровых документов (иначе говоря, «обеспечение правильного и своевременного кадрового делопроизводства») является одной из важнейших задач любой кадровой службы (государственного органа или организации и предприятия любой формы собственности)[1].[1] [1] п.2.5 Типового положения о кадровой службе государственного органа (Постановление Министерства труда Республики Беларусь от 26 сентября 1994 г. 101; п.3.15 Типового положения о кадровой службе предприятия (организации) (Постановление Министерства труда Республики Беларусь от 18 декабря 1997 г. 118). © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

п.1. Организация делопроизводства кадровой службы «Делопроизводство» Тема 4. Составление и оформление документов по личному составу Процесс так называемого документационного обеспечения управления кадрами можно условно разделить на две взаимосвязанные части: документирование управления кадрами (т.е. подготовку документов по личному составу); организацию работы с документами по личному составу. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

п.1. Организация делопроизводства кадровой службы «Делопроизводство» Тема 4. Составление и оформление документов по личному составу Документирование управления кадрами представляет собой процесс создания документов, обеспечивающих решение следующих вопросов: заключение трудовых договоров (контрактов) и оформление приема на работу; оформление учета использования рабочего времени; оформление организации труда (охрана труда. правила внутреннего трудового распорядка, противопожарная безопасность и т.д.); оформление служебных командировок; оформление предоставления отпусков и компенсаций за неиспользованный отпуск; © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

п.1. Организация делопроизводства кадровой службы «Делопроизводство» Тема 4. Составление и оформление документов по личному составу Документирование управления кадрами представляет собой процесс создания документов, обеспечивающих решение следующих вопросов (продолжение): оформление поощрений; оформление дисциплинарных взысканий; оформление перевода на другую работу; оформление аттестации работников; оформление привлечения работников к работе в выходные и праздничные дни; оформление сведений о трудовом стаже для оформления пенсии; прекращение действия трудового договора (контракта) и увольнение с работы. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

п.1. Организация делопроизводства кадровой службы «Делопроизводство» Тема 4. Составление и оформление документов по личному составу Организация работы с документами по личному составу включает в себя: ведение трудовых книжек; учет кадров, создание и ведение справочного аппарата; формирование и ведение личных дел; подготовку дел кадровой службы к передаче в архив; хранение дел кадровой службы в архиве; составление номенклатуры дел кадровой службы. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

п.1. Организация делопроизводства кадровой службы «Делопроизводство» Тема 4. Составление и оформление документов по личному составу В состав документов по личному составу входят документы различного функционального назначения: организационные документы (например, штатное расписание, правила трудового внутреннего распорядка, коллективный договор, должностные инструкции); распорядительные документы (приказы или распоряжения, решения или постановления по личному составу); справочно-информационные документы (докладные или объяснительные записки, представления, протоколы заседаний конкурсных, экзаменационных и аттестационных комиссий и т.д.); первичные учетные документы (например, личная карточка формы Т-2). © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

п.2. Особенности оформления документов по личному составу «Делопроизводство» Тема 4. Составление и оформление документов по личному составу Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях: ст.90. В документах не допускаются текстовые выделения в виде подчеркивания и печатания вразрядку. Прописными буквами печатаются: реквизит "Название вида документа", слова "УТВЕРЖДАЮ", "УТВЕРЖДЕНО", "СОГЛАСОВАНО" - в грифах согласования и утверждения, "ПРИКАЗЫВАЮ" - в приказах, "ПОСТАНОВЛЯЕТ" - в постановлениях, "РЕШИЛ" - в решениях, "ОБЯЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ" - в распоряжениях и указаниях, "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "РЕШИЛИ" - в протоколах, фамилии работников в текстах приказов по личному составу, названия разделов и подразделов в организационных документах. … © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

п.2. Особенности оформления документов по личному составу «Делопроизводство» Тема 4. Составление и оформление документов по личному составу Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях: ст.98. Приказы и распоряжения, издаваемые в организациях, подразделяются на три вида: по основной деятельности; по личному составу; по административно- хозяйственным вопросам; постановления и решения - на два: по основной деятельности и по личному составу. Не допускается объединение в одном распорядительном документе вопросов основной деятельности и по личному составу. … В приказах и распоряжениях по личному составу основание издания документа указывается в конце каждого пункта. Если основание для издания нескольких пунктов документа является единым, оно указывается в конце текста. … © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

п.2. Особенности оформления документов по личному составу «Делопроизводство» Тема 4. Составление и оформление документов по личному составу Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях: ст.98. В приказах и распоряжениях по личному составу распорядительная часть начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие ("ПРИНЯТЬ", "ПЕРЕВЕСТИ", "УВОЛИТЬ" и др.). Распорядительное слово "ПРИКАЗЫВАЮ" может использоваться в текстах сложных по структуре приказов по личному составу. Пункты распорядительной части сложных по содержанию приказов и распоряжений по личному составу располагаются в следующей последовательности: прием на работу, перевод (перемещение), увольнение и т.д. … © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

п.2. Особенности оформления документов по личному составу «Делопроизводство» Тема 4. Составление и оформление документов по личному составу Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях: ст.98. Распорядительные документы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам регистрируются отдельно. Распорядительные документы по личному составу, для которых актами законодательства Республики Беларусь установлены разные сроки хранения (например, 3 года, 75 лет и т.п.), регистрируются отдельно и группируются в разные дела. Распорядительные документы определенной разновидности при их значительном объеме также допускается регистрировать отдельно. Например, отдельно могут регистрироваться приказы о внесении изменений в штатное расписание, приказы о командировании, о предоставлении отпусков и др. … © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

п.2. Особенности оформления документов по личному составу «Делопроизводство» Тема 4. Составление и оформление документов по личному составу Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях: Регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения) по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой "к" (для документов 75-летнего срока хранения) или "л" (для документов 3-летнего срока хранения). … Систематизация заголовков дел внутри каждой группы определяется в соответствии со значимостью документов и сроками их хранения: приказы по основной деятельности располагаются перед приказами по личному составу, годовые планы и отчеты - перед квартальными и месячными, переписка с вышестоящими организациями - перед перепиской с иными организациями и т.д. … © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

п.2. Особенности оформления документов по личному составу «Делопроизводство» Тема 4. Составление и оформление документов по личному составу Особенности, характерные для Республики Беларусь: В Российской Федерации действуют унифицированные формы документов по личному составу, которые имеют табличную трафаретную форму и просты в заполнении (например, формы приказов о приеме, переводе, увольнении). В период СССР утвержденные формы документов по личному составу включались соответственно в альбомы (сборники) УСОРД и Типовые междуведомственные формы первичной учетной документации для предприятий и организаций. В них ранее имелся раздел "По труду и заработной плате", который состоял из трех подразделов. Документы подраздела "По учету личного состава" получили следующие индексы: Т-1 (приказ (распоряжение) о приеме на работу); Т- 2 (личная карточка); Т-4 (учетная карточка научного работника); Т-5 (приказ (распоряжение) о переводе на другую работу); Т-6 (записка о предоставлении отпуска); Т-8 (приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора). © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

п.2. Особенности оформления документов по личному составу «Делопроизводство» Тема 4. Составление и оформление документов по личному составу © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

п.2. Особенности оформления документов по личному составу «Делопроизводство» Тема 4. Составление и оформление документов по личному составу Особенности, характерные для Республики Беларусь: До настоящего времени типовые формы первичной учетной документации по труду не переработаны и не утверждены. Исключение составляет форма примерной записки об отпуске. Таким образом, в последний раз формы первичной учетной документации были утверждены в 1989 году Государственным комитетом СССР по статистике (в 1990 году была переработана только форма Т- 2 "Личная карточка работника"). Применение типовых унифицированных форм первичной учетной документации в настоящее время практически невозможно (за исключением примерной формы записки об отпуске, а также личных карточек Т-2 и Т- 4). Соответственно, на практике при оформлении приказов (распоряжений) о приеме, переводе или увольнении работников применяют не унифицированные типовые формы Т-1, Т-5 или Т-8, действовавшие ранее в СССР, а формы, содержащиеся в Унифицированной системе ОРД или Альбоме форм организационно- распорядительных документов.

п.3. Порядок документального оформления приема на работу «Делопроизводство» Тема 4. Составление и оформление документов по личному составу Документальной оформление приема на работу нового работника организации (предприятия) проводится обеими сторонами этого процесса, т.е. самим работником и кадровой службой организации (предприятия). Выглядит это следующим образом: © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 Лицевой счет по заработной плате Резюме Заявление Личный листок по учету кадров Трудовой договор (контракт) с работником Приказ о приеме на работу Запись в трудовой книжке Запись в карточке ф.Т-2 и/или в личном деле Автобиография Анкета

п.3. Порядок документального оформления приема на работу «Делопроизводство» Тема 4. Составление и оформление документов по личному составу © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 Документы, оформляемые соискателем работы: - резюме (в произвольной форме с разделами: ФИО, контакты, цель, желаемый уровень заработной платы, опыт работы, образование, дополнительная информация); - автобиография (краткое изложение основных этапов жизни и деятельности в произвольной форме в хронологическом порядке. Разделы: ФИО; дата и место рождения; образование; трудовая деятельность; профессия; общественная работа, участие в выборных органах; отношение к воинской службе и воинское звание; наличие правительственных и других наград и поощрений; семейное положение; - анкета или тест (форма определяется организацией- нанимателем); - заявление (чаще всего пишется от руки, но во многих организациях может иметься и трафаретная форма)

п.3. Порядок документального оформления приема на работу «Делопроизводство» Тема 4. Составление и оформление документов по личному составу © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

п.3. Порядок документального оформления приема на работу «Делопроизводство» Тема 4. Составление и оформление документов по личному составу © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 Документы, оформляемые соискателем работы: - Личный листок по учету кадров оформляется по форме, установленной Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников. Личный листок по учету кадров заполняется соискателем собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов. Полнота и правильность заполнения личного листка проверяются работником кадровой службы, который сверяет соответствие записей, сделанных в личном листке, записям в документах. На личный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка соискателя. Личный листок по учету кадров подписывается составителем с указанием даты заполнения. Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся.

п.3. Порядок документального оформления приема на работу «Делопроизводство» Тема 4. Составление и оформление документов по личному составу © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

п.3. Порядок документального оформления приема на работу «Делопроизводство» Тема 4. Составление и оформление документов по личному составу © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

п.3. Порядок документального оформления приема на работу «Делопроизводство» Тема 4. Составление и оформление документов по личному составу © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 Документы, оформляемые кадровой службой: - трудовой договор (контракт) с работником; - приказ о приеме на работу (форма приказа унифицирована в ОКУД – код ); - трудовая книжка либо запись в имеющейся (в порядке, определенном Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной Постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 9 марта 1998 г. N 30); - карточка формы Т-2; - заводится личное дело (порядок формирования регламентирован Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (утверждена постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. 2).

п.3. Порядок документального оформления приема на работу «Делопроизводство» Тема 4. Составление и оформление документов по личному составу © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

п.4. Порядок документального оформления изменения трудовых отношений «Делопроизводство» Тема 4. Составление и оформление документов по личному составу Изменение отношений (перевод или перемещение) по инициативе работника © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 Заявление о переводе (перемещении) на другую должность (работу) Приказ (распоряжение) о переводе (перемещении на другую должность (работу) Запись в лицевом счете по заработной плате Запись в трудовой книжке Запись в карточке ф.Т-2 и/или в личном деле

п.4. Порядок документального оформления изменения трудовых отношений «Делопроизводство» Тема 4. Составление и оформление документов по личному составу Форма заявления © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

п.4. Порядок документального оформления изменения трудовых отношений «Делопроизводство» Тема 4. Составление и оформление документов по личному составу Форма приказа (распоряжения) о переводе (перемещении) © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

«Делопроизводство» Тема 4. Составление и оформление документов по личному составу п.4. Порядок документального оформления изменения трудовых отношений Название вида документации (документа)Код Докладная записка о переводе (перемещении) на другую работу Заявление о переводе на другую работу Заявление о заключении нового трудового договора (контракта) Заявление о продлении трудового договора (контракта) Представление о переводе (перемещении) на другую работу Приказ о переводе (перемещении) на другую работу Приказ о заключении нового трудового договора (контракта) Приказ о переводе работника на контрактную форму найма Приказ о продлении трудового договора (контракта) Распоряжение о переводе (перемещении) на другую работу Распоряжение о заключении нового трудового договора (контракта) Распоряжение о переводе работника на контрактную форму найма Распоряжение о продлении трудового договора (контракта) Уведомление работнику о заключении нового трудового договора (контракта) Уведомление работнику о переводе на контрактную форму найма Уведомление работнику о продлении трудового договора (контракта)

п.4. Порядок документального оформления изменения трудовых отношений «Делопроизводство» Тема 4. Составление и оформление документов по личному составу Изменение отношений (перевод или перемещение) по инициативе нанимателя © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 Докладная записка (представление) о переводе (перемещении) на другую должность (работу) Приказ (распоряжение) о переводе (перемещении на другую должность (работу) Запись в лицевом счете по заработной плате Запись в трудовой книжке Запись в карточке ф.Т-2 и/или в личном деле

п.4. Порядок документального оформления изменения трудовых отношений «Делопроизводство» Тема 4. Составление и оформление документов по личному составу © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

п.4. Порядок документального оформления изменения трудовых отношений «Делопроизводство» Тема 4. Составление и оформление документов по личному составу © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

п.4. Порядок документального оформления изменения трудовых отношений «Делопроизводство» Тема 4. Составление и оформление документов по личному составу © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009