Руководство пользователя по созданию и согласованию проектов исходящих писем в системе электронного документооборота

Действие 1. Создание проекта документа - Зайдите в СЭД - Перейдите на рабочий стол - Нажмите «Создать Проект документа»

Выберете тип создаваемого проекта документа: Исходящие письма Примечание: Не путайте с Исходящее письмо (тест)

ЗАПОЛНИТЕ ПОЛЯ КАРТОЧКИ Обязательные!Не обязательные Не заполнять! Дата проекта Заголовок Факультет(Подразделение) Исполнитель исходящего документа Адресат (организация) Утверждающие Краткое содержание Состав Срок Тип отправки исходящего документа -

-В поля «Исполнитель исходящего документа » и «Утверждающие» необходимо заносить фамилии пользователей строго в формате: Иванов И.И. -После ввода каждой фамилии необходимо нажимать клавишу «Enter». -Порядок заполнения поля «Утверждающий» следующий: сначала фамилия работника вносящего проект, затем ФИО проверяющего (Лялюк Л.В. или Алексеева М.А.), затем фамилии согласующих в порядке возрастания по занимаемой должности. Если «исполнитель» и «вносящий проект» являются одним человеком, то вносить его фамилию в поле «утверждающие» НЕ НАДО! Примечания: 1. На бумажном листе согласования остаётся только подпись курирующего проректора. 2. Если человека, вносящего/согласующего проект нет в СЭДе, то его подпись также остаётся на бумажном варианте проекта документа. 3. В случае, если согласующим являются проректор Е.Н. Геворкян, то в поле «Утверждающие» перед ней необходимо указать её помощника (А.А. Николаева) 4. Будьте крайне внимательны при вводе фамилий утверждающих! Если вы запустите процесс согласования с неверно составленным порядком согласования, исправить это уже НЕВОЗМОЖНО! Вам придётся обращаться к администратору СЭД с просьбой удалить проект документа, после чего переделывать всё заново. 5. При вводе утверждающих регистр не важен (прим. Иванов И.И./иванов и.и.)

Далее вам необходимо приложить к карточке проекта текст документа в формате docx (Microsoft Word) Примечание: Для успешных процессов правки и согласования проектов документов необходима версия Microsoft Word 2010 или выше. В противном случае вам нужно обратится к местному сетевому администратору с просьбой установить на ваш компьютер необходимые обновления

Каждый файл прикрепляется к карточке проекта документа по очереди Не загружайте архивы! Примечания: Обратите внимание на то, чтобы в конце имени файла НЕ стояла точка (прим. О согласовании.) В этом случае полное имя файла будет О согласовании..docx, что приведёт к ошибке и не позволит загрузить документ в карточку проекта После загрузки файла нажмите кнопку «сохранить», расположенную в правом нижнем углу экрана. Система произведёт проверку введённых данных и сгенерирует карточку проекта документа. Примерно через секунд запустится процесс согласования

Действие 2. Отслеживание процесса согласования РМ пользователя Мои папки Мои проекты

Карточка проекта документа вкладка «Подписи». Здесь вы можете отслеживать, на каком этапе находится процесс согласования, утверждён или отклонён ваш документ очередным согласующим.

Процесс согласования проходит поэтапно, в том порядке, в каком вы указали фамилии в поле «Утверждающие». Пример: если вы ввели Алексеева М.А., Шинов Н.Н., Гаева Е.Н., то документ сначала попадёт к Алексеевой М.А., уже с её подписью к Шинову Н.Н., и уже с обоими подписями к Гаевой Е.Н. Любой из списка согласующих может отклонить ваш проект документа, причём непосредственно в файле, с помощью режима рецензирования, указать все ваши недочёты. В этом случае процесс согласования прервётся и документ вернётся к вам.

В этом случае действуем следующим образом: Файлы Создать Загрузить файл Загрузить файл

Далее через кнопку «Выберете файл» загружаем исправленный вариант текста. Галочка рядом со строкой «Добавить как новую версию к существующим файлам» должна стоять обязательно! Примечание: Имя исправленного файла должно полностью копировать имя отклонённого файла! После этого нажимаем «ОК»

Рабочие процессы Перезапустить процесс

Совместная работа Ок Процесс согласования перезапустится с самого начала, независимо от того на каком этапе был отклонена первая версия документа. В этом случае для ускорения процесса рекомендуется ставить в известность согласующих о необходимости повторного утверждения.

После простановки всех необходимых подписей нажмите «Печать» «Лист согласования (полный)».

Данный лист необходимо распечатать и приложить к бумажному варианту документа, после чего можно нести приказ на подпись. Примечание: Размер листа согласования зависит от количества утверждающих! Обратите внимание на то, что подписи курирующих проректоров необходимы на бумажном носителе!

Действие 3. Согласование проекта документа Все документы приходящие на согласование, появляются у вас на Рабочем столе (РМ пользователя) в разделе «Тип задачи: Утверждение». Чтобы ознакомиться с текстом приказа, необходимо нажать на «Заголовок документа» Примечание: Имеется в виду название документа, а не столбца.

Сам текст документа находится во вкладке «Файлы». Чтобы открыть его, необходимо нажать на имя документа. Примечание: Убедитесь, что у вас на компьютере стоит Microsoft Word 2010 или более поздние версии.

После ознакомления с текстом документа согласующий должен утвердить, либо при наличии ошибок отклонить проект. Закрыть карточку проекта документа нажать зелёную стрелочку справа от строки с названием проекта.

Выберите необходимый вариант (Утверждено/Отклонено), после чего нажмите кнопку «Сохранить». Документ направится к следующему согласующему.

По всем вопросам, связанным с СЭД, обращайтесь к Цаплину Евгению Олеговичу. почта: телефон: 8(499) внутренний телефон: 0116 или Филяеву Виталию Ивановичу почта: По вопросам обновления программного обеспечения на рабочем месте, а также функционирования электронной почты, сайта Университета, сетевых дисков, программы «Консультант+» и т.д. обращайтесь в управление информационных технологий и систем. телефон: 8(499) внутренний телефон: 0117