LOGO Система документационного обеспечения управления (СДОУ ГУ-ВШЭ) Документ: Служебная записка Система документационного обеспечения управления (СДОУ. - презентация

1 LOGO Система документационного обеспечения управления (СДОУ ГУ-ВШЭ) Документ: Служебная записка Система документационного обеспечения управления (СДОУ ГУ-ВШЭ) Документ: Служебная записка

2 ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г. Содержание презентации -Основные понятия электронного документооборота -Главное окно системы и панель документов -Обзор процесса работы со служебной запиской -Полезные советы

3 ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г. Основные понятия электронного документооборота

4 ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г. Основные понятия: Электронный документ Электронный документ представляется в Системе в виде регистрационной карточки документа и содержимого документа, представляющего собой файл или набор файлов. Основной файл документа Список файлов приложений

5 ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г. Основные понятия: Жизненный Цикл (служебная записка)

6 ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г. Задача, направленная руководителю на согласование, подписание, рассмотрение приходит помощнику для : Проверки документов, поступивших с задачей Подготовки возможных решений по задаче для руководителя Решения части вопросов от имени руководителя Основные понятия: Механизм Руководитель-Помощник

7 ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г. Главное окно системы и панель документов

8 ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г. Главное окно системы Панель кнопок Панель документов Меню системы Дерево папок Панель сообщений Главное окно системы

9 ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г. Признак выделения документа Значок карточки. Карточка открывается нажатием мыши по значку Признак того, что документ редактируется другим пользователем Главное окно системы: панель документов

10 ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г. Обзор процесса работы со служебной запиской

11 ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г. Создание служебной записки Меню системы: Документ: Создать: Служебная записка Обязательные поля: Вид документа, Заголовок, Адресат, Файл Обязательные для заполнения поля помечены * Открывает окно «Выбор пользователей» Открывает окно «Выбор файла»

12 ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г. Заполнение Листа согласования и Листа рассылки Открывает окно «Выбор пользователей» Печать Листа согласования Добавляет список лиц в личные списки пользователя Открывает личные списки пользователя Лист согласования и Лист рассылки не обязательны для заполнения

13 ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г. Окно выбора пользователей 4. При ошибке - нажать для удаления из выбранных 3. Нажать для включения пользователя в список Выбранные пользователи 2. Нажать для запуска поиска пользователя по фамилии 5. По завершению формирования Выбранных, нажать для подтверждения 1. Ввести первые буквы фамилии пользователя

14 ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г. Отправка документа по ЖЦ После отправки на панели сообщений должно появиться «Жизненный цикл успешно назначен» Кнопка Отправить Личный ящик, Выделить документ, Панель кнопок – Отправить

15 ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г. Подписание служебной записки помощником Автора При наличии у подписывающего руководителя помощника в системе: Помощник Автора (подписывающего) служебной записки получает задачу На проверку и: Открывает задачу Из задачи открывает карточку документа (нажав на в теле задачи) Открывает текст документа и приложений с закладки Реквизиты документа Если есть замечания, вносит их на закладке Замечания Сохраняет и закрывает карточку документа В теле задачи нажимает кнопку Перенаправить. Затем: Если были замечания - На доработку – документ будет перенаправлен Инициатору на доработку Если замечаний не было - На подписание – документ будет направлен Автору (подписывающему) на подписание

16 ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г. Автор получает задачу На подписание и: Открывает задачу Из задачи открывает карточку документа (нажав на в теле задачи) Если есть замечания, вносит их на закладке Замечания или редактирует замечания Помощника Сохраняет и закрывает карточку документа В теле задачи нажимает кнопку Перенаправить. Затем: Если были замечания - На доработку – документ будет перенаправлен Инициатору на доработку Если замечаний не было - На регистрацию – документ будет направлен Регистратору для присвоения рег. номера Подписание служебной записки Автором

17 ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г. Запись замечаний по документу Добавить замечание

18 ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г. Редактирование (доработка) документа Получив задачу На доработку служебной записки, Инициатор: Выделяет документ в теле задачи Нажимает кнопку Редактировать на панели кнопок, после чего документ в задаче получает символ и открывается в исходном редакторе для правки 2. Открыть выделенный документ для редактирования 1. Выделить документ

19 ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г. Запись документа в хранилище Для записи документа в хранилище в теле задачи документ должен быть выделен. Затем нужно: сохранить и закрыть документ в редакторе нажать кнопку Записать в хранилище – для записи новой версии документа При необходимости возврата к старой версии документа нажать кнопку Отменить выписку Записывает новую версию в хранилище Признак выписки документа из хранилища Отменяет выписку документа Признак выделения документа

20 ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г. Направление документа Инициатором после доработки В зависимости от этапа ЖЦ, на котором производится доработка документа у Инициатора могут быть разные возможности дальнейшего направления документа: На согласование – полный цикл повторного согласования На досогласование –согласование с вновь добавленными лицами в процессе доработки На рассмотрение – Помощнику Адресата

21 ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г. Регистрация документа Регистрация производится Регистратором служебных записок при получении им задачи На регистрацию. Регистратор должен: Открыть задачу Открыть карточку документа из задачи Если есть замечания, внести их на закладке Замечания Если нет замечаний, нажать кнопку Зарегистрировать Регистрационный номер формируется автоматически Сохранить и закрыть карточку документа Нажать кнопку Перенаправить в задаче, после чего выбрать один из 2-х пунктов: Если были замечания - На доработку Инициатору служебной записки Если замечаний не было - На согласование (для согласования/рассмотрения документа)

22 ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г. Согласование документа Согласование производится последовательно в том порядке, в котором перечислены согласующие на закладке Лист согласования документа Согласующий или его Помощник: Получает задачу На согласование Из тела задачи открывает карточку документа ( ) На закладке Реквизиты открывает текст документа и приложений Если есть замечания, вносит их на закладке Замечания документа Нажимает кнопку Сохранить и закрыть на документе Согласующий нажимает кнопку Завершить Помощник нажимает кнопку Перенаправить в задаче, а затем: На согласование - минуя руководителя следующему согласующему Руководителю

23 ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г. Рассмотрение документа После прохождения согласования документ поступает на рассмотрению Адресату. При наличии помощника последний: Получает задачу На рассмотрение Из тела задачи открывает карточку документа ( ) На закладке Резолюция в поле Содержание вписывает проект резолюции (при необходимости - Срок исполнения, Исполнители) Или добавляет лицо в Лист согласования Или записывает замечание на закладке Замечание Нажимает Сохранить и закрыть на карточке документа Нажимает Перенаправить в задаче, а затем: На досогласование (если добавлено лицо в Лист согласования) На доработку ( если внесено замечание) На рассылку (документ рассмотрен, разослать для постановки на контроль и по Листу рассылки) Руководителю (направить руководителю (Адресату) для окончательного рассмотрения) Открывает окно «Выбор пользователя»

24 ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г. Исполнение документа и отметка исполнения Исполнитель служебной записки вносит информацию по исполнению в поле Комментарий по исполнению. Задача может быть завершена только после внесения Адресатом (его помощником) даты исполнения в поле Отметка по исполнению и завершению задачи.

25 ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г. Создание поручений по документу Создание поручений производится: При децентрализованном контроле - Помощником Адресата по задаче Создание поручения При централизованном контроле - Контроллер централизованного контроля по задаче На контроль Для создания поручений необходимо: Открыть карточку служебной записки из задачи, перейти на закладку Поручения Нажать ссылку Добавить – откроется пустая карточка поручения Заполнить поля карточки поручения, сохранить, зарегистрировать, закрыть. Нажать Закрыть на карточке служебной записки Кнопка Добавить по образцу открывает карточку поручения с полями, заполненными, как у отмеченной (кроме полей Исполнители и Ответственный исполнитель) Нажать для создания поручения

26 ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г. Рассылка и оповещение Инициатор, получив по факту рассмотрения служебной записки Адресатом уведомление в папку Для ознакомления, может отслеживать исполнение поручений по документу Лица, перечисленные в Листе рассылки служебной записки получают (если есть помощник - через помощника) документ на ознакомление Лица, перечисленные в Листе рассылки, но не являющиеся пользователями СДОУ, получают письмо по с файлами документа в виде вложения

27 ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г. Полезные советы

28 ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г. Поиск служебной записки Поиск по тексту документа Поиск по образцу Контекстный поиск Открывает окно «Выбор пользователей»

29 ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г. Папка Избранное Документы, помещенные в папку Избранное, всегда доступны. Документы папки Избранное могут быть структурированы по подпапкам.

30 ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г. Добавление документа в Избранное Чтобы добавить документ в Избранное необходимо: Выделить документ, нажать кнопку Добавить в буфер обмена на панели кнопок Установить курсор на папку Избранное или ее нужную подпапку Выбрать пункт меню Документ/ Избранное/ Вставить из буфера Копирует документ в буфер Выделение документа для включения панели кнопок Копирует документ в буфер Выделение документа для включения панели кнопок

31 ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г. Спасибо за внимание Вопросы?