LOGO Документ: Служебная записка Система документационного обеспечения управления (СДОУ ГУ-ВШЭ) Документ: Поручение. - презентация

1 LOGO Документ: Служебная записка Система документационного обеспечения управления (СДОУ ГУ-ВШЭ) Документ: Поручение

2 ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г. Содержание презентации -Основные понятия электронного документооборота -Главное окно системы и панель документов -Обзор процесса работы с поручением

3 ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г. Основные понятия электронного документооборота

4 ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г. Основные понятия: Электронный документ Электронный документ представляется в Системе в виде регистрационной карточки документа и содержимого документа, представляющего собой файл или набор файлов. Основной файл документа Список файлов приложений

5 ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г. Основные понятия: Жизненный Цикл (Поручение)

6 ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г. Задача, направленная руководителю на рассмотрение приходит помощнику для : Проверки исполнения поручения по формальным признакам Подготовки возможных решений по задаче для руководителя Решения части вопросов от имени руководителя Основные понятия: Механизм Руководитель-Помощник

7 ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г. Главное окно системы и панель документов

8 ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г. Главное окно системы Панель кнопок Панель документов Меню системы Дерево папок Панель сообщений Главное окно системы

9 ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г. Признак выделения документа Значок карточки. Карточка открывается нажатием мыши по значку Признак того, что документ редактируется другим пользователем Главное окно системы: панель документов

10 ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г. Главное окно системы: Папка Поручения Зарегистрированные поручения, не снятые с контроля, по которым пользователь является или Автором поручения, или его помощником, или Исполнителем Главное окно системы: Папка Поручения

11 ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г. Обзор процесса работы с поручением

12 ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г. Централизованный контроль Автор поручения Помощник автора поручения Контролер Централизованного контроля Исполнитель (Ответственный исполнитель) Децентрализованный контроль Автор поручения Помощник автора поручения = Контролер Исполнитель (Ответственный исполнитель) Поручение. Роли пользователей

13 ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г. Создание поручения по документу (кроме поручения) После создания поручения необходимо: Сохранить, зарегистрировать, закрыть созданное поручение Закрыть поручение-источник Завершить задачу создания поручения Открывается новая карточка Поручения Открывается новая карточка Поручения, где заполнены все поля как у о образца Создание поручения по документу производится на закладке Поручения

14 ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г. Особенности создания поручения по поручению Текст создаваемого поручения должен быть максимально подробным, так как его Исполнитель не будет иметь доступ к документу на основании которого было создано текущее поручение- источник После создания поручения необходимо: Сохранить, зарегистрировать, закрыть созданное поручение Закрыть поручение-источник и задачу Перейти в папку Личный ящик Отправить по жизненному циклу

15 ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г. Создание устного поручения Меню системы: Документ: Создать: Поручение Для создания нескольких одинаковых поручений выделить поручение-образец и Меню системы: Документ: Создать: Поручение по образцу После создания поручения необходимо: Сохранить, зарегистрировать, закрыть созданное поручение Отправить по жизненному циклу

16 ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г. Карточка поручения Открывает окно «Выбор файла» Дата изменяется после переноса срока Автором поручения Дата, когда документ должен быть исполнен Обязательные для заполнения поля помечены * Открывает окно «Выбор пользователей» Позволяет связать поручение с документом. Открывает окно Выбор документа»

17 ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г. Окно «Выбор документа» 1. Выбрать дело номенклатуры 3. Отметить нужный документ 4. Подтвердить выбор 2. Ввести данные поиска. Нажать кнопку «Найти»

18 ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г. Регистрация поручения Автоматическая регистрация или Выбор подразделения и дела номенклатуры: Выделить Дело и нажать кнопку Выбрать

19 ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г. Статусы поручения Принятие на исполнение Два дня после получения поручения Исполнителем. В течение этого периода Исполнитель может направить Автору поручения просьбу об отмене поручения. Если поручение срочное, то документ сразу приобретает статус Исполнение Исполнение По окончании периода Принятия на исполнение, если Исполнитель не направил просьбы об отмене поручения Приближение срока исполнения Статус, приобретаемый поручением за два дня до контрольного срока Срок истек Статус, приобретаемый поручением после истечения контрольного срока Проверка результатов исполнения В случае выполнения действия Исполнителем, когда документ находится у Автора поручения (его Помощника)

20 ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г. Исполнитель получает задачу На исполнение в папку Поручения и : Открывает задачу Из задачи открывает карточку документа (нажав на в теле задачи) Если на закладке Реквизиты документа присоединен файл текста – открывает текст Для завершения задачи и отправки документа Автору Исполнитель должен выбрать Действие на закладке Ход исполнения После выбора действия сохраняет и закрывает карточку документа, завершает задачу Исполнитель может: Создать свое поручение на основе полученного Если поручение несрочное – в течение двух дней после получения поручения может направить Автору поручения просьбу об отмене поручения. Задача «На исполнение»

21 ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г. Закладка «Ход исполнения» Ход исполнения – диалог Автора поручения (через помощника) и Исполнителя Открывает окно «Ход исполнения»

22 ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г. Ход исполнения. Действия исполнителя Открывает окно «Выбор файла» Открывает окно «Выбор документа» Обязательно одно из действий: исполнено; не исполнено; просьба об отмене поручения просьба о переносе сроков Комментарий вносится вручную

23 ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г. Помощник Автора получает задачу Доклад об исполнении в папку Рассмотрение и : Открывает задачу Из задачи открывает карточку документа (нажав на в теле задачи) На закладке Ход исполнения документа проверяет действие Исполнителя Принимает предварительное Решение по исполнению, сохраняет и закрывает карточку документа, завершает задачу В теле задачи нажимает кнопку Перенаправить. Затем: Исполнителю – документ будет перенаправлен Исполнителю только не в случае выбора снятия поручения с контроля Автору – документ будет направлен Автору поручения Задача «Доклад о поручении»

24 ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г. Ход исполнения. Решения Автора поручения Открывает окно «Выбор файла» Открывает окно «Выбор документа» Обязательно одно из решений: продлить срок не продлевать срок снять как выполненное отменить поручение Комментарий вносится вручную

25 ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г. Закладка «Напоминания» Напоминания предназначены для фиксации переписки участников обработки поручения, когда у них нет задачи Чтобы отправить напоминание нужно: Нажать кнопку Добавить – откроется окно Напоминание Заполнить поля в окне Напоминание, нажать кнопку Сохранить Нажать Сохранить в карточке поручения Напоминание приходит в папку Поручения

26 ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г. Поиск поручения Поиск по тексту документа Поиск по образцу Контекстный поиск

27 ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г. Спасибо за внимание Вопросы?