Централизованное управление закупками

2 Назначение подсистемы Организация централизованного управления закупками в территориально распределенных холдингах Снижение затрат на владение материальными ресурсами Повышение экономической эффективности благодаря установлению контролей над процессами Централизация контроля над процессами обеспечения ресурсами Осуществление закупочной деятельности на принципах открытости, прозрачности и равных конкурентных возможностей для поставщиков Достижение оптимальных складских запасов

3 Основные преимущества Централизация закупок позволяет экономить на масштабах и достичь быстрого эффекта от внедрения Функционирование в среде разнородных систем оперативного учета дочерних обществ Агрегирование данных о запасах для контроля при несовершенной НСИ Тесная интеграция с централизованным казначейством позволяет организовать эффективный контроль Стандартизация закупочного процесса Повышение операционной прозрачности

Архитектура подсистемы 4 Планирование потребности Управление запасами Консолидация и управление способами покрытия потребности Планирование закупок Отбор поставщика, контрактация Исполнение договора Централизованные закупки БДР, БДДС Цены, объемы, сроки БДР, цены, потребность Цены, объемы, потребность, поставщик Контроль и лимитирование 1С:Управление холдингом 8 SCM, WMS, ERP Сторонние системы: 1С: ERP, 1C: МТО, 1С: УПП, 1С: УТ

Описание процесса Отчетность (KPI) Отчетность (KPI) 5 Исполнение договора Исполнение договора Заключение договора Заключение договора Проведение процедуры закупки Проведение процедуры закупки Определение способов покрытия потребности Определение способов покрытия потребности Планирование потребности Планирование закупки Планирование закупки Подготовка к проведению закупки Подготовка к проведению закупки

6 Функции подсистемы Формирование плановой потребности холдинга Консолидация потребностей ДЗО Замена номенклатуры на унификаты Замена номенклатуры на аналоги Замена товарных категорий на номенклатуру Управление плановыми ценами Определение способов покрытия потребностей Реализация тендерных (закупочных) процедур Формирование лотов Сбор предложений поставщиков Сравнение и выбор поставщиков Документирование этапов прохождения закупки

7 Функции подсистемы Контрактация и уточнение спецификаций по договорам Заключение договора (поставки выполнения работ, оказания услуг) Уточнение сроков и объемов поставки спецификациями договоров Сбор оперативных потребностей ДЗО Формирование заказов поставщикам По плановым потребностям По спецификациям договоров поставки На основании оперативных потребностей ДЗО Оформление документов (поставки товаров и услуг, Контроль бюджетных и ресурсных лимитов План-фактный анализ закупок

8 Функциональная архитектура БДР Анализ эффективности и закрытие потребностей Оперативное планирование Закупки Бюджетный контроль Годовое планирование Организационная структура Организации Подразделения Бизнес данные Сценарии Период Проект Договора Номенклатура Аналитическая отчетность План потребности Согласование Заявки от ДЗО Закупки контроль поставок Плановые потребности + Заявки Договор Заказ поставщику Выбор поставщика Поставка Анализ потребностей и поставок ресурсов 1С:ERP 1С:МТО Казначейство Консолидация Оплата Данные о поставках ЛИМИТЫ ЦЕН

Взаимодействие уровней планирования 9 Заявки на закупку ДЗО (плановые) Бюджет доходов и расходов Заказы поставщикам Консолидированный план потребности Способы обеспечения План обеспечения потребностей Статья движения БДР Аналитики статьи БДР ЦФО Проект Сценарий Заявочная компания Период Организация Номенклатура Заявочная компания Период Организация Номенклатура Поставщик Договор поставщика Спецификация договора Аналитика бюджетирования Аналитика ресурсного планирования

Заявочная компания 10 Задает основные настройки: Период планирования Периодичность планирования Перечень номенклатуры Тип цен и валюту Проект и сценарий Закупающую организацию

11 Сбор потребностей ДЗО Документ «Резервирования бюджета» Изменение бюджетного и ресурсного плана Сбор в разрезе номенклатуры и/или товарных категорий Интеграция с БП и ERP 2.0

12 Формирование консолидированной потребности холдинга Документ «Консолидированный план закупок» Заполняется на основании потребностей ДЗО Планы строятся в пределах периода заявочной компании с указанной периодичностью Можно выполнить замену номенклатуры

Определение способов покрытия потребности 13 Запасы ДоговорыЗакупки Текущие остатки на складе Действующие Конкурентные Неконкурентные Конкурс Аукцион покупателя (редукцион) Запрос цен (котировок) Запрос предложений Иное Единственный поставщик Мелкие закупки Внутригрупповые остатки Форма проведения Форма сбора заявок участников Этапность Наличие переторжки Подача альтернативны х предложений открытаяэлектроннаяодноэтапныйпроводитсяразрешается закрытаянеэлектроннаямногоэтапныйне проводится не разрешается

Тендерные процедуры: способы выбора поставщиков 14 К распределению По действующему договору Выбор единственного поставщика Различные виды конкурсных процедур

Тендерные (закупочные) процедуры: Предложения поставщиков 15 Регистрация условий поставки и оплаты по предложению поставщика Перечень номенклатуры, сроков и объемов поставки

Тендерные процедуры: Сравнение поставщиков 16

Тендерные процедуры: Выбор поставщика 17

Контрактация и уточнение спецификаций по договорам Заключение договора поставки по отдельным позициям номенклатуры Уточнение сроков и объемов поставки спецификациями договоров 18

Сбор оперативных потребностей ДЗО Документ «Заявка на операцию» Реализует отдельный сценарий закрытия потребности: ДЗО сообщает об оперативной потребности Автоматически контролируется БДР Управляющая компания формирует заказ поставщику 19

Формирование заказов поставщикам По плановым потребностям (обработка) По спецификациям договоров поставки (ввод на основании) На основании оперативных потребностей ДЗО (ввод на основании) 20

Оформление документов поставки товаров, услуг Документ БП 3.0 «Поступление товаров и услуг» При записи производится контроль: превышение объемов поставки по заявочной компании или спецификации договора поставки Вводится на основании заказа поставщику 21

Контроль бюджетных и ресурсных лимитов 22 Контроль заявленной потребности на соответствие статьям бюджета и плану закупок по объему Контроль превышения плановых цен в заявках Исключение дублирования заявок Контроль превышения объемов для обеспечения над плановыми Проверка наличия договора с поставщиком по предыдущим заявочным компаниям Контроль соответствия порядка оплаты условиям контракта (стоимость позиции, условия оплаты) Контроль исполнения БДР и БДС Контроль соответствия условий заключаемым договорам (объем, стоимость позиции, условия оплаты и поставки) по закупочным процедурам, завершившимся выбором победителя Контроль соответствия поступившей номенклатуры исходной заявке, лоту, договору Контроль объемов заказа на соответствие спецификациям договора Контроль превышения цен и объемов над плановыми Контроль соблюдения условий проведения конкурса Формирование потребности Выбор поставщика (подрядчика, исполнителя) Заключение договора Оплата Исполнение договора Выбор способа обеспечения

План-фактный анализ закупок Сопоставление сумм: Плановых потребностей ДЗО Консолидированной потребности холдинга Оперативных потребностей ДЗО Заказов поставщикам Фактических поступлений 23

Внешние учетные системы 1С:Управление холдингом 8- как антикризисное решение для корпоративного рынка Централизованное казначейство Управление договорами Лимитирование Кросс-системные процессы Централизованное управление мастер-данными Обмен данными с внешними системами Бюджетирование операций и проектов Balanced Scorecard Управленческая отчетность и бизнес-анализ Управление эффективностью корпорации (CPM) Корпоративный контроль Функции интеграции Централизованное управление инвестиционными проектами Централизованное управление закупками Централизованное управление активами 24 Корпоративный учет 1С:Бухгалтерия КОРП Портал сверки ВГО Учет управленческий и МСФО

Программа проектов повышения эффективности управления запасами Перспективный функционал редакции 1.2 ориентирован на крупные корпорации и поддержку 223-ФЗ (ОПК, госкорпорации, энергетика, монополии) и интеграцию с ЭТП. 1C:УХ Бюджет, сроки проекта Эффект Анализ цен местных поставщиков Консолидация потребностей, остатков и планов закупок Определение целесообразного объема централизации Централизованный план закупок Автоматизация закупочных процедур НСИ по категориям Бюджетный контроль Контроль остатков Контроль платежей Централизованная закупка ключевых позиций Децентрализованная-прочих Тотальный контроль и централизация процесса снабжения и управления складами «до гвоздя» 1C:ERP 1С:МТО

Спасибо за внимание! Централизованное управление закупками