обеспечение сохранности документов специалист, работающий с документами, обязательно столкнется с проблемой Что хранить? Как хранить? Где хранить?

ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

«старение документов» весьма сложный, еще недостаточно изученный процесс, зависящий от многих факторов физико-химические изменения, происходящие с носителем – бумагой Зависят от: –вида и химического состава используемых для изготовления основы документа материалов; –проклеивающих, наполняющих и окрашивающих веществ; –присутствия кислот, солей, металлов и других компонентов изменения, происходящие с типографской и штемпельной красками, чернилами, тушью условия хранения: температура и влажность воздуха, степень его загрязненности и содержание в нем примесей различных газов и т.д. активное использование документов небрежное оформление дел при подготовке к передаче на хранение объективные субъективные

цель всех архивов (государственных, ведомственных, частных) комплекс мероприятий, исключающих хищение и утрату документов и обеспечивающих поддержание в нормальном физическом состоянии,

обеспечение сохранности документов комплекс мер по созданию оптимальных условий для хранения документов (создание МТБ) комплекс мер по созданию оптимальных условий для хранения документов (создание МТБ) комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных режимов хранения документов комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных режимов хранения документов световой санитарно- гигиенический санитарно- гигиенический охранный температурно - влажностный температурно - влажностный здание (помещение) средства хранения размещение документов и их топографирование комплекс мер по надлежащей организации хранения комплекс мер по надлежащей организации хранения средства пожаротушения, охраны и сигнализации соблюдение порядка выдачи дел соблюдение порядка выдачи дел учет документов, проверка наличия и состояния документов учет документов, проверка наличия и состояния документов

оптимальные условия хранения документов

оптимальные условия хранения документов обеспечиваются: строительством (реконструкцией, ремонтом) зданий архивов оборудованием зданий и архивохранилищ средствами пожаротушения, охраны и сигнализации применением специальных средств хранения и перемещения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и др.) другие

требования к помещениям и оборудованию специально построенные (приспособленные) здания (помещения здания) приспособленные помещения должны пройти экспертизу (пожарные, охранные, санитарные и другие службы) на пригодность помещения (2 степень огнестойкости, категория пожароопасности "В", прочность конструкций, техническая укрепленность, наличие отопительных и вентиляционных систем) не допускается : * ветхие, сырые, не отапливаемые помещения * вблизи служб общественного питания и организаций, хранящих пожароопасные вещества * наличие магистральных тепло-, водо-, газо-, электрокоммуникаций помещения хранилищ должны иметь запасной выход электропроводка в хранилищах - скрытая, штепсельные розетки – герметичные, рубильники располагают вне помещений хранилищ

СРЕДСТВА ХРАНЕНИЯ расстояние между : рядами стеллажей (главный проход) -120 см (проход) между стеллажами - 75 см наружной стеной и стеллажами, параллельными стене, - 75 см стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - 45 см полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) - не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см документы в картонных коробках, папках, в связках бумажные документы в картонных коробках, папках, в связках микрофильмы и фотодокументы на пленочных носителях - в конвертах и кассетах и хранят в коробках, папках, другой упаковке по ГОСТ стационарные (передвижные) металлические стеллажи вспомогательные средств хранения (металлические шкафы, сейфы, шкафы- стеллажи и т.п.) первичных защитных средств хранения (коробки, папки, специальные футляры, пакеты и т.п.) первичных защитных средств хранения (коробки, папки, специальные футляры, пакеты и т.п.)

организация хранения документов

требования к размещению документов P.S. размещение секретных документов осуществляется в соответствии с требованиями инструкции по работе с секретными материалами не допускается размещение документов на полу, подоконниках в неразобранных кипах не допускается размещение документов на полу, подоконниках в неразобранных кипах размещаются в порядке, обеспечивающем их: o комплексное хранение в соответствии с учетными документами o оперативный поиск размещаются в порядке, обеспечивающем их: o комплексное хранение в соответствии с учетными документами o оперативный поиск размещаются на стеллажах горизонтально или вертикально в коробках, папках, футлярах с учетом жесткости переплета

порядок выдачи дел

дела выдаются из хранилищ для использования работниками организации для использования гражданами в читальном зале во временное пользование для других организаций для проведения архивных работ с документами сроки выдачи дел 1 месяц для использования работниками организации 1 месяц для использования документов в читальном зале 3 месяца во временное пользование для других организаций 6 месяцев для экспонирования документов органам суда и прокуратуры дела выдаются до прекращения дела или вынесения судебного решения выдача оформляется документами заказами (требованиями) на выдачу дел в читальный зал и сотрудникам организации актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям

до 1 месяца - пользователям в читальный зал и работникам архива (кроме ОЦД, выдаваемых на срок не более двух недель) до 3 месяцев – фондообразователям до 6 месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам для экспонирования осуществляется на срок, определенный договором о проведении выставки P.S. продление сроков выдачи – с разрешения руководства архива ПРАВИЛА (2007)

при возврате проверить состояние дел в присутствии лица, возвращающего документы при обнаружении недостачи дел (листов), повреждений дел и документов составить акт в 2-х экземплярах

нормативные режимы хранения документов

охранный режим наружные двери архива и хранилищ должны иметь металлическую облицовку и прочные запоры на доступные извне окна устанавливают запираемые, распашные наружу металлические решетки помещения архива оборудуют охранной сигнализацией, в нерабочее время помещения пломбируются (опечатываются) хранилища в рабочее время закрыты на ключ право доступа в хранилище - сотрудники архива, а в отдельных случаях - другие лица в их сопровождении P.S. вынос документов из архива ограничен обеспечивается: - выбором места размещения архива в здании - техническими средствами защиты - организацией системы охраны (сигнализации) - соблюдением мер пропускного режима и порядка доступа в хранилище - опечатыванием помещений обеспечивается: - выбором места размещения архива в здании - техническими средствами защиты - организацией системы охраны (сигнализации) - соблюдением мер пропускного режима и порядка доступа в хранилище - опечатыванием помещений

температурно-влажностный режим климат не регулируется => мероприятия по оптимизации климатических условий (рациональное отопление и проветривания помещений, использования средств осушения или увлажнения воздуха) регулярное измерения параметров воздуха: * в кондиционируемых помещениях - один раз в неделю, * в помещениях с нерегулируемым климатом - два раза в неделю, * при нарушениях режима хранения – ежедневно контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем !!! показания ОБЯЗАТЕЛЬНО фиксировать в регистрационном журнале должен быть оптимальный без резких колебаний с учетом видов документов * для бумажных документов – T 17-19°С, ОВВ 50-55%; * для пленочных материалов - черно-белых (15°С и 40-55%) и цветных (2-5°С и 40-55%); * для документов на магнитных лентах и дисковых носителях °С и 50-65% должен быть оптимальный без резких колебаний с учетом видов документов * для бумажных документов – T 17-19°С, ОВВ 50-55%; * для пленочных материалов - черно-белых (15°С и 40-55%) и цветных (2-5°С и 40-55%); * для документов на магнитных лентах и дисковых носителях °С и 50-65%

световой режим постоянное хранение документов осуществляется в темноте, а работы с документами проводятся при ограниченных уровнях освещения естественное искусственное применение на окнах светорассеивателей, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол для защиты документов - хранение в папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, в оберточной бумаге применение ламп накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью допускаются люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ (коэффициент разрушения 0,4, но 0,15 – лампы накаливания) допускаются люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ (коэффициент разрушения 0,4, но 0,15 – лампы накаливания)

санитарно-гигиенический режим должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха открывающиеся окна, вентиляционные отверстия в стенах, потолках защищены сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение и использование пищевых продуктов, курение влажная уборка + не реже одного раза в год обеспыливание стеллажей и средств хранения полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей обрабатывать водными растворами антисептиков (2% формалин, 5% катамин АБ и т.п.) в начале (по окончании) отопительного сезона документы (выборочно) обследовать для выявления насекомых и плесневых грибов - при обнаружении - срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещения архива должны содержатся в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли

ПРЕДОТВРАЩЕНИЕ Х И Щ Е Н И Й наличие системы контроля за движением документов выдача документов из хранилища только для ограниченных целей и на строго определенный срок + обязательная фиксация в специальных учетных документах (акты, книги) на место выданного дела кладется карта-заместитель, где указывается архивный шифр дела и кому оно выдано, дата возврата и подпись сотрудника, выдавшего дело проверять возвращенные дела в присутствии пользователя – есть повреждения акт, который будет основанием для привлечения к дисциплинарной, административной и уголовной ответственности проведение проверки наличия (состояния) архивных документов