САГАЛЬ ОЛЕНИ ОД-3

Секретар – це офісний працівник з широким колом обов'язків від прийому телефонних дзвінків (ресепшіоніст) до помічника керівника (особистий секретар). Від сучасного секретаря- референта зазвичай потрібно навик роботи з персональним комп'ютером, знання іноземних мов, комунікабельність, культура спілкування, пунктуальність і акуратність.

Призначення посади і основні функції

Ділові якості секретаря Професіоналізм. Відповідальність. Організованість Поінформованість. Ініціативність. Відданість професії. Доброзичливість Акуратність. Працьовитіст

Секретар-повинен знати вимоги, що пред'являються до документаційного забезпечення діяльності холдингу, державні стандарти і міжнародні стандарти складання та оформлення кореспонденції, порядок прийому, обліку та зберігання документів, систематизації та підготовки їх до короткострокового і довгострокового зберігання; правила організації управлінської праці; вимоги до оформлення машинописних робіт; основи ділового етикету, службової етики, психології спілкування; правила охорони праці, техніки безпеки бокова сності.

Професійні навички: грамотна, ввічлива мова; знання ділового етикету; знання міні АТС; діловодство; користувач ПК, знання стандартних офісних програм

Види діяльності секретаря: планування робочого дня керівника; виконання доручень керівника; діловодство; реферування; розподіл дзвінків; кореспонденція

Обов'язки секретаря: Виконувати розпорядження, накази керівництва представництва холдингу, здійснювати свою діяльність в суворій відповідності з ними; Розробляти проекти документів з усіх питань управлінської діяльності холдингу; Редагувати, контролювати якість підготовки, грамотність, правильність складання, узгодження документів, що подаються на підпис (затвердження) керівництву холдингу; Вести прийом, облік і зберігання кореспонденції, здійснювати обробку вхідних документів, оформляти і зберігати порядок роботи з внутрішніми документами, розсилати вихідну документацію; Забезпечувати збереження та конфіденційність комерційної інформації; Відповідно збору інформації, компіляції списків адресної розсилки, а також проведенні телефонних опитувань в рамках поточних виробничих завдань; Займатися організаційними і технічними питаннями проведення нарад, ділових зустрічей і переговорів; здійснювати документування виробничих нарад співробітників представництва; забезпечувати прийом відвідувачів;

Контролювати виконання документів, доручень і завдань керівництва, приймати оперативні заходи, спрямовані на своєчасне і якісне їх виконання; Сприятиме оперативному прийняттю рішень з боку керівництва і своєчасно доводити їх до відома працівників; Здійснювати оперативний зв'язок зі сторонніми підприємствами та громадянами з питань поточної діяльності представництва; Оформляти машинописні, друковані та копіювальні роботи; Підтримувати чистоту і порядок на своєму робочому місці, стежити за порядком в офісі, дотриманням санітарних і технічних правил, правил протипожежної безпеки з резолюцією керівництва холдингу передавати документи безпосереднім виконавцям в представництві; Фіксувати, обробляти і своєчасно доводити до відома керівництва і працівників прийняту інформацію, що стосується різних сторін діяльності холдингу; Планувати робочий день керівництва, призначати зустрічі клієнтам, партнерам і працівникам холдингу як по виробничим, так і особистих питань; Готувати інформаційні довідки та реферативні огляди ЗМІ для керівництва в рамках актуальних галузевих тем та подій;

Дякую за увагу!!!!