ИСОратник Как быстро начать работать с модулем «Тренинги»?

Модуль «Тренинги» Рабочее окно – т.н. Главная Форма Тренингов Каждая строка в Главной Форме отвечает одному проведенному тренингу одного сотрудника Столбцы Главной Формы содержит информацию о тренинге: характеристикам тренинга: класс, вид, тема, обучаемый, ответственный («тренер»), планируемая и фактическая даты проведения тренинга, оценка Вертикальное меню – управляемые клавиши основных операций: –«Установки» - ввод базовой информации по параметрам системы тренинга –«План» - планирование тренингов –«Обучение» - проведение обучения –«Удалить» - удаление записи тренинга из Главной Формы –«Анализ» - графическое представление операций фильтрации/группировка записей тренингов –«Отчет» - генерирование отчета, содержащего полную информацию по проведенным тренингам

–Мы предполагаем, что Вы успешно установили программу на свой ПК и ознакомились с ее «общими» функциональными свойствами (верхнее меню программы – «Настройки», «Справочники», «Утилиты»). Презентация, описывающая эти свойства, может быть загружена на нашем сайте, страница –Для того, чтобы Вам было легче ознакомиться с программой, она поставляется с частично заполненной базой данных, в которой уже есть записи тренингов системы менеджмента «модельной» организации АВС Лимитед –Сейчас Вы можете либо поработать с программой, используя эту базу данных, либо удалить записи из нее и начать заполнение базы данных Вашей организации –Мы рекомендуем Вам выбрать второй вариант - т.е., удалить существующие записи тренингов и начать заполнение базы данных записями Ваших тренингов, следуя инструкциям этой презентации «ИСОратник» - начало работы

Если Вы выбрали второй вариант ознакомления с программой – заполнение базы данных своими записями – мы рекомендуем Вам сейчас удалить записи тренингов, которые присутствуют в «модельной» базе данных Лучший способ сделать это – выбрать последовательность команд «Настройки» - «База данных» - «Удалить» - «Тренинги» «ИСОратник» - начало работы Модуль «Тренинги» После выполнения этой команды все записи тренингов из Главной Формы будут удалены Данная команда удаляет информацию о запланированных тренингах, которая введена в режиме «План» Данная команда не удаляет записи в режиме «Тренинги» - «Установки»

«Установки» Первый шаг – ознакомьтесь с информацией по основным параметрам системы управления тренингами организации в режиме «Тренинги» - «Установки» Вы можете продолжить работу, используя уже определенные в «модельной» базе данных параметры, либо изменить их сообразно Вашей системе обучения персонала

«ИСОратник» - ввод информации о тренингах в базу данных Сейчас давайте смоделируем процесс ввода записи тренингов в базу данных, используя «ИСОратник» В общем говоря, процесс ввода создания и ввода тренингов состоит из следующих этапов: 1.Определение перечня квалификаций (компетенций) 2.Планирование проведения тренингов 3.Ввод информации о проведенных тренингах 4.Ввод информации о проверке эффективности проведенных тренингов Давайте рассмотрим, как можно выполнить все эти действия с помощью «ИСОратника»

1. Определение перечня квалификаций (компетенций) В первую очередь составьте, пожалуйста, список названий необходимых квалификаций (компетенций), которыми должны владеть сотрудники организации. Для этого Вам необходимо войти в форму «Установки» - «Квалификация» Ввод записей в форму осуществляется нажатием кнопки «Добавить»

2. Составление плана тренингов Выбор сотрудника (пользователя) для обучения 1.Нажать кнопку «План» 2.В открывшейся форме выбрать комбинацию «Подразделение» - «Должность» - «Пользователь», для которой будет планироваться тренинг Выбор значения «Все» в списках позволяет быстро запланировать проведение «общих» тренингов для нескольких пользователей 3.Давайте запланируем тренинг, который должен быть проведен для всех менеджеров подразделения «Управление качеством» (на должности «Менеджер» в этом подразделении работают два человека 4.Выбираем квалификацию, овладеть которой поможет панируемый тренинг: «Добавить» - «Квалификация»

2. Составление плана тренингов. Выбор квалификации 5.Выберите название квалификации из списка (введенного в режиме «Установки») или введите с клавиатуры новое название квалификации, подтвердив его нажатием кнопки «Ввод» (Enter) 6.Введите тему обучения («Добавить» - «Тема обучения»)

2. Составление плана тренингов. Определение темы, даты и документов тренинга 7.Выберите класс и вид обучения, введите дату и тему тренинга Вы можете определить на данном этапе также центр затрат и стоимость данного тренинга Поля «Центр затрат» и «Цена» необязательны к заполнению 8.Определите документы, относящиеся к данному тренингу («Добавить» - «Документ») Выбор осуществляется из списка документов, введенных в модуле «Документы» Не обязательно на данном этапе

2. Составление плана тренингов. Определение темы тренинга 9.Итак, тренинг «Управление документами» запланирован для двух сотрудников – менеджеров отдела «Управление качеством» 10.Нажмите кнопку «ОК» и закройте форму «План обучения» - в Главной Форме Вы увидите две появившиеся записи запланированных тренингов:

3. Ввод информации о проведенном обучении 11.Итак, тренинг запланирован. Следующий этап заполнения базы данных – ввод информации о выполнении Плана тренингов, т.а. – о фактически проведенном тренинге Для этого необходимо выделить в Главной Форме запись запланированного тренинга (например, выделим первую по порядку запись тренинга для Представителя Руководства) и нажать кнопку «Обучение» в левом вертикальном поле – открывается форма «Обучение» Открыть форму «Обучение» можно и путем двойного клика на записи запланированного тренинга в Главной Форме

3. Ввод информации о проведенном обучении 12.Обратите внимание, что в строке тренинга в Главной Форме уже присутствует вся информация, введенная в режиме «План» 13.После проведения тренинга Вам остается ввести следующую информацию: Пользователя, ответственного за проведение тренинга («Ответственный») Дату фактического проведения тренинга Изменить значение «Нет» на «Да» в поле «Выполнено?» Оценку тренинга (выбор из списка, определенного в режиме «Установки» - «Оценка» Все данные вводятся путем двойного клика на нужном поле

4. Ввод информации о проверке эффективности обучения 14.В соответствие с требованиями стандартов необходимо оценить эффективность всех проведенных тренингов 15.Информация о проведенной оценке эффективности тренинга вводится в таблице «Оценка эффективности обучения» Выбирается дата проведения оценки, ответственный пользователь, после проведения оценки ставится отметка «Да» в поле «Выполнено?», выбирается значение оценки эффективности

4. Ввод информации о проверке эффективности обучения 16.На этом ввод информации о проведенном тренинге окончена – клик на «ОК» закрывает форму «Обучение», в Главной Форме присутствует запись проведенного тренинга со всей введенной только что информацией:

Контроль и автоматическое извещение о необходимости совершения запланированных действий 16.Сейчас кликните дважды на второй записи тренинга в Главной Форме (тренинг для менеджера «Звонарква И.Л.») и войдите в форму «Проведение обучения» этого тренинга Обратите внимание, что увидеть список тренингов, запланированных для менеджера Звонаревой, можно непосредственно из формы «Обучение» предыдущего тренинга (для Представителя Руководства), просто выбрав пользователя «Звонарева И.Л.» в выпадающем списке поля «Сотрудник») 17.На этом примере мы сейчас проиллюстрируем реализованный в «ИСОратнике» механизм контроля за выполнением запланированных действий и информированием ответственных пользователей в случае невыполнения действий в запланированные сроки

Контроль и автоматическое извещение о необходимости совершения запланированных действий Теперь давайте представим себе такую ситуацию: –Проведение тренинга «Основы управления документами» для пользователя «Звонарева И.Л.» запланировано на 30 октября 2010 года, ответственный за проведение – пользователь «Осейко Л.Д.» –Тренинг не был проведен 30 октября, соответственно в поле «Выполнено?» записи тренинга в Главной Форме осталось значение «Нет», фактическая дата также не определена Наступило 31 октября. В октября (либо при запуске программы в этот день) «ИСОратник» сравнит значения системной даты ПК и запланированной даты выполнения действия (в данном случае - проведения тренинга), сопоставит их со значением «Нет» в поле «Выполнено?», и сделает вывод: действие «просрочено», тренинг не проведен в запланированные сроки В результате, при запуске программы 1 ноября 2010 года, в интерфейсе пользователя, ответственного за выполнение действия, и пользователя-Админа произойдут следующие изменения:

Контроль и автоматическое извещение о необходимости совершения запланированных действий 1.В левом нижнем углу Главной Формы тренингов появится мигающее сообщение красного цвета: «Не выполнено действий: 1» –Двойной клик на этом сообщении открывает форму «Не выполнено действий», в которой указано невыполненное вовремя действия, пользователь, ответственный за выполнение этого действия, и количество дней (1) –Сообщение появится в интерфейсе пользователя, ответственного за выполнение действия (Осейко И.Д,), и пользователя-Admin

Контроль и автоматическое извещение о необходимости совершения запланированных действий 2.Если активизирована функция «Авто-рассылка» (меню «Утилиты»), пользователю, ответственному за проведение «просроченного» тренинга, придет сообщение (по электронной и/или по внутренней почте) с напоминанием о необходимости выполнения запланированного действия 3.При входе в программу 31 октября (либо в любой день позже) пользователем Осейко Л.Д. первой откроется форма «Не выполнено действий» с информацией о просроченном действии: –Клик на «Просмотр» открывает форму «Проведение обучения» тренинга, не проведенного вовремя 4.При работе программы в фоновом режиме в строке иконок ОС Windows иконка «ИСОратника» изменит свой вид с на При двойном клике на этой иконке появляется та же форма «Не выполнено действий»

«Управление тренингами» Кликните на клавише «Управление тренингами» в Главной Форме При наличии достаточно большого количества записей тренингов в базе данных становится сложно «управлять» ими (искать необходимую запись, группировать/сортировать/фильтровать записи по определенным параметрам, пр.) Чтобы облегчить «ориентировку» в массиве записей тренингов, существует режим «Управление тренингами» Для лучшей иллюстрации возможностей режима «Управление тренингами» давайте подключимся к «исходной» базе данных –«Настройки» - выберите базу c:\Program files\isoratnik\server\server.isr

«Управление тренингами» Группировка записей Два возможных типа операций: –Группировка записей Нажмите кнопку с названием параметра группировки (например, «Должность»): Теперь нажмите кнопку «Отчет»

«Управление тренингами» Группировка записей В результате формируется отчет со списком всех тренингов, сгруппированных по параметру «Должность» Этот отчет можно либо распечатать и сохранить в виде твердой копии, либо конвертировать в файл формата Word или Excel и сохранить в электронном виде –Конвертирование отчетов в файлы формата Word или Excel возможно в режиме лицензионной версии

«Управление тренингами» Группировка записей Два возможных типа операций: –Фильтрация записей Кликните на поле «Все» слева от кнопки «Должность» В выпадающем списке должностей выберите «Контролер качества» Теперь нажмите кнопку «Показать»

«Управление тренингами» Группировка записей В результате в Главной Форме формируется список тренингов пользователей, работающих в должности «Контролер качества» –Обратите внимание, что цвет кнопки «Управление тренингами» изменился на бирюзовый – это показатель того, что записи в Главной Форме «отфильтрованы» по крайней мере по одному параметру («Должность» в нашем случае): –Сообщение в правой нижнем углу Главной Формы также изменяется:

«Управление тренингами» Группировка записей Вы можете теперь – нажатием кнопки «Отчет» - сформировать отчет, представляющий результаты фильтрации Сформированный отчет можно либо распечатать и сохранить в виде твердой копии, либо конвертировать в файл формата Word или Excel и сохранить в электронном виде –Конвертирование отчетов в файлы формата Word или Excel возможно в режиме лицензионной версии

«Анализ» Режим, позволяющий представить результаты фильтрации и группировки записей тренингов в графическом виде Опять-таки, для лучшей иллюстрации возможностей режима «Анализ» давайте подключимся к «исходной» базе данных –Она расположена в c:\Program Files\isoratnik\server\server.isr В Главной Форме есть 4 записи тренингов: Входим в режим «Анализ» –Открыть форму «Анализ» можно и нажатием кнопки «Анализ» в режиме «Управление тренингами»

«Анализ». Типы графиков. Параметрический график. Поле «Период» - оставляем значение «Нет» Поле «Параметр» - выбираем параметр «Должность» Нажимаем кнопку В результате формируется график, представляющий количество проведенных тренингов по должностям: «Отчет» - аналогично режиму «Управление тренингами», полученный график можно представить в виде документа-отчета, который можно при необходимости конвертировать в файл и сохранить в электронном виде

«Анализ». Типы графиков. Временной график. Поле «Период» - выбираем значение «Неделя» Поле «Параметр» - оставляем значение параметра «Должность» Нажимаем кнопку В результате формируется график, представляющий количество проведенных тренингов по неделям –Поскольку все введенные тренинги были проведены в течение одной недели (начинающейся в ), на графике присутствуют результаты только этой недели: