Начальник отдела формирования Архивного фонда ГКУ «ЦГА УР» Е. Ю. Дубовцева Внесение изменений в инструкцию по делопроизводству органа государственной власти Удмуртской Республики в части организации электронного документооборота

Основные определения Документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке (Правила по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15 июня и изменениями к ним, утвержденными постановлением Правительства РФ от 07 сентября ) Делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в ОГВ УР (Правила по делопроизводству …) Документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа государственной власти УР ( Правила по делопроизводству …) Документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки ( Правила по делопроизводству …)

Основные определения Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме (ФЗ «Об электронно-цифровой подписи» от 10 января 2002 г. 1-ФЗ в редакции ФЗ от 08 ноября 2007 г. 258 ФЗ) Электронный образ документа – электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе (Правила по делопроизводству …) Электронный документооборот –документооборот с применением информационной системы (Правила по делопроизводству …) Система электронного документооборота – информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему) их обработку, управление документами и доступ к ним ( Правила по делопроизводству …)

Основные определения Электронные сообщение - XML-документ, а также при необходимости, дополнительные файлы, передаваемые (получаемые) из одной системы управления документами в другую систему управления документами (ГОСТ Р – 2010 Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами) XML-документ - XML-файл установленной структуры и с заданным составом элементов и атрибутов (ГОСТ Р – 2010 Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами) Атрибут – элемент данных, который выражает определенную характеристику документа и имеет имя и значение (ГОС – 2006 Единая система конструкторской документации. Электронные документы. Общие положения)

Утверждены приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. 76 Утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. 477 Изменения к ним, утверждены постановлением Правительства УР от 07 сентября 2011г. 751 Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти 4

1.Общие положения 2. Создание документов в органах государственной власти Удмуртской Республики 3. Организация документооборота 4. Документальный фонд органа государственной власти Удмуртской Республики Основные разделы инструкции по делопроизводству органа государственной власти УР

Закон Удмуртской Республики от 18 сентября 2002 г. 52-РЗ «О Государственном гербе Удмуртской Республики» Указ Президента Удмуртской Республики от 22 ноября 2011 г. 230 «О порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков, печатей, штампов и иных носителей изображения государственного герба Удмуртской Республики». Создание документов в органе государственной власти УР. Бланки документов органа государственной власти УР

статья 3 Закона Удмуртской Республики от РЗ «О Государственном гербе Удмуртской Республики» Государственный герб Удмуртской Республики в цветном варианте размещается на бланках документов органов исполнительной власти Удмуртской Республики. Государственный герб Удмуртской Республики в черно-белом варианте помещается на бланках документов юридических лиц, учрежденных органами исполнительной власти Удмуртской Республики.

Наименовани е вида бланка с изображением Государственн ого Герба УР Дата поступления Дата и сопроводител ьного документа Наименовани е организации – поставщика бланков Кол-во экземпляров бланков Серия и номера гербовых бланков Наименование вида бланка с изображением Государственног о Герба УР Кол-во экземпляров бланков Серия и номера гербовых бланков Наименование подразделения, Ф.И.О. получателя Расписка в получении Примечания Форма журнала учета выдачи бланков документов Создание документов в органе государственной власти УР. Форма журнала учета поступления бланков документов

Организация документооборота в органе государственной власти УР В систему электронного документооборота ОГВ УР включаются: -электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе; -электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота; -электронные сообщения, передаваемые (получаемые) из одной системы управления документами в другую систему управления документами.

Прием и первичная обработка поступающих документов Согласно Порядку работы в системе межведомственного электронного документооборота ОГВ УР, утвержденному постановлением Правительства УР от 20 июля 2011 г. 206 при приеме электронных документов осуществляется: -проверка поступления электронных документов; -подтверждение подлинности электронных документов; - создание электронных образов документов.

Прием и первичная обработка документов. Подтверждение подлинности электронного образа документа (штамп «Для заверения копии электронного образа документа») Копия электронного образа документа верна, определен положительный результат проверки ЭЦП Наименование должности лица, заверяющего копию документа подпись И.О.Фамилия М.П. дата

Постановление Правительства РФ от 09 февраля 2012 г. 111 «Об электронной подписи, используемой органами исполнительной власти и органами местного самоуправления при организации электронного взаимодействия между собой, о порядке её использования, а также об установлении требований к обеспечению совместимости средств электронной подписи». Правила использования усиленной квалифицированной электронной подписи органами исполнительной власти и органами местного самоуправления при Организации электронного взаимодействия между собой Требования к обеспечению совместимости средств электронной подписи при организации электронного взаимодействия органов исполнительной власти и органов местного самоуправления между собой.

Регистрация поступающих документов Обязательные сведения регистрационно- контрольной карточки Адресант Адресат Должность, Ф.И.О лица, подписавшего документ Вид документа Дата документа Номер документа Дата поступления документа Входящий номер документа Ссылка на исходящий номер и дату документа

Регистрация поступающих документов Обязательные сведения регистрационно- контрольной карточки Наименование текста Индекс дела Сведения о переадресации документа Количество листов основного документа Количество приложений Общее количество листов приложений Указание по исполнению документа Должность Ф.И.О. исполнителя Отметка о конфиденциальности

Регистрация поступающих документов Дополнительные сведения регистрационно- контрольной карточки Наименование автора документа (если автор не совпадает с адресатом (отправителем) электронного документа) Отметка о переносе срока исполнения документа Срок хранения документа Наименование приложений к электронному документу ключевые слова и др.

Внесение изменений в инструкцию по делопроизводству осуществляется приказом органа государственной власти Удмуртской Республики после их согласования с Центральной экспертной комиссией или экспертной комиссией органа государственной власти УР и Межведомственной экспертно – проверочной методической комиссией Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики.

Спасибо за внимание !!!