Решение basware Invoice Automation Решение Basware Invoice Automation 9/28/20121

Краткие сведения о корпорации Basware Разрабатывает программное обеспечение для автоматизации финансовых процессов Международная корпорация со штаб-квартирой в городе Эспоо (Финляндия) и 12 представительствами в странах Европы, США и Азиатско- Тихоокеанского региона. Представительство в Москве было открыто в начале 2008г. В 2004г. Президент Финляндии присуждает компании Basware премию за вклад в интернационализацию. Клиенты и оптовые дилеры почти в 50 странах на 6 континентах 850,000 пользователей программного обеспечения более чем в 1,500 крупных компаниях Чистая выручка от продаж в 2008 г млн. евро 731 сотрудник по данным на конец 2008 г.

Страны, в которых используют решения Basware EPP Внедрение Basware EPP Пользователи Basware EPP

Результаты исследования Forrester Wave, 2-й квартал 2008 г. Результаты исследования рынка продаж систем предоставления и оплаты электронных счетов (EIPP) в США за 2-й квартал 2008 г. Авторское право на продукт Forrester Wave принадлежит корпорации Forrester Research, Inc. Forrester и Forrester Wave являются торговыми марками корпорации Forrester Research, Inc. Forrester Wave – это графическое отображение рыночного спроса на продукт Forrester, которое составляется с использованием детализированных электронных таблиц с отражением баллов, взвешенных индексов и комментариев. Forrester не рекламирует какие-либо дилерские компании, продукцию или услуги, изображенные на Forrester Wave. Информация базируется на самых точных доступных ресурсах. Данные отражают ситуацию на момент составления и могут изменяться. Basware является лидером по всем показателям: Стратегия, Предложение различных программ и Присутствие на Рынке

Партнеры Basware в России 5

Корпорация Basware на Pоссийском рынке рынке

Наши финансовые процессы дополняют друг друга 7 Финансы Закупки

Проблематика процесса управления кредиторской задолженностью 8 Контроль и согласование Снижение издержек Организационная Эффективность Порядок согласования непрозрачен и/или не соблюдается Отсутствует история движения документа, что делает проверки невозможными Отсутствует система ответственности участников процесса Высокая стоимость процесса управления кредиторской задолженностью Несвоевременные платежи влекут непредвиденные расходы и штрафы Отсутствует картина денежного потока в реальном времени Нерационально расходуется время персонала Недостаточно времени на процессы, действительно создающие стоимость Неизвестны и/или не применяются лучшие модели управления кредиторской задолженностью

От заявки на закупку - до оплаты Basware Invoice Automation (IA) – это семейство решений мирового класса для автоматизации процесса обработки и сопоставления счетов кредиторов на оплату. - Basware Invoice Processing, мировой лидер по управлению и контролю процесса обработки входящих счетов кредиторов на оплату. - Basware Order Matching, решение по автоматическому сопоставлению заказов на закупки со счетами на оплату поставщиков. - Basware Contract Matching, решение для автоматизации процесса обработки повторяющихся входящих счетов на оплату или счетов, основанных на договорах на закупки. 9 Создание заявки на закупку Утвержде- ние заявки Заказ поставщику Получе- ние поставки Получение счёта на оплату Сопо- ставле ние Согласо- вание и утвержде- ние счёта Передача счёта на оплату Архивация документов Автоматизация обработки счетов

10 Сопоставление с заказами на закупку 1 Сопоставление с контрактами 2 Автоматический документооборот 3 Ручная обработка счетов-исключений 4 Basware anyERP адаптер ERP-система Basware Invoice Automation Основные данные Передача счета на оплату Автоматический ввод электронных счетов Распознавание и автоматический ввод данных

Обработка «счетов-исключений» 11 Сканирование и распознавание данных с помощью современных технологий или «автоввод» электронных счетов. Сканирование и распознавание данных с помощью современных технологий или «автоввод» электронных счетов. Кодирование и «разноска» счетов на базе общих шаблонов и персональных настроек. Кодирование и «разноска» счетов на базе общих шаблонов и персональных настроек. Проверка и согласование счета на предмет обоснованности и правильности оформления. Проверка и согласование счета на предмет обоснованности и правильности оформления. Утверждение счета в соответствии с действующими правилами и лимитами ответственности Утверждение счета в соответствии с действующими правилами и лимитами ответственности Передача счёта в ERP- или финансовую систему для осуществления платежа. Передача счёта в ERP- или финансовую систему для осуществления платежа. Утверждение счета Кодирование счетов Проверка и согласование Передача счета на оплату Электронные счета Распознавание и автоматический ввод данных

Автоматизация обработки счетов, соответствующих заказам на закупки 12 Счёт соответствует утвержденному заказу на закупку Счёт НЕ соответствует утвержденному заказу на закупку i a i = поток справочной информации a = автоматизация обработки Получение счета на оплату Сопоставление с заказом Утверждение счета Передача счета на оплату Создание заявки на закупку Утверждение заявки Заказ поставщику Получение поставки

Что такое «повторяющиеся» счета на оплату? «Повторяющимися» рассматриваем счета, в которых всегда одинаковы: поставщик, сумма (примерно, в диапазоне), лицо, утверждающее счет к оплате, кодировка и т.п. Повторяющиеся счета поступают периодически – ежеквартально, ежемесячно, дважды в месяц, еженедельно и т.п. Примерами повторяющихся счетов кредиторов на оплату являются счета за: - аренду - лизинг - уборку - электроэнергию - обслуживание - безопасность - связь - и другие По статистике, доля повторяющихся в общем входящем потоке счетов достигает 30%. 13

Обработка повторяющихся счетов 14 Счёт соответствует утверждённому графику платежей или договору Счёт НЕ соответствует утвержденному договору («счет- исключение» i a Поступление счета Сопоставление Передача счета на оплату Создание договора Утверждение договора Утверждение счета i = поток справочной информации a = автоматизация обработки

Ключевые особенности решения Согласование и контроль - Полная история каждой операции, прозрачность процесса - Механизм управления «бизнес-правилами» - Развитые инструменты анализа, отчетности и управления движением денежных средств - Наличие персональных архивов пользователей Автоматизация - Современная технология распознавания изображения и автоматического ввода данных документа - Автоматическая загрузка электронных счетов - Автоматическая обработка счетов на оплату существующих договоров и заказов на закупку - Автоматизация управления документооборотом «счетов-исключений» - Механизмы типовых шаблонов для разноски и кодирования Гибкость - Дружелюбный интуитивно понятный интерфейс для лёгкого использования - Механизмы заместителей/помощников участников документооборота - Полная поддержка многоязычности, распределенного бизнеса - Готовая «бесшовная» интеграция с ERP-, AP-, финансовыми системами - Быстрое внедрение за 6-10 недель 15

Пользователи Basware – более 1,500 крупнейших мировых компаний 16

Максимальная эффективность от заявки до платежа Basware Россия Helsinki House в г. Москве 4-й Ростовский пер..1/2, Москва Тел , Факс Директор направления Ирене Матинпало