Электронный документооборот в современной корпорации энергетического и государственного сектора С.А. Чудов Заместитель начальника Департамента управления делами и протокола ОАО «СО ЕЭС»

2 Заказчик - ОАО «Системный оператор Единой энергетической системы» 17 июня 2002 года ОАО «Системный оператор – Центральное диспетчерское управление Единой энергетической системы» выделено из структуры ОАО РАО «ЕЭС России» и зарегистрировано как самостоятельное предприятие. 6 февраля 2008 года зарегистрировано новое название компании: Открытое акционерное общество «Системный оператор Единой энергетической системы». Главные задачи Системного оператора: управление режимами работы Единой энергетической системы Российской Федерации, обеспечение ее надежного функционирования и устойчивого развития; создание условий для эффективного функционирования рынка электроэнергии (мощности); обеспечение соблюдения установленных технологических параметров функционирования электроэнергетики и стандартных показателей качества электрической энергии при условии экономической эффективности процесса оперативно-диспетчерского управления и принятия мер для обеспечения исполнения обязательств субъектов электроэнергетики по договорам, заключаемым на оптовом рынке электрической энергии и розничных рынках; обеспечение централизованного оперативно-технологического управления Единой энергетической системой России. Численность работников исполнительного аппарата составляет 700 человек.

3 Структура компании-заказчика В каждом регионе России Системный оператор имеет свои территориальные органы: объединенные диспетчерские управления (ОДУ) и региональные диспетчерские управления (РДУ). Общая численность сотрудников составляет порядка 7000 человек.

4 Почему нужна была система автоматизации ДОУ? Недостаточная скорость движения внутренних документов в связи с удаленностью филиалов от исполнительного аппарата ОАО «СО ЕЭС» Неудобства работы с разрозненными архивами деловых документов Неудобства использования различных, не связанных между собой, средств автоматизации делопроизводства и документооборота в исполнительном аппарате и филиалах Неудовлетворительная продолжительность процессов согласования документов Сложность контроля за своевременным и качественным исполнением поручений руководства ОАО «СО ЕЭС». Интенсивный поток деловой переписки со сторонними организациями и филиалами ( документов в год)

5 Выбор поставщика Этапы 2007 год. Специалисты Системного оператора провели анализ систем автоматизации документооборота, представленных на российском рынке, разработали подробное ТЗ, которое легло в основу конкурсных требований. Май 2008 года. Объявлен конкурс на создание автоматизированной системы документационного обеспечения управления (сокращенно – АСДОУ). Август 2008 года. В качестве платформы создания АСДОУ выбрана система LanDocs компании ЛАНИТ. Главные критерии выбора системы: наличие готового решения и возможность его быстрой адаптации под специфику деловых процессов Заказчика; наличие механизмов, позволяющих интегрировать АСДОУ с другими корпоративными системами; возможность масштабирования (развертывания системы во всех филиалах Системного оператора); опыт внедрения в крупных энергетических и государственных компаниях; оптимальная стоимость предложения.

6 Задача и цели внедрения Задача: создать единую территориально-распределённую автоматизированную систему документационного обеспечения управления ОАО «СО ЕЭС». Цели: создание единой среды коллективной работы с деловыми документами; введение в деловой оборот имеющих юридическую силу электронных документов с постепенной заменой ими бумажных документов; повышение качества документирования управленческой деятельности и сокращение операционных затрат на делопроизводство; сокращение времени рассмотрения документов руководителями сокращение времени доставки поручений исполнителям; усиление контроля исполнения поручений, повышение уровня исполнительской дисциплины; обеспечение защиты электронных документов от несанкционированного доступа путем применения криптографических систем и отказоустойчивых аппаратных средств.

7 Границы проекта. Участники Охват структурных подразделений исполнительного аппарата и филиалов; Пользователи: все работники, участвующие в документообороте компании; Автоматизация обработки: входящих писем; исходящих писем; приказов и распоряжений; служебных записок; персональных поручений.

8 Этапы проекта Август 2008 – Май 2009: Внедрение АСДОУ в исполнительном аппарате и трех филиалах Системного оператора: август – сентябрь 2008 г. Обследование и разработка прототипа АСДОУ; сентябрь – октябрь 2008 г. Внедрение АСДОУ (в исполнительном аппарате рабочих мест, в филиалах - по 50). Проведение комплексных испытаний прототипа АСДОУ; ноябрь 2008 – январь 2009 г. Опытная эксплуатация АСДОУ в исполнительном аппарате и филиалах – участниках проекта; февраль 2008 – март 2009 г. Проведение приемочных испытаний в филиалах – участниках проекта; апрель 2009 г. Проведение приемочных испытаний в исполнительном аппарате; май 2009 г. Ввод системы в промышленную эксплуатацию в исполнительном аппарате и филиалах - участниках проекта. Подключение всех сотрудников к АСДОУ (в исполнительном аппарате – 700, в филиалах – по 300) и их обучение год: Разработка типового решения для тиражирования в оставшиеся филиалы Системного оператора.

9 Внедрение АСДОУ. Осложняющие факторы (источники рисков) Территориальная удаленность филиалов – участников проекта. Больше количество участников пилотного проекта. Необходимость полного сохранения всех автоматизированных процедур и регламента работы канцелярии, учет особенность организации документооборота в каждом филиале – участнике проекта. Сжатые сроки проекта. Временное увеличение нагрузки на сотрудников (дублирование ввода данных).

10 Внедрение АСДОУ. Итоги проекта Проект охватывает все структурные подразделения ИА и филиалов – участников проекта. К маю 2009 года АСДОУ установлена на рабочих местах сотрудников исполнительного аппарата и филиалов – участников проекта. Обеспечена работа всех категорий пользователей с новым ПО: расширены возможности канцелярии; всем сотрудникам доступны личные папки с документами, находящимися у них на исполнении; руководители подразделений получают полную информацию о состоянии исполнительской дисциплины. В рамках АСДОУ обеспечено взаимодействие и обмен документами друг с другом исполнительного аппарата и филиалов – участников проекта.

11 Планы дальнейшего развития АСДОУ 2009 – 2010 г. Тиражирование АСДОУ: 2009 г. - внедрение в 4-х ОДУ и 7-ми РДУ; 2010 г. – внедрение в 59-ти РДУ; Внедрение подсистемы электронного архива. Развитие АСДОУ, автоматизация дополнительных деловых процессов компании. Интеграция с внутренним корпоративным порталом исполнительного аппарата Системного оператора. Интеграция с корпоративными системами компании.

Электронный документооборот в современной корпорации энергетического и государственного сектора Вопросы?