Слайд-лекция по теме: «Системы управления базами данных (Access 97)» Разработал преподаватель информатики первой категории Гуляй Василий Анатольевич. Часть II (создание запросов)

Для чего нужны запросы?

Довольно часто базы данных содержат большое количество записей - тысячи и даже миллионы. Отыскать нужную информацию в таком количестве записей довольно сложно. Для удобства поиска, сортировки, фильтрации, одним словом обработки информации в СУБД Access существуют запросы !

В результате работы запроса из общей исходной базы формируется результирующая таблица, содержащая часть общей информации, соответствующую запросу.

Важным свойством запросов является то, что при создании результирующей таблицы можно не только выбирать информации из базы, но и обрабатывать ее.

Еще одним запросов является их способность выполнять итоговые вычисления. Запрос может не только выдать результирующую таблицу, но и найти, например, среднее (наибольшее, наименьшее, суммарное и т.п.) значение по какому-то полю.

Пример запроса

Запрос на выборку товаров с ценой вышесредней

Существует немало различных видов запросов, но самый простой распространенный из них - запрос на выборку. Цель запроса состоит в создании результирующей таблицы, в которой отображаются только нужные по условию запроса данные из базовых таблиц.

Как и другие объекты Access запросы можно создавать вручную или с помощью Мастера.

бланком запроса по образцу. В Access есть простое средство создания запросов, которое называется бланком запроса по образцу. С его помощью можно сформировать запрос простыми приемами, перетаскивая элементы запроса между окнами.

Создание запроса: w Выбор базовых таблиц для запроса w Заполнение бланка запроса по образцу

Выбор базовых таблиц для запроса

Создать. 1. Создание запроса начинается с открытия вкладки ЗАПРОСЫ диалогового окна База данных и щелчка на кнопке Создать.

Щелкнуть здесь

Конструктор. 2. В открывшемся диалоговом окне Новый запрос задают ручной режим создания запроса выбором пункта Конструктор.

Щелкнуть здесь

3. Создание запроса в режиме Конструктора начинают с выбора тех таблиц базы, на которых будет основан запрос.

4. Выбор таблиц осуществляют в диалоговом окне Добавление таблицы. В нем отображаются все таблицы имеющиеся в базе.

Добавить. 5. Выбранные таблицы заносят в верхнюю половину бланка запроса по образцу щелчком на кнопке Добавить.

Щелчок здесь

Таблицы, Запросы, Запросы и таблицы 6. В окне Добавление таблицы обратите внимание на наличие трех вкладок: Таблицы, Запросы, Запросы и таблицы. Они говорят о том, что запрос не обязательно основывать только на таблицах. Если ранее уже был создан запрос, то новый запрос можно основывать на нем.

Заполнение бланка по образцу

1. Бланк запроса по образцу имеет две панели. На верхней из них расположены списки тех полей тех тех таблиц, на которых основывается запрос.

2. Строки нижней панели определяют структуру результирующей таблицы,в которой будут отображаться данные, полученные по результатам запроса.

Верхняя панель Нижняя панель

Поле 3. Строку Поле заполняют перетаскиванием полей названий полей из таблиц в верхней части бланка. Каждому полю будущей результирующей таблицы соответствует один столбец бланка запроса по образцу.

Перетащить в строку поле, либо двойным щелчком

имя таблицы 4. Строка имя таблицы заполняется автоматически при перетаскивании поля.

Сортировка 5. Если щелкнуть на строке Сортировка, появится кнопка раскрывающегося списка, содержащего виды сортировки. Если назначить сортировку по какому-то полю, данные в результирующей таблице будут отсортированы по этому полю

Щелкнуть здесь

6. Бывают случаи когда поле должно присутствовать в бланке запроса по образцу, но не должно отображаться в результирующей таблице. В этом случае можно запретить его вывод на экран, сбросив соответствующий флажок.

Снять «птичку» здесь

Условие отбора 7. В строке Условие отбора записывается критерий, по которому выбирают записи для включения в результирующую таблицу. По каждому полю можно создать свое условие отбора.

Ввести условие отбора

Вид 8. Запуск запроса выполняется щелчком на кнопке Вид. При запуске образуется результирующая таблица.

Щелкнуть здесь

Вид 9. Чтобы выйти из результирующей таблицы и вернуться к созданию запроса в бланк запроса по образцу, нужно еще раз щелкнуть на кнопке Вид. (кнопка ВИД примет уже другую форму)

Щелкнуть здесь

Если вы прочли эту лекцию, получите задание у преподавателя. Если возникли вопросы прочтите эту лекцию еще раз.