КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ Князева Татьяна Владимировна Эксперт по исследованию рынка систем автоматизации ДОУ НОУ «Учебный центр ДОУ» Гильдии Управляющих Документацией» Член Гильдии Управляющих Документацией Член экспертного совета Docflow «ИНФОДОКУМ 2011», АПРЕЛЯ 2011

Трудности при оценки СУЭД Сложно определить точное количество систем на рынке; Сложно определить точное количество систем на рынке; Отсутствует сертификация и регистрация таких систем; Отсутствует сертификация и регистрация таких систем; Отсутствуют общепринятые требования и определения и актуальная классификация систем (СЭД или ЕСМ?); Отсутствуют общепринятые требования и определения и актуальная классификация систем (СЭД или ЕСМ?); Не проводится функциональная оценка участников; Не проводится функциональная оценка участников; Обобщаются продукты различного уровня и классов. Обобщаются продукты различного уровня и классов. «ИНФОДОКУМ 2011», АПРЕЛЯ 2011

Проекты внедрения СЭД в гг. 3 «ИНФОДОКУМ 2011», АПРЕЛЯ 2011

Неудачные проекты внедрения Параметры: СЭД была выбрана (куплены лицензии), но не внедрена; СЭД была выбрана (куплены лицензии), но не внедрена; СЭД была внедрена, но не используется; СЭД была внедрена, но не используется; Система используется но не удовлетворяет требованиям. Система используется но не удовлетворяет требованиям. 4 «ИНФОДОКУМ 2011», АПРЕЛЯ 2011

Недостаточная осведомленность заказчиков о рынке СЭД, отличии продуктов Недостаточная осведомленность заказчиков о рынке СЭД, отличии продуктов Недостаточная осведомленность о ф ункциональности СЭД Недостаточная осведомленность о ф ункциональности СЭД Н ет общепринятых методик и практики как правильно выбирать СЭД Н ет общепринятых методик и практики как правильно выбирать СЭД Заказчикам часто навязывают излишний функционал и услуги, так как это дополнительная прибыль для внедренца. Заказчикам часто навязывают излишний функционал и услуги, так как это дополнительная прибыль для внедренца. Причины проблем со стороны Заказчика 5 «ИНФОДОКУМ 2011», АПРЕЛЯ 2011

SPECIFICATION MOREQ Содержит функциональные требования к СУЭОД Схема организации и классификации дел Схема организации и классификации дел Управление доступом и безопасность Управление доступом и безопасность Хранение отбор и передача Хранение отбор и передача Захват и процесс провозглашения официальных документов Захват и процесс провозглашения официальных документов Идентификация информационных объектов Идентификация информационных объектов Поиск, извлечение и представление документов Поиск, извлечение и представление документов Административные функции Административные функции Требования к метаданным Требования к метаданным Опционные модули (управление материальными (неэлектронными) делами и документами), управление рабочими процессами, интеграция с системами управления содержимым, ЭЦП и шифрование, интеграция факса, грифы ограничения доступа и др.) Опционные модули (управление материальными (неэлектронными) делами и документами), управление рабочими процессами, интеграция с системами управления содержимым, ЭЦП и шифрование, интеграция факса, грифы ограничения доступа и др.) Справочная информация Справочная информация 6 «ИНФОДОКУМ 2011», АПРЕЛЯ 2011

«Системы электронного документооборота: анализ и выбор В предлагаемом справочно-методическом пособии содержится: информация о рынке СЭД, информация о рынке СЭД, Представлен перечень решений н а рынке; Представлен перечень решений н а рынке; Рассмотрены какие системы пользуются наибольшим спросом и почему, Рассмотрены какие системы пользуются наибольшим спросом и почему, дается информация о компаниях-разработчиках, дается информация о компаниях-разработчиках, содержится описание лучших программных продуктов и информация об отраслевом опыте внедрения систем. содержится описание лучших программных продуктов и информация об отраслевом опыте внедрения систем. Представлена также современная успешно апробированная методика выбора СЭД, при описании которой на контрольном примере поэтапно рассматривается процесс выбора СЭД. Представлена также современная успешно апробированная методика выбора СЭД, при описании которой на контрольном примере поэтапно рассматривается процесс выбора СЭД. 7 «ИНФОДОКУМ 2011», АПРЕЛЯ 2011

Методика выбора и внедрения СЭД 1. Предпроектное обследование организации-заказчика; а) Предпроектная подготовка компании к этапу автоматизации; 2. Разработка функциональных и технических требований к СЭД; 3. Присвоение весовых коэффициентов (баллов) критериям для экспертной оценки; 4. Анализ рынка программных продуктов и внедрений, первоначальный отбор решений под задачи заказчика; а) Отбор и сводный анализ СЭД; b) Тестирование СЭД; c) Интервьюирование пользователей отобранных СЭД; 5. Экспертный анализ отобранных систем; 6. Подготовка конкурсной документации; 7. Проведение конкурса; 8. Выбор СЭД и организации-поставщика; 9. Пилотный проект; 10. Аудит внедренной СЭД на предмет соответствия требованиям; 11. Внедрение и реализация СЭД в полном объеме. 8 «ИНФОДОКУМ 2011», АПРЕЛЯ 2011

Блок-схема методики внедрения СЭД 9 «ИНФОДОКУМ 2011», АПРЕЛЯ 2011

Перечень компаний и их продуктов, отобранных для анализа КомпанииСистемы DocsVisionDocsVision UpScaleSoftOptima-WorkFlow БОСС-РеферентБОСС-Референт Гранит Центр Гран-Док ИнтерТрастCompanyMedia ЛанитLanDocs Электронные Офисные Системы ДЕЛО «ИНФОДОКУМ 2011», АПРЕЛЯ 2011

Контрольный пример. Общие положения Заказчик: ООО «Эталонная компания» - производственный холдинг, группа территориально-распределённых компаний. Сложная структура компании и большой объем документооборота привели к разрозненному неконтролируемому документообороту, нарушению сроков согласования и исполнения, потерям документов. В связи с этим было принято решение о внедрение в рамках холдинга единой СЭД. Предполагаемое количество пользователей – 300 человек. Цели проекта - повышение оперативности и качества работы с документами за счет оптимизации процессов документооборота, поддержку единого внутрикорпоративного электронного документооборота, обеспечение контроля за исполнением документов и повышение исполнительской дисциплины. Сроки внедрения – до 1 года. 11 «ИНФОДОКУМ 2011», АПРЕЛЯ 2011

Контрольный пример. Задачи Регистрация входящей и исходящей корреспонденции; Согласование и регистрация организационно-распорядительной документации; Перевод внутрикорпоративного документооборота полностью в электронный вид; Управление договорами; Обеспечение контроля процедуры согласования (визирования) документов; Обеспечение контроля исполнения заданий и поручений; Поддержка маршрутов документов (workflow); Поддержка проектов документов; Обеспечение обмена документами между удаленными подразделениям компании; Поддержка возможности отслеживания местонахождения бумажной версии документа, находящегося на согласовании; Обеспечение формирования управленческой отчетности для анализа исполнительской дисциплины и работы с документами в рамках холдинга; Поддержка полнофункционального web-доступа; Обеспечение надежного хранения и оперативного доступа к единому архиву документов; Интеграция с 1С:Предприятие «ИНФОДОКУМ 2011», АПРЕЛЯ 2011

Анализ систем проводится по следующим параметрам: 1. Функциональный Функциональные возможности рассматриваемых систем (по MoReq2); Функциональные возможности рассматриваемых систем (по MoReq2); 2. Стоимостной Стоимость ПО, внедрения, поддержки 3. Неценовой Отраслевой опыт внедрения СЭД; Отраслевой опыт внедрения СЭД; Сроки выполнения работ (услуг); Сроки выполнения работ (услуг); Актуальность системы (количество обновлений в единицу времени (год)); Актуальность системы (количество обновлений в единицу времени (год)); Квалификация и репутация разработчика (поставшика); Квалификация и репутация разработчика (поставшика); Гарантии качества работ (услуг). Гарантии качества работ (услуг). 4. Тестирование Функциональные достоинства и недоработки; Функциональные достоинства и недоработки; Отсутствие значимых функциональных блоков; Отсутствие значимых функциональных блоков; Отличительные особенности систем; Отличительные особенности систем; Параметры сравнения 13 «ИНФОДОКУМ 2011», АПРЕЛЯ 2011

Соотношение стоимости лицензий + 1 год поддержки «ИНФОДОКУМ 2011», АПРЕЛЯ 2011

Увеличение стоимости СЭД за счёт отчислений на техническую поддержку «ИНФОДОКУМ 2011», АПРЕЛЯ 2011

Выбор СЭД по результатам функционального анализа «ИНФОДОКУМ 2011», АПРЕЛЯ 2011

Этапы проведения тестирования САДЭД Этапы проведения тестирования САДЭД 1. Подготовительный этап Получить демо-версии выбранных программных продуктов от разработчиков; Получить коммерческие предложения от разработчиков на поставку, внедрение и сопровождение продукта. ; Оценить функциональную полноту систем на основе данных тестирования; 2. Тестирование В ходе тестирования систем проводится их сравнение по следующим параметрам: В ходе тестирования систем проводится их сравнение по следующим параметрам: Функциональная полнота (функциональные достоинства и недоработки, отсутствие значимых функциональных блоков); Оценка простоты настройки и установки, кастомизации и и возможности развития СЭД, а также быстродействие, интерфейс и общее удобство пользования системой; Используемая платформа; Используемые технологии; Отличительные особенности систем; Оценка работоспособности технической службы разработчика; Сравнение стоимости внедрения и поддержки выбранных систем; 17 «ИНФОДОКУМ 2011», АПРЕЛЯ 2011

18

19

20

21

22

23

24

25

CMDISDV DLDOWOWБРДелоГД Средний балл 4,40,94,04,53,33,64,14,41,7 Сводная таблица результатов тестирования 26 «ИНФОДОКУМ 2011», АПРЕЛЯ 2011

Резюме Критерии оценки СУЭД должны быть комплексными и содержать не только функциональные, технические, стоимостные требования, но также и нефункциональные и неценовые требования, тестовую оценку. Сегодня наиболее актуальными становятся требования к участникам рынка и интерфейсу программного продукта. «ИНФОДОКУМ 2011», АПРЕЛЯ 2011

Благодарю за внимание! Вопросы? ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА: _