Отчет отдела по контролю и делопроизводству за 1 полугодие 2008 года

1. Задачи и функции: Основной задачей отдела по контролю и делопроизводству является осуществление документационного обеспечения работы Администрации и контроль за исполнением документов в Администрации Основные функции отдела: 1. Отдел осуществляет прием, регистрацию и передачу по назначению входящей и исходящей корреспонденции, а также передачу внутренней документации Администрации. 2. Осуществляет контроль за соблюдением сроков исполнения резолюций Мэра, заместителей главы администрации на входящей корреспонденции (если дата исполнения не установлена, то средний срок исполнения составляет от 15 дней до 1 месяца). 3. Осуществляет прием и регистрацию письменных обращений граждан. 4. Осуществляет регистрацию договоров и соглашений, заключаемых Администрацией. 5. Осуществляет обработку, регистрацию правовых актов и общий контроль за сроками их исполнения, а также обеспечивает своевременную рассылку копий правовых актов. 6. Осуществляет формирование и составление планов работы Администрации. 7. Организует проведение заседаний Административного комитета, Общерайонного собрания. 8. Ведет личные карточки граждан на приеме Мэра. 9. Разрабатывает номенклатуру дел Администрации. 10. Формирует документы в дела, подготавливает и передает в архивный отдел дела постоянного срока хранения.

2. Состав отдела по контролю и делопроизводству С 11 июня 2008 года отдел состоит из 3 человек: Начальник отдела Главный специалист Старший инспектор

Задачи отдела на 2008 год На 2008 год перед отделом поставлены для решения следующие задачи: Учет документов; Оптимизация поиска документов и правовых актов; Обеспечение открытости и доступности муниципальных правовых актов; Организация контроля исполнения служебной документации; Повышение эффективности работы структурных подразделений Администрации по реализации полномочий органов местного самоуправления Шелеховского района; Организация анализа и оценки результатов работы.

Работа отдела строится в соответствии с поставленными целями и задачами, за 1 полугодие 2008 года достигнуты следующие результаты Ведется работа с ОАО «Центр компьютерных разработок» по обновлению и систематизации автоматизированной системы «Кодекс», в рамках этой работы обновлены программы «Кодекс – служебная корреспонденция», «Кодекс – обращения граждан», «Кодекс – система регистрации документов»; Планы работы Администрации Шелеховского муниципального района составляются и рассылаются своевременно, что позволяет повышать эффективность работы и взаимодействие между органами местного самоуправления Шелеховского района и органами государственной власти. Отчеты о работе отдела и отчеты по обращениям граждан также подготовлены своевременно, что позволяет проводить анализ и оценку результатов работы отдела.

Проблемы, которые необходимо решать Несвоевременная подготовка структурными подразделениями Администрации документов, для рассмотрения на заседаниях Административного комитета; На общем фоне повышения исполнительской дисциплины, существуют факты недостоверной информации, представленной в отдел по контролю и делопроизводству об исполнении служебной корреспонденции; Несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству. Все перечисленные проблемы поставлены для решения перед сотрудниками отдела на 2 полугодие 2008 года.

Документооборот Администрации Шелеховского муниципального района за 1 полугодие 2008 года и аналогичные периоды 2006,2007 годов

Документооборот Администрации Шелеховского муниципального района за 1 полугодие 2008 года, и аналогичные периоды 2006,2007 годов

Правовые акты Администрации Шелеховского муниципального района за 1 полугодие 2008 года, и аналогичные периоды 2006,2007 годов

Регистрация договоров, соглашений в Администрации Шелеховского муниципального района за 1 полугодие на 2008 года, и аналогичный период 2007 года

Организация документационного обеспечения работы Администрации Шелеховского муниципального района Структурное подразделение Количество служебной корреспонденции, поступившей в структурные подразделения через отдел по контролю и делопроизводству Управление по распоряжению муниципальным имуществом742 Правовое управление286 Финансовое управление227 Управление по экономике255 Отдел здравоохранения176 Отдел потребительского рынка162 Управление образования, молодежной политике и спорта143 Отдел по контролю и делопроизводству129 ГО и ЧС129 Отдел по работе с представительными органами власти127 Бухгалтерия83 Отдел по градостроительной деятельности62 Отдел управления персоналом61 Отдел СМИ61 АХО23 Отдел культуры20 Отдел моб. подготовки17 Отдел информационных технологий14 Архив11

Организация контроля исполнения служебной документации по вторникам информация представляется на планерное заседание Мэрупо вторникам информация представляется на планерное заседание Мэру по средам выдается напоминание структурным подразделениям по корреспонденции находящейся на исполнениипо средам выдается напоминание структурным подразделениям по корреспонденции находящейся на исполнении пятница-понедельник –закрытие документовпятница-понедельник –закрытие документов

Общее количество запросов – 557 документов, из них со сроком исполнения от 1 до 15 дней - 169

Рассылка муниципальных правовых актов за 1 полугодие 2008 года В Областную администрацию В прокуратуру г.Шелехова В Центральную городскую библиотеку В Книжную палату Иркутской области

Организация планирования работы Администрации Шелеховского муниципального района В целях повышения эффективности работы структурных подразделений Администрации Шелеховского муниципального района по реализации полномочий ОМСУ Составление ежемесячных планов работы Администрации (январь-июль 2008г.)Составление ежемесячных планов работы Администрации (январь-июль 2008г.) Организация и проведение (рассылка материалов, организация проведения заседания, ведения протокола) 6 заседаний Административного комитета, общерайонного собранияОрганизация и проведение (рассылка материалов, организация проведения заседания, ведения протокола) 6 заседаний Административного комитета, общерайонного собрания

В течении отчетного периода отделом подготовлено: 6 распоряжений Мэра Шелеховского муниципального района;6 распоряжений Мэра Шелеховского муниципального района; 3 постановления Мэра Шелеховского муниципального района;3 постановления Мэра Шелеховского муниципального района; Проведена обработка правовых актов общего пользования (размещение на информационном портале Администрации);Проведена обработка правовых актов общего пользования (размещение на информационном портале Администрации); Направлено для опубликования в «Шелеховский вестник» -52 правовых акта;Направлено для опубликования в «Шелеховский вестник» -52 правовых акта; Подготовлены перечни правовых актов в правовое управление для блокировки в базе данных «Кодекс»- 2 раза в месяц;Подготовлены перечни правовых актов в правовое управление для блокировки в базе данных «Кодекс»- 2 раза в месяц; Внесены в оригинал правовых актов и карточку учета документа в компьютерной базе данных «Кодекс» сведения о внесении изменений в правовой акт, отметки об опубликованииВнесены в оригинал правовых актов и карточку учета документа в компьютерной базе данных «Кодекс» сведения о внесении изменений в правовой акт, отметки об опубликовании

За отчетный период в отделе по контролю и делопроизводству Администрации Шелеховского муниципального района зарегистрировано 301 обращение граждан: 180 обращений - вопросы выделения земельных участков под индивидуальное жилищное строительство, оформление прав собственности на землю, аренда земельных участков, определение местоположения земельных участков. Все земельные вопросы рассматриваются на заседаниях земельной комиссии с вынесением определенного решения, которое доводится до сведения граждан в виде уведомлений, либо готовятся соответствующие правовые акты Мэра;180 обращений - вопросы выделения земельных участков под индивидуальное жилищное строительство, оформление прав собственности на землю, аренда земельных участков, определение местоположения земельных участков. Все земельные вопросы рассматриваются на заседаниях земельной комиссии с вынесением определенного решения, которое доводится до сведения граждан в виде уведомлений, либо готовятся соответствующие правовые акты Мэра; 27 обращений – по предоставление мест в детских дошкольных образовательных учреждениях, оказание материальной помощи, и другие;27 обращений – по предоставление мест в детских дошкольных образовательных учреждениях, оказание материальной помощи, и другие; Также отделом регистрируются обращения граждан, поступившие по электронной почте – 31 обращение, срок рассмотрения данных обращений от 3 до 5 дней. На все вопросы, поступившие в Интернет- приемную, даны ответы разъяснительного характера;Также отделом регистрируются обращения граждан, поступившие по электронной почте – 31 обращение, срок рассмотрения данных обращений от 3 до 5 дней. На все вопросы, поступившие в Интернет- приемную, даны ответы разъяснительного характера;

Письменные обращения граждан поставленные на контроль в 1 полугодии 2008 года Социальное обеспечение-5 63 обращения Обеспечение жилыми помещениями-5 Вопросы коммунального хозяйства-13 Землепользование- 7 Здравоохранение - 9 Общественный порядок -1 Работа пассажирского транспорта-3 Другие вопросы-20

Анализ решения обращений граждан, поставленных на контроль Положительно Даны разъяснения Находятся в работе отказано

Личный прием Мэра Шелеховского муниципального района (93 человека по 96 вопросам) вопросКол-во Жилищные вопросы21 Оказание материальной помощи2 Выделение земельных участков36 Вопросы электроснабжения5 Выделение леса для строительства2 Выделение путевки в детский сад2 Об укреплении берега с. Олха2 О загрязнении окр. среды2 трудоустройство2 Оформление документов на земельные участки6 О приобретении магазина1 личный1 Предложение о сотрудничестве1 Отсыпка дороги, благоустройство3 Вопросы социального характера3 О выборах1 Работа пассажирского транспорта1 О работе МУ ШЦРБ1 разное4

Анализ решения по личному приему граждан Положительно Даны разъяснения Находятся в работе отказано

Показатели эффективности работы отдела по контролю и делопроизводству за 1 полугодие 2008 года 1. Учет и сохранность документов; 2008 г. –100% 1 полугодие 2008 года – 100% 2. Оптимизация поиска входящих и исходящих документов в электронном журнале документов; 2008 г. –100% 1 полугодие 2008 года – 100% 3. Сокращение количества служебных документов, исполненных с нарушением срока; 2008 г. –95% 1 полугодие 2008 года – 85% 4. Своевременное и качественное рассмотрение письменных и устных обращений граждан: - снижение количества обращений, рассмотренных с нарушением срока 2008 г. –95% 1 полугодие 2008 года – 91% - своевременное исполнение поручений по устным обращениям граждан 2008 г. –100 % 1 полугодие 2008 года – 95%

5. Соблюдение сроков предоставления материалов на заседания Административного комитета структурными подразделениями Администрации; 2008 г. –90 % 1 полугодие 2008 года – 69 % 6. Мониторинг соблюдения договорных обязательств, по договорам заключенным Администрацией; 2008 г. –100% 1 полугодие 2008 года – 100% 7. Обеспечение открытости и доступности муниципальных правовых актов; 2008 г. –100% 1 полугодие 2008 года – 100% 8. Соблюдение сроков за своевременным предоставлением планов работы структурными подразделениями Администрации; 2008 г. –100% 1 полугодие 2008 года – 92% 9. Соблюдение сроков за своевременным предоставлением отчетов о работе структурными подразделениями Администрации; 2008 г. –100% 1 полугодие 2008 года – 60%