Проблемы и инструменты управления проектами Управление коммуникациями Старший преподаватель кафедры Управления проектами Клименко Оксана Алексеевна Магистратура 1 курс 2011

Литература PMBoK 4.0 (PMI), 2008 ICB 3.0 (IPMA) НТК (СОВНЕТ), 2010 Товб А.С., Ципес Г.Л. Проекты и управление проектами в современной компании. Учебное пособие. – М.: ЗАО «Олимп-Бизнес», Управление проектами. Справочник для профессионалов под ред. Проф. А. В. Цветкова, проф. В.Д. Шапиро, 2010 Мишин А.С. Проектный бизнес, 2006 Рыбаков М. Ю. Как навести порядок в своем бизнесе. Практикум, 2010 Freeman, R.E. 1984, Strategic Management: A stakeholder approach. Boston: Pitman. Andrew L. Friedman, Samantha Miles. Stakeholders: Theory and Practice, 2006 Bourne L. Project Relationship and the Stakeholder Circle. South Melbourne: Stakeholder management Pty Ltd., 2006 Thomas Mcphail, Global Communications: Theories, Stakeholders and Trends, 2005 Joan Ross Frankson, Gender Mainstreaming in Information and Communications: A reference manual for Governments and other stakeholders (Gender Management System), 2007 Стивен Кови, Восьмой навык, 2007 Рассел Д. Арчибальд, Управление высокотехнологичными программами и проектами, 2004 Стивен У. Фландерс, Джинжер Левин Навыки работы с людьми для менеджеров проектов, 2004 Интернет – источники:

План Тема 1. Основные понятия и термины в управлении коммуникациями Тема 2. Заинтересованные стороны (участники, стейкхолдеры) в проекте Тема 3. Совещания как форма коммуникации в проекте Тема 4. План управления коммуникациями в проекте

Тема 1. Основные понятия и термины в управлении коммуникациями

Определение коммуникации Коммуникации - (лат. communicatio - сообщение, передача) - смысловой и идеально-содержательный аспект социального взаимодействия. Основная функция - достижение социальной общности при сохранении индивидуальности каждого ее элемента

Структура коммуникации предполагает наличие 1) двух участников - коммуникантов, наделенных сознанием и владеющих нормами некоторой семиотической системы, например, языка; 2) ситуацию (или ситуации), которую они стремятся осмыслить и понять; 3) тексты, выражающие смысл ситуации в языке или элементах данной семиотической (знаковой) системы; 4) мотивы и цели, делающие тексты направленными, т.е. то, что побуждает субъектов обращаться друг к другу; 5) процесс материальной передачи текстов.

Виды коммуникаций По типу отношений между участниками: –межличностная, –публичная, –массовая По типу используемых средств: –речевая, –паралингвистическая (жест, мимика, мелодия), –вещественно-знаковая (текст)

Виды коммуникаций По отношению к проекту: –Внутренняя (команда проекта) –Внешняя (СМИ) По отношению между участниками: –Формальная (отчет, приказ) –Неформальная (переговоры, дискуссии, ) По иерархической структуре: –Вертикальная (отчет, приказ) –Горизонтальная (сбор и передача исходных данных)

Виды коммуникаций По взаимодействию: –Официальная (годовой отчет, раскрытие информации) –Неофициальная (переписка) По способу передачи: –Письменная –Устная По каналам передачи и восприятия: –Вербальная (речь) –Невербальная (поза, мимика, жесты) По открытости (доступности): –Конфиденциальная –Не содержащая коммерческую тайну

Управление коммуникациями в проектах Коммуникации проекта – это эффективный обмен информацией между участниками проекта. Управление коммуникациями проекта – раздел управления проектами, включающий задачи и процедуры, необходимые для обеспечения потребностей участников проекта (НТК). Управление коммуникациями - раздел управления проектами (область знаний), определяющий процессы, связанные с обеспечением своевременного и соответствующего формирования, сбора, распространения, хранения и конечного распределения проектной информации (PMBoK).

Значение коммуникаций Важный фактор успеха проекта (удовлетворение интересов всех участников проекта) Обеспечение ясной, четкой и достоверной информацией участников проекта, программы, портфеля Обеспечение эффективного взаимодействия в проекте

Этапы работы с информацией Сбор Анализ и обработка Распределение Передача Получение обратной связи (результата) Корректировка/сбор новой информации

Тема 2. Заинтересованные стороны (участники, стейкхолдеры) в проекте

Заинтересованные стороны проекта (Stakeholders) – физические лица или группы лиц, юридические лица и или компании и их объединения, а также органы власти всех уровней и/или их унитарные предприятия и организации, заинтересованные в осуществлении проекта, либо находящиеся под воздействием проекта. Заинтересованные стороны могут быть как непосредственно вовлечены в осуществление проекта, так и косвенно воздействовать на него, или, наоборот, осуществление проекта может влиять (позитивно или негативно) на их интересы.

Стейкхолдеры (теория Фримана, 1984) Firm Owners Financial community Activist groupsCustomers Customer advocate groups UnionsEmployeesTrade associates Competit- ors SuppliersGovern-mentPolitical groups

Заинтересованные стороны (участники проекта, стейкхолдеры) Менеджер проекта, управляющий проектом (Project Manager) – лицо, ответственное за управление проектом и результаты его осуществления. Команда проекта (Project Team) – Специфическая организационная структура, совокупность отдельных лиц, групп и/или организаций, привлеченных к выполнению работ проекта и ответственных перед руководителем проекта за их выполнение. Создается целевым образом на период осуществления проекта. Включает также всех внешних исполнителей и консультантов. Команда управления проектом (Project Management Team) – Специфическая организационная структура, возглавляемая руководителем (главным менеджером) проекта и создаваемая на период осуществления проекта. В мелких проектах эта команда может включать в себя практически всех членов команды проекта. Организационная структура проекта (Organizational Breakdown Structure) – наиболее соответствующая проекту временная организационная структура, включающая всех его участников и создаваемая для успешного достижения целей проекта. Постоянная (родительская, головная, материнская) организация – предприятие или организация, внутри которой возник проект и в интересах которой он осуществляется. В отличие от временной организационной структуры проекта, головная организация является постоянной организацией.

Структура команды проекта Высшее руководство компании Проектный комитет Куратор проекта Менеджер проекта Руководитель функциональной области (финансы) Руководитель функциональной области (персонал) Главный инженер проекта (ГИП) Проектный офис и/или администратор проекта ИсполнителиПодрядчикиСубподрядчики Команда управления проекта Команда проекта

Окружение проекта Окружение проекта (Project Environment) – среда проекта, порождающая совокупность внутренних и внешних сил, которые способствуют или мешают достижению целей проекта. Выделяют ближнее и дальнее окружение.

Менеджер проекта Заказчик Балансодержатель Функциональный заказчик Инвестор Конечные пользователи Подрядчики Субподрядчики Контракторы Исполнители Государство Чиновники Общественные организации «Зеленые» и т.д. Семьи участников Профсоюзы и т.д. Акционеры компании Высшее руководство компании Подразделения компании Функциональные менеджеры и т.д. Заинтересованные стороны (стейкхолдеры) проекта

Каждый участник управляет «своим» проектом Инвестор - инвестиционный проект Заказчик – проект по созданию и сдаче в эксплуатацию актива Подрядчик – проект по выполнению работ Балансодержатель – ведет проектный учет и эксплуатирует созданный актив Проект Инвестора (инвест. проект) Проект Заказчика Проект подрядчика Деятельность балансодержателя

Управление стейкхолдерами Ключевые вопросы: Кто является участником моего проекта? Каковы цели/интересы каждого участника? Кто поддерживает проект, а кто препятствует его реализации? Кто имеет сильное влияние на проект? Алгоритм управления стейкхолдерами: Выявление заинтересованных сторон Выявление интересов стейкхолдеров Оценка их влияния/отношения Ранжирование/приоретизация План коммуникации и взаимодействия Реализация Плана, контроль, анализ, внесение изменений Подведение итогов… … Выявление заинтересованных сторон и т.д.

Факторы, влияющие на состав стейкхолдеров Тип, вид проекта Масштаб проекта Сложность проекта Стадия управления проектом Фаза жизненного цикла проекта

Задачи менеджера проекта Определить роли участников Определить их функции Определить полномочия Обязанности и области ответственности Разработать и утвердить правила взаимодействия (регламент)

Группировка стейкхолдеров Стороны, связанные с проектом и/или с его конечными результатами имущественными или финансовыми интересами Стороны, привлеченные к проекту на определенные виды работ на основе контрактов Стороны, являющиеся будущими конечными потребителями, а также вовлекаемые в производство конечной продукции (услуг) Стороны, от решений (разрешений, согласований) которых зависит осуществление проекта Стороны, испытывающие дополнительную нагрузку или, наоборот, ее снижение

Практическое задание 1 Определите специфические характеристики управления проектами с позиций разных заинтересованных сторон Стороны: Инвестор, Заказчик, Руководитель и команда проекта, Генконтрактор (Генподрядчик), Поставщик, Регулирующие органы Характеристики: Ожидания (интересы), Видение проекта, Цель в проекте, Критерии, Ограничения, Стратегия, Основные риски, Основные инструменты УП

Специфические характеристики управления проектами с позиций разных заинтересованных сторон Ожи- дания Видение проекта Цель в проекте КритерииОгра- ниче- ния Стра- тегия Осн. риски Осн. инстру- менты УП Возврат вложений с максим. возможно й прибылью Процесс движения денег, динамика в центрах затрат и доходов Получе- ние прибыли путем инвести- рования проекта Максими- зация прибыли Объемы средств Сроки Кре- дитные ставки Планиров ание Контроль Прогноз Регулиров ание ден. потоков в проекте Не- возврат кредитов Недопо- лучение прибыли План по вехам Бизнес – план Бюджет План финанси- рования Сводная отчетность Готовый продукт, принося- щий прибыль Процесс создания продукта Конкурент но способ- ный продукт, принося- щий опред. прибыль Минимум отклоне- ний по конфигу- рации и качеству продукта Конфигу- рация и качество продукта Сроки Бюджет Обеспе- чение выполне- ния функций Заказчика с соблю- дением его выгод в проекте Низкое качество продукт а Наруш. сроков Превыш. стои- мости Комплексн. укрупненный план Мониторинг Управление конфиг. и изменениями Текущая отчетность Оптимизация налогов И н в е с т о р З а к а з ч и к

Специфические характеристики управления проектами с позиций разных заинтересованных сторон Ожи- дания Видение проекта Цель в проекте КритерииОгра- ниче- ния Стра- тегия Осн. рискиОсн. инстру- менты УП Удовлетвор ение ожиданий клиента и остальных заинтерес. сторон Макси- мальные бенефиты для команды Приглаше- ние в следующие проекты Процесс управле- ния созда- нием продукта Результат требуемого качества, в срок, в рамках бюджета. Удовлетво- рение клиента и команды Показатели соответ- ствия стратегии и ожиданиям клиента и команды проекта (продукт, сроки, бюджет, качество, бенефиты) Стандарт УП Резуль- таты Качество Сроки Бюджет Другие условия контракт а и этики Выпол- нение в полном объеме устан. профес. УП с соблю- дением интересов клиента и команды проекта Низкий уровень взаимо- понимания, взаи- модействия Не должное выполнение обязательств рук-ва и стейкхол- деров Большой объем изменений Корпора- тивный стандарт и лучшие практики УП Руководитель и команда проекта

Специфические характеристики управления проектами с позиций разных заинтересованных сторон Ожи- дания Видение проекта Цель в проекте КритерииОгра- ничения Стра-тегияОсн. риски Осн. инстру- менты УП Успеш- ная продажа проекта Процесс выпол- нения работ по проекту Выполне- ние обяза- тельств по проекту с максим. для исполни- теля пользой Мини- мизация произв. потерь при соблю- дении требова- ний и условий контракта Условия контракта и технич. требова- ния на выполне- ние работ и их бесопас- ность Детальное планиро- вание и оперативное управление выполне- нием работ с соблю- дением требований контракта и интересов исполни- телей Высокая себесто- имость работ Низкая квали- фикация рабочих Низкое качество работ Срыв сроков Высокий уровень травма- тизма Детальный план Оперативный учет, отчетность и регулирование выполнения Оптимизация налогов Г е н к о н т р а к т о р

Специфические характеристики управления проектами с позиций разных заинтересованных сторон Ожи- дания Видение проекта Цель в проекте КритерииОгра- ничения СтратегияОсн. риски Осн. инстру- менты УП Зарабо- тать на постав- ках Процесс обеспе- чения поставок по контрак- там Обеспе- чение нужных поставок, в нужном месте, в нужное время по пра- вильной цене. Мини- мизация рисков и потерь Максими- зация выгоды Специ- фикации, сроки, цены и место поставок Оптими- зация управле- ния процессом поставок и закупок с соблю- дением интересов клиента и постав- щика Несвоев ремен- ность поставки Высокая себе- стои- мость и возм. штрафы План поставок Контракты на закупки и поставки Мониторинг и контроль П о с т а в щ и к

Специфические характеристики управления проектами с позиций разных заинтересованных сторон Ожи- дания Видение проекта Цель в проекте КритерииОгра- ничения Стра-тегияОсн. риски Осн. инстру- менты УП Решить пробле мы в пре- делах своих полно- мочий и собрать налоги в бюджет Процесс осущест- вления разреши- тельных и фискаль- ных функций, выполне- ния регио- нальных требова- ний и условий к проекту Разре- шить вопросы проекта и условия его выполне- ния с макси- мально возм. выгодой для террито- рии и госу- дарства Максими- зация сбора налогов Оптимиза- ция выгод и потерь для терри- тории Требова- ния законода тельных и норма- тивных актов Активное участие в проекте для оказания содействия в рамках властных полномочий и соблюдения госуд. интересов Невы- полне- ние соци- альных и эколог. требова ний Недопо- лучение налогов Нару- шение нало- говой дисци- плины План социально – экономич. развития зоны влияния проекта Бюджет Нормативные акты План налогообло- жения Санкции Регулирующие органы

Выявление интересов СтейкхолдерыИнтересы/цели в проекте Требования проекта к стейкхолдеру Инвестор?? Руководитель проекта Гос. экспертиза

Приоретизация стейкхолдеров Методы: –Экспертный (эксперты в данной области, ТОП и миддл менеджеры компании, менеджеры проектов – аналогов, внешние консультанты, профессиональные и отраслевые ассоциации) Форматы: –Индивидуальный (опросы, интервью, анкетирование) –Групповой (фокус-группы, «мозговой штурм»)

Матрица стратегических ориентиров Keep satisfiedManage closely Monitor (minimum effort) Keep informed ВЛИЯНИЕВЛИЯНИЕ ЗАИНТЕРЕСОВАННОСТЬ

Матрица стейкхолдеров 1.Отношение к проекту: позитивное, нейтральное, негативное 2.Влияние на проект: слабое, среднее, сильное

Практическое задание 2 Проект по строительству головного участка скоростной автомагистрали обеспечит новый скоростной подъезд к аэропорту Шереметьево и к городам Химки, Долгопрудный, Зеленоград, снизит транспортные издержки и затраты времени, разгрузит проходящий по Химкам участок существующей автодороги Москва-Петербург, который станет дублирующим (альтернативным) маршрутом для бесплатного проезда Стейкхолдеры: Активисты - экологи «против незаконной вырубки леса» Подрядчик строительства «Теплотехник» - «за реализацию проекта» Заказчик по Ген.контракту ФГУ «Дороги России» - «Не знали, что вырубка незаконна» Лесники местного лесничества – «нейтралитет» Разработайте матрицу стейкхолдеров проекта

Разделы плана управления стейкхолдерами СтейкхолдерСтратегия «как есть» Стратегия «как должно быть» ДействияДокументыРезультат МПKeep satisfied -1…. 2…. 1.Система мотивации 2…… 1….. 2….. Администра- ция района -Изменяем отношение из ____ в _________ 1… 2…. 1….. 2….. 1….. 2…… Стратегия «как есть» - оставляем без изменений Стратегия «как должно быть» - изменяем отношение (заинтересованность и/или влияние)

Тема 3. Совещания как форма коммуникации в проекте

Виды совещаний Отчетные и текущие Плановые и внеплановые По одному проекту, программе, пулу проектов и/или программ, по портфелю в целом Традиционные и виртуальные

Частота совещаний в течение ЖЦ проекта Частот а совеща ний / Интенс ивност ь коммун икаций КонцепцияРазработкаРеализацияЗавершение

Этапы Подготовка (график, повестки, сбор и подготовка материалов, презентации, чек- лист, помещение и оборудование) Проведение (роли, протокол, принятие решений, сроки, отв.) Исполнение решений (протокол, материалы, отчеты по исполнению) Контроль исполнений решений (сроки, отв., форма контроля)

Система совещательной деятельности Роли и участники Комитеты и подкомитеты (комиссии) Организационное обеспечение Техническое обеспечение Документационное обеспечение

Этапы работы совещаний Подготовка Определить цель совещания Тщательно продумать перечень участников Заранее оповестить всех участников Разработать повестку дня с указанием тем и времени выступлений Предварительно распространить среди участников повестку и материалы

Этапы работы совещаний Проведение Начинать вовремя, даже если присутствуют не все участники Назначить ответственного за регламент Вести протокол совещания Если нет полномочных лиц, снять вопрос с обсуждения Подводить итоги, формировать перечень мероприятий с ответственными и сроками Заканчивать всегда вовремя! Отслеживать исполнение решений

Пример повестки совещания Обзор повестки и целей совещания, роли присутствующих Статус проекта, обзор решений, принятых на предыдущем совещании Результаты работы проектной команды на данный момент. Рекомендации Изменения в планах: объем работ, необходимые ресурсы, затраты, спецификации Представление и согласование детальных планов на предстоящий период Определение дальнейших шагов (следующее совещание и т.п.) Резюмирование итогов и принятых решений

Этапы работы совещаний По итогам совещания Подготовить протокол совещания: ключевые моменты и принятые решения Разослать протокол всем заинтересованным сторонам, в отдельных случаях – ознакомить под роспись Проинформировать членов команды, которые не смогли присутствовать Внести соответствующие изменения в документы проекта, ознакомить с ними все заинтересованные стороны

Особенности виртуальных совещаний ХарактеристикиТрадиционное совещание в офисе Виртуальное совещание по интернету Коммуникации участников на совещании Есть непосредственный зрительный контакт Нет непосредственного зрительного контакта Возможность отслеживать реакцию, эмоции на сообщения Видим реакцию людей на происходящее на совещании Не видим реакции, отсутствует возможность отслеживать эмоции Наличие технических средств и их основная функция Функция дополнительная (помогают воспринимать информацию, например, слайды на проекторе) Функция основная (обеспечивают коммуникации через Интернет

Особенности виртуальных совещаний Неполадки, связанные с техническими средствами и их влияние на ход совещания Влияние не сильное (отказал проектор – можно смотреть информацию по заранее распечатанным бумажным документам) Влияние на ход очень сильное (подвел Интернет – связь прервалась, совещание может быть сорвано) 5.5. Наличие помещенияУчастники на время совещания территориально сосредоточены в одном помещении Участники на время совещания территориально удалены друг от друга

Практической задание 3 Совместно российско-автралийское предприятие: виртуальные еженедельные совещания в режиме скайп-конференции. Не было единой повестки дня, и каждый говорил о своем, о «наболевшем». Не был выделен человек, который бы вел собрание, поэтому все старались высказать свое мнение, перебивали друг друга. В процессе двое или более человек начинали говорить одновременно, а разговор по Интернету имеет такую особенность: пока один говорит, нужно время (в пределах секунд) на то, чтобы дослушать. И только после этого можно говорить следующему. Среди участников были люди, не знавшие английского, и то, что говорили иностранцы, им было не понятно. Те же, кто говорил на обоих языках, переводить не успевали. Не фиксировали то, о чем удалось договориться, то есть итоги совещания. То, о чем договорились, не выполнялось и оставалось просто «на словах». На следующем совещании все повторялось – возвращались к тому, что не сделано, плюс наслаивались новые оперативные задачи. Разработайте Правила подготовки и проведения совещаний для компании

Правила проведения виртуальных совещаний Приглашение на совещание высылается всем участникам, ответ о принятии/отклонении приглашения высылается организатору через Outlook Все участники обязаны начинать вовремя. Подключение к Интернету, настройки и тестовые звонки осуществляются участниками заранее ДО начала совещания. Во время совещания строго придерживаться Повестки. Будьте профессиональны, вежливы, слушайте, не перебивая. Говорите по очереди. Организатор совещания (meeting organizer) отвечает за соблюдение временных рамок и регламента, и только он имеет право перебить и остановить участника, чтобы передать слово следующему. Для каждого совещания организатор совещания готовит Повестку, Протокол и обеспечивает рассылку всем участникам. По получении Протокола все участники обязаны согласовать: принять или внести свои предложения, дополнения и замечания и выслать организатору, после чего организатор обязан выслать согласованный Протокол участникам для исполнения. Решения согласованного Протокола являются обязательными к исполнению всеми участниками совещания.

Тема 4. План управления коммуникациями в проекте (План коммуникаций)

Коммуникационные потребности участников Участник коммуникации (стейкхолдеры) Информационные потребности ИнвесторОтчет план – факт выполнения бюджета, прогноз NPV, IRR, PI Генеральный директор

Сравнение информационных носителей Форма информацио нного носителя НадежностьТочностьУровень искаже ний «Человеческий фактор» Устная Низкая Высокий Письменная ВысокаяСредняяСредний Электронная СредняяВысокаяНизкий

Основные модели документооборота Форма осуществлени я коммуникаций Консервативная модель «Современная модель» «Неделовая» Устная 15% 65% Письменная 65%20% Электронная 20%65%15%

Плюсы и минусы моделей Модельее «+» для моего проектаее «-» для моего проекта

Документы и другие средства коммуникаций в проекте Документы проекта (Устав, План по вехам, график, матрица ответственности и др.) Планы работ Письменные отчеты Сводные таблицы Копии документов Техническая документация Картотеки и справочники Базы данных Электронные средства групповой работы (MS Project Server, etc.) …

Определение документов и других средств коммуникации Информация (документ) ПолучательОтправитель

Основные разделы Плана коммуникаций Отправитель Получатель Средство коммуникации (что) Частота Способ/вид коммуникации (как) Ожидаемый результат/сроки

Спасибо за внимание! Оксана Алексеевна КлименкоМоб. тел. +7 (916)