Event Management Introduction Irina Mirolyubova

Confidential2 Мероприятия Какова основная цель проведения мероприятия? Что такое маркетинговое мероприятие? По Котлеру: Маркетинговое мероприятие – это мероприятия, устраиваемые для того, чтобы донести до целевой аудитории конкретные сообщения. Маркетинговое мероприятие – это мероприятие для стимулирования ажиотажного спроса на определенные категории продукта. Данная услуга предназначена для продвижения продуктов, брендов или услуг на высококонкурентных рынках, которые характеризуются значительным снижением отдачи от традиционных методов продвижения (реклама, PR).

Confidential3 Плюсы и минусы Плюсы Вы сами выбираете своих потенциальных клиентов. Вы сами выбираете удобные для Вас время и место проведения акции. Ваше мероприятие не подвержено влиянию конкурентов. Все внимание направлено только на Вас. Минусы Во время проведения семинара практически невозможно добиться моментального коммерческого результата. Очень важно: подведение итогов мероприятия Мероприятие - самый эффективный маркетинговый инструмент для ИТ-рынка

Confidential4 Как сделать мероприятие Не менее чем за 6 месяцев Тема мероприятия Целевая аудитория Бюджет Определение команды Поиск и бронирование зала Формат мероприятия

Confidential5 Как сделать мероприятие Не менее чем за 3 месяца 1. Дизайн Основная концепция баннеры, бейджи, флажки, форма для Event Team) Техническая часть 2. Дополнения к программе 3. PR 4. Веб-сайт За 4-6 недель 1. Приглашения 2. Схема приглашения 3. Пакеты инф. Материалов За 3 недели 1. Event team 2. Регистрация 3. Транспорт 4. Проведение мероприятия 5. Event follow-up

Confidential6 3 стадии подготовки мероприятия 1. Планирование 2. Координация 3. Анализ

Confidential7 Планирование мероприятия за 6 мес. до мероприятия 1. Решение о том, что вам нужно провести мероприятие; Посмотрите календарь Принимайте решение не позднее чем за полгода 2. Определите тематику; 3. Определите целевую аудиторию; Очень важно четко сегментировать аудиторию. Важно не количество, а качество. Основная классификация: BDM = Business Decision Maker TDM = Technical Decision Maker (Начальник ИТ-департамента) IT-Pro = IT Professional Определите количество человек. 4. Каким вы располагаете бюджетом? 5. Назначьте членов виртуальной команды; Контент–менеджер; Менеджер по логистике; PR менеджер; Менеджер по работе с партнерами, пр.

Confidential8 Подготовка мероприятия за 6 мес. до мероприятия 6. Определите дату мероприятия; Посмотрите календарь во избежание пересечений 7. Найдите и забронируйте зал; 8. Определите формат мероприятия; 9. Определите брендинг мероприятия и основной дизайн: Определите агентство, с которым вы будете работать; Поставьте агентству задачу о подготовке мероприятия. 11. Организуйте сайт мероприятия; Сайт обязательно должен быть максимально информативным Должен состоять из: 1. Главной страницы; 2. Страницы регистрации; 3. Программы мероприятия; 4. Пр.

Confidential9 Приглашение Приглашение должно содержать: Что? (Название семинара и его темы) Когда? (Дата, день недели, время начала семинара и его продолжительность) Где? (Адрес и как добраться – нужно подумать о тех, кто приедет на машине, и общественным транспортом) Докладчики; Для кого семинар (Четко указанная аудитория); Чем полезно для аудитории посетить семинар. Можно дополнительно указать: какие материалы получат участники семинара; Дресс-код.

Confidential10 Отправка приглашения 1. Составить список рассылки и согласовать его с менеджерами по продажам; 2. Составить график рассылки приглашений; Чем выше должность приглашаемого, тем раньше должно быть отправлено приглашение; Оптимально отправлять приглашение за 4-6 недель; Если указывать в приглашении, что количество мест ограничено, регистрироваться на мероприятие будут быстрее; 3. Регистрация на мероприятие + подтверждение регистрации. Форма регистрации должна быть краткой но емкой; Попробуйте сначала сами заполнить регистрационную форму; 4. Ежедневный контроль регистрации Необходимо продумать, что вы планируете делать в случае «недо- регистрации», «пере-регистарции», заложить соответствующую статью в бюджете; 5. За день мероприятия или на кануне обязательно напомнить о мероприятии (звонок, , пр.)

Confidential11 Подготовка мероприятия - формат Чем короче, тем лучше; Место мероприятия: Должно зависеть от аудитории, которую вы приглашаете; Должно быть удобно добираться; Место должно быть статусное; Предусмотрите указатели, чтобы место легко было найти Помещение: Докладчика должно быть хорошо видно и слышно; Слишком темное и слишком теплое помещение – идеальные условия для дремоты; Оформление: Баннеры, флаги с логотипом компании, мобильные стенды, флажки на столы, плакаты с изображением продукта; Текста должно быть мало, но он должен быть емким м запоминаться.

Confidential12 Подготовка мероприятия - формат Оборудование: Экран; Проектор; Компьютер, с которого читается презентация; Запасной компьютер; Микрофоны (сколько, какие); Перевод (если нужно). На случай, если выступающие читают презентации со своих компьютеров, желательно иметь презентацию на диске и ли на USB-драйве Питание: Сытый клиент = довольный клиент

Confidential13 Раздаточные материалы Предусмотрите раздаточные материалы; Раздаточные материалы можно: Раздавать при регистрации; Положить на стул (или на стол) участнику; Разложить на специально предусмотренных для этого столах. Предусматривайте раздаточный материалы %; Раздаточные материалы обязательно должны включать: 1. Программу мероприятия; 2. Материалы о продуктах/технологиях, которым посвящен семинар; 3. Презентации в распечатанном виде или на CD; 4. Блокнот для записей (если у Вас нет распечатанных презентаций); 5. Ручку; 6. Анкету участника семинара; Анкету 7. Упаковка раздаточного материала. Если вам необходимы материалы по продуктам и технологиям Microsoft, обращайтесь в Microsoft Раздавайте призы за анкету

Confidential14 Подготовка мероприятия – последние штрихи Докладчики – основа успешной конференции; Репетиции; Оценки в анкетах; Предусмотрите бейджи для участников конференции; Event team: Четко прописанный сценарий для event-team; Event-team – лицо вашего мероприятия и первое впечатление клиента; Регистрация; Электронная или ручная? (привлеките технического спонсора) Не создавайте очередь!!! Предусмотрите транспорт, если он нужен; Продумайте дополнения к программе; Креатив очень в цене; Не забудьте печать для командировок!

Confidential15 Координация Накануне прозвоните всех партнеров; Пошлите римайндер докладчику; Придите заранее; Проверьте технику, оформление; Не забудьте списки регистрации! Проверьте, можете ли вы самостоятельно по указателям найти зал, найти кофе-брейк; Бейджи участников должны быть полностью разложены на столе регистрации не позднее чем за 30 минут до начала регистрации; Встречайте посетителей улыбкой, старайтесь помочь; Не собирайтесь стайками; Не «расслабляйтесь» в течение дня, контролируйте процесс; Не забудьте собрать анкеты!

Confidential16 Анализ После завершения семинара работа не заканчивается Отчет по мероприятию; Базовые сведения о мероприятии (какая аудитория по фамилиям и должностям), схема приглашения участников, сроки и т.д.); Метрики (invitations sent, invitation received, invitations accepted, отзыв участников о мероприятии, стоимость контакта, и т.д.) и их анализ; Результаты обработки заполненных анкет; Bad & good analyses (что было хорошо, что плохо), эффективность мероприятия; Финальный cost per head; Рекомендации на следующие мероприятия такого формата; Результаты обработки анкет передаются команде теле-сейлз и менеджерам по продажам; Команда телесейлз предоставляет количество потенциальных клиентов в $ от мероприятия и, в последствии, доход от проведенного мероприятия.

Confidential17 Участие в выставках 1. Торговые выставки – самая сложная форма маркетинга; 2. Нужно изучать потенциал выставки и разрабатывать стратегию; 3. Стремиться к качеству, а не к количеству; 4. Проводить работу после выставки; 5. Проводить обучение персонала; Конкуренция на выставках не приводит к изобретательности или к новшеству, а скорее к однообразию; Выставка – это самый рентабельный способ привлечения потенциальных клиентов; Выставка – это возможность наилучшим образом продемонстрировать товар; Выставка обеспечивает обратную связь с клиентом.

Confidential18 Участие в выставках Участвуя в выставке, Вы получаете возможность приобрести новых клиентов, продемонстрировать старым клиентам свою надежность, более детально понять, что происходит на рынке в текущий момент и, как следствие, внести коррективы в развитие своего бизнеса.

Confidential19 Полезная информация Не проводите мероприятия в понедельник или пятницу; Средняя статистика посещения мероприятий Microsoft от количества зарегистрировавшихся: Взвесьте все, прежде чем проводить мероприятие. Имейте четко-поставленные цели. Moscow S-Petersburg Regions TDM, BDM EPG55%60%____ TDM, BDM EPG, MM54%64%66% IT Pro59%57%69%

Confidential20 Список предоставляемых документов Документы выложены по адресу gcenter/default.mspx Классификация аудитории IT-Pro; Список и контакты агентств; Форма заявки на мероприятие для агентства; Шаблон приглашения; Шаблон программы мероприятия; Шаблон анкеты; Шаблон формы обработки анкет; Инструктаж для event-team; Ссылка на бренд-бук.

© 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved. This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary. Questions?

Thank you!