Аудит системы менеджмента качества Рекомендации по организации процесса аудита содержатся в ISO :2002 «Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и/или систем экологического менеджмента».

Термины и определения Аудит (проверка) - систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита. Критерии аудита - совокупность политик, процедур или требований (на соответствие которым производится проверка).

Термины и определения Свидетельство аудита - записи, изложение фактов или другая информация, которая связана с критериями аудита и может быть проверена (т.е. это информация собранная и проверенная в ходе аудита). Наблюдения аудита - результат оценки свидетельства аудита в соответствии с критериями аудита.

Термины и определения Заключение по результатам аудита - выходные данные аудита, предоставленные аудиторской группой после рассмотрения целей аудита и всех наблюдений аудита.

Образование заключения по результатам аудита

Термины и определения Аудитор - лицо, обладающее компетентностью для проведения аудита. Программа аудита - совокупность одного или нескольких аудитов, запланированных на конкретные сроки и направленных на достижение определенной цели. План аудита - описание видов деятельности и мероприятий аудита. (План аудита составляется для каждого конкретного аудита).

Аудит ПЕРВОЙ стороной (внутренний аудит) Это аудит, проводимый организацией у себя же, т.е. внутренняя проверка, требующая от организации обследования ее собственных систем, процедур и работ, чтобы удостовериться в их адекватности и соответствии.

Аудит ВТОРОЙ стороной Это проверка организации от имени потребителя или другой заинтересованной стороны. Цель аудита второй стороной - получить достаточную информацию о системе менеджмента организации для обеспечения уверенности потребителя в том, что его специфические требования будут выполняться гарантировано и стабильно.

Аудит ТРЕТЬЕЙ стороной Это проверка, проводимая внешней независимой организацией (Органом по сертификации СМК). Чаще всего оценка третьей стороной применяется с целью сертификации.

Стадии аудита Проверка адекватности Определяется степень, с которой документированная система адекватна требованиям применимого стандарта. Проверка адекватности может выполняться путём: Рассмотрения требований соответствующего стандарта с определением тех частей документированной системы, которые относятся к данным требованиям.

Стадии аудита Проверка соответствия Эта проверка, призванная установить степень, с которой документированная система понимается, внедрена и поддерживается персоналом.

Стадии аудита Адекватность Соответствие Соответствие ISO 9001:2008 Требования Процессы системы менеджмента Деятельность Документированная система менеджмента Политика, руководство по качеству, процедуры, записи

Методы аудита 1.Аудит деятельности подразделения (обследуя все процессы в которых оно задействовано). 2.Аудит взаимодействия процессов системы менеджмента (обследуя последовательно каждый процесс в разных подразделениях организации).

Планирование аудита В Годовом плане аудита должны быть определены: цели аудитов, проверяемые подразделения, ответственность (проверяемые и аудиторы), процессы, подлежащие проверке, сроки конкретных проверок.

Планирование аудитов На объем внутренних аудитов влияют следующие факторы: Несоответствия, выявленные в ходе предыдущих аудитов; Существенные изменения в структуре или деятельности организации.

Записи по аудиту Планы аудитов Чек-листы Акты о несоответствиях Отчеты о результатах аудита

Проведение аудита

Начало аудита Руководитель группы аудиторов: Определяет цели, объём и критерии аудита (составляет индивидуальный план-график аудита) Формирует аудиторскую группу (при необходимости) Согласовывает с руководителем проверяемого подразделения план аудита

Начало аудита План конкретного аудита должен включать: Цели и критерии аудита Объем аудита, включая указание должностных лиц, подразделений и процессов, подлежащих проверке Дату и место проведения аудита

Индивидуальный план-график проведения аудита (пример) Цели проверки Аудиторы (подписи) Ответственные от проверяемого подразделения (подписи) Критерии аудита Дата и место проведения проверки

Начало аудита Руководитель проверяемого подразделения: Согласовывает план проведения аудита (объем аудита и сроки) в подразделении; Заблаговременно предупреждает сотрудников руководимого подразделения о сроках и объемах предстоящего аудита.

Проведение анализа документов При анализе необходимо обращать внимание на: Возможные противоречия между действующими и вновь введёнными документами Возможные противоречия в распределении ответственности Применение «общих фраз» при описании деятельности

Подготовка к проведению аудита на местах 1) Чек - листы 2) Формы для регистрации наблюдений аудита, несоответствий

Чек - листы Чек – лист по внутреннему аудиту Номер и название пункта применимого стандарта Перечень контрольных вопросов (требований) Соответствие требованию (да, нет) акта о несоответ- ствии Примечания

Проведение проверки на местах Роль руководителя группы аудиторов во время проведения вступительного совещания (беседы): Представить аудиторов представителям проверяемого подразделения, Согласовать (подтвердить) план аудита, Объяснить, что требуется от персонала подразделения во время проведения аудита, Ответить на вопросы со стороны проверяемого подразделения.

Вступительное совещание (беседа) Роль руководителя проверяемого подразделения: Представить аудиторов сотрудникам руководимого подразделения; Уточнить у руководителя аудиторов порядок проведения аудита; Определить сотрудника подразделения для сопровождения аудиторов (в случае необходимости).

Сбор и проверка информации Аудитор, используя различные источники информации, осуществляет сбор информации, которая после проверки становится свидетельством аудита В результате оценки свидетельств аудита относительно критериев аудита образуются наблюдения аудита, указывающие на соответствие, несоответствие или возможность улучшения

Сбор и проверка информации Роль руководителя проверяемого подразделения: Предоставлять аудиторам все необходимые записи для подтверждения выполнения требований СМК; Четко, ясно и доброжелательно отвечать на вопросы аудиторов, связанные с целями аудита; Оказывать всяческое содействие аудиторам в их работе.

Формирование наблюдений аудита Наблюдения аудита должны быть документированы и доведены до сведения персонала, ответственного за проверяемую область деятельности. Если аудитор определит наличие несоответствия, он должен его зафиксировать так, как это определено процедурой по внутреннему аудиту (например, делается соответствующая отметка в чек-листе и составляется акт о несоответствии).

Формирование наблюдений аудита Запись о несоответствии должна быть краткой, но понятной, чтобы: было разработано эффективное корректирующее действие; была полная ясность для аудитора, проверяющего устранение несоответствия

Формирование наблюдений аудита Роль руководителя проверяемого подразделения: Знакомиться с наблюдениями аудита; Подтверждать выявленные несоответствия своей подписью в Актах о несоответствии; В случае несогласия аргументировано доказывать свою правоту представлением объективных данных.

Градация несоответствий

Подготовка заключений по результатам аудита До проведения заключительного совещания аудиторская группа должна собраться, чтобы подвести итоги работы. Аудиторы должны обсудить и проанализировать наблюдения аудита (соответствия, несоответствия и замечания) и любую другую соответствующую информацию, собранную в процессе аудита, с точки зрения целей аудита и сделать общие выводы о результатах аудита.

Заключительное совещание (беседа) Руководитель аудиторской группы должен: представить заключения по результатам аудита, наблюдения аудита, в том числе рекомендации по улучшению; согласовать сроки представления и выполнения корректирующих действий по выявленным несоответствиям; ответить на вопросы

Заключительное совещание (беседа) Роль руководителя проверяемого подразделения: Ознакомиться с итоговыми результатами аудита; Задать интересующие вопросы по итогам аудита.

Подготовка отчета по аудиту Отчет, подготовленный руководителем группы аудиторов, должен содержать: Наименование проверенного подразделения; Ф.И.О. участников аудита, их подписи и даты; Объём и задачи проверки; Результаты проверки; Оценка степени соответствия СМК; Приложения (ссылки на номера Актов о несоответствии).

После окончания аудита в случае выявления несоответствий Роль руководителя проверяемого подразделения: Разработать корректирующие действия по устранению причин выявленных в ходе аудита несоответствий; Согласовать корректирующие действия и сроки их реализации с аудитором; Осуществить согласованные корректирующие действия в установленные сроки; Сообщить аудитору об устранении несоответствий; Представить аудитору объективные данные о том, что корректирующие действия выполнены и результативны.

Завершение аудита Аудитор должен убедиться в устранении несоответствий на месте проверки по истечении срока выполнения КД и зарегистрировать результаты. Аудит можно считать полностью завершенным только после устранения всех выявленных при аудите несоответствий (закрытие Дела об аудите).