Управление временем

иметь 2-3 лишних часа в сутки, работая с прежней интенсивностью повысить эффективность работы при помощи самоменеджмента научиться верно выделять главное вести органайзер с легкостью и удовольствием научиться эффективно справляться с неожиданными звонками, посетителями, срочными делами, затянувшимися встречами, перегрузками овладеть механизмами эффективного делегирования создавать оперативные и перспективные планы развития своей жизни начать жить и работать, исходя из личной миссии, на основе своих ценностей и принципов открыть себя в новых областях деятельности.

Вы научитесь понимать, что является важным для достижения поставленных целей. Вы достигнете своих целей быстрее. Ваша жизнь наполнится новым смыслом и удовлетворением. У Вас будет четкий и ясный план работы и не менее четкий график работы. Вы станете более организованным, сократится расход времени на пустяки и отвлекающие дела. Вы сможете лучше сосредоточиться на наиболее важных вопросах, повысится результативность принимаемых Вами решений. Вы будете достигать большего за меньшее время, а сэкономленное время использовать для достижения других целей. Поскольку Вы сами будете хорошо организованы, Вам будет проще и приятнее работать с Вашим начальником и подчиненными. У Вас появится больше простора для творчества, поскольку Вы высвободите для этого достаточно времени. У Вас просто появится больше свободного времени для себя.

Функция, задача Рабочие приемы, методы Достигаемый результат (выигрыш во времени за счет...) 1. Постановка целейОпределение цели, ситуационный анализ, целевые стратегии и методы достижения успеха, формулирование цели Мотивация, устранение слабых сторон, распознавание преимуществ, концентрация усилий на узких местах, сроков и ближайших шагов, фиксация. 2. ПланированиеСтратегическое и оперативное планирование, планирование дня, принципы временного менеджмента, метод "Альпы", система Франклина, "прямое" и "обратное" планирование, ведение "дневника времени" Подготовка к реализации цели, оптимальное распределение и планирование времени, сокращение сроков исполнения 3. Принятие решений Установка приоритетов, принцип Парето, АБВ анализ, принцип Эйзенхауэра, делегирование (перепоручение) Приводящая к успеху организация труда, первоочередное решение жизненно важных проблем, упорядочение дел по их важности, избавление от "тирании" неотложности продуктивность трудовых затрат 4. Реализация и организация Распорядок дня, график продуктивности, дневной рабочий план Применение самоменеджмента, концентрация на значительных задачах, использование пика производительности, учет периодических колебаний, становление индивидуального рабочего стиля 5. КонтрольКонтролирование процесса работы, контролирование достижения поставленных целей, обзор итогов истекшего дня (самоконтроль) Обеспечение запланированных результатов, позитивное воздействие на течение жизни 6. Информация и коммуникации Рациональные совещания, рациональное ведение переговоров, рациональное использование телефона, рациональное ведение корреспонденции, листки-памятки и формуляры Быстрое чтение, лучшая организация совещаний и конференций, выделение времени для собеседований, отгораживание от возможных помех, меньше отвлечений, меньше "бумажной войны"

Не браться за множество дел в течение одного дня На текущий день планировать 2 – 3 первоочередных и 4 – 5 менее важных дел Начинать день с более сложных, важных и менее приятных, а заканчивать – более простыми и приятными Ежедневно оставлять временной запас 20 – 30% для непредвиденных заранее дел Не делать задание самому, если его можно кому-либо поручить Не браться за новое дело, не завершив ранее начатое

Составление заданий; Оценка длительности планируемых действий; Резервирование времени (в соотношении 60:40); Принятие решений по приоритетам и перепоручению отдельных операций; Контроль (учет несделанного).

Лучший настрой на предстоящий рабочий день. Планирование следующего дня. Четкое представление о задачах дня. Упорядочение течения дня. Преодоление забывчивости. Концентрация на наиболее существенном. Уменьшение объема бумажной работы. Принятие решений об установлении приоритетов и о перепоручении. Сокращение помех и нежелательных перерывов. Уменьшение стрессов и нервного напряжения. Улучшение самоконтроля. Повышение удовлетворенности и мотивации. Выигрыш во времени за счет методичной организации труда.

В визиты, совещания; Д делегирование дел; К контроль; П в процессе, в работе; ПК поездки, командировки; ПР письменная работа, деловые письма, диктовка; С секретарь; Т телефонные разговоры; Ч процесс чтения (отчетов, циркуляров, газет и т. п.).

ПК новое помещение для офиса; В Шишкин (компьютерная программа); В Иванов (экспертная оценка); П проект изучения рынка; К Сидоров (статистика сбыта); ПР Васильев (письмо); Ч специальный журнал для менеджеров; Т Кошкин (нехватка персонала); Т Сергей (вечерняя партия в бильярд).

Вид деятельностиЧасы П - проект изучения рынка;3,0 В - Иванов (экспертная оценка)2,0 ПК - новое помещение для офиса1,5 Ч - специальный журнал для менеджеров1,0 К - Сидоров (статистика сбыта)0,5 ПР - Васильев (письмо)1,5 Т - Шишкин (компьютерная программа) Т - Кошкин (нехватка персонала)0,5 Т - Сергей (вечерняя партия в бильярд) 10,0

ПриоритетЧасыПерепоручения П - проект изучения рынка;А2,5 0,5 часа перепоручается г-ну Х В -Иванов (экспертная оценка)А1,5 ПК - новое помещение для офисаБ0,5 К - Сидоров (статистика сбыта)Б0,5 ПР - Васильев (письмо)Б0,5Поручается г-ну Y Ч - специальный журнал для менеджеров В0,5 Т - Шишкин (компьютерная программа) В Секретарь Т - Сергей (вечерняя партия в бильярд) В 6,0

1. Закончить разработку программы стратегического развития для Вашего клиента. 2. Закончить статью для журнала Маркетинговые исследования. 3. Поздравить сотрудника Вашей фирмы Петрова с днём рождения. 4. Получить информацию об апрельском семинаре по маркетингу, в котором Вы собираетесь поучаствовать. 5. Забрать куртку из химчистки. 6. Ответить на письмо читательницы Кудрявцевой, переданное Вам редактором журнала Маркетинговые исследования.

1. Закончить разработку стратегического плана развития. 2. В перерыве поздравить Петрова с днём рождения. 3. Если успею, получить информацию об апрельском семинаре по маркетингу. 4. Если успею, ответить на письмо читательницы Кудрявцевой, переданное Вам редактором журнала Маркетинговые исследования. 5. В свободное время закончить статью по маркетингу. 6. В свободное время забрать куртку из химчистки.

Краткосрочные планы рекомендуется пересматривать каждые одну-две недели. Долгосрочные планы должны проверяться (а при необходимости - корректироваться) не реже одного раза в четыре-шесть месяцев. Генеральный план следует пересматривать раз в год.

1. Четко сформулируйте проблему или задачу, которую вы собираетесь решить. 2. Определите, насколько срочной и важной является эта задача для вашей компании, отдела, рабочей группы и т.д. 3. Постарайтесь оценить, что даст решение этой задачи лично вам в краткосрочной и долгосрочной перспективе (денежное вознаграждение, повышение по службе, другие возможности). 4. Подумайте, к чему может привести невыполнение этой задачи (потеря выгодного клиента, выплата неустойки, увольнение и т.д.) 5. Оцените, есть ли возможность и смысл перепоручить решение этой задачи кому-то еще. 6. Оцените, какие ресурсы (материальные и людские) вам потребуются для решения поставленной задачи и располагаете ли вы ими. 7. Подумайте, какая информация вам потребуется для решения поставленной задачи. 8. Постарайтесь найти несколько вариантов решения и выбрать наиболее приемлемый. 9. Выбрав один из вариантов, оцените его сильные и слабые стороны. 10. Подумайте, какие последствия будет иметь принятое решение в ближайшей и долгосрочной перспективе.

Срочные дела, как правило, не самые важные, а важные - не самые срочные. Дуайт Эйзенхауэр

Приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела. Важность дела определяется тем, насколько результат его выполнения влияет на Ваш бизнес. Срочность - тем, насколько быстро надо выполнить это дело.

СРОЧНЫЕ ДЕЛАНЕСРОЧНЫЕ ДЕЛА I - Срочное и важноеII - Важное, но не срочное ВАЖНЫЕВАЖНЫЕ Разрешение кризисов Неотложные задачи Проекты, у которых подходят сроки сдачи Планирование новых проектов Оценка полученных результатов Налаживание отношений Определение новых перспектив, альтернативных проектов Здоровье, обучение, регулярные задачи III - Срочное, но не важноеIV - Не срочное и не важное НЕВАЖНЫЕНЕВАЖНЫЕ Прерывания, перерывы Некоторые звонки Некоторые совещания Рассмотрение неотложных материалов Общественная деятельность Рутинная работа Некоторые письма Некоторые звонки "Пожиратели" времени Развлечения

Срочные/важные дела. Это дела, несвоевременное выполнение которых приведет к значительному ущербу для Вашего бизнеса. За них следует приниматься немедленно и самому их выполнять. Менее срочные/важные задачи. Их не надо выполнять срочно, они, как правило, могут подождать. Сложности здесь возникают тогда, когда эти задачи рано или поздно превращаются в срочные и должны быть лично Вами разрешены в кратчайшие сроки. Поэтому перепроверьте степень важности и попробуйте задачи этого типа полностью или частично поручать своим сотрудникам. Срочные/менее важные дела. Здесь существует опасность попасть под тиранию спешности и в результате целиком отдаться решению конкретной задачи, потому что она срочная. Если задача является не столь важной, то она должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких- либо особых качеств. Менее срочные/менее важные задачи. Очень часто дела этой категории оседают на письменном столе, и без того заваленном бумагами. Если Вы вдруг начинаете заниматься этими делами, забывая о задачах первой категории, то Вам не следует жаловаться на перегрузку работой. Даже Ваши подчиненные не должны приниматься за задачи этой группы.

Если Вы живете по его правилам, это стресс и кризис. Сроки и взрывы, управление кризисом, новые сроки и новые кризисы. Постоянный стресс убивает вначале способности мыслить и анализировать, затем возникают проблемы со здоровьем. Надежда, что дела из квадранта I будут закончены и потом начнется новая, наполненная смыслом и более размеренная жизнь, ни что иное, как пустой звук. Стресс и кризис - это образ жизни, они переходят в привычку, человек становится зависимым от них и чувствует себя ненужным, если вдруг постоянное давление этих двух факторов вдруг по каким-то причинам заканчивается на какое-то время. Людей, ведущих такой образ жизни, часто называют работоголиками (workoholics). Они обладают даром чрезвычайно быстро думать и принимать решения, любят работать хорошо и живут только работой. У них высокие стандарты выполнения работы и они не прощают бездеятельности и безынициативности. Работоголики любят соревнование и ненавидят рутину, выполняют несколько дел сразу и прекрасно умеют работать в нескольких направлениях одновременно. Им трудно прекратить работу в конце дня. Их эксплуатируют или, во всяком случае, пытаются подсунуть свои дела все, кому не лень. Работоголики редко добиваются большого успеха или получают повышение, поскольку и начальник, и все их окружение безумно боятся потерять палочку-выручалочку, безотказного человека, готового просидеть над проектом месяц без выходных. Работоголики - люди высокой профессиональной подготовки, однако часто довольно ограниченного кругозора. Им недостает времени вникнуть в проблемы будущего, все заслоняет текущее управление кризисом. При всем уважении к людям, умеющим хорошо работать и делающим это на самом высшем уровне, надо сказать, что такой образ жизни к успеху не приведет.

Задумайтесь, пожалуйста, чем отличаются дела из квадрантов I и II ? Оба подпадают под определение важных и казалось бы, что со временем дела квадранта II должны автоматически перейти в квадрант I? Отличие, однако, заключается в другом. Поскольку активности квадранта I требуют немедленного принятия решений и незамедлительных действий, они воздействуют на Вас, в то время как Вам отведена роль пассивного исполнителя поставленной срочной и важной задачи. В квадранте II ситуация меняется на диаметрально противоположную. Вам отведена роль активного лидера, Вы можете влиять на способ решения задачи, выбор метода, установление листа приоритетов, определение команды исполнителей. Вы управляете всеми активностями, перечисленными в квадранте II! Чтобы добиться успеха, надо воспитать в себе лидера, человека ответственного не только за других, но и в первую очередь за себя самого. За свою карьеру, семью, своих сотрудников, свои служебные и жизненные интересы. Чтобы стать лидером, надо научиться выбирать и делать правильные дела. Чтобы определить, какие дела в настоящий момент представляют для Вас стратегический интерес, необходимо научиться устанавливать правильные приоритеты.

Обычно люди, занимаясь деятельностью, перечисленной в квадранте III, считают, что они находятся в квадранте I. Их деятельность представляется им не только действительно срочной, но и чрезвычайно важной. Однако это не так. Если Вы поразмыслите, сколько времени Вы могли бы сэкономить, если бы закончили телефонный разговор, как только получили необходимую информацию, быстро и эффективно провели заседание, установили часы, в которые Вы могли бы заняться Вышей непосредственной работой без помех, Вы несомненно пришли бы к выводу, что Вы неразумно тратите Ваше время, точнее говоря, Вашу жизнь, на какие-то дела, которые можно было бы выполнить гораздо быстрее и эффективнее. Заполните приведенную ниже таблицу потерь Вашего рабочего времени и придите, наконец, в ужас от того, сколько времени Вы тратите впустую! И пусть этот комплекс вины преследует Вас до тех пор, пока Вы не освоите техник экономии времени. Вы уже научились делегировать неотложные и важные задачи и частично освободили себя от управления кризисами квадранта I. Поэтому выполнение срочных, но не жизненно важных работ из квадранта III тем более можно и нужно делегировать. Освойте техники экономии времени, ознакомьте с ними Ваших сотрудников, и Вы получите солидный запас времени, которое Вы потратите на действительно важные мероприятия, которые приведут Вас к намеченной цели.

Либо Вы тунеядец, либо Вам срочно нужно менять работу. Люди, стремящиеся и добивающиеся успеха, избегают заниматься делами из квадрантов III и IV.

Выводы: Дела А можно сократить на 80% за счет ежедневного уделения внимания квадрату В С – воры времени, мусорная корзина, забудьте про них Постановка целей помогает нам выстроить работу по приоритетам Планировать можно только задачи В (А приходят сами, от С нужна защита) Если вы 16 из 20 рабочих дней работаете допоздна – пора взяться за квадрат В

80% информации Вы получаете из 20% источников, необходимых для Вашей работы 80% принимаемых решений укладываются в 20% времени, которое Вы потратили на всякого рода совещания и планерки 20% Вашего рабочего времени обеспечивают 80% Вашей производительной работы, то есть того, что определяет ее успех.

неумение сказать нет необоснованным просьбам

Если просьба не обоснована. Если задание не очень важно. Если Вам не хватает знаний или умений. Если Вы раздражены или расстроены. Если работу явно должны выполнять не Вы.

Да, может если она: Выходит за рамки Ваших служебных обязанностей. Является вмешательством в Вашу личную жизнь. Требует неоправданных затрат Вашего свободного времени. Предполагает от Вас каких-то действий, идущих вразрез с законом, нормами морали, Вашими принципами или религиозными убеждениями.

Пять способов сказать да начальнику и нет сверхурочной работе: Договоритесь с руководством о более позднем сроке выполнения внеплановой работы. Удостоверьтесь, что этот срок реален, принимая во внимание ваши текущие дела. Предложите выступить в роли консультанта, тогда как фактическую работу будет выполнять кто-нибудь другой. Перепоручите своим подчиненным рутинные части задания и подготовительную работу. Объясните, что работа лежит вне сферы ваших знаний или компетентности, предложите вместо себя кандидатуру другого сотрудника Предложите сотрудничество с коллегой, так чтобы вы могли разделить объем работ.

Учитесь говорить «нет» Метод «нет, но…» Выражайтесь определенно (нет на первом месте) Советы: Напишите «нет» крупно на бумаге и повесьте на видном месте, Займите стойку «блаймера», Используйте жесты отказа.

Нет, извини, но со сделкой в субботу я тебе помочь не смогу. Нет, мне нужно доделать отчет. Нет, насчет этого вечера я уже договорился. Нет, сейчас я подойти не смогу. Извини, но… Я бы с удовольствием, но… Заманчиво, однако…

…а вот в следующем месяце думаю получится. …может быть на следующей неделе. …но если это срочно, может Ольга (Сергей) сможет взять на себя часть дела, если у него есть время …но ты можешь смело обращаться ко мне. Эффективный способ отказа – выразить понимание чужих проблем и затем объяснить, почему не можете выполнить просьбу

Не сомневайтесь в своем праве отказывать. Будьте любезны, но тверды. Тренируйтесь перед зеркалом в произнесении слова «Нет». Отказывая, улыбайтесь. По возможности делайте встречное предложение. Доверяйте своей интуиции.