ООО «Арт-мастер» Казиева Н.В. ведущий аналитик компьютерных систем 2013 г. Киев

Системы электронного документооборота (СЭД) Основные функциональные возможности, которые предоставляет типовая СЭД: 1. Электронная канцелярия (регистрация и ввод документов в систему); 2. Работа с проектами документов (согласование проектов в организации); 3. Контроль исполнительской дисциплины; 4. Отслеживание движения документов в организации; 5. Поиск и анализ информации в системе; 6. Построение отчетности по контролю исполнительской дисциплины; 7. Обеспечение безопасности информации; 8. Поддержка работы с бумажными документами; 9. Инструменты настройки системы.

Системы управления контентом (ЕСМ) Основные функциональные возможности, которые предоставляет система класса ЕСМ (управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией): 1.Управление документами экспорт/импорт документов, контроль версий, библиотеки документов. 2.Управление образами документов загрузка, преобразование и управление бумажными документами. 3.Управление записями автоматизация политик хранения. 4.Управление потоками работ поддержка бизнес-процессов, передача документов/задач по маршрутам, ведение журналов аудита. 5.Управление веб-контентом управление взаимодействием пользователей, создание рабочих областей. 6.Управление мультимедиаконтентом управление графическими, видео и аудиофайлами. 7.Управление знаниями построение баз знаний для накопления и использования релевантной для бизнеса информации. 8.Документо-ориентированное взаимодействие совместное использование документов и поддержка проектных команд.

Система электронного взаимодействия электронных документооборотов (СЭВ ЭД) Что это такое и для чего она нужна? Это информационная система, предназначенная для организации автоматизированного взаимодействия предприятий-участников внешнего электронного документооборота. Взаимодействие - это обмен электронными сообщениями, которые включают: электронные документы и их метаинформацию; сопутствующие уведомления информация о получении, регистрации, исполнении документов. создание единого информационного пространства Основной принцип СЭВ ЭД – создание единого информационного пространства для обеспечения в режиме 24/7 обмена электронными документами и информацией между участниками внешнего электронного документооборота, включая и тех участников, у которых СЭД/ЕСМ отсутствует.

Цели построения СЭВ ЭД 1.Создание единого информационного пространства за счет подключения существующих в различных организациях СЭД/ЕСМ к СЭВ ЭД; 2.Поддержка процессов обработки входящих/исходящих документов для предоставления возможности пользователям работы в едином информационном пространстве без наличия СЭД/ЕСМ; 3.Прозрачность, упрощение и ускорение процессов обмена документами и согласования проектов документов между разными организациями и предприятиями; 4.Внедрение единых стандартов работы с электронным документом в едином информационном пространстве; 5.Создание предпосылок для перехода на безбумажный документооборот с использованием исключительно электронного документа.

Преимущества СЭВ ЭД Создание единого информационного пространства для разных организаций и предприятий для оперативного принятия решений, обработки и передачи электронных документов, заверенных ЭЦП; Применение надежных средств администрирования (гибкая настройка ролей, вход пользователя в систему при помощи ЭЦП, наложение и проверка ЭЦП на документах в системе); Интеграция с криптоадаптером для возможности использования ключевых данных (закрытый ключ и сертификат открытого ключа пользователя) любого АЦСК Украины; Организация юридически значимого внешнего документооборота между органами государственной власти, предприятиями, организациями и т.д.; Сбор и консолидация различных аналитических срезов по обработке документов в сторонней организации; Получение на расстоянии разнообразных официально заверенных справок через Интернет; и т.д.

Формат обмена Построение единой информационной среды с использованием единых форматов документов для организации следующих процессов: Обмен документами и информацией между государственными регуляторами и отраслевыми коммерческими организациями; Обмен документами и информацией между всеми предприятиями независимо от организационной структуры управления и формы собственности; Обмен документами и информацией между территориально- удаленными филиалами; И т.д. Применение СЭВ ЭД

Нормативная база 1.Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг»; 2.Закон України «Про електронний цифровий підпис»; 3.Наказ Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від 20 жовтня 2011 року 1207 «Про вимоги до форматів даних електронного документообігу в органах державної влади. Формат електронного повідомлення». 4.Розпорядження КМУ від 28 грудня 2011 року 1363-р «Питання впровадження системи електронної взаємодії органів виконавчої влади» 5.Постанова КМУ від 18 липня 2012 року 670 «Деякі питання електронної взаємодії органів виконавчої влади» 6.Наказ Міністерства юстиції України від 1 листопада 2012 року 1600/5 «Про затвердження Порядку роботи з електронними документами через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади з використанням електронного цифрового підпису»

Потоки документов при межведомственном взаимодействии

Назначение системы Организация и поддержка электронного взаимодействия органов исполнительной власти в сфере организации электронного межведомственного документооборота.

Функциональные возможности системы Инициативный документ и его метаданные в электронном виде внесены и подписаны ЭЦП в СЭВ.Инициативный документ и его метаданные в электронном виде внесены и подписаны ЭЦП в СЭВ. Подписанный в СЭВ документ отправлен адресату (адресатам предоставлен доступ)Подписанный в СЭВ документ отправлен адресату (адресатам предоставлен доступ) Отправка документа Документ –ответ и его метаданные в электронном виде внесены и подписаны ЭЦП в СЭВ.Документ –ответ и его метаданные в электронном виде внесены и подписаны ЭЦП в СЭВ. Подписанный в СЭВ документ отправлен адресату (адресатам предоставлен доступ)Подписанный в СЭВ документ отправлен адресату (адресатам предоставлен доступ) Отправка документа Фиксация факта получения документа и сведений, являющихся вспомогательными при регистрации входящего документаФиксация факта получения документа и сведений, являющихся вспомогательными при регистрации входящего документа Получение документа в электронном виде Осуществление информационного обмена между СЭД территориально-удаленных ведомств посредством обмена пакетами информационных сообщенийОсуществление информационного обмена между СЭД территориально-удаленных ведомств посредством обмена пакетами информационных сообщений Пакетный обмен информацией с системами электронного документооборота Предоставление отчетной информации по работе пользователей в системе и истории документаПредоставление отчетной информации по работе пользователей в системе и истории документа Отчетность Подготовка документа в электронном виде (электронного документа или электронной копии бумажного документа) к архивному хранениюПодготовка документа в электронном виде (электронного документа или электронной копии бумажного документа) к архивному хранению Подготовка к архивному хранению

Формат обмена от «Про вимоги форматів даних електронного документообігу в органах державної влади. Формат електронного повідомлення» Состав и структура информационного сообщения базируется на требованиях, утвержденных приказом Министерства образования и науки, молодежи и спорта Украины от «Про вимоги форматів даних електронного документообігу в органах державної влади. Формат електронного повідомлення» Формат обмена документами

Архитектура взаимодействия

Формат обмена Комплекс межсистемной интеграции

Формат обмена Схема работы органов исполнительной власти ОВВ 2 ОВВ n СКМУ ОВВ 1

Характеристики системы взаимодействия В Системе электронного взаимодействия органов исполнительной власти на текущее время находятся порядка 16 тысяч документов в электронном виде. Уже сегодня Система электронного взаимодействия органов исполнительной власти позволяет передавать и получать организационно-распорядительные документы в электронном виде, контролировать сроки обработки документов, автоматизировать процессы исполнения поручений и согласования проектов нормативных документов между органами исполнительной власти. По состоянию на 11 апреля 2013 года к Системе подключены: СКМУ – 18 Министерства – 61 ЦОВВ – 61 из них служб – 24 агентств – 14 Инспекций – 8 Всего пользователей: – 642. Из них: 229 получили ЭЦП

Формат обмена Преимущества использования системы Создание единой системы межведомственного электронного документооборота за счет подключения к СЭВ ОВВ систем электронного документооборота Минимизация расходов на бумагу и другие расходные материалы Оптимизация процессов контроля исполнения и сбора межведомственной отчетности обработки документов Сокращение затрат времени на доставку и исполнение документов Прозрачность, упрощение и ускорение процессов обмена документами

Вопросы

Контакты Центральный офис ООО «Арт-мастер» Адрес: ул. Сурикова, 3 (лит. A), Киев, 03035, Украина Тел.: +380 (44) , Факс: +380 (44) Сайт: