Комплексная система управления финансами, проектами и информационными потоками 2011

Содержание презентации Обзор предлагаемого продукта и возможностей системы Преимущества и выгоды системы для руководителей и персонала Как это работает. Примеры работы в системе Методика внедрения

Введение Рекламный рынок требует сегодня новых инструментов управления бизнесом, оценки результатов деятельности и планирования развития. Мы предлагаем рынку эффективный инструмент управления бизнесом - систему управленческого учета и управления проектами DATMAN Управленческий учет - это полноценная и целостная методология отображения хозяйственных операций, позволяющая осуществлять оперативное и стратегическое планирование деятельности компании. Управленческий учет – это не просто расширенная бухгалтерия. Правильно построенный управленческий учет должен: –Повышать прозрачность и управляемость бизнеса –Увеличивать эффективность бизнес процессов –Предоставлять инструменты для анализа текущей ситуации и планирования –Предоставлять инструменты для оценки результатов деятельности 3

История 2006 –Создание компании DATMAN –Создано решение для медиа-агентств на платформе 1С –Система DATMAN адаптирована и внедрена в компании по производству телевизионного контента 2008 –Система DATMAN адаптирована и внедрена в BTL агентстве 2010 –Новое решение на базе 1С 8.2 –Первое внедрение в digital агентстве –Создано и внедрено решение для крупных холдингов: единая система управления финансами, консолидации отчетности –Июль 2010 – официальный дистрибутор концерна ADP ( - крупнейший в мире разработчик ERP систем для автоимпортеров и автодилеров –Система DATMAN адаптирована и внедрена в PR агентстве –Создан модуль интеграции с SugarCRM –Разработано специальное решение для юридических компаний Всего за 4,5 года – 15 проектов по внедрению систем управленческого учета на коммуникационном рынке 4

Специализация (коммуникационный рынок) Наша стратегия – специализированные программные управленческие продукты для четко очерченных сегментов рынка DATMAN - единственная в Украине компания, которая создает управленческие решения для рынка услуг –Рекламных, маркетинговых, коммуникационных агентств. –Юридических компаний Для коммуникационных агентств мы предлагаем систему, учитывающую специфику каждого типа агентств: –Creative –BTL –Digital –PR –Media Специальное решение для холдингов –Модуль единого управления финансовыми потоками –Система консолидации отчетности Для сетевых агентств –Модуль автоматического формирования управленческой отчетности для головной компании 5

Клиенты Коммуникационный рынок Программное решение DATMAN Управленческий учет – очень конфиденциальная область. Поэтому, мы не афишируем большую часть наших клиентов Мы готовы обсудить наш опыт и успехи при встрече с Вами Автомобильный рынок Программное решение AutoMaster 6

Поддержка Клиентов Мы построили эффективную систему поддержки пользователей Мы поддерживаем нашего первого клиента с даты создания компании Нашим клиентам, кроме технической поддержки, мы предлагаем: –Консультации по вопросам управленческого учета –Хостинг на удаленных серверах –Консультации по организации бизнес процессов 7

Дальше по плану ОБЗОР ПРЕДЛАГАЕМОГО ПРОДУКТА И ВОЗМОЖНОСТЕЙ СИСТЕМЫ Преимущества и выгоды системы для руководителей и персонала Как это работает. Примеры работы в системе Методика внедрения. Преимущества DATMAN

9 Что включает в себя решение DATMAN Идеология системы опирается на IFRS (International Financial Reporting Standards) Система разработана специально для рекламных и маркетинговых компаний: типовые бизнес процессы, ключевые показателей эффективности IT решение, охватывающее внутренние процессы и управленческий учет агентства

Директор Client Service director Client Service director Финансовый директор Эккаунт Бухгалтер Финансовый менеджер 10 Обзор уникальной функциональности Управление проектами Планирование доходной и расходной части Система утверждения действий по проектам (переход в работу, утверждение платежей, изменения в бюджете). Автоматическое отслеживание соответствия показателей доходности заданным. Отслеживание платежей и выполнения работ Аналитика по проектной деятельности : –Рентабельность –Отчеты по проектам –Аналитика по проектной/операционной деятельности компании формируется в любой момент, в режиме реального времени

11 Обзор уникальной функциональности Система внутренних брифов, Табели рабочего времени Система брифов позволяет выполнять: –Перенаправление брифа –Дробление брифа (на несколько задач) –Фиксировать факт выполнения или причины отказа Аналитические отчеты позволяют отслеживать критические даты выполнения Возможность ведения табелей рабочего времени (time-sheet) в разрезе проектов и формирования полной себестоимости проектов с учетом косвенных затрат Гибкая система разграничения полномочий доступа к информации и вводу операций в системе Директор КСД Эккаунт Медиа директор Креативный директор Планер Арт - - директор Баер Дизайнер

12 Обзор уникальной функциональности Планирование и анализ деятельности компании Формирование основных аналитических документов по результатам деятельности: –Управленческий баланс, –ОПиУ (отчет о прибылях и убытках) –ДДС (движение денежных средств) Бюджетирование в разрезе статей ОПиУ для планирования на период Возможность строить прогнозные показатели доходов и расходов на основании введенных проектов и графика платежей, плана закрытия работ Учет операций хозяйственной деятельности: основные средства, ФОТ, амортизация и др. Директор Финансовый директор АКЦИОНЕРЫ,ПРАВЛЕНИЕ Бухгалтер Финансовый менеджер

13 Что включает в себя решение DATMAN Аналитика для руководства * KPI – ключевой показатель эффективности (key performance indicator) Управленческая отчетность Ежедневная аналитика Аналитика конца периода Реестр брифов Портфель проектов Портфель проектов ДДС по проектам ДДС по проектам Реестр и календарь платежей Баланс Отчет о прибылях по проектам Отчет о ДДС Отчет ПиУ Отчет о деб/кред задолженности KPI

Обзор уникальной функциональности Система содержит два функциональных модуля: 1.Управления проектами 2. Управления финансами 14

Обзор уникальной функциональности Модуль финансового учета Содержит набор функций необходимый для ведения, отображения и планирования всех хозяйственных операций компании Главная книга. –План счетов. Проводки по счетам. Оборотно-сальдовые ведомости по счетам ГК –Виды доходов / затрат –Объекты доходов / затрат Периодическая отчетность –Баланс –Отчет о прибылях и убытках (Profit and loss) –Отчет о движении денежных средств Планирование –Бюджетирование по статьям отчета о прибылях и убытках Операции с ОС: приобретение, перемещение, выбытие Операции –Приобретение/продажа услуг –Дебиторы и кредиторы Платежи –Банк, Касса –Планирование платежей, анализ кассовых разрывов Амортизация Начисление ЗП, дивидендов 15

Обзор уникальной функциональности Модуль проектного учета Содержит набор функций необходимый для планирования и выполнения (управления в режиме реального времени) проектов компании, анализа проектной деятельности в разрезе клиентов, типов проектов, работ, подрядчиков Справочники –Типов проектов, работ –Клиентов (контрагентов) и брендов Проекты –Бюджеты проектов –Текущие статусы проектов, работ, оплат Оперативные аналитические отчеты –Портфель проектов – проекта в работе на определенный промежуток времени –ДДС по проектом – фактическое и плановое движение денежных средств –График платежей по проектам 16

Дальше по плану Обзор предлагаемого продукта и возможностей системы ПРЕИМУЩЕСТВА И ВЫГОДЫ СИСТЕМЫ ДЛЯ РУКОВОДИТЕЛЕЙ И ПЕРСОНАЛА Как это работает. Примеры работы в системе Методика внедрения. Преимущества DATMAN

Выгоды от внедрения Акционеры Увеличение прозрачности и контролируемости бизнеса Возможность построения прогнозов Автоматический расчет набора показателей эффективности Наличие прозрачной системы учета повышает стоимость бизнеса Высшее руководство Директор –Увеличение оперативности получения, надежности и достоверности информации –Высокая детализация аналитической информации –Улучшение контролируемости операций –Наличие достоверной информации для отчетности перед акционерами Финансовых директор –Первичные данные вводятся в систему на местах исполнителями в режиме реального времени –Формирование годовой, квартальной, месячной отчетности одним нажатием кнопки 18

Выгоды от внедрения: менеджеры среднего звена и рядовые сотрудники Client service director, трафик менеджер, эккаунты, медиапланеры, медиабаеры, продакшн менеджеры –Упорядочивание работы за счет регламентации процедур проекта и проектных работ, контроль критических дат завершения работ и ответственных лиц –Удобство интерфейса и представления информации –Централизованное хранение всей рабочей информации –Возможность в любой момент времени отследить статус выполнения проекта и текущего исполнителя –Уменьшение нагрузки сотрудников в процессе формирования аналитической отчетности (единое и целостное хранилище данных и набор стандартных отчетов)

Дальше по плану Актуальные проблемы рекламных агентств и решение DATMAN Обзор предлагаемого продукта и возможностей системы Преимущества и выгоды системы для руководителей и персонала КАК ЭТО РАБОТАЕТ. ПРИМЕРЫ РАБОТЫ В СИСТЕМЕ Методика внедрения. Преимущества DATMAN

21 Проектный учет. Типичный процесс проекта

22 Ввод проекта: Список проектов Список отображает Компанию-клиента Бренд и направление услуг Статус проекта (в работе, на утверждении, пр.) Создание проекта в системе Исполнение проекта, фиксация платежей Закрытие работ, закрытие проекта Договор Утверждение Эккаунт Основные роли

23 Ввод проекта: Создание основной записи проекта в системе Основными данными проекта являются его атрибуты: Компания-клиент Бренд, направление проекта, тип проекта Ключевые даты выполнения Ответственный Создание проекта в системе Исполнение проекта, фиксация платежей Закрытие работ, закрытие проекта Договор Утверждение Эккаунт Основные роли

24 Ввод проекта: Формирование списка работ Создание проекта в системе Исполнение проекта, фиксация платежей Закрытие работ, закрытие проекта Договор Утверждение Эккаунт Основные роли

25 Ввод проекта. Формирование бюджета проекта: график платежей по работам Для каждой работы формируются «заявки на платеж», которые аккумулируются в бюджет проекта и являются указанием к действию для финансистов компании Создание проекта в системе Исполнение проекта, фиксация платежей Закрытие работ, закрытие проекта Договор Утверждение Эккаунт/ /баер Основные роли

26 Утверждение: Консоль уведомлений После ввода всей информации о проекте эккаунт отправляет проект на утверждение руководству Система автоматически проверяет соответствие показателей доходности заданным интервалам Каждому пользователю настроена консоль задач/уведомлений, куда приходят информация об операциях, требующих внимания пользователя. Создание проекта в системе Исполнение проекта, фиксация платежей Закрытие работ, закрытие проекта Договор Утверждение

27 Утверждение: Отчет о бюджете проекта Директор Основные роли Создание проекта в системе Исполнение проекта, фиксация платежей Закрытие работ, закрытие проекта Договор Утверждение

28 Исполнение бюджета. Платежи по проекту После того, как проект перешел в работу, пользователь, создавший проект, отправляет на утверждение заявки на платеж по мере приближения даты платежа На основании заявок финансовым менеджером и/или бухгалтером выполняются платежи, выставляются счета. После прохождения платежа, в финансовом модуле системы выполняются соответствующие проводки. Создание проекта в системе Исполнение проекта, фиксация платежей Закрытие работ, закрытие проекта Договор Утверждение Эккаунт Основные роли

29 Закрытие работ Создание в системе акта выполненных работ, фактически означает «закрытие» полностью или частично работы, отнесение определенных сумм на финансовый результат Создание проекта в системе Исполнение проекта, фиксация платежей Закрытие работ, закрытие проекта Договор Утверждение Эккаунт Основные роли

30 Закрытие проекта После оплаты всех заявок проекта и проведения бухгалтерией всех актов выполненных работ, пользователь отправляет проект на закрытие. При этом проекту присваивается статус «на закрытии». Так же как и на старте, закрытие проекта утверждается директором или другим ТОР-менеджером. Создание проекта в системе Исполнение проекта, фиксация платежей Закрытие работ, закрытие проекта Договор Утверждение Эккаунт Основные роли

Дальше по плану Обзор предлагаемого продукта и возможностей системы Преимущества и выгоды системы для руководителей и персонала Как это работает. Примеры работы в системе МЕТОДИКА ВНЕДРЕНИЯ

Типичный проект занимает около 3-х месяцев 32 ЭтапОписание Обследование (pre-study) Определение специфических требований компании: бизнес процессы, дополнительные функциональные возможности, интеграция с другим ПО. На основании результатов «обследования» формируется график и бюджет проекта, определяются зоны ответственности каждой стороны Разработка методологии учета Разрабатывается финансовая конституция компании: Учетная политика– конфиденциальный документ, который содержит конкретные принципы, условия, правила и практики, принятые в компании для подготовки и предоставления финансовой и управленческой отчетности, а также подготовки и предоставления консолидационной финансовой отчетности. Реализация Настройка системы, при необходимости программирование отдельных модулей в соответствии с бизнес требованиями, принципами учета, организационной структуры компании, подготовка технической среды Обучение и тестирование Обучение пользователей, обучающие кейсы, тестовые кейсы, приемочный тест Миграция данных Подготовка шаблонов для переноса исторических данных. Создание и перенос справочных данных: контрагенты, типы проектов, работ. Перенос исторических остатков на начало отчетного периода, перенос открытых проектов Сопровождение Запуск в эксплуатацию и поддержка пользователей

Базовая стоимость 33 Раздел проекта Единица измерения Стоимость за единицу, грн КоличествоСтоимсть, грн Базовая система управленческого учета DATMAN в т.ч. 4 рабочих места Шт Рабочие места Шт Обследование (pre-study) Часы Разработка методологии учета Часы Концептуальное решение Часы Программирование Часы220 Уточняется по результатам pre- study Реализация Часы Обучение и Тестирование Часы Миграция данных Часы Поддержка продуктивного старта Часы Итого, без учета «программирования» Специальные условия для холдингов Многосоставная модель формирования стоимости поддержки

34 Результаты проекта Описаны, формализованы и автоматизированы процессы в агентстве Формализована и оптимизирована методология учета Разработаны показатели эффективности деятельности Разработаны принципы консолидации отчетности для холдингов Внедрена комплексная система управленческого учета Создание проекта в системе Исполнение проекта, фиксация платежей Закрытие работ, закрытие проекта Подготовка сметы проекта Договор НБ Утверждение

35 Результаты Учетная политика. Содержание документа Основные положения Финансовая структура Основополагающие принципы и допущения План счетов учета хозяйственных операций Учет необоротных активов Учет МБП Учет нематериальных активов Учет инвестиций Проектный учет Учет доходов(выручки) Учет расходов Учет денежных средств и их эквивалентов Учет операционных денежных потоков Учет расчетов с подотчетными лицами Учет дебиторской задолженности Учет кредиторской задолженности Учет влияния изменения валютных курсов Справочники управленческой отчетности –Отчет о прибылях и убытках, в разрезе план/факт –Баланс –Отчет о движении денежных средств –Отчет о начислении дивидендов –Дебиторы и кредиторы –Revenue в разрезе клиентов –Revenue в разрезе видов деятельности

Спасибо, за внимание! Давайте обсудим задачи, стоящие перед Вашей компанией. Далее Приложение «Команда проектов»

Команда проектов Глеб Проненко Алексей Харковина Сергей Максютенко

38 Gleb Pronenko CEO Brief experience summary Above 10 years of marketing consulting experience. An author of more than 20 publications in the area of branding strategy and marketing research methodology Area of expertise and experience Brand development models Consumer and industry markets segmentation Marketing, branding and communication strategy development Partner and principal consultant position in leading marketing consulting companies Manager of consulting and marketing research projects for such companies: PricewaterhouseCoopers, Siemens, Mercedes-Benz, Hyundai, Johnson&Johnson, Panasonic, CJSC Rosava, OJSC Myronivsky Hliboproduct, AMP corporation, TAS insurance group, Index-bank and etc. Education background National technical university (KPI), microelectronics and semiconductor devices, Industrial marketing 38

39 Alexey Kharkovina Principal consultant 39 Brief experience summary The senior SAP consultant (finance and controlling area) with 5+ years ERP implementation experience. Full cycle ERP project implementation (from blueprint to post go live support). Took part in 10 projects in total (including international rollouts) Area of expertise and experience Business process re-engineering and automation Expert knowledge in financial accounting, controlling, tax accounting. GAAP, IAS/IFRS standards and budgeting procedures. Conducting presentations, exhibitions, user training As an SAP consultant took part in such projects: DneproSpetsStal SAP audit (Metal works company), BILLA (Retail, Austria, Ukrainian rollout), OBI (German retail company), WINKHAUS (Furniture production), TCHIBO (Food production, Germany, rollout), JSC KVIZA (Ukrainian retail company), JSC ISTA and JSC DOZ (automotive industry plants) Education background National academy of Science of Ukraine, PhD Student (graduation expected in 2010 – 2011) University of Law (graduation expected in 2011) National University of "Taras Shevchenko", Master of economics degree (2000 – 2006)

40 Sergey Maksyutenko Senior developer 40 Brief experience summary The senior IT & Software specialist with more than 13 years experience. Area of expertise and experience Software development project management System design and engineering, software development and programming Business applications implementation and support including 1C platform, web and database solutions Took part in such projects: WestGate (Software development company, project manager, security solutions), R.J.Reynolds Tobacco (Network & IT systems architect), Asea Brown Boveri Ltd (Electrical engineering company, Network & IT systems architect), MARX Software Security (Security software solutions, USA, senior software developer) Education background National Technical University of Ukraine KPI". Applied mathematics, Computer & Intellectual Systems and Networks. Masters degree