Технологии Microsoft для работы с документами и управления бизнес- процессами Михаил Козлов Консультант по бизнес решениям Microsoft (095)

2 Содержание Проблема: запутанная предметная область Платформа Microsoft Технологии Microsoft и ее партнеров для –Делопроизводства –Для управления содержанием –Для управления бизнес-процессами Видение Microsoft: –Управление содержанием в Office 12 –Новые технологии для управления бизнес- процессами

3 Проблема: запутанная терминология в предметной области Документооборот Делопроизводство Управление записями (RM) Управление документами (DM) Управление бизнес-процессами (BPM) Управление жизненным циклом документов (DLCM) Управление электронным содержанием (ECM) Workflow СЭД DocFlow DocFlow EDMS Электронный архив EAI

4 Российское делопроизводство 1.Документирование 2.Работа с документами –Движение (документооборот) –Учет (регистрация) –Оперативное хранение –Поиск –Ограничение использования 3.Систематизация архивного хранения В Office 12 Microsoft предлагает похожую парадигму: –Управление жизненным циклом документов (DLM) Создание Использование Хранение

5 Проблемы Российское делопроизводство как метод было создано в 19 веке в условиях иерархической системы управления государством и плохих коммуникаций. Охватывает, в основном ОРД и управление кадрами Управление современным предприятием обеспечивается не только документо- ориентированными бизнес-процессами.

6 Определения Делопроизводство: комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации. Иногда говорят, что ДОУ является основной функцией делопроизводства. Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию их архивного хранения. –Документирование представляет собой создание документов, т. е. их составление, оформление, согласование и изготовление. –Организация работы с документами - обеспечение движения, учета, поиска, оперативного хранения и использования документов. Документооборот - движение документов в рамках ДОУ. –Систематизация архивного хранения документов - определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур. Электронный архив решает задачи систематизации архивного хранения электронных документов в рамках ДОУ. Источник: Особенности национального делопроизводства, Михаил Козлов,

7 Западный подход: управление электронным содержанием (ECM) Управление документами (DM) Web Content Management (WCM) Records Management (RM) Document Imaging (DI) Digital Asset Management (DAM) Workflow Source: Forrester, 2005

8 Управление бизнес-процессами Управление бизнес-процессами (BPM) = WorkflowУправление бизнес-процессами (BPM) = Workflow Процесс (бизнес-процесс) –Связанный набор повторяющихся действий (функций), которые преобразуют исходный материал и/или информацию в конечный продукт (услугу) в соответствии с предварительно установленными правилами –Шеер, «Бизнес-процессы»

Платформа Microsoft

10 Microsoft Office System – среда для совместной работы и автоматизации БП Асинхронная СР, ad- hoc БП СР в рамках формальных бизнес-процессов Инфраструктура Работа в реальном времени Windows Media Services Windows SharePoint Services Windows Rights Management Services

Существующие технологии Microsoft для делопроизводства

12 Делопроизводство Документирование Движение (документооборот) Поиск и использование Хранение

13 Документирование Word Excel PowerPoint Visio Office Imaging

14 Движение документов

15 Персональный поиск

16 Корпоративный поиск SharePoint Portal корпоративный поиск Поиск при помощи веб сервиса из Office

17 Ограничение использования Передача конфиденциальной информации в Office 2003 ограничивается при помощи технологии Information Rights Management Управление переадресацией Защита от копирования и печати Использование до указанной даты…

18 Организация хранения документов Платформа –Windows Storage Server 2003 –Microsoft SQL Server 2000/2005 –SharePoint Portal Server 2003

19 Решения партнеров Гарант Эффект-Офис Ланит LanDocs НТЦ ИРМ DIS:class СофтИнтегро ДокМенеджер ЭОС Дело Directum DocsVision PayDocs TopS Exchange Docflow …

Существующие технологии Microsoft для управления содержанием

21 Управление содержанием Управление документами (DM) Web Content Management (WCM) Records Management (RM) Document Imaging (DI) Digital Asset Management (DAM) Workflow

22 Управление документами (DM) Windows SharePoint Services –Библиотеки документов –Реляционное хранилище –Настраиваемые свойства –Check-in/check-out –Управление версиями

23 Web Content Management (WCM) Microsoft Content Management Server 2002: –Создание и управление динамическими веб-сайтами –Содержание отделено от шаблонов –Настраиваемая модель безопасности Права авторов Утверждение содержания перед публикацией (workflow)

24 Records Management (RM) Решение Microsoft для Sarbanes-Oxley Решения партнеров –Merido –Tower Software –MDY Advanced Technologies –Interwoven

25 Document Imaging (DI) Только клиентские средства Microsoft Office Imaging Решения партнеров: –ScanSoft –Hewlett-Packard

26 Digital Asset Management (DAM) Технологии Microsoft –Windows Media Services –Windows Media Rights Manager –Microsoft SharePoint –Microsoft SQL Server Решения партнеров –Extensis –Canto

27 Сценарии workflow Формальный Процессы по дизайну Разработка модели B2BEAI Ad-hoc Совместная работа Управляемая Совместная работа Управляемый Процессы из групп операций Составление потоков Ad hoc Процессы из операций Мониторинг деятельности BizTalk Server WWF* Решения партнеров SharePoint Exchange *) Windows Workflow Foundation – технологии для разработки workflow приложений

28 BizTalk Server 2004 Объединение –информационных систем, –людей и –организаций …при помощи Управляемых Бизнес Процессов: –S2S (внутренние и межкорпоративные) –S2H –H2H

29 Схемы процессов для BizTalk в Visio

30 Workflow Решения партнеров –Бизнес-процессор ГАЛС для SharePoint –Captaris Teamplay –DocsVision –IBS Monitoring –K2.Net –Nintex Smart Workflow –Optima Workflow –Skelta –TopS DocHouse –…

Куда мы идем? Работа с информацией Управление бизнес-процессами

32 Видение Microsoft Переход к работе с информацией (information working) и совместной работе в рамках бизнес процессов при помощи технологий: –Workflow и Business Process Automation (S2S, S2H, H2H) –Office как «умный клиент» для ERP, CRM… –Управление жизненным циклом документов Предоставление платформы для реализации партнерских решений –В рамках концепции Service Oriented Architecture

33 Эволюция Microsoft Office – задачи по работе с информацией Встречи 20% Создание и обмен информацией 40% Перерывы 10% Поиск и чтение информации 30%

34 Эволюция Microsoft Office – задачи по работе с информацией Office 97 Встречи 20% Создание и обмен информацией 40% Перерывы 10% Поиск и чтение информации 30%

35 Эволюция Microsoft Office – задачи по работе с информацией Office 2000 Office 97 Office 2000 Встречи 20% Создание и обмен информацией 40% Перерывы 10% Поиск и чтение информации 30%

36 Эволюция Microsoft Office – задачи по работе с информацией Office XP Office 97 Office 2000 Office XP Встречи 20% Создание и обмен информацией 40% Перерывы 10% Поиск и чтение информации 30%

37 Эволюция Microsoft Office – задачи по работе с информацией Office 2003 Встречи 20% Создание и обмен информацией 40% Перерывы 10% Поиск и чтение информации 30%

38 Преимущества Office System 2003 Бизнес –11-16% прирост личной и командной эффективности по сравнению с Office ХР ИТ –25-65% уменьшение затрат на внедрение и повышение эффективности работы ИТ

39 Кто пользователи? Руководители –Высшее руководство –Среднее руководство –Руководители проектов Knowledge workers –Создание и работа с документами –Бизнес анализ и моделирование –Управление проектами и работами Information workers –Участвуют в информационном обмене

40 Mendocino 1.0 – Office как «умный клиент» для SAP Управление временем Учет и утверждение отработанных часов Мониторинг бюджетов Поддержка ежегодного планирования бюджетов, мониторинг исполнения, анализ затрат и корректировки Управление отпусками, болезнями и командировками Поддержка запросов на отсутствие на рабочем месте и получения подтверждений Организационное управление Помогает руководителям быстрее и проще выполнять задачи из области управления персоналом: планирование, отчетность и т.д.

41 Windows Workflow Foundation Платформа для разработки приложений с поддержкой Workflow Дизайнер workflow в Visual Studio 2005 Поддерживаемые типы workflow: –между бизнес-приложениями, –ролевые задачи для пользователей (АРМы), –документооборот, –между людьми, –составное workflow для приложений поддерживающих сервисную архитектуру (service oriented applications), –на основании бизнес-правил и –для управления информационными системами.

42 Office 12 Content Management Управление документами Политики и соответствие требованиям регулирующих органов Workflow Управление веб-представлением

43 Электронные архив документов (записей) Систематизация, обслуживание и уничтожение Менеджер архива Поиск и извлечение Юристы Exchange Send To SharePoint Документы Почта Knowledge Worker Личные артефакты «Загрузка» Нецифровые записи Сотрудник архива Сканирование Архив ПолитикиРегламенты Регистрация Windows SharePoint Services Выписка

44 Единая поисковая технология Клиент Сервер Одно ядро для клиентов и серверов Встраивается в WSS, SQL, Exchange, Office Servers Компонент платформы в Windows XP & Windows Vista Общие способы расширения для всех продуктов Единый полнотекстовый индекс

45 Технологии Microsoft для работы с документами и управления БП Управление электронным содержанием (ECM) Делопроизводство Документооборот Архивирование Совместная работа и информационный обмен Хранение, поиск, интеграция Управление бизнес- процессами (workflow) Решения партнеров

46 Решения Партнеров Гарант Эффект-Офис Дело Ланит LanDocs НТЦ ИРМ DIS:class СофтИнтегро ДокМенеджер Directum PayDocs TopS Exchange Docflow Бизнес-процессор ГАЛС для SharePoint Captaris Teamplay DocsVision IBS Monitoring K2.Net Optima Workflow Skelta TopS DocHouse …

47 Преимущества Управление бизнес процессами дает сразу три преимущества: –экономия средств, –экономия времени и –добавление ценности. Оно также закрывает разрыв между бизнесом и информационными технологиями с доказанными результатами. Gartner, The Business Process Management Scenario June 2003

48 Ссылки Михаил Козлов – блог – Microsoft Office – Windows Workflow – BizTalk – Решения партнеров для документооборота – pxhttp:// px

49 Спасибо!Вопросы? © 2005 Microsoft Corporation. All rights reserved. This presentation is for informational purposes only. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS OR IMPLIED, IN THIS SUMMARY.