Управление электронными документами

Электронный документооборот представляет собой регламентированный набор операций над определенными видами документов. Любая реальная деятельность шире формальных регламентов. Все, что идет «мимо» регламентов документооборота – в зоне риска.

Электронный архив представляет собой централизованное и упорядоченное хранилище электронных документов, оснащенное механизмами поиска. Электронный архив – место, где заканчивается жизненный цикл документа. Электронный архив не помогает работать с «живыми» документами.

…хранятся на рабочих станциях исполнителей? …многократно пересылаются почтой? …существуют в разных редакциях непонятной актуальности? …просто теряются?

Места неконтролируемого скопления документов: Почтовые базы (вложения в письмах). Локальные диски («Мои документы», «Рабочий стол» и т.д.) Папки общего доступа на рабочих станциях. Файловые серверы. Вопросы без ответа: Где последняя версия документа? Кто ее готовил? Какая версия получена от контрагента? По какому шаблону сделан документ? Кто последним занимался проектом XXX? Где об этом проекте что-нибудь прочитать?

Инструмент для работы с электронными документами Хранение Централизованное. Структурированное. Самоорганизующееся. Нахождение Навигацией. Поиском. Совместная работа o Учет и контроль версий (редакций) o Обсуждения o Согласования o Информирование и поручения Распространение o Внутренняя пересылка o Внешняя пересылка o Публикация

Экраны приложений

Это – главный экран Докумены. Он так выглядит в любом современном браузере. Это – главный экран Докумены. Он так выглядит в любом современном браузере. На экране присутствуют несколько функциональных блоков-областей: Область поиска Область сообщений Область документов Область навигации

Если навести курсор на документ – появится его описание (метаданные)

Красный квадратик – это стикер, «приклеенный» к документу. Он откроется, если на него навести курсор.

Выполнен поиск по строке «холод*». Найдены все документы, в содержании которых встречаются такие строки (например, «холодный» или «холодильник»).

Сейчас в навигаторе, в классификаторе «Проекты» выбран проект «Докумена» Только документы с таким признаком доступны в блоке документов Текущий режим выбора отображен в информационной панели

Из полученной выборки отобраны документы конкретного автора

А теперь выбраны все документы с меткой «Холодный звонок»

Отобранные документы можно поместить в папку - для удобства дальнейшего использования

Выбрана папка с документами

Выбран сохраненный объект поиска – по строке «холод*»

Выбран сохраненный набор условий фильтрации

Выбраны все документы, на которые я наклеил стикер

Над документом можно проделать множество разнообразных действий...

Документы распространенных форматов можно читать из Докумены, не выгружая на рабочую станцию.

... классифицировать …

... обсуждать …

… сравнивать версии, управлять доступом, блокировать, выгружить в новом формате. … сравнивать версии, управлять доступом, блокировать, выгружить в новом формате.

Журнал операций хронометрирует все выполненные над документом действия.

Те, кто привык пользоваться Проводником Windows, могут работать с Докуменой, как с веб-папкой.

Докумена интегрирована с продуктами Microsoft Office.

Докумена также интегрирована с Проводником Windows.

Простой мастер загрузки позволяет загрузить выбранные документы в Докумену…

… классифицировать …

… и настраивать доступ.

Загруженные документы становятся доступны для работы сразу после помещения их в Докумену.

... а их локальные копии будут сохранять связь с серверными документами.

Управление электронными документами Московские лаборатории экономики и технологии знаний Москва, ул.Дербеневская, д.20, стр (495) Алексей Ахмеров +7 (916)

Московские лаборатории экономики и технологии знаний Москва, ул.Дербеневская, д.20, стр (495) Работа в стандарном и облегченном веб-интерфейсе Докумены - Рабочие пространства - Использование Докумены в приложениях MS Office - Работа с документами в автономном режиме