Модуль «APS – Управление проектами. Документооборот» Управление проектами, создание электронного архива, ведение технического документооборота, в условиях. - презентация

1 Модуль «APS – Управление проектами. Документооборот» Управление проектами, создание электронного архива, ведение технического документооборота, в условиях современного производства

2 Необходимость создания единого информационного пространства Согласование и утверждение документов Передача документов между подразделениями Подготовка стандартных отчетов 30% 20% 10% Затраты рабочего времени Безвозвратно теряется документов 6% Каждый внутренний документ копируется до 20 раз Поиск и ожидание поступления документов Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»

3 20% 30% 50% Исполняются Не исполняются Не в полном объеме Необходимость создания единого информационного пространства Документы Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»

4 Внутренний документооборот Управленческий Подразделения Внешний документооборот Дирекция Управления Производство Канцелярия предприятия Разработка Согласование Подписание Регистрация Контроль исполнения Архивирование Производственно – Технический Приказы Распоряжения Служебные записки … Конструкторско- технологическая Производственная документация Укрупненная схема движения документации Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»

5 Инертность o регистрация o поиск o движение Затрудненность отслеживания жизненного цикла движения документа Отсутствие единого информационного пространства хранения документов Инертность o регистрация o поиск o движение Затрудненность отслеживания жизненного цикла движения документа Отсутствие единого информационного пространства хранения документов Проблемы функционирования Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»

6 Единое информационное пространство на платформе «APS – Предприятие» Единая корпоративная информационная сеть предприятия Платформа APS - ПредприятиеПользователи подразделений Сервер управления электронными подписями(ЭП) Распределенные хранилища данных Обработка внешних документов APS Политика информационной безопасности Дирекция Управленческий ДО Канцелярия Управления Отделы Производственно – Технический ДО Структурные подразделения Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»

7 APS- Предприятие: построение единой информационной модели производства изделия Информационное пространство «APS-Предприятие» Сервера БД Oracle САПР–системы Офисные приложения Другие приложения Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»

8 ПРИКЛАДНЫЕ МОДУЛИ «APS-Предприятие» Электронный документ ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»

9 ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»: Электронный архив Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»

10 Электронный архив Централизованное хранение электронных документов Разграничение прав доступа пользователей Организация структуры и связей Поиск документов Хранение файлов и ссылок на прикладные объекты APS-Предприятие Масштабируемость Управление совместным доступом к электронным документам Основа построения электронного документооборота Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»

11 Хранение электронных документов Разграничение прав доступа Поиск электронных документов Полный функционал по работе с папками архива и документами Управление совместным доступом к электронным документам Хранение файлов, присоединенных к объектам APS-Предприятие Электронный архив Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»

12 Возможность создания территориально распределенного архива документов с привязкой типа документа к конкретному хранилищу Документы отдела главного технолога Документы отдела главного конструктора Финансовые документы APS - Сервер Электронный архив Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»

13 Обеспечивает хранение файлов, присоединенных к объектам APS- Предприятие. Эти файлы будут доступны как из объекта APS, так и из Электронного архива. Электронный архив Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»

14 Возможность просмотра и печати информации, хранящейся в электронном архиве Электронный архив Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»

15 Электронный архив Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»

16 Выходные отчеты могут быть экспортированы в различные форматы, сохранены в архив APS, прикреплены к электронному документу и оправлены пользователям системы Электронный архив Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»

17 Менеджер «Внешнего доступа» APS-Предприятия встраивается в «Проводник» Windows и становится доступен из любого приложения работающего с файловой системой. Возможности: Взять файл из электронного архива Положить файл в архив Создать новый документ Создать новую папку в архиве Возможность управления прикладными режимами APS-Предприятия Электронный архив Менеджер доступа из внешних приложений Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»

18 Электронный архив Менеджер доступа из внешних приложений Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»

19 Интеграция с внешними приложениями. Сохранение непосредственно из приложения в электронный архив «APS-Предприятия» Функционал «APS- Предприятия» интегрирован в стандартные диалоги сохранения и открытия Электронный архив Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»

20 Интеграция с внешними приложениями. При сохранении или открытии предоставлены все средства навигации и поиска по документам и папкам электронного архива Документ, созданный в приложении становится электронным документом «APS-Предприятие» Электронный архив Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»

21 Интеграция с внешними приложениями. Открытие документа электронного архива «APS-Предприятия» непосредственно из приложения Электронный архив Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»

22 Интеграция с внешними приложениями. Открытие документа электронного архива «APS-Предприятия» непосредственно из приложения Электронный архив Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»

23 Интеграция с внешними приложениями. Открытие документа электронного архива «APS-Предприятия» непосредственно из приложения Электронный архив Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»

24 Режим поиска. Возможен поиск по всем параметрам электронного документа его атрибутам и параметрам файлового состава Электронный архив Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»

25 Результаты поиска с группировкой по папкам Электронного архива Электронный архив Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»

26 Переход в папку электронного архива данного документа и карточку документа Электронный архив Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»

27 Информация о связанном прикладном объекте «APS – Предприятия» Электронный архив Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»

28 Переход к связанному прикладному объекту «APS – Предприятия» Электронный архив Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»

29 ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»: Документооборот Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»

30 Основная информационная единица в Электронном документообороте - ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ Набор параметров, которые настраиваются за конкретным типом документа Неограниченное число версий Присоединение файлов любых форматов Журнал изменений документа Отправка по Документооборот Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»

31 Универсальный просмотрщик Документооборот Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»

32 Создание у клиента локальной версии файлового состава электронного документа и возможность работы как с локальными, так и с серверными данными Контроль актуальности и синхронизация локальных и серверных данных Документооборот Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»

33 Режим работы с файловым составом изделия и его локальной версией реализован в прикладном объекте ТПП с использованием API функций ядра «APS-Предприятие» Контроль актуальности и синхронизация локальных и серверных данных Документооборот Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»

34 Может быть связан с конкретными данными прикладных объектов «APS- Предприятия», таких, например, как объекты модуля «APS-ТПП» Содержит информацию о связях с другими документами. Причем связи могут быть иерархическими: документ основание – вложенный документ. Документооборот Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»

35 Может быть связан с Проектом Может содержать ссылки на одну или несколько папок электронного архива Документооборот Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»

36 Маршрут прохождения - структурное представление жизненного цикла документа с момента его создания до его исполнения Дизайнер маршрутов Карта маршрута Документооборот Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»

37 Менеджер документооборота, запущенный у клиента отслеживает и сообщает пользователю о новых, срочных и просроченных электронных документах Документооборот Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»

38 Работа с прикладным объектом «APS-Предприятия», связанным с электронным документом Обработка документа Документооборот Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»

39 Установка связей прикладных объектов «APS-Предприятие» с электронными документами Документооборот Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»

40 Работа с файловым составом Обработка документа Документооборот Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»

41 Выполнение движения по маршруту Произвольное движение документа Обработка документа Документооборот Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»

42 Обработка документа Контроль движения маршрутных документов с помощью Карты маршрута Документооборот Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»

43 Обработка документа Контроль движения маршрутных документов с помощью Истории движения Документооборот Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»

44 Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»: Управление проектами УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»

45 Существенно снижает риски ПРОЕКТНЫЙ ПОДХОД Снижает сроки Повышает эффективностьСокращает затраты Действия и задачи, которые должны быть выполнены в установленные сроки и с привлечением определенных ресурсов ПРОЕКТ Планирование необходимых работ. Управление ресурсами и выполнением работ. Завершение проекта в поставленные сроки. УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТОМ Управление проектами Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»

46 Электронный архив Управление проектами Планирование работ Формирование этапов в соответствии с бизнес логикой Управление ресурсами – назначение ответственных и исполнителей Контроль % выполнения работ Контроль по срокам исполнения Отслеживание и оповещение о назначенных и просроченных работах Автоматизацию документооборота Систематизацию движения электронных документов Структурирование взаимосвязей электронных документов Разграничение доступа к этапам работ в соответствии с группами пользователей «APS-Предприятие» Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»

47 Управление проектами Полный комплект документов, связанных в соответствии со структурой проекта Различная аналитика по срокам выполнения, % выполнения и задействованным ресурсам Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»

48 Планирование этапов проектов Работа над проектами (исполнение и контроль) Завершение проекта Управление проектами Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»

49 Определяется перечень этапов проекта, период выполнения каждого этапа и последовательность их выполнения Визуальное определение плановых дат и последовательности выполнения Управление проектами Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»

50 За каждым этапом определяется Ответственный и Исполнитель Может быть указан тип электронного документа Для типовых проектов может быть указан Базовый проект Управление проектами Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»

51 Старт проекта Запускается механизм Электронного Документооборота системы «APS-Предприятие». Документы отправляются на исполнение пользователям. Получатели определяются либо произвольно, либо в соответствии с маршрутом Срок исполнения документа соответствует плановой дате окончания этапа проекта Управление проектами Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»

52 Контроль выполнения по степеням готовности Нагрузка по конкретным исполнителям Объем работ за заданный период Отслеживание просроченных документов Статус и местонахождение документов Данные в разрезе конкретного подпроекта Контроль % выполнения Управление проектами Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»

53 Работа над документом завершена Электронный документ переводится Исполнителем в Завершающий статус Этап проекта соответствующий завершенному документу, тоже автоматически переводится в статус «Завершен» Для этапов проекта имеющих подпроекты, статус «Завершен» автоматически выставляется после завершения всех вложенных проектов Управление проектами Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»

54 В итоге выполнения всех этапов проекта получается комплект документов взаимосвязанных между собой в соответствии со структурой проекта. Управление проектами Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»

55 Доступны аналитические отчеты, о том как менялись сроки этапов проекта в процессе выполнения, и об эффективности выполнения конкретных задач и проекта в целом. Формируется через единую технологию системы «APS-Предприятия». Управление проектами Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»

56 СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!