Согласование договоров и утверждение контрагентов в SAP ERP Docflow Solutions - решения для управления электронными документами на платформе SAP

Автоматизируемые бизнес-процессы Утверждение контрагентов: Сбор пакета документов контрагента, согласование и утверждение контрагента. Создание основной записи дебитора/кредитора для утвержденного контрагента. Блокировка/разблокировка контрагента. Согласование договоров и доп.соглашений: Подготовка проекта договора / доп.соглашения. Согласование, подписание и регистрация договоров и дополнительных соглашений. Создание SAP-контракта для подписанного договора.

Основные функциональные возможности Подготовка проектов документов - ввод и редактирование регистрационной информации, создание файлов на основе шаблонов, автоматическое создание новых версий файлов в случае их изменения. Маршрутизация документов – автоматическое и ручное построение маршрутов согласования документов с указанием сроков обработки. Исполнение документов – уведомление адресатов о поступивших документах и сроках их обработки, выдача напоминаний о подлежащих обработке документах. Контроль исполнительской дисциплины – контроль исполнения документов, возможность определения поведения системы при нарушении сроков (напоминание, жалоба, изменение маршрута). Управление процессом согласования – возможность отозвать или перенаправить документ, остановить или перезапустить процесс согласования. Сканирование подписанных договоров – привязка к карточке электронного образа подписанного договора/доп.соглашения. Поиск документов – атрибутный и полнотекстовый поиск с учетом полномочий пользователей.

Утверждение контрагента

Создание карточки контрагента с заявкой на создание основной записи кредитора

Заполнение заявки на создание основной записи кредитора: финансовый ракурс

Формирование пакета документов контрагента, отправка контрагента на утверждение

Согласование контрагента

Создание основной записи кредитора для согласованного контрагента

Созданная запись кредитора автоматически привязывается к карточке контрагента

Согласование проекта договора / дополнительного соглашения

Свойства договоров Разовый, рамочный; Закупка, сбыт; Типовой, индивидуальный; С лимитом суммы и без лимита; Рублевый, валютный; С НДС / без НДС.

Создание проекта договора со ссылкой на контрагента

Проект договора: основные данные

Проект договора: заполнение данных для создания SAP-контракта

Создание файла договора по шаблону

Согласование проекта договора, просмотр статусов и замечаний

Отклоненный договор корректируется и отправляется на повторное согласование

Подписание согласованного договора, просмотр истории согласования

Сканирование подписанного договора

Создание SAP-контракта для подписанного договора

Созданный контракт привязан к карточке договора

Свойства дополнительных соглашений Заказ/Спецификация: создаются только к рамочному договору; при подписании Заказа/Спецификации в карточке договора обновляется сумма всех Заказов/Спецификаций к этому договору. Доп.соглашение: создаются к договору или любому другому дополнительному соглашению. Другие соглашения: приложение, бонусное соглашение, соглашение о скидках, соглашение о доставке, соглашение о залоге, маркетинговое соглашение, иное. Все виды дополнительных соглашений могут менять сумму и дату окончания вышестоящего договора или дополнительного соглашения. Индивидуальное согласование: договор и дополнительные соглашения к нему отправляются на согласование по собственным маршрутам. Пакетное согласование: договор и дополнительные соглашения к нему отправляются на согласование одним пакетом по маршруту договора.

Доп.соглашения иерархически связаны с договором и другими доп.соглашениями

Готовое к использованию решение, легко адаптируется с помощью параметризации и программных расширений без участия поставщика. Интеграция с приложениями SAP ERP на уровне общей программной платформы. Маршрутизация документов с использованием стандартного справочника организационной структуры SAP. Использование функций замещения на уровне пользователей и должностей. Преимущества решения для согласования договоров и утверждения контрагентов в SAP ERP