Архивный фонд 4.0

Основа построения единой системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации Система «Архивный фонд» АРХИВНЫЙ ФОНД ФОНДОВЫЙ КАТАЛОГ ЦФК

Предпосылки создания АФ 4 Накопленный опыт массовой автоматизации архивных учреждений Необходимость промышленного подхода к созданию, внедрению, эксплуатации и сопровождению системы Смена поколений программного обеспечения

Автоматизация государственного учета документов Архивного фонда РФ Формирование и ведение автоматизированного НСА Ведение учета и НСА на уровне единиц хранения/единиц учета Учет движения документов Формирование паспорта архива Формирование паспорта архивохранилища Топография Формирование отчетов Поиск информации Основные ф ункции системы Архивный фонд 4

Расширение функций ПК « Архивн ый фонд » Расширение автоматизированного учета, изменения в учетных документах Расширение функций автоматизированного НСА Интегрирование автоматизированного НСА с цифровым фондом пользования Использование накопленных внешних информационных ресурсов Прикрепление к карточкам описаний фондов, описей, единиц учета и единиц хранения, документов файлов произвольного формата Формирование структуры архивохранилища Сортировки фондов, описей, единиц хранения и единиц учета, документов

Расширение функций ведения автоматизированного НСА формирование произвольного количества схем классификации (рубрикаторов) фондов, описей, единиц хранения и единиц учета, документов переработка описей

Расширение функций поиска увеличение количества поисковых реквизитов создание произвольных поисковых запросов сохранение поисковых запросов печать результатов поиска полнотекстовый поиск по прикрепленным файлам

Расширение функций формирования отчетных форм Количество отчетов увеличено до 179 В том числе добавлены новые отчетные формы: –Паспорт архивохранилища –Новый паспорт архива –Описи кинодокументов, фонодокументов, видеодокументов, электронных документов Отчетные формы выводятся в MS Word

Расширение системных возможностей Система создана на основе современного программного обеспечения Одновременная многопользовательская работа Гибкое разграничение прав доступа к данным и функциям Протоколирование действий пользователей Автоматический контроль ввода данных Справочная подсистема (HELP) Оперативная и эффективная техническая поддержка.

Требования квалификации пользователей и обслуживающего персонала Персонал, использующий и осуществляющий поддержку системы, должен обладать навыками работы с ОС MS Windows, MS Office, система «Архивный фонд 4.0». Персонал, выполняющий функции системных администраторов, должен обладать навыками администрирования OC MS Windows и СУБД MS SQL, системы «Архивный фонд 4.0».

При разработке АФ4 учтены будущие потребности Работа с ЕКДИ Автоматизация передачи данных из архивов организаций Автоматизация передачи данных для формирования ФК и ЦФК

Подготовка к промышленной эксплуатации Опытная эксплуатация: в 3-х федеральных архивах в государственных архивах 10 субъектов федерации Доработка и выпуска окончательной версии Подготовка установочного диска и комплекта поставки Разработка предложений по организации внедрения Создание инфрастуктры внедрения (региональная партнерская сеть, централизованная служба технической поддержки)