Исполнение проектов – выполнение собственных работ этапов проектов Ловыгин Василий ведущий эксперт Центра информационных технологий и консалтинга ПАРУС

Вопросы рассматриваемые в презентации Планирование работ этапов проектов – графики работ, исполнители и трудоемкость работ Распределение работ и трудоемкости между исполнителями – планы по трудоемкости и анализ загрузки подразделений Формирование планов работ подразделений-исполнителей Формирование планов работ сотрудников Формирование и согласование отчетов сотрудников и отчетов подразделений, учет фактической трудоемкости работ/этапов/проектов Web-мониторинг исполнения работ проектов

П Планирование и контроль исполнения собственных работ проектов Этапы проектов НИОКР Работы этапов проектов WEB – интерфейс мониторинга проектов Планы работ подразделений Формирование/Переформирование планов работ подразделений Отчеты сотрудников Ресурсы работ этапов проектов WEB – интерфейс планирования и контроля выполнения работ ПроектНИОКР Структура цены этапов проектов Планы по себестоимости Планы по трудоемкости Планы работ сотрудников Отчеты подразделений План/Факт анализ загрузки подразделений и трудоемкости работ проектов

Планирование трудоемкости работ этапов проектов Трудоемкость работ может определяться несколькими способами: 1) Вручную – экспертная оценка трудоемкости работы в целом

Планирование трудоемкости работ этапов проектов Трудоемкость работ может определяться несколькими способами: 2) Ресурсами – определение трудоемкости работ в разрезе профессий

Планирование трудоемкости работ этапов проектов Если для работ определена плановая трудоемкость, то планирование работ подразделений будет выполняться и по срокам выполнения работ и по трудоемкости работ. Причем, трудоемкость этапа проекта, определенная, как, Сумма трудоемкостей работ этапа, может отличаться от трудоемкости этапа рассчитанной как, Сумма затрат по статье «Заработная плата» деленная на Среднюю заработную плату этапа.

Планирование трудоемкости этапа проекта и распределение трудоемкости между подразделениями-исполнителями На основании данных структуры цены этапов проектов ответственные подразделения (головные исполнители) передают подразделениям-соисполнителям часть затрат по статье «Заработная плата». Для каждого этапа проекта утверждена средняя заработная плата, исходя из которой рассчитывается трудоемкость для каждого подразделения. В результате формируется Ведомость передачи трудоемкости по этапу проекта. 1 – Трудоемкость ; 2 – Фонд заработной платы.

Анализ загрузки подразделений Для анализа загрузки подразделений необходима информация, которая ведется в системе Управления персоналом: Штатное расписание подразделений, Плановый Фонд рабочего времени подразделений. Для точного анализа плановой загрузки подразделений помесячно необходимо вести данные о графиках работы сотрудников подразделений.

Формирование планов работ подразделений План работ предприятия и планы работ подразделений формируются на основании графиков работ этапов проектов. В планы включаются работы, которые выполняются в периоде действия плана. Для формирования планов определение трудоемкости работ не обязательно, но если трудоемкости работ не определены, то будет невозможно определить плановую загрузку подразделений на период. Если трудоемкость работ определена с детализацией до ресурсов, то можно оценить загрузку подразделений с детализацией до профессий. Если трудоемкость работ определена без детализации до ресурсов, то формирование из планов подразделений планов сотрудников возможна.

Формирование планов подразделений Создаем заголовок плана и определяем: Расчетный период - период действия плана Подразделение – если формируем план для подразделения, если для предприятия в целом, то не указываем. Отражать факт плана в проектах или нет – признак «Отражать изменение фактических показателей..»

Формирование планов подразделений Выполняем для созданного плана функцию «Сформировать». В примере формировался план подразделения и для всех работ плана не определена трудоемкость.

Формирование планов сотрудников Планы сотрудников формируются путем определения плановых исполнителей работ, выбираемых из штатного состава подразделения. Действия выполняются в WEB- интерфейсе.

Учет фактического исполнения работ и фактической трудоемкости работ Учет фактического исполнения работ и фактической трудоемкости выполняется в WEB-интерфейсе: Сотрудники подразделений формируют отчеты о фактическом времени затраченном на выполнение работ; Сотрудники подразделений формируют отчеты о фактическом времени затраченном на выполнение работ; Отчеты сотрудников согласуются руководителем подразделения; Отчеты сотрудников согласуются руководителем подразделения; Из отчетов сотрудников формируется отчет подразделения; Из отчетов сотрудников формируется отчет подразделения; Отчет подразделения согласуется руководителем вышестоящего подразделения; Отчет подразделения согласуется руководителем вышестоящего подразделения; Отчеты подразделений утверждаются руководителями проектов, работы которых включены в отчет; Отчеты подразделений утверждаются руководителями проектов, работы которых включены в отчет; Утвержденные отчеты подразделений отрабатываются в план подразделения – заполняются поля «Трудоемкость факт» для каждой работы плана подразделения; Утвержденные отчеты подразделений отрабатываются в план подразделения – заполняются поля «Трудоемкость факт» для каждой работы плана подразделения; Значения полей «Трудоемкость факт» суммируются в «Трудоемкость факт» работ проектов. Значения полей «Трудоемкость факт» суммируются в «Трудоемкость факт» работ проектов.

Учет фактического исполнения работ и фактической трудоемкости работ Формирование отчета сотрудником выполняется выбором работы из своего плана работ и указанием фактического времени затраченного на выполнение работы в период отчета.

Учет фактического исполнения работ и фактической трудоемкости работ Согласование отчета сотрудника руководителем подразделения выполняется переводом строки отчета в состояние «Согласовано». Руководитель может изменить фактически согласованное временя затраченное сотрудником на выполнение работы.

Учет фактического исполнения работ и фактической трудоемкости работ Формирование отчета подразделения выполняется из всех согласованных отчетов сотрудников, дата которых попадает в период отчета подразделения.

Учет фактического исполнения работ и фактической трудоемкости работ Согласование отчета подразделения руководителем вышестоящего подразделения выполняется переводом строк отчета в состояние «Согласовано». Руководитель может изменить фактически согласованное временя затраченное подразделением на выполнение работы.

Учет фактического исполнения работ и фактической трудоемкости работ Утверждение отчета подразделения руководителем проекта выполняется переводом отчета в состояние «Утвержден». Руководитель проекта может изменить фактически утвержденное временя затраченное подразделением на выполнение работы.

Учет фактического исполнения работ и фактической трудоемкости работ Отработка отчета подразделения выполняется переводом отчета в состояние «Отработан». После отработки отчета подразделения в план подразделения значения фактической трудоемкости работ переносятся в работы проекта автоматически.

Выводы Автоматизация процессов планирования работ подразделений и сотрудников и учета фактической трудоемкости работ с использованием ПП «ПАРУС-Предприятие 8» позволит: Формировать сбалансированные по загрузке планы работ подразделений (годовые, квартальные, месячные,) на основании данных графиков работ этапов проектов. Формировать сбалансированные по загрузке планы работ подразделений (годовые, квартальные, месячные,) на основании данных графиков работ этапов проектов. Контролировать сроки исполнения не только этапов проектов, но и работ этапов проектов, тем самым снизить риски срыва сроков выполнения заказов. Контролировать сроки исполнения не только этапов проектов, но и работ этапов проектов, тем самым снизить риски срыва сроков выполнения заказов. Учитывать фактическую трудоемкость работ (реальную) и анализировать отклонения трудоемкости заложенной в себестоимость этапов проектов от фактической. Учитывать фактическую трудоемкость работ (реальную) и анализировать отклонения трудоемкости заложенной в себестоимость этапов проектов от фактической. Формировать, в процессе эксплуатации системы, базу данных типовых работ (фактическая длительность и трудоемкость работы, ресурсы использованные при выполнении работы, коэффициент сложности работы), что позволит повысить точность и сократить сроки оценки трудоемкости и необходимых ресурсов новых проектов. Формировать, в процессе эксплуатации системы, базу данных типовых работ (фактическая длительность и трудоемкость работы, ресурсы использованные при выполнении работы, коэффициент сложности работы), что позволит повысить точность и сократить сроки оценки трудоемкости и необходимых ресурсов новых проектов.