Презентация Группы компаний НД Идеология использования ND-OFFICE в сети АЗСИдеология использования ND-OFFICE в сети АЗС Киев, 2009

Оперативный контроль и аналитика средствами ND-OFFICE План презентации 1. Описание стандартных функций при работе топливной компании. 2. Помощь программно-аппаратного комплекса на базе ND-OFFICE в организации выполнения и отслеживания процедур. 3. Практическое применение программно-аппаратного комплекса при реализации функции контроля и мониторинга в сети. 4.Почему программно-аппаратный комплекс от НД. 5.Анализ эффекта от использования ND-OFFICE. 2

Оперативный контроль и аналитика средствами ND-OFFICE Предисловие:) - наше видение возможности использования ПО в сети может отличаться от видения заказчика, также и наше видение процессов, происходящих в сети, мы говорим о базовых понятиях; - это рассказ об отслеживании системы управления компанией с помощью инструмента; - это указание на то, что должно получиться в результате правильного использования инструмента; - мы говорим об Идеологии управления фирмой с помощью инструмента – о стратегических моментах; - ТЗ на доработку инструмента – это результат изучения инструмента на соответствие предоставленному техническому описанию (первое) и на соответствие видению бизнес-процессов самой компанией (второе). Второе без первого крайне сложно. - Цели доработки – устранение выявленных недостатков, приведение инструмента в удобный практичный вид - это тактические моменты. 3

Оперативный контроль и аналитика средствами ND-OFFICE Раздел 1: Описание стандартных функций при работе топливной компании (компания в своей оперативной деятельности обязана выполнять набор функций): 1.1 Функции разделяются на основные (бизнес-функции) и вспомогательные (сервис-функции); 1.2 Основные - функции, связанные с движением товаров, топлива, финансовых ресурсов, сбором, обработкой и анализом информации, аналитики; вспомогательные – функции, связанные с обеспечением выполнения бизнес-функций объекта: коммунальные услуги, обеспечение спецодеждой, охрана, обучение и т.д.; 1.3 ND-OFFICE занимается основными функциями; 1.4 Процедура – это механизм реализации функций, т.е. набор действий (бизнес-процесс), направленный на реализацию функций. (Пример: прием топлива – участвует водитель, кассир, начальник смены и т.д. – все используют свои процедуры); 4

Оперативный контроль и аналитика средствами ND-OFFICE 1.5 Перечень основных стандартных функций для среднестатистической сети: приход, расход, возврат, списание; инвентаризация; ценообразование; лояльность, система скидок; учет (отчетность), анализ, т.е. функции, которые поддерживаются в компании и ими кто-то занимается и отвечает за результат. 1.6 Фактически функции выполняются сотрудниками (субъектами) с присущими им недостатками: - низкая оперативность сбора, обработки, анализа и передачи информации; - внесение искажений в информацию (неумышленное или умышленное). 1.7 Цель внедрения программно-аппаратных комплексов: получение гарантированно достоверной и своевременной информации, необходимой руководству компании для принятия правильных управленческих решений. 1.8 Программы сами решения не принимают и компаниями не руководят. Они – инструмент. Программы не отменяют процесс руководства, а помогают руководителю управлять компанией на основе оперативной точной информации. Принятие решений, основанных на фактах, является требованием пункта 7 основных принципов стандарта управления качеством ISO

Оперативный контроль и аналитика средствами ND-OFFICE Раздел 2: Помощь программно-аппаратного комплекса на базе ND-OFFICE в организации отслеживания процедур. 2.1 Программно-аппаратный комплекс НД в полной комплектации состоит из: СЭККА, ТРК; система информационной интеграции (СИИ) ND-OFFICE; ультразвуковой стационарный уровнемер; сканеры, считыватели, терминалы (подключенные к СЭККА); коммуникационное обеспечение (защищенные каналы связи, аппаратные средства); сервера на АЗС и в ЦО. 6

Оперативный контроль и аналитика средствами ND-OFFICE 2.2 Программно-аппаратный комплекс на базе ND-OFFICE позволяет: - Реализовать функции движения товаров: приход, расход, возврат, списание, перемещение; - Реализовать функции контроля: инвентаризация, контроль остатков. -Реализовать функции ценообразования: наценка, переоценка; настроить регламент изменения цен и механизм (административный – через приказы, автоматизированный – разрабатывается под видение НД, региональный разрабатывается под видение НД и под запросы компаний); - Реализовать функции лояльности: система скидок, поддержка акций, прием карт лояльности и т.д. - Реализовать функции учета: сбор данных (схема поступления данных в ND-OFFICE), отчетность, анализ, аналитика, рекомендации для принятия управленческих решений 7

Оперативный контроль и аналитика средствами ND-OFFICE Раздел 3: Практическое применение ND-OFFICE при реализации функции контроля и мониторинга в сети; что получит каждый отдел/руководитель компании в результате внедрения ND-OFFICE (ожидаемые результаты) (другой тип классификации - по приносимой пользе от ND-OFFICE – для разных должностей): 3.1 Перечень рассматриваемых должностей, использующих в своей работе ND-OFFICE: персонал АЗК (оператор-кассир, начальник смены, товаровед, директор АЗК); персонал ЦО (руководитель куста – теруправляющий, категорийные менеджеры по топливу и товарам, бухгалтер, аналитик, контроллер; сервисная служба; директор компании. 3.2 Общие: необходимые для работы отделов данные поступают своевременно и в полном объеме, что снижает конфликтность между отделами и улучшает моральный климат в коллективе; 8

Оперативный контроль и аналитика средствами ND-OFFICE Ожидаемые результаты от внедрения ND-OFFICE 3.3 Оператор-кассир: удобный интерфейс работы в системе; автоматизированные процессы ввода данных (сканера, считыватели). 3.4 Начальник смены: облегченная процедура приема топлива (показания фактических остатков снимаются автоматически – уровнемер); простая процедура изменения цены (возможно автоматическое изменение цены из офиса – при дополнительном запросе сети); автоматическое формирование сменных отчетов (в т.ч. печать на принтер и передача в ЦО). 9

Оперативный контроль и аналитика средствами ND-OFFICE Ожидаемые результаты от внедрения ND-OFFICE 3.5 Товаровед: получение оперативной информации о продажах и остатках (автоматическая передача данных в ЦО и, возможно в будущем, поставщику соответствующей категории); контроль приходуемых товаров на наличие их в Общей базе, автомати- зированный процесс инвентаризации (автоматическое формирование отчетных ведомостей, использование накопительных сканеров); удобный интерфейс ввода приходных накладных; автоматическая передача введенных приходных накладных в ЦО. 10

Оперативный контроль и аналитика средствами ND-OFFICE Ожидаемые результаты от внедрения ND-OFFICE 3.6 Директор АЗК, руководитель куста (теруправляющий): удобный интерфейс для планирования и отчетности работы АЗК; оперативный мониторинг деятельности АЗК (сети): приход (время прихода бензовоза, длительность слива, длительность простоя продаж по сливаемому виду топлива, сверка показаний уровнемера и книжного остатка), расход (определение суточных и недельных пиков - планирование эффективной работы персонала, мониторинг корректности отпуска топлива по картам и талонам); удобство контроля реализации по видам оплаты, по видам топлива; оптимизация логистики топлива и товаров (с последующим переходом на автоматические заказы); возможность получения полной информации о работе АЗК (сети) по автоматическим протоколам событий. 11

Оперативный контроль и аналитика средствами ND-OFFICE Ожидаемые результаты от внедрения ND-OFFICE 3.7 Категорийные менеджеры по топливу и товарам: простой и оперативный сбор полной информации с сети об остатках и реализации; простые процедуры анализа продаж и остатков, управление ассортиментом (обеспечение нормативный оборачиваемости); ведение единой базы ассортимента товаров и топлива по всей сети; оперативное управление ценами по всей сети (возможно выборочное); автоматизированный документооборот по приходу/расходу/списанию товаров по всей сети АЗС/АЗК; сохранение привязки к поставщику товара при внутренних перемещениях; повышение уровня реализации за счет улучшения контроля и управляемости; оперативный контроль наличия (движения) топлива во всех резервуарах АЗС сети; 12

Оперативный контроль и аналитика средствами ND-OFFICE Ожидаемые результаты от внедрения ND-OFFICE 3.8 Бухгалтер: простое и оперативное получение таблиц данных и документов для автоматизированной загрузки в бухгалтерские программы; доступ в базу данных ND-OFFICE для получения дополнительной информации; 3.9 Отдел аналитики: автоматизированные процедуры анализа реализации, доходности, рентабельности, оборачиваемости; расчет ряда аналитических показателей: среднего чека, выторга на кв. метр площади магазина, доля покупателей сопутствующих товаров и услуг по отношению к покупателям топлива, выторга сопутствующих товаров и услуг на 1 литр реализованного топлива (топливо – якорь) и т.д.; 13

Оперативный контроль и аналитика средствами ND-OFFICE Ожидаемые результаты от внедрения ND-OFFICE 3.10 Отдел контроля – служба безопасности: полная картина состояния остатков по топливу, сопутствующим товарам и наличных средствах в сейфах СЭККА (постоянная инвентаризация, оперативные показания уровнемеров); полная оперативная картина фактического движения топлива по резервуарам в сравнении с книжными показателями (при использовании уровнемеров, подключенных к СЭККА); методика борьбы с хищениями (вычитка накопительных счетчиков, протокол событий, действий оператора: СЭККА – log TS, ФМ – внутренние отчеты, ND-OFFICE – все транзакции); статистика по картам, используемым несколько раз в течение дня, по картам и талонам, обслуженным без подключения приемного терминала к СЭККА (в базе продаж отсутствует номер транзакции). 14

Оперативный контроль и аналитика средствами ND-OFFICE Ожидаемые результаты от внедрения ND-OFFICE 3.11 Сервисная служба: постоянный удаленный мониторинг конфигурации АЗС: СЭККА, резервуары, уровнемеры, ТРК, ведение баз данных по используемому на АЗС оборудованию (сейчас – в минимальной конфигурации, возможно наращивание функционала); автоматизация установка на объекты новых СЭККА и АРМ администраторов; удаленный контроль работы ТРК по считываемым необнуляемым электронным счетчикам; контроль проливов топлива по АЗС в целом и по отдельным ТРК; помощь в отработке нештатных ситуаций на АЗС, возникших по причине сбоя техники (закрытие чеков по разным видам оплат, сравнение транзакций, поступивших в ЦО с Z-отчетами); снижение затрат на сервисное обслуживание за счет своевременной профилактики техники. 15

Оперативный контроль и аналитика средствами ND-OFFICE Ожидаемые результаты от внедрения ND-OFFICE 3.12 Директор компании: оперативный мониторинг работы компании в удобном формате, виде (необходимо ТЗ); возможность влиять на определенные процессы или работу подразделений за счет локализации проблемы (уход от практики «наказание невиновных, награждение непричастных», «кто первый под руку попался…»); улучшение координации работы подразделений; достаточная информация для определения «узких мест» и направлений развития (ассортимент, сезонность, необходимость услуг); смещение приоритетов работы руководства с административно-хозяйст- венных на планово-экономические и стратегические; появление параллельны независимых от персонала каналов получения оперативной информации (при соответствующих правах доступа) – теряется монополия персонала на подачу информации (любая монополия склонна к искажениям). 16

Оперативный контроль и аналитика средствами ND-OFFICE Раздел 4: 4. Почему программно-аппаратный комплекс от НД: 4.1 ND-OFFICE – не полуфабрикат, а законченное решение, построенное по эволюционному техническому заданию (сегодня – базовое ТЗ); 4.2 Опыт внедрения – крупнейшие компании Украины (Лукойл, Галнефтегаз, КЛО, сети АГНКС, всего более 200 АЗС); 4.3 Наличие достаточных ресурсов для модернизации и доработки софта (конструкторский отдел, производство); 4.4 Наличие достаточных ресурсов и контактов для согласования работы системы ND-OFFICE с программными продуктами сторонних производителей; 4.5 Предоставление формата и представлений данных в базах ND-OFFICE для наращивания функционала силами программистов сетей; 4.6 Наличие полного комплекса внедрения и поддержки (аппаратной и программной) продукта: отдел внедрения и сеть сервисных центров по территории Украины; 4.7 В Украине нет достойных и приемлемых по цене решений для автоматизации сетей АЗС. 17

Оперативный контроль и аналитика средствами ND-OFFICE Раздел 5: Реализация правильного принятия управленческих решений состоит из этапов: А) сбор информации в ЦО и ее накопление 18

Оперативный контроль и аналитика средствами ND-OFFICE Раздел 5: Б) систематизация информации в центральном офисе 19

Оперативный контроль и аналитика средствами ND-OFFICE Раздел 5: В) анализ систематизированной информации в ЦО (переход к вопросам, которые должен решить директор, возможно, воспользо- вавшись консультациями; поле ответствен- ности консалтинга – поле работы с людьми – необходимы регламенты работы людей, возможно отличные от существующих в компании): - кто и по каким критериям анализирует, с какой периодичностью, кому предоставляет результаты анализа, какие принимаются решения; - кто может поставить ТЗ и сопоставить с существующими возможностями ND-OFFICE и процедурами в компании (вопрос частично решен); - использование OLAP (примеры построения графиков по разным критериям: по видам топлива, видам оплаты, по АЗК); - необходима политика доработки отчетов (возможно самостоятельное использование FastReport). 20

Оперативный контроль и аналитика средствами ND-OFFICE Раздел 5: Г) принятие решений на основе анализа обработанных данных – реализуемо при полном выполнении ВСЕХ предыдущих пунктов (возможно создание конфигурации рабочего места директора для получения параллельной краткой информации о состоянии дел в цифровом и графическом видах, для создания конфигурации необходима формализация заказа на доработку). Д) получение дополнительной прибыли за счет принятия правильных решений – реализуемо при полном выполнении ВСЕХ предыдущих пунктов. 21

Оперативный контроль и аналитика средствами ND-OFFICE 22 С

Схема работы комплекса ND-OFFICE 23