Технологии Microsoft для электронного документооборота Михаил Козлов Менеджер по продаже бизнес решений

2 Содержание Что мы понимаем под термином документооборот? Технологии Microsoft для –Делопроизводства –Управления бизнес-процессами –Управления информационным содержанием

3 Проблема: запутанная терминология в предметной области Документооборот Делопроизводство Управление записями (RM) Управление документами (DM) Управление бизнес-процессами (BPM) Управление жизненным циклом документов (DLCM) Управление электронным содержанием (ECM) Workflow СЭД DocFlow DocFlow EDMS Электронный архив EAI

Вопрос! 4

5 Что такое документооборот? Документационное обеспечение управления (ДОУ): –Документирование (создание документов) –Организация работы с документами учет, движение, поиск, оперативное хранения и использования документов. –Систематизация архивного хранения документов Делопроизводство: комплекс мероприятий (процессов) по обеспечению ДОУ организации. Документооборот - движение документов в рамках ДОУ Источник: Особенности национального делопроизводства, Михаил Козлов,

6 Документооборот – частный случай бизнес-процесса Документооборот = частный случай документо- ориентированных бизнес-процессовДокументооборот = частный случай документо- ориентированных бизнес-процессов Процесс (бизнес-процесс) –Связанный набор повторяющихся действий (функций), которые преобразуют исходный материал и/или информацию в конечный продукт (услугу) в соответствии с предварительно установленными правилами –Шеер, «Бизнес-процессы» Управление бизнес-процессами (BPM) = WorkflowУправление бизнес-процессами (BPM) = Workflow

7 Документооборот – частный случай бизнес-процесса Документооборот ДОУ Управление бизнес-процессами Управление информационным содержанием

8 Microsoft и «документооборот» Технологии Microsoft: –Российское делопроизводство –Управление бизнес-процессами –Управление содержанием (контентом) –Построение отчетности и бизнес-анализа

9 Российское делопроизводство 1.Документирование 2.Работа с документами –Движение (документооборот) –Учет (регистрация) –Оперативное хранение –Поиск –Ограничение использования 3.Систематизация архивного хранения 1.Microsoft Office Серверные продукты: Электронная почта (Exchange + Outlook) Портал (SharePoint) Information Rights Management 3.Портал (SharePoint) + решения партнеров Office 2007 предлагает похожую парадигму: –Управление жизненным циклом документов (DLM) Создание Использование Хранение Партнеры делают решения Делопроизводство

10 Сценарии workflow Формальный Процессы по дизайну Разработка модели B2BEAI Ad-hoc Совместная работа Управляемая Совместная работа Управляемый Процессы из групп операций Составление потоков Ad hoc Процессы из операций Мониторинг деятельности BizTalk Server WWF* Решения партнеров SharePoint Exchange *) Windows Workflow Foundation – технологии для разработки workflow приложений SharePoint

11 Microsoft – лидер на рынке BPA "Microsoft has edged into leadership with its new Microsoft Office Visio Professional 2003 linked to a more-powerful Biztalk, which is equipped with a strong rule engine. Although Microsoft owns the premier business process drawing tool, business users often leave the Microsoft suite for other process analysis and execution tools. This is now changing because of partnerships with ProActivity and the new version of Microsoft Office Visio Professional 2003, which can take system-to-system processes forward." Gartner 2004

12 Управление электронным содержанием (ECM) Управление документами (DM) Управление веб- информацией (WCM) Управление записями (RM) Сканирование документов (DI) Управление цифровыми активами (DAM) Workflow Microsoft Office + SharePoint 2007 SharePoint 2007 SharePoint РП: Meridio, Interwoven … Microsoft Office + РП: HP, KnowledgeLake Interactive Media Manager: РП: Extensis, Canto… SharePoint 2007, BizTalk, VS, РП Source: Forrester, 2005

Технологии Microsoft для работы с документами и управления БП 2007 Платформа Фронт Сервисы + Разработка 2005 BizTalk Server 2006 SharePoint Designer XML, SOA, Web-сервисы, Open XML форматы...

Microsoft Office SharePoint Server 2007: интегрированное решение Следующее поколение почтовых систем, управления проектами, заданиями, блоги, wiki Совместная работа Анализ данных Портал Расширенная агрегация и персонализация Качественная релевантность, поиск контактов и бизнес- данных Серверные формы, процессы, смарт- клиенты, браузерные клиенты Серверные электронные таблицы, порталы анализа данных основанные на SQL Server Analysis Services Интеграция с полями документов и управление содержимым Web Бизнес процесс ы Расширяемая платформа базирующаяся на технологии ASP.NET 2.0 Поиск Управление контентом WindowsSharePointServices

Microsoft Office SharePoint Server 2007: что нового? WorkFlow (WFF) Блоги Вики Синдикация (RSS) Управление контентом Бизнес-анализ Business Data Catalog Excel® Services InfoPath® Forms Services Новый интерфейс Open XML – открытый формат документов ASP.NET 2.0 …

16 Office 2007 Content Management Управление документами –Check-in; check-out –Версии –Пользовательские типы док-ов (>договора) –Пользовательские реквизиты (с InfoPath) Политики и соответствие требованиям регулирующих органов Workflow на базе WWF Архивирование и правила хранения Управление веб-представлением

Корпоративный поиск Корпоративный поиск отличается от Internet –Нет множества взаимосвязей –Много «офисного» контента (документы, данные внешних приложений) без гипертекста –Нет рекламного повышения рейтинга SharePoint 2007: переработанное ядро ранжирования результатов поиска –Лучшие результаты всегда на первой странице –Специально настроено для корпоративного поиска –Индексирует и ищет любой контент (iFilters)

Microsoft® Office SharePoint® Server 2007 for Search Microsoft® Office SharePoint® Server 2007 for Search (Standard Edition) Microsoft® Office SharePoint® Server 2007 for Search (Enterprise Edition) Microsoft® Office SharePoint® Server 2007 (Standard CAL) Microsoft® Office SharePoint® Server 2007 (Enterprise CAL) Search File shares, Web Sites, SharePoint Sites, Exchange PFs, Notes DBs OOB (out of the box) XXXX Search 3 rd Party Document Repositories XXXX Indexes 40 File Types OOB (extensible) XXXX Secure Content Access Control XXXX Search for People and Expertise XX Enhanced Search Center UI XX Search Structured Data Sources X Document Limit400,000No Limit*

Поиск: взгляд пользователя Центр поиска –Стандартный интерфейс с закладками Основы –Подсветка найденных фраз –Синтаксис поиска подчиняется дефакто стандарту –Свертка дубликатов –Подсказки «Возможно вы имели в виду..» –Подписка на результаты поиска

Поиск: Интерфейс Закладки Коррекция запроса Выделение запрашиваемого Оповещения на результаты

Сайты хранилищ документов Дерево папок Поиск документов по реквизитам Управление различными версиями Установка корп. типов данных

Библиотеки документов Оффлайн библиотеки (Outlook, Groove) –Пользователи могут забрать документ на редактирование будучи отключенными Major/Minor версии Поддержка нескольких типов контента для одной библиотеки Просмотр в виде дерева

Управление версиями

Использование реквизитов документов в приложениях Настраиваемые инф. панели документа на основе InfoPath Вносите реквизиты на этапе создания документа

Управление записями Confidential – Microsoft Corporation Prototype only Customize policies by content type Store multiple record types including Vault behavior to ensure content integrity Selectively track, audit and expire content

26 Электронные архив документов (записей) Систематизация, обслуживание и уничтожение Менеджер архива Поиск и извлечение Юристы Exchange Send To SharePoint Документы Почта Knowledge Worker Личные артефакты «Загрузка» Нецифровые записи Сотрудник архива Сканирование Архив ПолитикиРегламенты Регистрация Windows SharePoint Services 3.0 Выписка

Документооборот (workflow) Настройка процесса утвержд. Последовательный, параллельный, делегирование и правка Автоматическое прекращение движ.

Согласования и утверждения

29 Windows Workflow Foundation Платформа для разработки приложений с поддержкой Workflow Дизайнер workflow в Visual Studio 2005 Поддерживаемые типы workflow: –между бизнес-приложениями, –ролевые задачи для пользователей (АРМы), –документооборот, –между людьми, –составное workflow для приложений поддерживающих сервисную архитектуру (service oriented applications), –на основании бизнес-правил и –для управления информационными системами.

Sharepoint Designer Новый продукт для создания корпоративных решений на основе Sharepoint Portal Server без программирования Входит в инструментарий веб средств: –Microsoft Office Sharepoint Designer –Expression Web Designer –Visual Studio Поддерживает создание сайтов для SPS/WSS и HTML/CSS/ASP.NET

Sharepoint Designer Основной инструмент создания Workflow

Новая версия: DocsVision 4.0 Пример решения партнера

Партнеры по документообороту Captaris EMC/Documentum Nintex OpenText (Hummingbird) Skelta SourceCode (K2.Net) … Ланит ЭОС Cognitive Technologies Directum DocsVision TopS … 33

Модуль «Делопроизводство» для MOSS 2007 Поддержка полного цикла управления документами в среде Microsoft Office Share Point –Регистрация –Контроль исполнительской дисциплины –Согласование документов –Отчеты Раширение функций стандартного делопроизводста с помощью подсистемы управления бизнес процессами

Переход на WWF Использование стандартной технологии от лидера индустрии Дизайнер WWF-процессов в среде DocsVision Предоставление окружения для использования процессов WWF Использование стандартных WWF Activities Расширение возможностей интеграции с внешними системами

ЧТО ЕЩЕ ЕСТЬ В SHAREPOINT? 38

Центр отчетности Personalized report delivery Create new reports to share Search for reports and dashboards

Аналитические инфопанели KPI Lists Live Excel spreadsheets Common Filters

Excel 2007 Services Предназначен для безопасного, доверяемого, управляемого источника данных Защищает ценную информацию Предоставляет доступ к данным из таблиц через информационные доски Использует сервер для долгих расчетов Предоставляет возможность использовать бизнес-логику таблиц в внешних приложениях (автоматическое создание Web-сервисов)

Применение Excel Services Excel 2007 Браузер 100% Просмотр и взаимодейс твие Приложения Web Services Web Services Excel 2007 Клиент Открытие таблиц Создание & публикация таблиц

Microsoft Office Form Server 2007 WSS WSS Визуализация Проверка, вычисления, правила, редактирование Download XSN, XML Публикаци я Загрузка скрипта и данных Office 2007 Server XSN ASPX XSN, XML Form code XSN, XML Form code InfoPath Form Services Возврат даных Generate InfoPath Client Отсылка изменений InfoPath Designer offline Browser Визуализация Проверка, вычисления, правила, редактировани е

Новые возможности Forms Services Тонкий веб-клиент –Нужен только браузер –Минимальные обращения к серверу –Проверки и форматирование на клиенте Работа в intranet, extranet и internet –Разработаны на WSS при помощи ASP.NET –Design once for rich and reach e-forms Поддержка различных платформ –IE, Netscape, Firefox, Mozilla, Safari –Windows, Mac OSX, Unix, Linux InfoPath форма в Outlook InfoPath форма в браузере

A A B B C C Interactive Media Manager

Edit Metadata Producer CFO Editor Business Applications (ERP, DWH, SCM...) XML Web Services Information sharing is intuitive & easy Provide control and reuse content Enable faster, insightful decisions Information sharing is intuitive & easy Provide control and reuse content Enable faster, insightful decisions Browse Content Asset Workflow Review & Approval Business Intelligence

Highly customizable UI Easy to reposition web parts Right-click access to kickoff workflows

48 Office как «умный клиент» Пример Duet for SAP Управление временем Учет и утверждение отработанных часов Мониторинг бюджетов Поддержка ежегодного планирования бюджетов, мониторинг исполнения, анализ затрат и корректировки Управление отпусками, болезнями и командировками Поддержка запросов на отсутствие на рабочем месте и получения подтверждений Организационное управление Помогает руководителям быстрее и проще выполнять задачи из области управления персоналом: планирование, отчетность и т.д.

49 Ссылки Михаил Козлов – блог – Microsoft Office – Windows Workflow – BizTalk – Решения партнеров для документооборота – pxhttp:// px

50 Спасибо!Вопросы? © 2007 Microsoft Corporation. All rights reserved. This presentation is for informational purposes only. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS OR IMPLIED, IN THIS SUMMARY.