Галактика Управление транспортом: возможности и опыт использования

Эффективное решение задач управления для транспортных предприятий и транспортных подразделений

Стратегия развития транспорта в РФ до 2020 года: перспективные направления Информатизация всех аспектов транспортного процесса Интеграция производственных и транспортных процессов, развитие транспортной логистики Применение экологически-ориентированных и ресурсосберегающих транспортных технологий Усиление государственной поддержки Управление транспортом сегодня

Доля транспортных затрат в себестоимости отечественной продукции составляет 15-30% (7-8% в странах с развитой рыночной экономикой) Внедрение современных информационных технологий, позволит значительно повысить скорость обработки и транспортировки, сократить уровень складских запасов К 2010 году спутниковые системы ГЛОНАСС станут основой речной, воздушной и дорожной навигации, повседневным инструментом слежения за транспортными средствами и контейнерами Рост востребованности информационных систем для управления транспортом Управление транспортом сегодня

Самостоятельные автотранспортные компании Сокращение расходов Повышение эффективности взаимоотношений с клиентами, качества услуг Повышение финансовой прозрачности, инвестиционной привлекательности Работа в условиях роста конкуренции, усложнения условий контрактов и ценового давления со стороны потребителей Сильное влияние отраслевой специфики: непрерывность производственного процесса при географически распределенной деятельности Необходимость в жестком контроле за процессами транспортировки и оптимизации бизнес-процессов Необходимость оптимизации налоговых отчислений Минимизация рисков задержки/невыполнения проектов Необходимость увеличения прибыльности на уровне компании в целом и на уровне отдельных бизнес-процессов Потребности бизнеса заказчика

Транспортные подразделения предприятий Сокращение расходов Минимизация рисков материальных потерь из-за сбоев в графике перевозок Повышение эффективности управления транспортным подразделением для снижения себестоимости производимой продукции Необходимость полного контроля над процессами перевозок и эффективного планирования использования автотранспорта с учетом оперативных данных о потребности транспортных ресурсов Потребности бизнеса заказчика

Снижение себестоимости транспортных затрат Повышения доходов от перевозки Ключевые задачи

Снижение транспортных затрат 70% Затраты основного производства 30% Затраты транспортного подразделения Себестоимость продукции

Низкая эффективность организации планирования, учета, контроля и управления транспортными ресурсами Низкая эффективность контроля над использованием запасных частей, эксплуатационных материалов, их качеством Недостаточно данных для анализа и разработки мероприятий, направленных на эффективное управление затратами Контроль реальной себестоимости транспортных услуг и анализ стоимости упущенной выгоды Реальная потребность в запчастях, эксплуатационных материалах Оптимальный выбор поставщиков запчастей и материалов Проблемные вопросы при управлении транспортным парком

Критерии оценки работы транспортного подразделения Денежные показатели работы транспортного подразделения Проблемные вопросы организации управления Натуральные показатели работы транспортных средств 30% 70% Затраты транспортного подразделения Затраты основного производства

Показатели управления транспортным подразделением Критерии оценки работы транспортного подразделения Натуральные показатели работы транспортных средств Денежные показатели работы предприятия Автодни в хозяйстве В работеВ простое Пробег, кмНаработка, моточас Комплекс показателей для характеристики обеспеченности транспортным ресурсом Тарифы Объем оказанных услуг ЗатратыДоходы Прибыль Себестоимость Финансовые итоги работы. Себестоимость. Эффективность

Структура транспортного производства Объектом оптимизации являются служба эксплуатации и служба технической подготовки транспортных средств Автодни в хозяйстве Автодни в работе, время в наряде На линииВ резерве Автодни в простое, время в простое Капитальный ремонт Консервация Без запчастей Нет потребности Техническое обслуживание Текущий ремонт Участок ДВС Шиномонтажный Участок ТР Кузовной

Галактика Управление транспортом: ключевые характеристики Поддержка специальных задач управления транспортом и стандартных управленческих задач Автоматизация всех процессов, связанных с использованием транспортных средств Эффективное использование в транспортных компаниях и подразделениях Единое решения для всех отделов и служб, задействованных в процессах управления транспортом Интеграция со специализированным программным обеспечением (GPS, ГЛОНАСС, электронные карты, «электронная проходная» ) Интеграция с различными учетно-управленческими системами, системами CRM и электронного документооборота Наличие системы поддержки принятия управленческих решений Галактика BI Транспорт Модульная структура и возможность выбора только необходимых функций Отличная масштабируемость

Состав решения ОСНОВНЫЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ ЗАДАЧИ ГАЛАКТИКА ERP: Планирование транспортных услуг Планирование ремонтов и ТО Материально-техническое обеспечение Управление логистикой Управление договорами Диспетчеризация Оперативное управление транспортными ресурсами Складской учет ГСМ и запчастей Управление персоналом Финансовое планирование Бухгалтерский и налоговый учет Отчетность ПОДДЕРЖКА ПРИНЯТИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ Галактика BI Транспорт GPS, ГЛОНАСС Электронные карты CRM Локальные учетные системы (1С) «Электронная проходная» Документо- оборот

Поддержка отраслевых задач Управление транспортными ресурсами предприятия / подразделения на основе учетной документации, оперативных данных Управление персоналом Планирование и учет транспортных работ и услуг Материально-техническое обеспечение Управление техническим обслуживанием и ремонтами транспортных средств и другого оборудования Учет выполнения договорных обязательств с заказчиками транспортных услуг, поставщиками материальных ценностей Учет хранения и движения запчастей, ГСМ, эксплуатационных материалов, оборудования Интеграция с GPS, ГЛОНАСС, электронными картами, диспетчерскими программами

Поддержка стандартных управленческих задач Управление финансами, бюджетирование Производственное планирование и управление Ведение бухгалтерского и налогового учета в соответствии с национальным законодательством, получение необходимой финансовой отчетности, в том числе по МСФО Управление договорной деятельностью, управление логистикой Управление взаимоотношениями с заказчиками Управление персоналом

Единое решение для комплексного управления Служба эксплуатации - планирование, учет и контроль работы транспортных средств Ремонтная служба – планирование и проведение технического обслуживания и ремонтов Техническая служба – учет ходимости основных агрегатов и шин, оценка их качества, контроль по условиям гарантии поставщиков запчастей, учет транспортных средств в государственных органах (ГИБДД, Гостехнадзор и др.) Отдел снабжения и комплектации – планирование, учет и контроль движения запасных частей, эксплуатационных материалов и других ресурсов, контроль исполнения договорных обязательств

Единое решение для комплексного управления Кадровая служба - ведение кадровой документации, расчет заработной платы, табельный учет расчет заработной платы, в т.ч. на основе путевых листов, табелей Маркетинговые службы – развитие взаимоотношений с клиентами Планово-экономическая служба – формирование и контроль технико-экономических показателей Бухгалтерия – ведение бухгалтерского и налогового учета в соответствии с законодательством, отчетность Финансовая служба – финансовое планирование и оперативное управление, анализ Топ-менеджмент – принятие выверенных управленческих решений, контроль исполнения поставленных планов и задач

Единое решение для всех специалистов, задействованных в управлении транспортом Служба эксплуатации – диспетчеры, таксировщики по обработке путевых листов Ремонтные службы - механики по техническому обслуживанию, механики по ремонту Производственно-технический отдел - инженер по планированию производства (ТО, ППР), техники по учету транспорта, техники по учету ГСМ Отдел снабжения и комплектации - отдел договоров, склады (ГСМ, запчастей, материалов, инструментальный) Бухгалтерия - материальный и производственный отделы, основные фонды, расчетный отдел, касса

Функции решения в области управления транспортом Планирование режима работы транспортного предприятия / подразделения Оперативное планирование работы транспортных средств Планирование техобслуживания и ремонта Учет фактических результатов использования транспортных средств Контроль натуральных и денежных показателей Контроль использования ресурсов Контроль и анализ технической эксплуатации транспортных средств Анализ результатов деятельности

Заказы на транспортные работы Картотека подвижного состава Картотека водителей Оплата водителям, авансовые отчеты Контроль выполнения заказов Снятие остатков топлива в баках Лимитно-заправочные ведомости Расписание выходов на линию, график работы ТС Подготовка документов для выполнения перевозки Путевые листы Нормативный и фактический расход ГСМ Расчет стоимости услуг Показатели работы ТС, комплектующих Направление на ТО Состояния ТС Формирование счетов на оплату Структура управления транспортом

Учитываются характеристики: гаражный и государственный номер, марка,дата выпуска и поступления на предприятие и т.п. Осуществляется связь с соответствующей карточкой основных средств. Определяется экипаж ТС Устанавливаются нормы расхода топлива, если они отличаются от стандартных по марке. Фиксируется закрепление комплектующих Осуществляется привязка расписания выхода Определяются тарифы Учитываются характеристики: гаражный и государственный номер, марка,дата выпуска и поступления на предприятие и т.п. Осуществляется связь с соответствующей карточкой основных средств. Определяется экипаж ТС Устанавливаются нормы расхода топлива, если они отличаются от стандартных по марке. Фиксируется закрепление комплектующих Осуществляется привязка расписания выхода Определяются тарифы Картотека транспортных средств (ТС)

Установка и демонтаж комплектующих на ТС на основании информации об отпуске комплектующих, так и вручную. Для шин указывается минимальный и максимальный пробег для переустановки на другую позицию. Установка и демонтаж комплектующих на ТС на основании информации об отпуске комплектующих, так и вручную. Для шин указывается минимальный и максимальный пробег для переустановки на другую позицию. Картотека транспортных средств. Комплектующие и шины

Поддержка картотеки комплектующих проводится как и картотеки шин. В картотеках можно увидеть всю историю движения комплектующих, отразить монтаж и демонтаж за ТС, установить сроки проведения технического осмотра. Картотека комплектующих и шин

Оперативное планирование Режим работы транспортного предприятия формируется в системе в виде следующих документов: Расписание выходов транспортных средств Плановые табели работы подвижного состава Табели работы водителей Варианты оперативного планирования работы транспорта: Расписание выходов транспортных средств Плановые табели работы подвижного состава Табели работы водителей

Расписание выходов на линию

Табели работы подвижного состава

Формирование картотеки внешних и внутрихозяйственных заказов осуществляется вручную и на основании накладных на отпуск МЦ и актов на оказании услуг, созданных в других модулях системы. Один из вариантов - формирование на основании заявок модуля Управления Заказами, которые формируются на основании ранее заключенных договоров с потребителями, производственных программ. Заказ содержит плановые показатели: Даты выполнения, требуемый транспорт, сведения о грузах, маршруте движения и т.п. Заказы на внешние и внутренние работы

Путевые листы могут создаваться автоматически на основании картотеки заказов и графика работы ТС с использованием функций пакетного формирования. Эффективная обработка путевых листов обеспечивается за счет возможности настройки пользователем формул для расчета нормативного расхода топлива, расчета оплат водителям и стоимости оказанных услуг. Путевые листы

Расчет заработной платы на основании данных путевых листов. Формирование авансового отчета. Отражение расчетов и выплат в рейсе. Прохождение медосмотра. Путевые листы: сведения о водителях

Отражение объема выполненной работы Расчет стоимости оказанных услуг Движение по маршруту Путевые листы: данные о заказчиках

Показ сведений о заправках Расчет нормативного расхода топлива для ТС и для спецоборудования с учетом поправочных коэффициентов, характеристик ТС, выполняемой работы, Отражение фактического расхода топлива Путевые листы: данные по топливу

Сведения о техническом осмотре Перечень шин и комплектующих и отражение наработок за рейс Информация о состояниях ТС, возникших за время работ по ПЛ Информация по прицепным ТС Путевые листы: характеристики транспортных средств

Отражение времени движения Информация о сходе с линии и формирование ремонтного листа Сведения о загрузке ТС Расходы водителей в пунктах движения Путевые листы: движение по маршруту

Планирование по пробегу транспортного средства Периодичность ремонта – Пробег Дата ремонта = Дата расчета Средний пробег в сутки Дата последнего ремонта = , Пробег после ремонта = 4000 км (за период с по ) Периодичность ремонта = 6000 км, Средний пробег в сутки = 100 км/сутки, Расчет графика ТО и ремонта: Дата очередного ремонта = (6000 км – 4000 км ) / 100 км/день = Дата следующего ремонта = км / 100 км/день = Планирование техобслуживания и ремонта Планирование технического обслуживания Планирование планово-предупредительных ремонтов Планирование необходимых ресурсов

Расчет пробегов по Путевым листам

Годовой график технического обслуживания и ремонтов

Месячный график технического обслуживания и ремонта

Типовой ремонт

Печать Ремонтного листа

Оперативные данные по пробегу после обслуживания и ремонта Отчет по выполнению обслуживания и ремонта Оперативная сводка по постановке машин на обслуживание или ремонт Оперативная сводка по выходу из ремонта Сводка по объектам в ремонте Анализ производства ТО и ТР Месячный график ТО и ТР (дни по вертикали) Отчетность по ремонтам транспортных средств

Отчетность по ремонту транспорта

Учет фактических результатов Данные обработки путевых листов Документы для оплаты Акты выполненных ремонтов Накладные на отпуск запчастей и материалов Накладные на прием/отпуск товаров Лимитно-заправочные ведомости Другие документы Фактические результаты использования транспортных средств формируются по различным первичным документам:

По заказам на внешние работы из путевых листов формируются в модуле Управление сбытом документы- основания (ДО) и привязанные к ним акты на услуги Формирование счетов на оплату Расчет оплат водителям, корректировка табеля Передача наработок транспортных средств в ОС для начисления износа Формирование документов для оплаты

Отпуск и списание запчастей и материалов

Отпуск топлива со склада в транспортное подразделение осуществляется накладной на отпуск в производство с распределением по транспортным средствам. По путевым листам осуществляется формирование актов на списание топлива из баков ТС. По фактам заправки так же есть возможность формирования накладных на приход топлива. Далее в модуле ХозОперации формируются типовые хозяйственные операции для записи проводок по отражению списания израсходованного топлива на счетах бухгалтерского учета. Учет расхода ГСМ. Списание топлива

ЛЗВ предназначена для контроля за отпуском и расходованием топлива. Может формироваться путем импорта на основании файла формата dbf. На основании ЛЗВ формируются накладные на отпуск в производство Перенос данных ЛЗВ в ПЛ Синхронизация цен в накладной на отпуск, ЛЗВ и ПЛ. Лимитно-заправочная ведомость (ЛЗВ)

Для контроля правильности расходования горючего, как правило, один раз в месяц проводятся замеры фактических остатков топлива в баках автомобилей и составляется акт Снятие остатков топлива в баках

Натуральные и денежные показатели В результате учета использования транспортных средств формируются данные в натуральных показателях: ф актические часы работы, пробег в км перевезенные тонны груза выполненная транспортная работа в ткм количество фактически израсходованного топлива данные по заправкам, остаток топлива в баках с тоимость оказанных транспортных услуг согласно утвержденным тарифам по маркам машин и подписанных талонам заказчика зарплата водителей согласно тарифным ставкам с учетом марки машин И в денежных показателях:

Натуральные и денежные показатели

Контроль технической эксплуатации Данные по технической эксплуатации транспортных средств: данные по ходимости и пробегам основных агрегатов данные по планированию ТО и по его выполнению данные по выполнению текущего ремонта с указанием замененных деталей и содержанию ремонтных работ классификация ремонтных работ для статистического анализа по повторяющимся неисправностям данные по исполнителям обслуживания и ремонта Контроль выполнения плановых заданий и использованных при этом ресурсов выполняется по набору параметров: нормы расхода топлива, лимит на ГСМ лимит на суточную наработку или пробег ТС нормативный пробег шин и основных агрегатов

Контроль технической эксплуатации Определяются нормативные значения пробега и топлива на временной интервал

Анализ результатов деятельности Управленческий учет транспортной работы по каждому транспортному средству: Данные по доходам по типам и маркам машин Данные по непроизводительным простоям (утерянной выгоде) Учет всех затрат и технических воздействий по каждому ТС: Перечень замененных деталей и использованных материалов Содержание ремонтных, регулировочных работ и др. воздействий Техническая информация с описанием характера неисправности и причин выхода из строя деталей, подлежащих замене Данные результатов диагностики и контроля технического состояния Технико-эксплуатационным показатели: Себестоимость транспортных услуг в разрезе ТС, типов и марок машин Себестоимость 1 часа работы; 1 км пробега и др. Экономическое обоснование по использованию ресурсов: Количественный и качественный состав парка по типам и маркам ТС Обоснование по привлечению наемного транспорта Режим работы водителей и др.

Иерархические интерактивные отчеты, отражающие деятельность транспортного подразделения / предприятия: Ведомости технико-эксплуатационных показателей Отчет о состоянии транспортных средств Отчеты о движении топлива, сверки по путевым листам остатков топлива в баках, сличительная ведомость по соответствию остатков топлива в путевых и сведений о снятии остатков топлива в баках, сверка данных путевых листов со сведениями о заправке по лимитно-заправочным ведомостям Ведомость направления на ТО Сведения по сопровождающим: оплата сопровождающим Учет ГСМ по сведениям о заправках Отчеты по заказам Формирование отчетности

Интерактивные иерархические отчеты Данные представлены в виде иерархического дерева, на нижнем уровне первичные документы. Печать как всего дерева документов, так и начиная с определенного уровня. Настройка отчета (группировки, фильтры) производится пользователем и сохраняется в базе данных Технико-эксплуатационные показатели

Отчетность. Карточка учета топлива

Отчетность. Сведения по заказчикам

Отчетность. Оплаты водителям

Галактика Управление транспортом + Автотрекер = Мониторинг ТС Данные спутниковой навигации GPS Данные датчиков уровня топлива, температуры и др. Данные бортового компьютера

Оперативный контроль транспортных средств

Результаты использования: что получает заказчик? Снижение себестоимости транспортных работ Повышение качества обслуживания заказчиков за счет своевременного и планомерного выполнения заявок на транспортные перевозки Сокращение потерь от простоев транспортных средств за счет своевременного планирования сроков проведения технического обслуживания и ремонтов Сокращение расходов за счет за счет жесткого контроля уровня затрат на топливо, горюче-смазочные материалы, шины, комплектующие

Результаты использования: что получает заказчик? Повышение эффективности работы сотрудников за счет обработки большего объема информации в более короткие сроки Более точное определение рентабельности использования каждого транспортного средства Устранение случаев нецелевого использования транспортных средств, топлива, ГСМ Рост конкурентоспособности предприятия Уверенность в принимаемых управленческих решениях

Управление, планирование, учет и контроль работы ТС: планирование и контроль работы транспортных средств по установленному режиму работы учет и контроль фактических результатов на основе обработки ПЛ снижение простоев ТС за счет сокращения времени выдачи и обработки ПЛ Управление использованием топлива и смазочных материалов: совершенствование порядка нормирования расхода топлива на основе анализа расхода по маркам автомобилей, маршрутам, режиму эксплуатации и др. аналитик; снижение сверхнормативного расхода топлива разработка и реализация мероприятий по экономии топливно- энергетических ресурсов предприятия с учетом использования данных учета автоматизированной системы снижение затрат на горючее за счет своевременных целевых мероприятий по тестированию и обслуживанию ТС снижение затрат на топливо за счет использования водителями рациональных маршрутов. Факторы снижения себестоимости

Планирование, учет и контроль движения запчастей и материалов: снижение складских запасов товарно-материальных ценностей за счет организации материально-технического обеспечения в соответствии с потребностями в запчастях и материалах для регламентных технических воздействий (Плановые и внеплановые ремонты, ТО), определяемой автоматизированной системой управления ремонтами решения Галактика Управление транспортом снижение затрат на шины и основные агрегаты за счет обоснованного выбора наиболее качественных моделей и типов по отдельным производителям по результатам сбора и изучения статистики ходимости и удельных расходов. Реализация целевой программы снижения затрат на эксплуатацию шин Факторы снижения себестоимости

Управление техническим обслуживанием и ремонтами: снижение затрат на ремонты транспортных средств за счет уменьшения числа случаев внеплановых (аварийных) ремонтов на основе системы Планово- предупредительных ремонтов (ППР) снижение себестоимости перевозок за счет уменьшения количества случаев схода с линии по причинам неисправностей вследствие более качественного планирования ремонтов ТО и ППР снижение затрат на запасные части за счет автоматизированного контроля исполнения гарантийных обязательств поставщиков реализация мероприятий по снижению и исключению факторов, вызывающих аварийные неисправности на основе использования данных по повторяющимся неисправностям на основе их учета и кодировки в решении организация системы контроля выполнения отложенных работ при техническом обслуживании и ремонтах организация централизованного управления выполнением ТО и ремонтов на основе информационной системы. Факторы снижения себестоимости

«Галактика»: большой опыт успешных проектов Транспортные подразделения предприятий различных отраслей: ОАО «Сызранский НПЗ» ОАО «Уралсибнефтепровод» ОАО «Северные магистральные нефтепроводы» ОАО «Тюменский фанерный комбинат» МГУП «Мосводоканал» ОАО «ТольяттиАзот» ЗАО «Черниговец» ОАО «Разрез «Киселевский» ЗАО «Запорожский железнорудный комбинат» «Вимм-Билль-Данн Украина» Нефтепровод «Дружба» «Бритиш Американ Тобакко», представительство в РБ и другие

Транспортные предприятия: Управление механизации и автотранспорта ФСИН России Объединение автобусных предприятий Екатеринбурга Череповецкое Муниципальное Предприятие «Спецавтотранс» ОАО «Красноярские авиалинии» (Air Union) ОАО «Авиакомпания «Самара» Екатеринбургский метрополитен «Галактика»: большой опыт успешных проектов