Семинар Электронное согласование проектов документов в системе«ДЕЛО»

План проведения семинара обсуждение двух технологий согласования проектов документов: традиционной и электронной демонстрация процесса согласования проектов документов в системе «ДЕЛО» и обзор возможностей системы «ДЕЛО» по работе с проектами документов

Проект документа Проект документа – предшественник документа, содержащий в себе всю или основную часть речевой информации документа и не обладающий юридической силой Все создаваемые в организации документы (внутренний и исходящие документы) проходят стадию проекта

Процесс подготовки внутренних и исходящих документов Подготовка проекта документа Согласование проекта документа Согласование представляет собой результаты анализа уполномоченными должностными лицами проекта документа на его соответствие действующему законодательству, нормативным правовым актам организации и т.д.

Процесс подготовки внутренних и исходящих документов Подготовка проекта документа Согласование проекта документа Подписание проекта документа При наличии замечаний создание новой версии проекта Некоторые виды документов (положения, инструкции, правила и т.д.) после подписания должны быть утверждены

Процесс подготовки внутренних и исходящих документов Подготовка проекта документа Согласование проекта документа Подписание проекта документа При наличии замечаний создание новой версии проекта Регистрация документа Регистрация документа - подтверждение факта создания (получения) документа путем внесения в регистрационную форму основных сведений о документе и присвоение документу учетного регистрационного номера и даты

Процесс подготовки внутренних и исходящих документов Подготовка проекта документа Согласование проекта документа Подписание проекта документа При наличии замечаний создание новой версии проекта Регистрация документа Проект документа становиться документом

Описание традиционной технологии 1 этап: подготовка проекта документа Проект документа создается на бумажном носителе специалистом или специалистами структурных подразделений Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, то по решению руководства организации может создаваться временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта Проект документа создается на бумажном носителе специалистом или специалистами структурных подразделений Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, то по решению руководства организации может создаваться временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта

Описание традиционной технологии 2 этап: согласование проекта документа Наиболее распространенные способы передачи проекта документа визирующим передача проекта документа на согласование разработчиком передача проекта документа на согласование через службу ДОУ Разработчик тратит много рабочего времени не на выполнение своих должностных обязанностей, а на передачу проекта от одного визирующего к другому Увеличивается время передачи от одного визирующего к другому, в итоге согласование растягивается на продолжительный период

Описание традиционной технологии 2 этап: согласование проекта документа При традиционном способе согласующие ставят свои визы в нижней части лицевой или оборотной стороны последнего листа проекта или оформляют свои визы на отдельном листе согласования При передаче на согласование проекта документа на бумажной основе возможен только один вид маршрута движения проекта: последовательный Последовательный маршрут согласования документа не всегда является оптимальным решением

Описание традиционной технологии 2 этап: согласование проекта документа Если в процессе согласования в проект документа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию согласен не согласен создание новой версии проекта Возникновение проблем, связанных с хранением версий проекта и замечаний визирующих по каждой из версии

Описание традиционной технологии 3 этап: подписание проекта документа Согласованный проект документа передается на подпись (утверждение) руководителю 4 этап: регистрация документа Регистрация документа может проводиться как в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, так и с использованием журнала или бумажной картотеки

1 этап: подготовка проекта документа Разработчик (разработчики) проекта документа сначала создает сам проект и загружает проект в систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота. Далее он направляет проект на согласование по выбранному маршруту: последовательный параллельный параллельно-последовательный Разработчик (разработчики) проекта документа сначала создает сам проект и загружает проект в систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота. Далее он направляет проект на согласование по выбранному маршруту: последовательный параллельный параллельно-последовательный Описание работы с проектом с использованием системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота

2 этап: согласование проекта документа Согласующие получают проект документа в соответствии с заданным маршрутом, знакомятся с проектом и вносят свои визы и замечания (при их наличии) в систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота Описание работы с проектом с использованием системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота Разработчик не тратит время на передачу проекта, который движется в системе в соответствии с установленным маршрутом Проект доставляется согласующим в максимально короткие сроки Разработчик проекта может в любой момент посмотреть информацию о ходе и результате согласования Существует возможность хранения всех версий проектов, виз и замечаний визирующих

3 этап: подписание проекта документа Описание работы с проектом с использованием системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота Работа с завизированным проектом документа Руководитель подписывает проект документа в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота из системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота распечатывается проект документа, приложения к нему и лист согласования лист согласования заверяется передача проекта документа и листа согласования на подписание руководителю руководитель подписывает документ на бумажной основе в системе проставляется отметка о подписании проекта документа

4 этап: регистрация документа Описание работы с проектом с использованием системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота Автоматический перенос данных о проекте документа в регистрационную карточку документа, присвоение документу регистрационного номера и даты

Преимущества использования системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота разработчику не нужно тратить время на доставку проекта согласующим, так как это делает система в соответствии с заданным маршрутом можно использовать кроме последовательной маршрутизации параллельную или параллельно- последовательную маршрутизацию разработчик может указать время, в течение которого должностное лицо обязано согласовать проект документа разработчик проекта документа может в любой момент посмотреть, как осуществляется согласование документа, кто из должностных лиц произвел согласование и какую визу он поставил согласующие должностные лица оперативно узнают о поступлении им на согласование проекта документа, благодаря специальной системе оповещения проект документа согласуется в максимально короткие сроки проект документа не может потеряться в процессе согласования система может хранить все версии проекта, визы и замечания согласующих

Условия, необходимые для использования электронного согласования разработчик и визирующие должны работать в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота визирующие должны самостоятельно вносить в систему свои визы и замечания вышестоящее руководство организации должно быть заинтересовано в электронном согласовании проектов документов

Демонстрация процесса согласования проектов документов в системе «ДЕЛО» создание регистрационной карточки проекта документа внесение изменений в проект с хранением предыдущих версий согласование проекта документа с использованием ЭЦП подписание (утверждение) проекта документа с использованием ЭПЦ регистрация документа, созданного на основе проекта В системе «ДЕЛО» несколько лет назад (в версии 8.6) была реализована технология работы с проектами документов, которая поддерживает полный цикл работы и включает в себя:

План демонстрации процесса согласования проектов документов в системе «ДЕЛО» 1.Настройка системы «ДЕЛО» на работу с проектами документов 2.Работа в системе «ДЕЛО» с проектами документов: Стандартный функционал системы «ДЕЛО» Управление процессом согласования в системе «ДЕЛО» благодаря интеграции с Microsoft Workflow Foundation

Процессное управление в системе «ДЕЛО» В версии системы «ДЕЛО» произведена интеграция с Microsoft Workflow Foundation. Microsoft Workflow Foundation позволяет управлять любыми процессами и предоставляет интерфейс для визуального программирования процессов в Visual Studio Благодаря данной интеграции можно создавать произвольные маршруты согласования проектов документов в системе «ДЕЛО», а также управлять процессом согласования В версии интеграция с Microsoft Workflow Foundation реализована в виде отдельно поставляемого компонента В коробочном варианте данная интеграция будет поставляться в следующей (после 8.9.7) версии

ЭЛЕКТРОННЫЕ ОФИСНЫЕ СИСТЕМЫ Адрес: г. Москва, Электрозаводская, 52 Телефоны для контактов (факсы): (495) Служба маркетинга: Служба поддержки: