Личное дело работника

Личное дело - совокупность документов, содержащих максимально полные сведения о сотруднике и его трудовой деятельности.

Образец обложки личного дела _____________________________________ (наименование организации) Личное дело _______ _________________________________________________ (ФИО работника, должность) Начато: ______________ Окончено: ____________ На ____________ листах Хранить _____________

Первоначально в личное дело группируются документы, отражающие процесс приема на работу: внутренняя опись; анкета; автобиография; характеристика-рекомендация (при наличии); копии документов об образовании; заявление о приеме на работу; экземпляр трудового договора; копия приказа о приеме на работу.

Анкета является основным документом личного дела, представляющим собой перечень вопросов о биографических данных работника, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Анкета заполняется от руки самим работником при оформлении на работу. На все вопросы анкеты он должен давать полные ответы, не допускать сокращений, прочерков, исправлений, помарок, в строгом соответствии с теми записями, которые содержатся в его личных документах.

В дальнейшем в личное дело подшиваются документы, возникающие в процессе трудовой деятельности работника: - приказы о переводе на другую должность; - дополнительные соглашения к трудовому договору; - аттестационные листы по итогам аттестации; - копии приказов о поощрении / наложении дисциплинарного взыскания; - другие характеризующие и дополнительные материалы.

Листы документов, подшитых в личное дело, нумеруются. Все документы, поступающие в личное дело, должны располагаться в хронологическом порядке и отражаться во внутренней описи. В личные дела не должны входить документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения.

Личные дела следует учитывать и регистрировать в книге (журнале) учета личных дел. В журнале имеются графы: - номер дела, - фамилия и инициалы работника, - дата постановки дела на учет и дата снятия с учета, - роспись работника, ответственного за ведение личных дел.

В обязанности кадровой службы организации, осуществляющей ведение личных дел работников, входит: - приобщение документов к личным делам работников; - обеспечение сохранности личных дел работников; - обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах работников; - ознакомление работников с документами своего личного дела.

Условия хранения Хранение личных дел сотрудников предприятия организуется в несгораемых шкафах (металлических сейфах), запирающихся на ключ и имеющих приспособления для опечатывания. Доступ к личным делам должен иметь только сотрудник отдела кадров (иное уполномоченное лицо), ответственный за работу с ними, и его непосредственный начальник.

Работники кадровой службы, ответственные за ведение и хранение личных дел работников организации, могут привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение персональных данных, содержащихся в личных делах.