Создание электронного эквивалента модели традиционного документа – основа решения проблемы внедрения электронных архивов С.А.Жук Заместитель директора Департамента делопроизводства и архива Правительства Российской Федерации, кандидат технических наук

2 Что и как внедряется? По большому счету существует два варианта внедрения систем управления электронными архивами: первый – внедрение электронного архива в практику работы государственного, центрального ведомственного или муниципального архива; второй – внедрение системы управления электронными архивами в деятельность службы документационного обеспечения ведомства (организации).

3 Системы электронных архивов в государственных архивах

4 Электронные архивы в системах управления документами организаций

5 Проблемы интеграции

6 Почему?

7 Главные причины: На наш взгляд, главных причин – две. Проблема подтверждения аутентичности электронных документов а) при передаче их из одной системы в другую и б) при организации длительного хранения электронных документов (в течение времени, превышающего время действия сертификата электронной подписи). Отсутствие до настоящего времени стандартизованной модели электронного документа.

8 Базовые понятия в области управления документами: документ Документ; документированная информация – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (ГОСТ Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения). Документированная информация – зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель (Федеральный закон 149-ФЗ 2006 г. Об информации, информационных технологиях и о защите информации). Электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно- телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (Федеральный закон 149-ФЗ 2006 г. Об информации, информационных технологиях и о защите информации).

9 Обратите внимание! в определении ГОСТа: а) термины «документ» и «документированная информация» - это синонимы, обозначающие одно и то же, т.е. «документ» = «документированная информация»; б) ключевым понятием в определении понятия «документ» является понятие материального носителя, т.е. документ – это материальный носитель, обладающий неким набором свойств – реквизитов.

10 Обратите внимание! В определении электронного документа понятие материального носителя исчезает!

Что же должна содержать модель электронного документа? 1.Безусловно, всю информацию из модели бумажного документа: состав, семантику и синтаксис реквизитов бумажного документа. 11

Что ещё должна содержать модель электронного документа? 2.Синтаксис внутримашинного представления реквизитов бумажного документа. 3.Состав, семантику и синтаксис реквизитов, специфических для ЭД. 12

Работа человека с бумажным документом 13

Работа человека с электронным документом 14

15 Пример. Содержимое запоминающего устройства: E1F0E0F2 Возможные интерпретации: Приложение А (целое число без знака): Приложение Б (целое число со знаком): Приложение В (число с плавающей точкой): -0, ×16-3 Приложение Г (строка символов): брат отсутствие единой модели электронного документа

16 Что подписываем? Данные, описывающие картинку на устройстве отображения Программа-редактор Представление документа в программе Файл документа на носителе информации Системные данные Данные, поступающие с устройства ввода Программа для просмотра Представление документа в программе Данные, описывающие картинку на устройстве отображения Системные данные

17 Валидность подписи: Проблемы развития ЭДО ОГВ: проблема аутентификации документа t NsNs «Живая» подпись «электронная» подпись