ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ Выделение приоритетов Александр Ладыгин, руководитель департамента тренинга «Гештальт Консалтинг Груп» (044)

Александр Ладыгин

В чём секрет успеха…? «… В каждый момент времени я занимался единственно правильным делом из всех возможных»

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ как инструмент для достижения результатов -Делать правильные дела вместо делать правильно дело - -Оптимизировать использование ресурсов вместо их сбережения - Повышать прибыль вместо снижения издержек - -Добиваться результатов вместо исполнения долга - Создавать творческие альтернативы вместо решения проблем

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ как инструмент для достижения результатов «Нет ничего более лёгкого, чем быть занятым, и нет ничего более трудного, чем быть результативным» Ален Маккензи

РЕЙТИНГ ЛИЧНЫХ «ЦЕННОСТЕЙ» Описание личной «ценности» Здоровье (физическое и психическое) Материально обеспеченная жизнь. (Деньги) Активная деятельная жизнь. (Полнота и эмоциональная насыщенность жизни) Счастливая семейная жизнь Уверенность в себе

РЕЙТИНГ ЛИЧНЫХ «ЦЕННОСТЕЙ» Описание личной «ценности» Интересная работа Продуктивная жизнь. (Максимально полное использование своих сил, возможностей…) Любовь Личное развитие – физическое и духовное Свобода. (Самостоятельность, независимость в суждениях и поступках) Познание. (Образование, расширение кругозора, общей культуры…) Друзья – хорошие и верные

РЕЙТИНГ ЛИЧНЫХ «ЦЕННОСТЕЙ» Описание личной «ценности» Жизненная мудрость. (Зрелость, здравый смысл, жизненный опыт) Счастье других. (Благосостояние и развитие всего народа, всего человечества) Общественное признание. (Уважение окружающих, коллектива, товарищей …) Творчество Развлечения. (Приятное времяпрепровождение, отсутств. обяз –тей) Красота природы и искусства. (Переживание прекрасного…)

Время – это материал из которого сделана жизнь

РЕЙТИНГ ПРИОРИТЕТОВ УКРАИНСКИХ МЕНЕДЖЕРОВ Здоровье 54% Деньги 32% Активная деят. жизнь 31% Счастливая семья 31%

ИНСТРУМЕНТАРИЙ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА Лист бумаги Записная книжка Ежедневник Органайзер Электронный органайзер Компьютер

Главное – понять, что тайм- менеджмент - не догма, а набор эффективных инструментов для успешного ведения бизнеса Из этих инструментов можно выбрать тот, который максимально соответствует твоему мировоззрению, типу личности и потребностям Ваче Давтян, «Промкабель», «Компаньон», 12, 2006

Концепция эффективного использования рабочего времени -Формулирование основных целей - -Установление приоритетов - -Ключевые области – функциональные разделы Вашей деятельности - Основные задачи года, месяца, недели, дня - -Деловой календарь - - Связь функциональных и календарных планов - - Незамедлительное фиксирование «идей» - Должное внимание долговременным (слоновым) задачам

УПРАЖНЕНИЕ: «Перегруженный день 1» Предварительный план дня Непредвиденные дела 9-00 – Работа с документами в офисе Звонки клиентам Плановая встреча с клиентом А1 у него в офисе Обед Плановая встреча с клиентом В в нашем офисе – Посещение выставки, контакты с клиентами на выставке В 9-00 поступило указание «шефа»: «К в офис приедет важный Клиент А2. Надо обсудить с ним условия договора» В 9-40 объявление секретаря: «В – собрание (важное)» Как быть?

ПОСЛЕДСТВИЯ перегруженности СОЗНАНИЕ функционирует неэффективно ПРЕДСОЗНАНИЕ перенасыщено информацией Нет доступа к ПОДСОЗНАНИЮ ПЕРЕГРУЖЕННОСТЬ

ПОСЛЕДСТВИЯ перегруженности СТРЕСС УСТАЛОСТЬ РАЗДРАЖИТЕЛЬНОСТЬ «ХАОС» В ГОЛОВЕ ПЕРЕГРУЖЕННОСТЬ

Принцип Парето (20% - 80%) 80%израсхо-дован-ноговамивременидаютвам… 20% 80%резуль-татов 20% Вильфредо Парето - итальянский экономист, конец Х!Х века ВРЕМЯ РЕЗУЛЬТАТ ВРЕМЯ РЕЗУЛЬТАТ

Приоритеты ваших дел - Срочно - - Важно - Люблю это делать Mario Colombo - То, что я могу - - То, что можно сделать быстро - - То, что легче

Древо нашей жизни Цель жизни – СТВОЛ дерева

Древо нашей жизни Большие ветви – ключевые области деятельности. (Всего их примерно 10)

Древо нашей жизни Маленькие веточки – это задачи, которые надо решать в каждой ключевой области Листья – конкретные мероприятия или действия (встреча, звонок, письмо…)

Сначала мы формируем свои цели, а затем наши цели формируют нас

Ключевые области деятельности Каждая ключевая область состоит из ряда задач или элементов Данные психологических исследований свидетельствуют, что выделять более 10 Ключевых областей не следует – иначе вам трудно будет контролировать ход дел Это важнейшие сферы вашей жизни, в которых вам надо добиться определённых результатов КлиентыПоставщики Персонал УчредителиМаркетинг

Древо нашей жизни Большие ветви – ключевые области деятельности. (Всего их примерно 10)

ПЛАНИРОВАНИЕ ОСНОВА Опыт Ситуация в компании Направление движения Ожидаемый результат Время – горизонт планирования Активные действия – этапы выполнения плана

ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ И КАЛЕНДАРНЫЕ ПЛАНЫ Календарныепланы Функциональныепланы Когда? В котором часу? В каком месяце? Как долго? Какая фирма? Что заказывают? В каком количестве? По какой цене?

В жизни есть только два пути: оставить всё пути: оставить всё как есть, или взять на себя ответственность за изменение положения

ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ______________ месяца __________ года при ори тет задача вып олне ние

Непосредственно перед началом каждого планового периода ответьте себе на следующие вопросы: - -Что я хочу сделать? - -Сколько времени имеется в моём распоряжении? - -Как использовать его наилучшим образом? - Какие дела следует завершить к концу этого периода?

Непосредственно перед началом каждого планового периода ответьте себе на следующие вопросы: - - В какой последовательности эти дела лучше выполнять? - - Что должно быть подготовлено к началу работы? - - Кого следует поставить в известность?

ПЛАНЫ НА НЕДЕЛЮ ПОНЕДЕЛЬНИК ВТОРНИК СРЕДА ЧЕТВЕРГ ПЯТНИЦА СУББОТА ВОСКРЕСЕНИЕ

Древо нашей жизни Маленькие веточки – это задачи, которые надо решать в каждой ключевой области Листья – конкретные мероприятия или действия (встреча, звонок, письмо…)

Не нужно расписывать свой завтрашний день по минутам. Но уметь чувствовать время и расставлять приоритеты необходимо. И не только для того, чтобы эффективно работать. С этим связано состояние счастья, гармонии Ваче Давтян, «Промкабель», «Компаньон», 12, 2006

Где теряем время ? ! Телефон Документация Перерывы Нехватка персонала Дорожные «пробки» Очень занятый шеф Совещания Неудобное оборуд-е Чтение, перевод Я не могу сказать «нет» «нет»

Что можно сделать за 10 минут? - Прочитать короткую статью или доклад - Прочитать несколько писем - Написать (надиктовать) письмо или служебную записку - Прочитать несколько страниц «пространного» документа

Что можно сделать за 10 минут? - Заполнить ежедневник. Подготовить график работ на следующую неделю - Записать несколько мыслей - Прочитать или отправить сообщение по электронной почте - Сделать наброски к предстоящему выступлению

Из украинского опыта … «На компьютере у меня лежат визитки людей, кандидатуры которых я рассматриваю … Жёлтые стикеры – это срочные напоминания… На столе каждая из зон имеет свою специфику – резюме людей, отчёты, стратегии и т.д. Часть бумаг находится даже под столом. Это самые срочные». Пётр Барон, Председатель правления VAB Банка, «Инвестгазета»,

Гештальт Консалтинг Груп Тренинги (044) Консалтинг Конференц-сервис