Документооборот Лекция-презентация

Цель: изучение движения документов в организации с момента их создания до завершения исполнения или отправки.

Вопросы для изучения: 1. Понятие и принципы организации документооборота. 2. Прохождение и порядок исполнения входящих документов. 3. Прохождение исходящих и внутренних документов. 4. Работа с конфиденциальными документами. 5. Работа с письмами и обращениями граждан.

Документооборот – движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Основные принципы организации документооборота: оперативность; оправданность; единообразность прохождения и процесса обработки документов; прямоточность.

В каждой организации можно выделить следующие потоки документов: поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов; потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы; поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Документопоток характеризуется следующими основными параметрами: содержанием или функциональной принадлежностью; структурой; режимом или цикличностью; направлением; объемом.

Документопоток входящих документов составляют: документы вышестоящих организаций, органов власти; документы подведомственных организаций, присылающих отчетно- учетную документацию и различного рода запросы; документы организаций-смежников и прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий; жалобы и заявления граждан.

В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции: прием входящих документов; первоначальная (экспедиционная) обработка; предварительное рассмотрение и распределение; регистрация; рассмотрение документов руководством; исполнение резолюций; отправка ответных документов.

Регистрация документа Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения Регистрация придает юридическую силу документу Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением; справочную работу по документам.

Регистрация документа Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.

Нерегистрируемые документы печатные издания (книги, журналы, бюллетени); информационные материалы, присланные в копии для сведения; поздравительные письма и телеграммы; прейскуранты; пригласительные билеты; программы конференций, совещаний; рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).

Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется

Форма регистрации документов Существует три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная.

Форма регистрационно- контрольной карточки

Состав реквизитов регистрации: наименование организации (автора или корреспондента); наименование вида документа; дата и регистрационный номер документа; дата и индекс поступления; заголовок к тексту (краткое содержание документа); резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения документа; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Прохождение исходящего документа включает несколько этапов: составление проекта документа, его распечатка; согласование проекта, его визирование в необходимых случаях; подписание (утверждение) документа; регистрация и отправка документа.

Организация движения документов внутри организации Передача документов между структурными подразделениями обычно осуществляется через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение управления (ДОУ). Документы должны передаваться с соответствующей отметкой в регистрационной форме, которая будет содержать информацию о местонахождении оригинала документа и его копий. не рекомендуется передавать документы исполнителям без уведомления руководителей структурных подразделений

При использовании в организации автоматизированной системы исполнителям обычно пересылается регистрационно-контрольная карточка документа с прикрепленным файлом, содержащим образ самого документа. При этом ответственному исполнителю при необходимости может передаваться и сам бумажный оригинал документа. Использование такой технологии позволяет уменьшить количество бумажных копий документов, ускорить движение документов в организации, сократить трудоемкость обработки документов и повысить оперативность и эффективность выполнения должностных обязанностей.

Контроль исполнения Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. В контроле исполнения документов можно выделить: –контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения; –контроль за сроками исполнения задания.

Этапы контроля: постановку документов на контроль; проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей; предварительную проверку и регулирование хода исполнения; снятие документов с контроля; учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Формы контроля: ручная сроковая картотека (или контрольно- справочная картотека); автоматизированная система контроля исполнения документов. В настоящее время наиболее рациональным является автоматизированный контроль за исполнением документов, который ведется с помощью персональных компьютеров и специализированного программного обеспечения, позволяющего автоматически получать всевозможные сводки и отчеты.

Сроки исполнения документов Срок исполнения документа – это срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно- распорядительным документом или резолюцией Типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом. Индивидуальный срок исполнения документа – это срок исполнения документа, установленный организационно- распорядительным документом организации или резолюцией. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций – с даты их поступления.

Информационно-справочная работа Одна из главных целей регистрации – создание банка данных о документах организации. Служба документационного обеспечения управления (или секретарь в небольшой организации) на основе этого банка данных обязана ответить на вопросы двух типов: у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ; в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.

Информационно-справочная работа Используя систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота можно быстро производить поиск документа или документов как по значению и сочетанию любых реквизитов регистрационно-контрольной карточки (включая поручения), так и по текстам самих документов (файлов). При необходимости сложный поисковый запрос может быть сохранен и использован неоднократно, а отобранные в результате поиска документы можно хранить в персональных папках пользователей или распечатать в виде перечня.

Организация хранения документов Под оперативным хранением понимается процесс, осуществляемый в течение практического использования документов до проведения экспертизы ценности и передачи документов на архивное хранение Документы во время их исполнения должны храниться у исполнителя в специальных папках. Папки в течение дня хранятся на столе исполнителя, а после окончания работы должны убираться в ящик стола, шкаф или сейф. Исполненные документы должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом дела с момента их заведения и до передачи в архив организации должны храниться по месту их формирования.

Номенклатура дел номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел должна быть в каждой организации, учреждении, предприятии, при этом она должна охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности. Существуют три вида номенклатур дел: –типовая; –примерная; –индивидуальная конкретной организации.

Номенклатура дел Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел изложены в следующих документах: –Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. (раздел 3.4); –Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. (раздел 6.1); –Государственной системе документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. (раздел 3.2.5).

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться: уставом или положением об организации, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.

Установление сроков хранения дел Определение сроков хранения документов осуществляется на основании специальных перечней типовых или ведомственных документов. Перечень документов со сроками хранения представляет собой систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения. Установленные данными перечнями сроки хранения документов являются обязательными, при этом сроки хранения не разрешается сокращать, а можно лишь, в случаях, вызванных спецификой деятельности организации, – увеличивать.

Установление сроков хранения дел В случае если срок хранения определенных документов не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями, то данный срок устанавливается экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации и центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации. Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года

Работа с документами ограниченного доступа

Основные термины информация, составляющая коммерческую тайну (секрет производства), - сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим лицам, к которым у третьих лиц нет свободного доступа на законном основании и в отношении которых обладателем таких сведений введен режим коммерческой тайны

Основные термины обладатель информации, составляющей коммерческую тайну, - лицо, которое владеет информацией, составляющей коммерческую тайну, на законном основании, ограничило доступ к этой информации и установило в отношении ее режим коммерческой тайны; доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, - ознакомление определенных лиц с информацией, составляющей коммерческую тайну, с согласия ее обладателя или на ином законном основании при условии сохранения конфиденциальности этой информации;

Основные термины передача информации, составляющей коммерческую тайну, - передача информации, составляющей коммерческую тайну и зафиксированной на материальном носителе, ее обладателем контрагенту на основании договора в объеме и на условиях, которые предусмотрены договором, включая условие о принятии контрагентом установленных договором мер по охране ее конфиденциальности; предоставление информации, составляющей коммерческую тайну, - передача информации, составляющей коммерческую тайну и зафиксированной на материальном носителе, ее обладателем органам государственной власти, иным государственным органам, органам местного самоуправления в целях выполнения их функций;

Основные термины разглашение информации, составляющей коммерческую тайну, - действие или бездействие, в результате которых информация, составляющая коммерческую тайну, в любой возможной форме (устной, письменной, иной форме, в том числе с использованием технических средств) становится известной третьим лицам без согласия обладателя такой информации либо вопреки трудовому или гражданско- правовому договору.

Сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну содержащихся в учредительных документах юридического лица, документах, подтверждающих факт внесения записей о юридических лицах и об индивидуальных предпринимателях в соответствующие государственные реестры; содержащихся в документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности; о составе имущества государственного или муниципального унитарного предприятия, государственного учреждения и об использовании ими средств соответствующих бюджетов;

Сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности, санитарно- эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов и других факторах, оказывающих негативное воздействие на обеспечение безопасного функционирования производственных объектов, безопасности каждого гражданина и безопасности населения в целом; о численности, о составе работников, о системе оплаты труда, об условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, и о наличии свободных рабочих мест; о задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам;

Сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну о нарушениях законодательства Российской Федерации и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений; об условиях конкурсов или аукционов по приватизации объектов государственной или муниципальной собственности; о размерах и структуре доходов некоммерческих организаций, о размерах и составе их имущества, об их расходах, о численности и об оплате труда их работников, об использовании безвозмездного труда граждан в деятельности некоммерческой организации; о перечне лиц, имеющих право действовать без доверенности от имени юридического лица; обязательность раскрытия которых или недопустимость ограничения доступа к которым установлена иными федеральными законами.

Меры по охране конфиденциальности информации определение перечня информации, составляющей коммерческую тайну; ограничение доступа к информации, составляющей коммерческую тайну, путем установления порядка обращения с этой информацией и контроля за соблюдением такого порядка; учет лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, и (или) лиц, которым такая информация была предоставлена или передана;

Меры по охране конфиденциальности информации регулирование отношений по использованию информации, составляющей коммерческую тайну, работниками на основании трудовых договоров и контрагентами на основании гражданско-правовых договоров; нанесение на материальные носители (документы), содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, грифа "Коммерческая тайна" с указанием обладателя этой информации (для юридических лиц - полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей - фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства).

Работа с обращениями граждан Федеральный закон от N 59- ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» Закон Челябинской области от N 456-ЗО «О рассмотрении обращений граждан» Постановление Главы города Челябинска от N 390-п "О Порядке рассмотрения обращений граждан в Администрации города Челябинска"

Основные термины Обращение – изложенное в письменной или устной форме предложение, заявление, жалоба или ходатайство, в том числе коллективное, гражданина, должностного и иного лица. Предложение – обращение должностного лица или гражданина, не связанное с нарушением его прав, направленное на улучшение деятельности органов прокуратуры или других правоохранительных органов. Заявление – обращение гражданина по поводу реализации его прав и свобод, закрепленных в Конституции и законодательстве России.

Основные термины Жалоба – обращение гражданина по поводу нарушения его прав и свобод решениями и действиями (бездействием) органа, должностного лица и иных лиц. Ходатайство – изложенное в письменной форме обращение гражданина с просьбой о признании в случаях, установленных законодательством Российской Федерации, определенного статуса, прав, свобод. Коллективное обращение – обращение двух и более граждан, а также обращение, принятое на митинге или собрании и подписанное организаторами или участниками митинга, собрания.

Основные положения Письменное обращение, поступившее в государственный орган или должностному лицу в соответствии с их полномочиями, подлежит обязательной регистрации и рассматривается в сроки, установленные Федеральным законом. Рассмотрение письменных обращений граждан, содержащих вопросы защиты прав детей, предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, производится не позднее пятнадцати рабочих дней со дня их регистрации в государственном органе. Руководители государственных органов вправе устанавливать сокращенные сроки рассмотрения отдельных письменных обращений граждан.

Требования к письменному обращению Гражданин в письменном обращении должен указать наименование государственного органа или органа местного самоуправления, в которые направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество должностного лица, либо должность лица. свои фамилию, имя и отчество, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ либо уведомление о переадресации обращения Обращение излагается гражданином в произвольной, им самим избранной форме и направляется адресату за личной подписью и датой написания обращения.

Направление и регистрация письменного обращения направленное гражданином обращение должно рассматриваться тем органом или должностным лицом, в чью компетенцию входит разрешение вопросов, поставленных в обращении регистрация производится в течение трех дней с момента поступления обращение подлежит обязательному рассмотрению

Сроки рассмотрения Общий срок - 30 дней со дня регистрации обращения Если после регистрации обращения будет установлено, что поставленные в нем вопросы не входят в компетенцию органа государственной власти, местного самоуправления либо должностного лица, обращение должно быть направлено компетентному органу государственной власти, местного самоуправления либо должностному лицу в течение семи дней с обязательным уведомлением об этом автора обращения.