НОВЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ОБРАЗОВАНИИ Двенадцатая международная научно-практическая конференция 31 января - 1 февраля 2012 г. Формирование новой информационной среды образовательного учреждения с использованием технологий "1С" Корнеев Леонид Гаврилович, ведущий программист НИУ «БелГУ» Использование конфигурации "1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8" для учета проектов в вузе

22 РАССМАТРИВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ Актуальность проблемы Основной функционал подсистемы «Учет проектов» Общий учет проектов Кадровый учет работников проектов Учет поступлений по проектам Учет расходов по проектам Перспективы развития

33 Актуальность проблемы Многоаспектность учета научной деятельности вуза Кадровый учет работников проектов Учет доходов и расходов по проектам Аналитический учет в разрезе видов проектов (гранты, государственные контракты и т.д.); в разрезе научных программ, источников финансирования и пр. Большой объем и трудоемкость обрабатываемых данных Мониторинг выполнения проектов Контроль движения денежных средств по проектам

4 Общая схема подсистемы «Учет проектов»

5 Основной функционал подсистемы «Учет проектов»

66 Общий учет по проектам (Справочник Проекты)

7 Общий учет по проектам (Документ Смета) Документ Смета создается для планирования затрат по каждому проекту на текущий год. Заполнять нужно только по статьям нижнего уровня (статьи верхних уровней пересчитываются автоматически) Если в ходе работ возникла необходимость перераспределить расходы по проекту, создается аналогичный документ Корректировка сметы По статье затрат «Заработная плата» контролируется распределение сумм по проекту для работников данного проекта в документе «Штаты по проекту»

8 Общий учет по проектам (Документ Штаты по проекту) Документ Штаты по проекту создается для формирования команды проекта. Формирование документа осуществляется на основании служебной записки Руководителя проекта В документ выбирается работник из справочника Физические лица или из справочника Договоры с ФЛ (где отражаются все сведения по трудовым отношениям физического лица с ОУ) В документ заносятся все данные для заполнения соответствующего Договора и приказа по приему на работу по данному проекту При записи документа автоматически формируются записи справочника Работники и справочника Договоры с ФЛ

9 Кадровый учет по проектам Исходная кадровая БД подсистемы представляет собой совокупность справочников (Физические лица, Договоры с ФЛ, Аспиранты, Студенты), которая формируется в режиме регулярного обмена с кадровой базой предприятия Сотрудники управления научной и инновационной деятельности имеют возможность пополнять эту базу новыми работниками проектов из числа внешних сотрудников, данных по которым нет в кадровой базе предприятия По каждому работнику проекта создаются записи справочников Договоры с ФЛ, Работники, на основании которых создаются документы Прием на работу по проектам, Увольнение по проектам (с подсчетом дней компенсации за отпуск). Автоматически происходит формирование форм трудовых договоров и печатных форм приказов по приему и увольнению

10 Учет поступлений по проектам Учет поступлений денежных средств осуществляется при помощи документов «Поступления по проектам» На основании данных по поступившим денежным средствам формируется отчет «Комплексная оценка по проектам», в котором можно оперативно отслеживать наличие денежных средств как по отдельному проекту, так и поступление средств от конкретного Заказчика. Также возможно сформировать выборку и по другим аналитическим разрезам Этот учет крайне важен для оперативного управления проектами при принятии решения о поездках в командировки, оплате счетов и т.д.

11 Учет расходов (общая схема)

12 Расходы по проектам (зарплата) Расчет зарплаты на предприятии пока осуществляется в системе «ПАРУС» Месячные данные по зарплате работников проектов выгружаются из «ПАРУС» в документы Зарплата по проектам, где они отражаются на соответствующих регистрах учета по работникам и по проектам Приказы на разовые и итоговые выплаты по проектам формируются в подсистеме 1С «Учет проектов»

13 Расходы по командировкам Учет командировок осуществляется в документах «Командировки по проектам», где указывается: Проект Работник проекта Место назначения Сроки командировки Плановые и фактические суммы по статьям затрат

14 Учет прочих расходов по проектам Учет прочих затрат по проектам осуществляется по документам Счета и Расходы по платежкам Документ Счет формируется на основании Счета, выставленного Руководителем проекта (при наличии поступивших средств проекта и в соответствии с утвержденной Сметой) Документ Расходы по платежкам формируется на основании банковской выписки, где указаны номер и дата платежного поручения и суммы платежа с ссылкой на оплаченные счета Между этими документами автоматически устанавливается соответствие с указанием статуса счета (выставлен/оплачен частично/оплачен полностью)

15 Перспективы развития системы Доработка структуры кадровых данных, чтобы было возможно формировать различные аналитические отчеты по работникам проектов и по движению денежных средств проектов Переход на полный кадровый учет по всем сотрудникам, аспирантам, студентам образовательного учреждения Переход на расчет заработной платы в системе 1С, включая и расчет зарплаты по проектам Связать систему с конфигурацией 1С:Бухгалтерия государственного учреждения

Двенадцатая международная научно-практическая конференция НОВЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ОБРАЗОВАНИИ 31 января - 1 февраля 2012 г. Спасибо за внимание! Корнеев Леонид Гаврилович, ведущий программист НИУ «БелГУ»