Alliance Consulting Организация электронного документооборота в территориально- распределенных органах управления (на примере органов управления образовательными учреждениями)

Alliance Consulting Актуальность автоматизации документооборота «Внедрение современных информационных технологий, доступность качественных государственных услуг в этой сфере, расширение возможностей широкополосного доступа – это главные показатели развития информационного общества» «…реальных подвижек в развитии межведомственного электронного документооборота … пока не создано» «продумать жесткую систему внедрения соответствующих элементов электронного документооборота, вплоть до уменьшения объемов бюджетных средств тем организациям, которые этой темой не занимаются» Из вступительного слова Президента РФ Д.А.Медведева на заседании Комиссии по модернизации и технологическому развитию экономики России

Alliance Consulting Единая платформа Варианты автоматизации Библиотека регламентов процедур Подготовка планов работ Контроль исполнения документов/поручений Электронный архив документов Регистрация корреспонденции (исх/вх/вн) Внутренний информационный портал… Отдельные приложения

Alliance Consulting Сравнительный анализ вариантов автоматизации Отдельные приложения Единая платформа Много приложений у одного пользователя Нерегулярное использование приложений Необходимость организации общего информационного пространства Необходимость гибких инструментов модификации приложений Необходимость последовательной автоматизации Сложность управления комплексом приложений Удешевление разработки и внедрения конечных приложений Обеспечение удобства пользователя и унификацию интерфейса Наличие общего информационного пространства Обеспечение унифицированных средств мониторинга и контроля Сокращение стоимости эксплуатации и сопровождения всего комплекса Обеспечение своевременности исполнения процессов

Alliance Consulting Требования комплексной автоматизации 1.Необходимость решения комплекса задач в области автоматизации документооборота с целью существенного улучшения управляемости организации; 2. Понимание руководством длительности и трудоемкости процесса внедрения системы; 3. Наличие квалифицированных кадров, которые в состоянии осуществлять координацию последовательной разработки и внедрения приложений на базе платформы.

Alliance Consulting Описание ИСУД

Alliance Consulting Модульность ИСУД Модуль администри- рования Входящие документы Исходящие документы Внутренние документы Образы Журнал событий Отчёты Архив Модуль групповой подготовки ответов и решений Модуль кадры Базовый модуль Модуль электронной почты

Alliance Consulting Базовый модуль Настройка типов документов / подключения баз данных Регистрация/контроль исполнения Структура организации и внешних контрагентов Навигация по базовому модулю

Alliance Consulting Базовый модуль \ Входящие На экране представлены документы «По типам» Все документы без номера в очереди на регистрацию Контроль исполнения документов Сортировка документов Раскрыта категория типа документа «Письмо»

Alliance Consulting Базовый модуль \ Входящие \ Регистрация Выбор типа документа для регистрации

Alliance Consulting Базовый модуль \ Входящие \ Карточка документа Поддержка вложенных файлов любых типов Данные по входящему документу Дублирование типа Указание получателя Статус Выбор получателя из списка базы данных «Организации & Персонал»

Alliance Consulting Результат занесения данных на закладке «Регистрация» Карточка документа \ Заполнение карточки Переход на закладку «Исполнение»

Alliance Consulting Карточка документа \ Заполнение карточки Резолюция с датой Определение срока исполнения Дополнительная резолюция Выбор номенклатуры дел Сохранение без регистрации

Alliance Consulting Базовый модуль \ Входящие Все документы без номера в очереди на регистрацию Сохраненный и незарегистрированный документ

Alliance Consulting Карточка документа \ регистрация документа Присвоение регистрационного номера Статус

Alliance Consulting Карточка документа \ регистрация документа Статус Регистрационный номер Переход на закладку «Исполнение» для назначения исполнителей

Alliance Consulting Карточка документа \ назначение исполнителей Выбор исполнителей из базы данных «Организации и Персонал» Выбор исполнителей Формирование поручения для каждого исполнителя Срок исполнения Формирование одного поручения всех исполнителей

Alliance Consulting Карточка документа \ назначение исполнителей Сформированный список исполнителей по данному типу документа «Письмо» Номер дела по номенклатуре Дополнительно список для ознакомления Сотрудники имеющие право доступа к оригиналу Выбор сотрудников для доступа к оригиналу документа Ввод данных по каждому выбранному сотруднику Указание ответственного исполнителя Ввод данных по каждому выбранному сотруднику Формирование окна с одними и теми же данными для других исполнителей

Alliance Consulting Карточка документа \ назначение исполнителей Сформированный список для ознакомления Сформированный список для получения документа Сотрудник, которому передан оригинал документа Контрольные карточки для учета исполнения

Alliance Consulting Базовый модуль \ Входящие \ На контроле Выбрана сортировка «На контроле», показывающая контрольные карточки Просмотр контрольной карточки Возможность дополнительного напоминания

Alliance Consulting Уведомление о получении эл. почты Исполнение документа \ уведомление по эл. почте Ссылка на документ в системе ИСУД Ссылка на документ в системе ИСУД для доступа через Web

Alliance Consulting Модуль групповой подготовки ответов и решений Сортировка проектов документов Шаблоны проектов документов Шаблоны типов документов Создание проекта нового документа

Alliance Consulting Заполнение формы проекта документа Статус проекта документа Добавление файла Папка для дополнительной сортировки Выполняется сохранение документа после внесения основных данных

Alliance Consulting Разработка проекта документа Документ блокируется пользователем на изменение Если исполнитель один / не требуется совместная разработка, возможно отправить проект документа сразу на утверждение Требуется совместная работа нескольких пользователей над работой документа Окно уведомления по эл. почте Список исполнителей, разрабатывающих документ Тема уведомления по эл. почте Комментарии уведомления по эл. почте

Alliance Consulting Разработка проекта документа Сформирован список исполнителей, отвечающих за разработку документа Чтение / изменение вложенного файла каждым разработчиком

Alliance Consulting Утверждение проекта документа Статус проекта документа Отправка документа на утверждение Возможность добавления сотрудников, утверждающих документ В зависимости от настроек указывается ответственный за подпись проекта Возможность изменения порядка утверждения документа (для последовательного утверждения)

Alliance Consulting Утверждение проекта документа Сотрудники, ответственные за утверждение документа Статус документа Отклонение документа Утверждение документа

Alliance Consulting Модуль подготовки … \ на подписи Проект документа Движение документа проходит 4 этапа: - в разработке - на согласовании - на подписи (текущее состояние) - подписанные

Alliance Consulting Подпись проекта документа Документ блокируется пользователем на изменение Статус документа Подпись документа

Alliance Consulting Отчет об исполнении документа Статус контрольной карточки Доступ к входящему документу Ввод отчет об исполнении Внесен отчет об исполнении

Alliance Consulting Отчет об исполнении документа Отметка о наличии отчета об исполнении документа Документ находится на контроле

Alliance Consulting Исполнение входящего документа Статус отчета об исполнении документа Исполнение контрольной карточки

Alliance Consulting Исполненный входящий документ Данные по исполнению документа Статус документа

Alliance Consulting Исполненный входящий документ Отметка об исполнении документа Документ исполнен

Alliance Consulting Подписанный проект документа -> Базовый модуль Подписанный проект документа Статус документа Переход в «Базовый модуль»

Alliance Consulting Базовый модуль \ Исходящие Новый документ, созданный на основании подготовленного проекта документа Документ находится на этапе «На регистрации» в очереди на присваивание исходящего номера и дальнейшей отправки

Alliance Consulting Базовый модуль \ Регистрация исходящего документа Просмотр утвержденного проекта документа, созданного на основании запроса из входящего документа Адрес отправки / место назначения исходящего документа

Alliance Consulting Базовый модуль \ Регистрация исходящего документа Статус исходящего документа Список рассылки исходящего документа Связь с другими документами Рассылка документа Статус исходящего документа

Alliance Consulting Базовый модуль \ Исходящий документ разослан Статус исходящего документа Куда направлен документ

Alliance Consulting Базовый модуль / отчеты Отчет по входящему письму, на котором проведена демонстрация Детализированный учет обращений и заявлений граждан

Alliance Consulting Сервисная функциональность Структура нашей организации Структура внешних организаций База данных «Организации и Персонал» Архивы по годам Архивирование документов текущего года Поиск по критериям Контекстный поиск Полнотекстовый поиск, в том числе и по вложенным файлам

Alliance Consulting Ориентация на повышение эффективности деятельности организации Ориентация на работу в системе ВСЕХ сотрудников организации Создание полноценного электронного архива документов организации Выдача электронных заданий и контроль их исполнения с учетом последовательного или параллельного согласования документов Автоматизированная регистрация утвержденных документов Многосерверная работа с репликацией Иерархическая структура серверов Настройка состава реплицируемых данных Произвольная частота обмена Доступ к документам посредством тонкого клиента Открытость структуры данных

Alliance Consulting Пример АРМ системы документооборота Аппарат управления Руководитель (1) Пользователи (20) в Web Сервер Domino c всеми модулями Удалённое подразделение Внештат. сотрудники (5) в Web Отдел кадров (2) «Модуль кадры» Пользователи (50) Администратор (1) системы Делопроизводитель (3) Заместители (3) почта Lotus Notes/Domino, календарь, планирование задач Мобильные сотрудники Организации УД в Web Internet Сервер Domino cо всеми модулями почта Lotus Notes/Domino, календарь, планирование задач

Alliance Consulting Порядок внедрения Внедрение включает: 1.Установку и настройку сервера Lotus Domino *) 2.Подготовка системного администратора по ведению основных операций в инфраструктуре Lotus Notes/Domino. 3. Установку и настройку ИСУД 4. Установку клиентских мест Lotus Notes 5. Подключение пользователей к приложениям системы 6. Регистрация Web пользователей 7. Подготовка пользователей навыкам работы с Lotus Notes Цена работ договорная и зависит от количества пользователей и организационной структуры управления *) миграция с Exchange на Lotus Notes/Domino с сохранением накопленной информации в почте, в календаре и в напоминаниях (задачах) (дополнительные работы.)

Alliance Consulting Минимальные требования к оборудованию и программному обеспечению системы Оборудование сервера Платформа Windows 2000, XP, 2003 Процессор Intel Pentium IV 2,8 GHz и более производительный Память 512 Mb Дисковое пространство 40 Gb Оборудование рабочих мест Платформа Windows 2000,XP Процессор Intel Pentium II 733 и более производительный Память256 Mb (Windows 2000, XP) Дисковое пространство 500 Mb Графическая подсистема 800х600, 256 цветов Среда функционирования Lotus Notes R7x. Размещение приложения Lotus Domino Server R7x. Рабочие места Lotus Notes Desktop R7x.

Alliance Consulting Имеющийся опыт у наших специалистов в проектах по внедрению документооборота: ООО «Нарьянмарнефтегаз» ООО «Станд» Структурные подразделения ГОССТАНДАРТА РФ Ямал СПГ ЗАО «Интерсэн+» ООО «10 Ампер»

Alliance Consulting Ответы на Ваши вопросы можно получить по следующим электронным адресам и телефону: Адрес сайта организации: www: Топычканов Евгений Вениаминович – заместитель Генерального директора: тел.: +7 (495) Кутинов Григорий Александрович – Департамент информационных технологий тел.: +7 (495)