LOGO Информационные технологии в современном документообороте Сибирская академия финансов и банковского дела Выполнили: Репало М. (ИПД-121э) Ляховко О. (ИПД-121э) Научный руководитель: Паутова М.А. 2013

СЭД организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации. СЭД - системы электронного документооборота; САД - система автоматизации делопроизводства; СЭДО - система электронного документооборота; САДО - система автоматизации документооборота.

СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и др. Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами.

Понимание цели внедрения СЭД начинается с анализа и классификации проблем, например таких: информация теряется; приходит не по назначению; приходит с опозданием; поступает не к тому, к кому следует; не полна или не точна; достается дорого и т. п.

Необходимо получить ответы от сотрудников организации на следующие вопросы: 1. Для каких именно документов требуется электронный документооборот? 2. С какой целью планируется внедрение? 3. В чем состоит предполагаемая выгода? 4. Какая будет мотивация у различных категорий сотрудников? 5. Какой процент документов подлежит формализации? 6. Какой последующий тираж документа? 7. Как часто вы перестраиваете компанию (каждые 4 месяца, каждые полгода, один раз в год)?

Обследование и оптимизация документооборота заказчика

К настоящему времени фактическим стандартом современных СЭД являются следующие области деятельности: 1. Общее делопроизводство; 2. Кадровое делопроизводство; 3. Архивное делопроизводство; 4. Коллегиальная работа; 5. Управление взаимоотношениями с клиентами.

Стандарты в области СЭД ГОСТ Р Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. 28); Федеральный закон от 10 января 2002 г. 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от ); ГОСТ Р Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов (утв. постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст); Постановление Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»; Федеральный закон от 27 июля 2006 г. 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». При реализации проектов по внедрению СЭД, в случае работы с персональными данными необходимо руководствоваться требованиями Федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» и от 27 декабря 2009 г. N 363-ФЗ «О внесении изменений в статьи 19 и 25 Федерального закона «О персональных данных».

Системы электронного документооборота на современном этапе: Система «ДЕЛО» Система «Евфрат» Система «Directum» Система «Босс референт» Система «1С Документооборот»

Система «ДЕЛО» - регистрация документов; - работа с файлами (электронными документами); - работа с поручениями; - работа с проектами документов; - прием и внешняя рассылка документов; - движение документов внутри организации; - формирование дел; - информационно-справочная работа.

Система «Евфрат» - автоматизация процессов делопроизводства; - создание электронных архивов документов; - организация корпоративного документооборота.

Система «Directum» Обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов: - согласование документов; - обработка сложных заказов; - подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

Система «Босс референт» - организация эффективной работы с договорами; - сделать внутрикорпоративный документооборот максимально безбумажным; - автоматизация документооборота органов власти федерального или регионального уровня; - обеспечение качественного контроля исполнения поручений руководителей, повышение эффективности работы с заявками; - реализация проектного документооборота и возможность коллективной работы; - наладить управление документами в рамках системы менеджмента качества.

Система «1С Документооборот» - позволяет автоматизировать различные виды деятельности, используя единую технологическую платформу.

Цены на автоматизированные системы документооборота Система «ДЕЛО» т.р. Система «1С Документооборот» т.р. Система «Directum» т.р. Система «Босс референт» т.р. Система «Евфрат» т.р.

Популярность различных СЭД

LOGO