Опыт организации управления подготовкой к крупным спортивным мероприятиям в России в преломлении к задачам текущего этапа подготовки к Чемпионату мира по футболу 2018 г. Круглый стол «Особенности организации управления строительством при подготовке к спортивным мероприятиям» Трубицын Юрий Юрьевич, Российская ассоциация управления проектами СОВНЕТ Вице-президент Аналитический цент при Правительстве РФ Советник руководителя

О целях проектного управления 2 «Все прожекты зело исправны должны быть, дабы казну зряшно не разорять и Отечеству ущерба не чинить. А кто станет прожекты абы как ляпать - чину лишу и кнутом драть велю!» Петр I. Указ от 1717 года

Особенности подготовки к проведению крупных мероприятий (ПКМ) 3 1. Проекты ПКМ по объему строительства могут быть соизмеримы с проектами комплексного развития территорий. Но с особенностями: Строгие сроки реализации (мероприятия нельзя перенести ни на день). Повышенное внимание и контроль со стороны международных организаций, населения, СМИ. 2. В проектах ПКМ большой набор задач, не свойственных органам власти. Связанных с приездом большого количества (десятки тысяч) людей. Примеры задач: приезд, расселение, аккредитация, питание, безопасность, волонтеры. Около 50-ти выделенных задач (функций). 3. Жесткие требования к составу и качеству реализации функций, закрепленных международными обязательствами (заявочная книга и др.) Это влияет в том числе и на требования к строительным объектам и к инфраструктуре При этом важно помнить: Привлечение знаковых спортивных мероприятий в Россию изначально рассматривается как способ придать значимый импульс развитию принимающих регионов.

Проектам ПКМ свойственны масштабные управленческие задачи 4 Организация и координация работы команд по большому количеству разнородных направлений подготовки и организации мероприятий (более 50-ти функций в терминологии МОК). Со стартовой задачей формирования таких команд. Организация взаимодействия и координация разных ведомств на федеральном, региональном и муниципальном уровнях. В условиях изначально недостаточной регламентной базы. Высокий уровень ожиданий (и положительных, и отрицательных). Как следствие: - Многопотоковая система контроля и отчетности. - Необходимость высокой информационной прозрачности перед контролирующими организациями, обществом, СМИ. «Просто» большой масштаб, высокий уровень технической, инженерной, организационной сложности решаемых задач.

Россия накопила значимый опыт подготовки к проведению крупных спортивных мероприятий 5 Рабочая группа « Применение проектного управления при подготовке к крупным спортивным и другим мероприятиям »

Состав участников проекта подготовки к Сочи Правительство РФ Мин транс Мин транс Оргкомитет «Сочи 2014» МОК Региональные и муниципальные органы власти Подрядные организации Федеральные министерства и ведомства Комитет по оперативным вопросам Д.Н. Козака Минрегион Мин регион Мин регион Мин комсвязь Мин комсвязь Мин спорт Мин спорт … … Счетная Палата РФ ГК «Олимпстрой» МОК Межд. спортивные федерации Краснодарский край Г. Сочи

Опыт старта работ по «сквозному» и «комплексному» информационному обеспечению подготовки к Олимпиаде Сочи 7 Межведомственная рабочая группа Н,И. Ильина - ГИС, - интегрированная система управления - телекоммуникационные сети - … Информационный портал «Сочи 2014» Модель мониторинга хода подготовки к Олимпийским играм 1 1 Регламент информационного взаимодействия. Постановление Правительства Группа сопровождения портала (проектный офис ) объектов Программы - более 25 планов мероприятий, - более поручений, - более документов пользователь из 38 организаций Более 450 заявок на доработку Портала за 5 лет Больше 15 двусторонних соглашений по информационному взаимодействию 7 8

Пользователи Олимпийского портала: поставщики и потребители информации 8

Мониторинг хода подготовки к Играм: «погружение» вплоть до каждого объекта, каждого поручения 9

Пример содержания работы по выявленным отклонениям в Плане-Графике строительства олимпийских объектов 10 Проектный офис (ФСО, АП РФ) ГК «Олимпстрой» Рабочая группа (Д.Н. Козак) Межведомственный штаб Подрядные организации Регулярный отчет о выполнении ПГ Справка по отклонению, Последствия нарушения, Причина срыва сроков Меры, предпринятые для предотвращения нарушения Меры, предпринятые для компенсации допущенных нарушений Решения межведомственного штаба о реализации доп. мер по устранению последствий нарушения Отметка о выполнении поручения Д.Н. Козака или решения межведомственного штаба Меры ответственности, предпринятые к лицам, по вине которых допущены нарушения Регулярный отчет о выполнении ПГ Поручения Д.Н. Козака по тематике нарушения 3 Фрагмент экрана Олимпийского портала На мобильном устройстве (планшет)

Состав участников проекта подготовки к ЧМФ Центр планирования и мониторинга Центр планирования и мониторинга Правительство РФ Мин транс Мин транс Оргкомитет «Россия – 2018» FIFA Региональные Оргкомитеты Региональные и муниципальные органы власти Подрядные организации Федеральные министерства и ведомства Координационный Совет Минспорт Мин регион Мин регион Мин комсвязь Мин комсвязь Мин строй Мин строй … … Счетная Палата РФ Арена

Многим бОльшая часть задач и проблем сейчас просто не видна 12 Программа подготовки к ЧМФ (Постановление Пр-ва 518 ) План мероприятий по реализации Программы Координационный совет, Центр планирования и мониторинга Центральный оргкомитет ЧМФ Региональные органы по подготовке к ЧМФ !

Структура Программы подготовки к ЧМФ-2018 (постановление Правительства РФ 518 от ) 13 ПодпрограммыОтветственный Строительство и реконструкция спортивных объектовМинспорт Строительство и реконструкция инфраструктуры средств размещения Ростуризм Строительство и реконструкция транспортной инфраструктурыМинтранс Подготовка инфраструктуры связи и ИТМинкомсвязь Подготовка инфраструктуры здравоохраненияМинздрав Подготовка инфраструктуры обеспечивающей функционирование спортивных объектов Минрегион Строительство и реконструкция инфраструктуры энергоснабженияМинэнерго Обеспечение безопасностиФСБ Подготовка к строительству стадионовМинспорт Иные мероприятияМинспорт Управление программойМинспорт

Направления подготовки к спортивному мероприятию (блоки функций в терминологии МОК) 14 Сервисы периода ЧМ Клиентские сервисы Продукция и впечатления Строительство объектов и инфраструктуры Коммерция Управление Глобальное взаимодействие

1.Прибытие и отбытие 2.Размещение 3.Аккредитация 4.Чистота и отходы 5.Сервисы на мероприятиях 6.Сервисы питания 7.Медицинские сервисы 8.Логистика 9.Безопасность 10.Знаки 11.Транспорт 12.Допинг контроль 1.Прибытие и отбытие 2.Размещение 3.Аккредитация 4.Чистота и отходы 5.Сервисы на мероприятиях 6.Сервисы питания 7.Медицинские сервисы 8.Логистика 9.Безопасность 10.Знаки 11.Транспорт 12.Допинг контроль Набор сервисов периода проведения ЧМФ 15 До начала ЧМФ реализуются проекты по созданию этих сервисов (люди, регламенты, ИТ,..) Большая часть сервисов определяет требования к инфраструктуре города и спортивного сооружения. Сервисы в каждом городе должны быть организованы по общим требованиям, но будут учитывать местную специфику.

Если «комплексную сквозную» систему управления подготовкой к ЧМФ 2018 все же делать 1. Цели: Система целей, определяющая роль каждого участника в решении общих задач и учитывающая интересы всех участников. Управление требованиями. Система программ, проектов, планов мероприятий по достижению целей. 2. Участники и актуальная нормативная, регламентная, методическая база: Четкое определение полномочий и ответственности, форм участия и порядка взаимодействия всех участников и заинтересованных сторон. Системность в нормативном, регламентном и методическом обеспечении работ. Обеспечение «работоспособности» принятых документов. Проектные офисы. Информационная поддержка управления на всех уровнях. 3. Кадры, обучение, информирование, организация взаимодействия: Обучение и повышения квалификации, мотивация. Система информирования, разъяснения, обмена опытом, распространения положительных практик и извлеченных уроков. Организация общественных и экспертных обсуждений, независимой аналитики. 16

Порядок предоставления отчетности по подготовке к ЧМФ ( согласно Постановлению Правительства 945 от ) 17 Ответственные исполнители 17 Минкомсвязь МИНСПОРТ Центр планирования и мониторинга Оперативные данные по запросу Ежеквартально, до 1-го числа второго месяца квартала, следующего за отчетным Ежегодно до 1 марта Ежемесячно, до 15-го числа месяца, след. за отчетным Ежеквартально, до 15-го числа второго месяца квартала, следующего за отчетным Ежегодно до 20 марта Доклад о реализации Программы, ежегодно до 10 апреля Минрегион Минтранс Минэнерго Минздрав Ростуризм ФСБ Координационный совет ПРАВИТЕЛЬСТВО РФ Доклад о реализации Программы, ежегодно до 30 апреля

Вариант применения информационных систем разного типа для информационной обеспечения подготовки к ЧМФ Порталы координации и мониторинга (Портал Сочи-2014) Системы Оргкомитетов (ИС оргкомитетов Сочи, Казани) Системы уровня Олимпстроя ? ? ? ? ? ? 18 ? ? ? ? ? ?

Некоторые возможности нашей РГ по поддержке подготовки к ЧМФ 2018 и другим крупным мероприятиям в России Площадка для организация очных (круглые столы) и дистанционных (вебинары) мероприятий с обсуждением или разъяснением методических, регламентирующих материалов, тематических вопросов. 2. Сбор, анализ и обобщение предложений участников по разрешению проблемных вопросов, улучшению взаимодействия и др. Подготовка и представление заинтересованным сторонам аналитических материалов по актуальным вопросам. 3. Организация проведения экспертных или общественных обсуждений Концепций, Программ, методических и иных документов. 4. Организация сбора, обобщение и распространение лучших практик и извлеченных уроков по подготовке к крупным спортивным мероприятиям 5. Площадка для представления, анализа, отработки решений по актуальным вопросам, например: расширенная модель планирования и отчетности по подготовке к проведению ЧМФ демостенды и макеты решений по информационной поддержке подготовки к крупным спортивным мероприятиям

Просим Вас заполнить анкету участника круглого стола! Ваши замечания, предложения и советы будут учтены при планировании следующих мероприятий Рабочей группы. Спасибо за внимание 20 Трубицын Юрий Юрьевич Российская ассоциация управления проектами СОВНЕТ Вице-президент Аналитический цент при Правительстве РФ Советник руководителя