Цифровой архив в Австрии: Опыт цифрового администрирования документации и обеспечения ее сохранности Бертольд Конрат

г. Слайд 2 Содержание Системы документооборота и схема метаданных Прием документов (Ingest process) Импортирование электронных документов в цифровой архив Обзор стандартов архивирования: EAD, ISAD(G), OAI-PMH Планирование сохранения документов – миграции

г. Слайд 3 Постоянное нарастание цифровизации Почти все документы составляются в настоящее время в оцифрованном виде Учреждения уже используют электронные дела В Австрии электронный документ считается оригиналом Граждане и фирмы желают общаться с властями, используя электронные средства Архивы по закону обязаны обеспечить архивирование дел Должна быть обеспечена доступность и читаемость архивированных данных на длительный срок Сохранять электронные данные существенно сложнее и дороже по сравнению с сохранением бумаги, пергамента или звукозаписей.

г. Слайд 4 Аналоговый архив

г. Слайд 5 ELAK: Электронный документ в Австрии ( ELAK от нем. Elektronischer Akt)

г. Слайд 6 Пересылка данных: бокс или контейнер Система электрон- ного документо- оборота (RMS) Документы – дела Система управления доку- ментами (DMS) Документы – дела - файлы Бокс Контейнер XML Формат пере- дачи данных Цифровой архив База данных (SIP/AIP) Метаданные Архив Администрат. Техническ. Структура Описательно Обеспечение сохранности Представление Содержание Файл 1 Файл 2 Файл 3 Ввод (SIP)

г. Слайд 7 Электронный формат для обмена данными Electronic Data Interchange Format (EDIAKT II) – Ввод данных в модели OAIS EDIAKT II является XML-схемой, которая описывает общепринятый электронный документ, вкл. его внутреннюю структуру и атрибуты, в австрийских административных учреждениях. EDIAKT II служит для сплошного обмена электронными документами по всем внедренным в Австрии системам документооборота. Структурам, не имеющим цифровых документационных систем, также предоставляется возможность стандартного просмотра всех документов (на уровне федерации, земель и общин). 1. Метаданные: шифр документа, тема, уровень приоритета и т.д. 2.Данные по процессу: обработка, ход процедуры, статус, начало и т.д. 3.Данные по содержанию: Word-doc, PDF, xls, xml, , e-Fax и т.д. 4. Специальные данные: проверка подписи

г. Слайд 8 EDIAKT – II: Пересылка данных между органами власти и фирмами Государственное административное учреждение (отправитель) Получатель Государственное административное учреждение (Отправитель/ получатель) Предприятия и фирмы (Получатели/ отправители) Для информации

г. Слайд 9 EDIAKT II – Диаграмма/слои

г. Слайд 10 Открытая архивная информацион- ная система (англ. OAIS) OAIS Базовая модель (ISO 14721)

г. Слайд 11 Базовая модель OAIS: Австрийский государственный архив Цифровой архив 1Производитель1Производитель 8Потребитель8Потребитель 6 Планирование сохранения 3 Архивное хранение 5 Администрирование 4 Управление данными 7 Доступ 2 Прием EDIAKT ПакетEDIAKT Пакет Описания AIP SIP DIP AIP 10 AIS 9 (Архив) - Менеджмент Производитель Граждане, научно-исследо- вательские учреждения и т.д.

г. Слайд 12 Стандарты I PDF/A –ISO-Стандарт ISO/CD –В ходе разработки EDIAKT конвертирование (ELAK)-контента в формат PDF/A –В настоящее время PDF/A-2 PREMIS (Preservation Metadata: Implementation Strategies) –Рекомендации, предложения и наилучший опыт для внедрения метаданных METS (Metadata Encoding and Transmission Standard) –Формат XML для передачи дескрипритивных, административных и структурных метаданных цифровых объектов MoReq2 (Model Requirements for the Management of Electronic Records) –Европейский стандарт для электронного документооборота EAD (Encoded Archival Description) –Формат обмена для дескриптивных метаданных

г. Слайд 13 Стандарты II Planets - Preservation and Long-term Access through NETworked Services, сокращеннно – PLANETS. Этот проект осуществлялся на протяжении 4 лет при поддержке Европейского Союза с целью разработки услуг и инструментов, обеспечивающих долгосрочное хранение в архивах цифровой информации. Работа над проектом велась с 2006 по 2010 год. «Миграция» вместо эмуляции в Цифровом архиве Австрии

г. Слайд 14 Дефиниции ввода : –Проверка на вирусы –Обнаружение ошибок (постоянная проверка значений) –Технические параметры: Идентификация формата / валидация / характеризация –Запоминание содержания/контентов –Запоминание метаданных –Поиск полных текстов –Обеспечение неприкосновенности метаданных по содержанию Бокс Safety Deposit Box (SDB) фирмы «Tessella» импортирует SIP-ы в формате EDIAKT в цифровой архив и записывает их в запоминающее устройство с большим периодом хранения информации (AIP). Модульные группы «Управление данными», «Администрирование» и «Обеспечение сохранности» обеспечивают читаемость данных, цифровые данные могут быть предоставлены клиентам через модуль «Доступ» (DIP).

г. Слайд 15 Архивная оценка: EAD – Encoded Archival Description Кодированное архивное описание (пример) BKA /0001-I/1/ /sponsorship Example: sponsorship - project number

г. Слайд 16 Преобразование метаданных: цифровые документы - архив Схема преобразования данных (Mapping) ELAKimBund (Система эл. документооборота ) EDIAKT II EAD (Кодированное Архивное описание) Шифр документа reference number EDIAKT/Payload/Layer2/MetaData/ Identifier/Identification

г. Слайд 17 Mapping – стандарты архивирования: от ISAD(G) к EAD ISAD(G) EAD Адрес(а) документа (Reference code(s)) с атрибутами COUNTRYCODE и MAINAGENCYCODE с атрибутами COUNTRYCODE и REPOSITORYCODE Название (Title) Период составления/ срок действия (даты)

г. Слайд 18 Open Archives Initiative Protocol (OAI-PMH) Поиск и извлечение метаданных Цифровой архив или система эл. документооборота Мета- данные Содер- жание Архивная информационная система Каталог Мета- данные OAI - PMH Интерфейс – адаптер Поиск и извлечение метаданных Двунаправленность

г. Слайд 19 Способность работать со многими клиентами в цифровом архиве Управление метаданными (менеджмент данных) Администрирование Модуль сохранения 2-й клиент 3-й клиент Госархив Австрии Модуль ввода Модуль доступа Накопитель архива Накопитель (ЗУ) 2-й клиент Госархив Австрии

г. Слайд 20 Информации Документы digLA-Конвенция: 0_ _05.pdfhttp://reference.e-government.gv.at/uploads/media/digLA_1-0- 0_ _05.pdf Схема EDIAKT II: pdfhttp://reference.e-government.gv.at/uploads/media/ediakt-II pdf Модель OAIS: bzw. The Open Archives Initiative Protocol for Metadata HarvestingOAI-PMHVersion Страницы в интернете Долгосрочное цифровое архивирование в Австрии на уровне федерации: Платформа «Цифровая Австрия»: Help.gv: "Электронное правительство": ELAK im Bund: Австрийский государственный архив: Фирма «Tessella»: Фирма «Siemens»: BKA: PDF/A-Competence Center: