Работа с электронными документами в делопроизводстве и их подготовка к передаче на архивное хранение в Украине СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА. ТРЕБОВАНИЯ. - презентация

1 Работа с электронными документами в делопроизводстве и их подготовка к передаче на архивное хранение в Украине СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА. ТРЕБОВАНИЯ ВРЕМЕНИ 17 ноября 2011 года, Казахстан, г. Астана Ковтанюк Ю. С. старший научный сотрудник отдела документоведения Украинского научно- исследовательского института архивного дела и документоведения Государственная архивная служба Украины Украинский научно-исследовательский институт архивного дела и документоведения

2 Действующая нормативно-правовая база в Украине Об электронных документах и электронном документообороте : Закон Украины от –IV. (С изменениями, внесенными согласно Закона 2599-IV ( ) от ) Об электронной цифровой подписи : Закон Украины от –IV. (С изменениями, внесенными согласно Закона 879-VI (879-17) от ) Типовой порядок исполнения электронного документооборота в органах исполнительной власти : Постановление Кабинета Министров Украины от Порядок применения электронной цифровой подписи органами государственной власти, органами местного самоуправления, предприятиями, учреждениями и организациями государственной формы собственности : Постановление Кабинета Министров Украины от (С изменениями, внесенными согласно Постановлению КМУ от ) Порядок хранения электронных документах в архивных учреждениях : утверждено приказом Государственного комитета архивов Украины от : Зарегистрировано в Министерстве юстиции Украины под 627/ Об электронном документообороте служебными документами в органах исполнительной власти : Постановление Кабинета Министров Украины от (С изменениями, внесенными согласно Постановлению КМУ от ) Об утверждении технических спецификаций форматов представления базовых объектов Национальной системы электронной цифровой подписи : приказ Государственного комитета Украины по вопросам науки, инноваций и информатизации и Администрации Государственной службы специальной связи и защиты информации Украины от /229. Государственная архивная служба Украины Украинский научно-исследовательский институт архивного дела и документоведения

3 Проекты нормативно-правовых актов и методических рекомендаций, подготовленные в 2010–2011 гг. УНИИАДД и ЦГЭА Украины Концепция планирования жизненного цикла электронных документов : одобрено решением Научно- методического совета ЦГЭА Украины от , протокол 7. Конвертация электронных документов для постоянного хранения в архиве. Методические рекомендации : одобрено решением Нормативно-методической комиссии Госкомархива Украины от , протокол 5. Присвоение имен файлам архивных электронных документов. Методические рекомендации : одобрено решением Нормативно-методической комиссии Госкомархива Украины от , протокол 5. Перечень форматов данных электронных документов постоянного и длительного (сверх 10 лет) хранения : одобрено решением Методической комиссии УНИИАДД от , протокол 4. Порядок работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовка к передаче на архивное хранение : одобрено решением Методической комиссии УНИИАДД от , протокол 5. Порядок организации электронного документооборота с применением электронной цифровой подписи в органах исполнительной власти : одобрено решением Методической комиссии УНИИАДД от , протокол 7. Порядок приема-передачи электронных документов в госархивы и ЦГЭА на постоянное хранение. Методические рекомендации : одобрено решением Методической комиссии УНИИАДД от , протокол 10. Государственная архивная служба Украины Украинский научно-исследовательский институт архивного дела и документоведения

4 Государственная архивная служба Украины Украинский научно-исследовательский институт архивного дела и документоведения Создание электронного документа в два этапа

5 Государственная архивная служба Украины Украинский научно-исследовательский институт архивного дела и документоведения Перечень форматов данных электронных документов постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения для текстовых электронных документов – PDF/A-1 (*.pdf); для фото электронных документов – TIFF (*.tif); для аудиоданных аудиовизуальных электронных документов – FLAC (*.flac); для инкапсуляции данных аудиовизуальных электронных документов – контейнер Matroska (*.mkv); для видеоданных аудиовизуальных электронных документов – реализация MPEG-4 AVC/H.264 в кодеке FFmpeg.

6 Государственная архивная служба Украины Украинский научно-исследовательский институт архивного дела и документоведения Создание XML-контейнера

7 Государственная архивная служба Украины Украинский научно-исследовательский институт архивного дела и документоведения Именование файлов электронных документов

8 Электронные реквизиты для входящих бумажных документов Печать реквизитов на бумаге и объединение созданной «фишки» с оригиналом документа; но тогда возникает вопрос о лице, которое будет подписывать напечаные реквизиты. Обработка бумажных документов по установленным правилам для таких документов действующими нормативно-правовыми актами; количество бумажных документов резко сократиться при создании системы обмена электронными документами между учреждениями (системами электронного документооборота). Разделение необязательных реквизитов, которые создаются при работе с входящими бумажными документами, на важные и неважные. Государственная архивная служба Украины Украинский научно-исследовательский институт архивного дела и документоведения

9 Государственная архивная служба Украины Украинский научно-исследовательский институт архивного дела и документоведения Формирование ЭД постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения в дела

10 Техническая проверка электронных документов Проверка целостности и аутентичности. Проверка имени файла. Проверка на отсутствие вредоносного программного кода. Проверка на соответствие эталонной XML-схеме. Проверка на возможность отображения информации. Проверка целостности и аутентичности, имени файла, отсутствия вредоносного программного кода, соответствия архивному формату и возможности отображения информации электронного документа, который содержится внутри XML-контейнера, например, архивного электронного документа. Государственная архивная служба Украины Украинский научно-исследовательский институт архивного дела и документоведения

11 Ковтанюк Ю. С. ст. науч. сотрудник отдела документоведения УНИИАДД Тел.: ; факс: веб-сайт: undiasd.archives.gov.ua Спасибо за внимание! СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА. ТРЕБОВАНИЯ ВРЕМЕНИ 17 ноября 2011 года, Казахстан, г. Астана Государственная архивная служба Украины Украинский научно-исследовательский институт архивного дела и документоведения