Пути предотвращения ситуации дефицита времени и способы уменьшения временных затрат оператора

Содержание Введение 1. Причины дефицита времени 2. Основные методы и правила в управлении временем 2.1. Метод Эйзенхауэра 2.2. Принцип Парето 2.3. Система управления временем Б.Франклина 3. Самостоятельное управление временем (само менеджмент) 4. Принципы управления временем применимые ко всем аспектам человеческой деятельности Заключение Список литературы

Введение Время - бесценный и невозобновляемый ресурс. И до тех пор, пока временем не управляют, ничем другим управлять нельзя. Peter Drucker, классик современного менеджмента

Время – необратимо. Его нельзя накопить, умножить или передать. Оно проходит безвозвратно. Не только современный руководитель, но и каждый современный человек должен иметь представление об основах планирования собственного времени. В данной работе будут рассмотрены основные принципы управления временем, правила разумного планирования, которые охватывают практически все аспекты человеческой деятельности.

На первый взгляд может показаться, что проблема тайм – менеджмента присуща только управленцам и, что остальные сферы жизни не затронуты, но возникает вопрос элементарного планирования жизни от глобальных планов до распорядка дня.

Одним из наиболее сложных моментов является не столько планирование, сколько неукоснительное выполнение плана. Здесь всё будет зависеть от степени важности, необходимости внутреннего мотива и силы воли индивида. Не только научиться планировать и составить схему управления ресурсом времени, а самое главное в достижении успеха – следовать этим планам.

Мировая история доказывает, что все великие деятели достигли успехов благодаря основным принципам разумного использования времени. Тайм – менеджмент помогает не только в работе, но и освобождает время для личностного развития, увлечений, появления внутренней гармонии. Человек, который всё и везде успевает, излучает спокойствие и уверенность. Планируя, индивид избегает «ловушек времени» и таким образом снижает воздействие стрессогенных факторов.

В современном мире основной проблемой является катастрофическая нехватка времени. Очень часто можно услышать о том, что дефицит времени вызван ограниченным количеством часов в сутках, вот если бы в них было бы хоть на час больше, да ещё и спать не ложиться, то всё можно было бы успеть.

Конечно, основная проблема нехватки времени кроется, прежде всего, в нашей собственной неорганизованности, поэтому каждому человеку не лишним будет узнать о том, как возникает дефицит времени и какие принципы планирования помогают с ним бороться.

Управление временем (тайм-менеджмент, time management, организация времени) наука о методах определения, что для человека важно и на что в первую очередь следует потратить время. Управление временем включает в себя инструменты и методики планирования времени, обычно с целью увеличения эффективности его использования в личных или корпоративных целях.

Эти методики (иногда противоречивые) представлены в ряде книг, материалах семинаров и курсов. Общими в них являются: - список задач (to-do list); - постановка целей; - установка приоритетов.

Для того чтобы понять всю глубину проблемы необходимо понять, прежде всего, причины дефицита времени, которые заключаются в следующем: 1) Постоянная спешка. При спешке руководитель не успевает даже сосредоточиться на той проблеме, которую он выполняет в данный момент. Следовательно, он не думает о других способах решения, которые возможно лучше, чем тот способ, который пришёл на ум первым.

2) Нагромождение работ. При этом руководитель начинает заниматься различными мелкими и не столь важными делами. У него нет чёткого распределения работ по степени важности, и он не занимается анализом ключевых, перспективных вопросов.

3) Постоянные доработки дома. При этом время, отведённое на отдых, расходуется на работу, руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности на следующий день и в конечном итоге ведёт к упадку здоровья. 4) Переутомление. Следствие длительной работы в условиях постоянной спешки.

5) Суетливость. Это результат плохой организованности дня, а также иногда зависит от импульсивности и особенностей человека. 6) Бесплановость работы. Является результатом образа жизни не только самого руководителя, но и общего стиля жизни данной организации. 7) Слабая мотивация труда. Следствием является низкая производительность, а соответственно она порождает хроническую нехватку времени.

Для того, что бы определить, куда уходит время необходимо провести анализ использования времени. Сначала необходимо проанализировать все виды деятельности, в которых участвовал руководитель. Для этого могут использоваться такие таблицы, как: - анализ видов деятельности и расхода времени; - листок дневных помех.

Анализировать можно с точки зрения двух позиций: позитивных и негативных, т.е. анализировать сильные стороны и слабые стороны.

Основные методы и правила в управлении временем

Знание следующих стратегий могут помочь правильно ставить приоритеты, и управлять своим свободным временем, что в итоге поможет планировать не только рабочие дела, но и корректировать жизненные планы. Управлять самому своим рабочим и свободным временем, освободить «лишнее» время для увлечений, развития, собственного роста и самосовершенствования.

Таким образом, можно освободить для себя двадцать пятый час в сутках нужно эффективно использовать своё время, для этого необходимо знать следующие способы управления временем: А) Планирование Б) Составление планов В) Организация рабочего времени Г) Позитивное мышление Д) Пунктуальность Е) Умение сказать «Нет» Ж) Делегирование задач З) Не беритесь за все дела одновременно

Планирование

Жизнь это не просто беспорядочное движение. Это движение в определенном направлении, которое мы выбираем в соответствии с нашими потребностями, наклонностями и желаниями. Золотое правило «Сначала подумай, а потом сделай» является сутью планирования и мудрого распоряжения временем.

В своей профессиональной деятельности мы часто используем элементы планирования, однако до тех пор, пока оно не станет политикой всей жизни, ощутимых преимуществ мы не почувствуем.

Принципы результативного планировании времени описаны в книге «Ваше время в Ваших руках». Автор Л. Зайверт профессор, руководитель Института рационального использования времени, ведущий эксперт по рационализации труда менеджеров профессионально ведет деловой разговор о том, как организовать свою работу и повседневную жизнь, чтобы работать в оптимальном деловом режиме, иметь время для человеческих радостей, при этом сберегая свое здоровье. Нет смысла пересказывать книгу.

Целесообразно кратко остановиться на основных утверждениях и рекомендациях автора: Правила начала дня Начинайте день с позитивным настроем; Хорошо позавтракайте и без спешки на работу; Начинайте работу по возможности в одно и то же время; Перепроверьте план дня;

Решив относительно простую задачу, создайте себе хорошее настроение; Утром займитесь важными и сложными задачами; Правила, касающиеся хода дня Фиксируйте сроки выполнения заданий; Избегайте действий, вызывающих обратную реакцию;

Отклоняйте дополнительно возникающие неотложные проблемы; Избегайте незапланированных импульсивных действий; Своевременно делайте паузы и соблюдайте размеренный темп работы; Небольшие однородные задачи выполняйте сериями; Между серьезными делами делайте паузы;

Рационально завершайте начатое (избегайте «скачков в работе», перед прерыванием работы наметьте следующую задачу, которую можно успеть завершить); Резервируйте для себя спокойное время (1 час) для важных, но не срочных дел; Контролируйте время и планы (наряду с отслеживанием своего времени, многократно перепроверяйте свои планы дня с точки зрения выполненных задач, установления новых приоритетов);

Правила завершения рабочего дня Завершайте несделанное (все начатые небольшие дела старайтесь завершить в течение одного дня); Осуществляйте контроль результатов и самоконтроль; Составляйте план на следующий день; Отправляйтесь домой с хорошим настроением: для этого определите важнейшее позитивное событие дня;

Составление планов

Планируя свое время, помните, что нельзя успеть сделать все. Не делайте несколько дел сразу, сделайте одно от начала до конца. Помочь в этом непростом занятии вам могут целевые планы. Вы сможете совсем по-иному воспринимать окружающий мир, если знаете, чего вы хотите и когда (почему), иными словами, если вы имеете конкретный план расхода времени.

Принципиально важно составлять план дня в письменном виде. Планы дня, которые держат в голове, легко отвергаются. К тому же, письменные планы дня обеспечивают разгрузку памяти и имеют психологический эффект само мотивации к работе.

Ваша деловая активность становится более целенаправленной и ориентированной на строгое следование программе дня. В результате вы меньше отвлекаетесь и больше побуждаетесь заниматься только намеченными задачами.

Обзаведитесь привычкой записывать на отдельный листок, под соответствующими рубриками формуляра «План дня» все то, что вы хотите или должны сделать на следующий день: задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана невыполненное накануне;

добавившиеся дела; сроки, которые надо соблюсти; периодически возникающие задачи.

Проставьте против каждого задания приблизительное время для его выполнения, просуммируйте и определите ориентировочно общее время. Имейте также в виду, что работа зачастую требует столько времени, сколько его есть в вашем распоряжении.

Так что, устанавливая для отдельных дел конкретный промежуток времени, вы вынуждаете себя укладываться именно в это время. Вы работаете значительно сосредоточеннее и более последовательно избавляетесь от помех, если под определенную задачу вы отвели определенное время.

Попробуйте в течение 7 дней составлять письменные планы, и вы убедитесь, что сразу станете чувствовать себя при этом все более уверенно. Как показывает опыт, не все задачи удается выполнить и не все телефонные разговоры могут состояться. Поэтому их приходится переносить на следующий день.

Если одно и то же дело вы переносите многократно, то оно становится для вас обузой, и тогда существуют две возможности: вы наконец-то решительно за него беретесь и доводите до конца; вы отказываетесь от этого дела, так как иногда проблема разрешается сама собой.

Организация рабочего времени

Не секрет, что уровень эффективности труда, качество выполняемых работ зависит, прежде всего, от условий, в которых вы работаете. Многочасовые многократно и монотонно повторяемые операции утомляют, снижают внимание.

Не рационально организованное рабочее место, отсутствие необходимого освещения, неудобная поза часто являются основными причинами возникновения профессиональных заболеваний.

Итак, шесть советов, которые позволят вам на работе чувствовать себя комфортно: Сиденье. Помните, что вы проводите часов жизни, работая сидя, так что не пожалейте времени и выберите удобный для себя стул. Правильно сконструированный стул поможет исправить осанку и улучшить циркуляцию крови, а также поможет избегнуть чрезмерной утомляемости. также поможет избегнуть чрезмерной утомляемости.

Высота стула должна быть отрегулирована под горизонтальное расположение бедер, вертикальное расположение голеней, а ступни должны твердо находиться на полу. Лучше всего использовать стулья с регулируемой высотой и спинкой.

В особых случаях при заболеваниях спины, хронической утомляемости и пр. эффективным приобретением могут стать массажные кресла. Ежедневный массаж в течение 815 минут восстановит ваши душевные и физические силы, вызовет чувство бодрости и здорового оптимизма.

Стол % всей работы, совершаемой как дома, расположении становящийся полкой для книг и т.п. так и в офисе, выполняется за столом. Говоря об удобном столе, имеется в виду, прежде всего, размер столешницы, достаточный для того, чтобы разложить на ней необходимые документы, установить компьютер, телефон, комфортно облокотиться.

Немаловажным фактором является высота рабочего стола. Впрочем, требуемую высоту установить сегодня не является проблемой. Большинство офисных столов оборудовано телескопическими ножками. С их помощью обеспечивается максимальная устойчивость стола на полу, нужная высота и строгая выравненность столешницы в горизонтальной плоскости.

Освещение. Это одно из важнейших решений, которое вы принимаете. Подумайте о типе, качестве, насыщенности и расположении освещения, которое вам может понадобиться, о совмещении естественного и искусственного света.

Вспомните все места, где понадобится освещение, таких, как книжные полки, стена, где висит натюрморт, и где вы любите пить кофе. Дизайнеры советуют использовать на рабочем месте смешанное освещение, происходящие как из прямых источников, так и не из прямых.

Кондиционеры и сплит-системы. Современные кондиционеры умеют многое охлаждать, нагревать, осушать, очищать и вентилировать воздух. Однако такое обилие функций делает выбор кондиционера непростым делом. Итак, на чем же остановить свой выбор? Решайте сами.

Вентиляция. Системы вентиляции предназначены для удаления вредных примесей, образующихся в закрытом помещении (углекислого газа, пыли и других), а также притока свежего воздуха. Помимо этого, системы вентиляции осуществляют подогрев и очистку приточного воздуха.

Обогреватели. Обогреватели воздуха используются для обогрева офисов, складов, производственных помещений. К таким приборам относятся самые распространенные типы бытовых и промышленных обогревателей масляный радиатор, конвектор, тепловентилятор, тепловая пушка, инфракрасный обогреватель, жидкотопливный и газовый обогреватель.

Позитивное мышление

То, как руководитель организации мыслит, то и реализуется в его бизнесе. Мышление первично, события вторичны. Меняя мышление, мы меняем события. Соответственно, одна из самых первых привычек, которую обязательно необходимо выработать у себя, это привычка мыслить позитивно.

Начните этот процесс с изменения вашего словарного запаса, замены негативных мыслей на позитивные. Полностью откажитесь от этих слов: 1. Сомневаюсь. 2. Если бы Никогда Не думаю У меня нет времени Может быть Боюсь, что Я не верю Не вижу смысла Это невозможно...

Сделайте следующие слова частью своего словарного запаса: 1. Я могу Да, конечно Надеюсь на лучшее Знаю Я найду время Я могу Разумеется Я успею Обязательно Наверняка...

Вырабатывая у себя позитивное мышление, вы приобретаете внутренний распорядок и гармонию. Конечно, этот фактор не поддается физическому измерению и математическим расчетам, но требует не меньшего внимания.

У многих людей возникают психологические трудности, когда они пытаются избавиться от той или иной вредной привычки. Эта попытка принимает форму проблемы, становится непосильным бременем по одной простой причине: мы хотим за одну секунду составить для себя план на всю жизнь. Например, я решаю: «Всё, с завтрашнего дня я больше никогда в жизни не прикоснусь к сигарете!». Это очень трудно.

Если у вас возникло желание заменить свои плохие привычки на хорошие, сделайте последовательно пять предлагаемых шагов:

Составьте список своих плохих привычек. Для этого возьмите чистый лист бумаги. Разделите его на две графы. С левой стороны напишите в столбец все свои негативные привычки, с правой привычки, которые вы хотите выработать для замены плохих привычек.

Обдумайте каждую хорошую привычку, ее преимущества и результаты. Например, «выработав привычку мыслить позитивно», я приобретаю: больше радости в жизни; доброжелательный настрой; возможность видеть в жизни больше прекрасного; душевную умиротворенность; возможность разглядеть более короткий путь к успеху.

Предпримите действие в направлении укрепления этой привычки, т. е. ежедневно проводите тренинги самонастроя, направленные на выработку новой привычки. Для этого ежедневно, как можно чаще, произносите вслух (про себя) утверждения.

Радуйтесь и постоянно отмечайте преимущества, которые вы имеете вследствие выработки своей новой привычки (утром, вечером, днем). Не останавливайтесь на достигнутом, продолжайте выработку привычки и работайте над ней ежедневно в течение 21 дня. Затем переходите к следующей.

В результате этих нехитрых упражнений вы обязательно приобретете душевный покой, множество друзей, хорошие отношения в семье и процветающее будущее!

Пунктуальность

Пунктуальность это основной принцип эффективной организации времени. Пунктуальные люди имеют больше шансов на удачу и успех. Те, кто постоянно опаздывает, не имеют таких шансов и оставляют после себя неприятное ощущение, которое сохраняется несколько дней.

Джон Канич и Ричард Лестер в книге Survival Kitfor Leaders предлагают следующие советы по поводу того, как обращаться с непунктуальными людьми:

С коллегами: Не встречайтесь с ними, если они не пришли вовремя на деловую встречу. Похвалите их за приход вовремя. Поговорите с ними по поводу их опозданий. Если необходимо, то сократите общение и дела с ими.

С начальником: Познакомьтесь с его помощником или секретарем, который сообщит вам о его опоздании. Займитесь чем-нибудь, ожидая его прихода. С прочими важными лицами: Займитесь чем-либо, ожидая их. Назначайте с ними встречи на более ранее время, рассчитывая, что в этом случае освободитесь вовремя.

Умение сказать «Нет»

Люди, не могущие отказать в просьбе, которая требует их времени и сил, откликаются на нее главным образом из желания угодить другим. Однако нравиться другим людям не означает соревноваться в популярности с прочими.

Когда вы позволяете другим пользоваться вашим временем, вы начинаете испытывать раздражение, разочарование, вы теряете равновесие. Когда вы научитесь стоять за себя, отвечая отказом, эти отрицательные эмоции исчезнут. Вот несколько советов, как отвечать на просьбы других:

Тому, кто не является вашим начальником, скажите: «Простите, но я не могу. У меня в данный момент другие дела». Если с просьбой настаивают, отвечайте им с улыбкой так же. В конце концов смысл ответа до них дойдет.

Ответить отказом начальнику сложнее. Начальники считают, что вы сделаете все, что они вам скажут, если только вы не возразите. В данном случае перед вами две задачи: свести воедино ваши собственные приоритеты с приоритетами начальника и сохранить с ним хорошие партнерские рабочие отношения.

Вот как можно ответить, когда начальник просит вас выполнить дополнительную работу. Имейте в виду, что к некоторым просьбам следует отнестись уважительно. В этом случае необходимо проявить гибкость:

«Если я сейчас займусь этим, то не смогу сделать качественно, потому что у меня сейчас слишком много разных дел». «Я ценю ваше доверие, но в данный момент я, вероятно, не смогу сделать все как нужно, поскольку у меня сейчас столько дел».

Делегирование задач

Речь идет не только о поручении подчиненному, но и о передаче задания коллеге по работе или мужу / жене, о покупке услуг и т. д.

Например, если возложенные на вас обязанности отнимают слишком много времени при своей небольшой важности, стоит задуматься о покупке услуг помощника или секретаря. Расширение штата вопрос глобальный и не всегда решаемый, а вот покупка разовых услуг гораздо проще. При этом необходимо обосновать свое решение руководству.

Не беритесь за все дела одновременно

Выполнение нескольких дел сразу означает лавирование между делами. Причем ни одному из них мы не уделяем должного внимания. Исследования показали, что выполнение нескольких дел снижает производительность.

Метод Эйзенхауэра

Предложенное Дуайтом Эйзенхауэром правило является простым вспомогательным средством, особенно для тех случаев, когда надо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Согласно этому правилу приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела.

Важность дела определяется тем, насколько результат его выполнения влияет на Вашу работу. Срочность - тем, насколько быстро надо выполнить это дело. В зависимости от срочности и важности Эйзенхауэр предложил 4 категории приоритетности дел:

СРОЧНЫЕ ДЕЛАНЕСРОЧНЫЕ ДЕЛА I - Срочное и важное II - Важное, но не срочное ВАЖНЫЕ Разрешение кризисов Неотложные задачи Проекты, у которых подходят сроки сдачи Планирование новых проектов Оценка полученных результатов Превентивные мероприятия Налаживание отношений Определение новых перспектив, альтернативных проектов III - Срочное, но не важное IV - Не срочное и не важное НЕВАЖНЫЕ Прерывания, перерывы Некоторые звонки Некоторые совещания Рассмотрение неотложных материалов Общественная деятельность Рутинная работа Некоторые письма Некоторые звонки "Пожиратели" времени Развлечения

Матрица приоритетов Эйзенхауэра 1. Срочные/важные дела. Это дела, несвоевременное выполнение которых приведет к значительному ущербу для Ваших дел. За них следует приниматься немедленно и самому их выполнять. 2. Менее срочные/важные задачи. Их не надо выполнять срочно, они, как правило, могут подождать. Сложности здесь возникают тогда, когда эти задачи рано или поздно превращаются в срочные и должны быть лично Вами разрешены в кратчайшие сроки. Поэтому перепроверьте степень важности и попробуйте задачи этого типа полностью или частично поручать своим сотрудникам.

3. Срочные/менее важные дела. Здесь существует опасность попасть под тиранию спешности и в результате целиком отдаться решению конкретной задачи, потому что она срочная. Если задача является не столь важной, то она должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких-либо особых качеств.

4. Менее срочные/менее важные задачи. Очень часто дела этой категории оседают на письменном столе, и без того заваленном бумагами. Если Вы вдруг начинаете заниматься этими делами, забывая о задачах первой категории, то Вам не следует жаловаться на перегрузку работой. Даже Ваши подчиненные не должны приниматься за задачи этой группы.

Принцип Парето

«Принцип Парето»: примерно 20% усилий и времени достаточно, чтобы получить 80% результата. Находя возможности принять «реальный» результат вместо «идеального», Вы можете сэкономить значительные ресурсы для других дел.

Принцип Парето действительно работает и может применяться в самых разных областях. Этот принцип был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето в 1897 году, и с тех пор подтверждался количественными исследованиями в самых различных сферах жизни.

Согласно этому принципу: - 20% населения земного шара владеют 80% всех мировых богатств; - 20% преступников совершают 80% преступлений; - 20% исходных продуктов определяют 80% стоимости готового изделия; - 20% клиентов определяют 80% доходов компании.

Применительно к практике управления временем, принципы Парето могут быть сформулированы следующим образом: - 80% информации Вы получаете из 20% источников, необходимых для Вашей работы; - 80% принимаемых решений укладываются в 20% времени, которое Вы потратили на всякого рода совещания и планерки; - 20% Вашего рабочего времени обеспечивают 80% Вашей производительной работы, то есть того, что определяет ее успех.

Вы можете найти для себя немало полезных идей, применив принцип Парето в Вашей собственной работе. Например, оцените долю действительно нужных книг в шкафу, долю полезной информации в газете, долю нужных файлов на диске Вашего компьютера…

Вы можете решить, какие клиенты заслуживают основного внимания (20% клиентов, которые обеспечивают 80% прибыли). Или выбрать наиболее важные виды товаров (20% номенклатуры товаров обеспечивают 80% прибыли). Либо в нашем случае, Вы можете использовать этот принцип при выборе книг для подготовки, программ и т.д.

Этот принцип также может быть полезен при установке нормативов и заданий для Ваших работников – стоит ли поощрять их упорно добиваться идеальных результатов, или поощрять сосредотачиваться на достижении хороших результатов в большем числе проектов. Если Вы столкнулись с проблемой, то подумайте: какие 20% причин внесли 80- процентный вклад в возникновение неприятной ситуации?

Принцип Парето означает, что внутри данной группы или множества отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе.

Согласно этой теории можно сделать вывод применительно для рабочей ситуации руководителя: за первые 20% расходуемого времени достигается 80% результатов. Остальные 80% затраченного времени приносят лишь 20% общего итога.

Установление приоритетов с помощью анализа АБВ

Это техника исходит из опыта, что доли в процентах более важных и менее важных дел в сумме остаются неизменными. С помощью букв А, Б и В задачи подразделяются на три класса, в соответствии с их значимостью. Анализ АБВ основывается на следующих трёх закономерностях:

- важнейшие задачи составляют примерно 15% всего количества дел, которыми занимается руководитель. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65%; - на важные задачи приходится около 20% общего числа дел, значимость которых также около 20%; - менее важные и несущественные задачи составляют около 65% всех дел, а в свою очередь значимость их составляет всего лишь около 15%.

Чтобы применить анализ АБВ необходимо следовать следующим пунктам: - составить список всех предстоящих задач. - Систематизировать их по важности и установить очерёдность. - Пронумеровать эти задачи. - Оценить свои задачи в соответствии с категорией А,Б,В.

- Задачи категории А (15% всех задач) не подлежат перепоручению. - Задачи категории Б (20% всех задач) подлежат перепоручению. - Оставшиеся задачи самые маловажные и подлежат обязательному перепоручению.

Система управления временем Б.Франклина

Системы хронометража, которым учат на многих курсах управления временем, «направлены назад» - в их основе лежит учёт уже использованного, отработанного времени, это своего рода дневник того, что сделано. Система Франклина же «направлена вперёд» - она работает с тем, что должно быть сделано.

Глобальная задача дробится на подзадачи, те - на ещё более мелкие подзадачи. Визуально эту систему можно отобразить в виде ступенчатой пирамиды, а процесс её применения - как процесс строительства этой пирамиды.

Сначала укладывается массивное основание пирамиды, служащее опорой для всех остальных этажей. План на день Краткосрочный план Долгосрочный план Глобальная цель (достойная цель творческого человека) Генеральный план достижения цели Главные жизненные ценности (чего человек хочет от жизни)

Человек определяет свои жизненные ценности (грубо говоря - то, чего он хочет от жизни). Для одного это материальный достаток и уверенность в завтрашнем дне. Для другого - благополучная семья, любящая жена и счастливые дети. Для третьего - слава и высокий социальный статус. Для четвёртого - власть. Для пятого - познание. Для шестого - служение во имя человечества...

Список можно продолжать до бесконечности, тем более что обычно у человека есть некое множество жизненных ценностей. Этап определения жизненных ценностей является наиболее важным в построении пирамиды - если на этом этапе будет допущена ошибка (например, человек выберет «познание» и «служение людям», хотя на самом деле для него важны в первую очередь «известность» и «высокий социальный статус»), то впоследствии его неизбежно постигнет разочарование.

Итак, первым делом надо составить список жизненных ценностей, причём не надо бояться потратить на это слишком много времени - важно хорошо обдумать список. Необходимо убедиться, что выбранные ценности не противоречат друг другу.

Следующий этап - построение второго этажа пирамиды, опирающегося на первый.

Исходя из составленного списка, человек должен решить, чего он хочет добиться. Некоторые ещё называют этот этап «выбором Достойной Цели». Надо поставить перед собой глобальную цель. Важно убедиться, что выбранная цель действительно отвечает всем жизненным ценностям из составленного на предыдущем этапе списка.

Третий этаж пирамиды опирается на второй. Составляется генеральный план - что, по большому счёту, необходимо, чтобы достичь поставленной на предыдущем этапе цели. Поставив перед собой цель, следует составить генеральный план достижения цели.

Четвёртый этаж пирамиды - долгосрочный (на несколько лет) промежуточный план с указанием конкретных целей и конкретных сроков.

Весьма важно указать, достижению, какого именно (каких именно) пункта генерального плана способствует достижение данной конкретной цели.

Ещё более важно указание конкретного срока - если человек говорит себе: «Когда- нибудь я обязательно куплю машину» (напишу книгу, пойду учиться в университет...), он может тянуть годами и в результате так и не достигнуть цели, но если он назначает себе конкретный срок, он значительно увеличивает шансы добиться своего.

В плане важно указать конкретные цели и конкретные сроки с точностью до нескольких месяцев, а также указать, какому пункту генерального плана отвечает достижение данной цели.

Пятый этаж - краткосрочный (на срок от нескольких недель до нескольких месяцев) план.

Глядя на долгосрочный план, человек спрашивает себя: «Что я могу сделать в ближайшие недели или месяцы, чтобы достичь той или этой цели?» Пункты долгосрочного плана разбиваются на более конкретные задачи. Следует составить план на срок от 2-3 недель до 2-3 месяцев и, как и на предыдущем этапе, указать конкретные сроки с точностью до нескольких дней.

Наконец, шестой этаж пирамиды - это план на один день. Составляется он, как нетрудно догадаться, на основе краткосрочного плана - малые задачи решаются целиком за один день, более крупные разбиваются на подзадачи.

Обычно план на день не просто составляется за день до того, а складывается из списка различных дел, которые были назначены на этот день в течение нескольких предыдущих недель, зачастую в него также вносятся коррективы в течение дня. Составляя план на день, желательно указать время выполнения для каждой задачи.

Как Вы понимаете, все эти планы отнюдь не являются чем-то неизменным - наоборот, рекомендуется регулярно пересматривать их: План на день скорее всего будет изменён Вами несколько раз в течение дня. Краткосрочные планы рекомендуется пересматривать каждые одну-две недели. - Долгосрочные планы должны пересматриваться раз в четыре-шесть месяцев. - Генеральный план следует пересматривать раз в год.

Раз в год рекомендуется критически взглянуть и на поставленную Вами глобальную цель - привлекает ли она Вас по-прежнему? Не хотите ли Вы внести какие-то коррективы? Тогда же стоит попытаться переосмыслить записанные Вами жизненные ценности.

В рамках одного дня используется другой способ управления временем. Все задачи делятся на три категории: первоочередные, второстепенные и малозначительные.

В течение дня человек должен выделять время в порядке приоритетов - сперва заняться первоочередными задачами, когда они будут решены - перейти к второстепенным, и только если останется время, он может заняться делами малозначительными. Все сделанные дела заносят в таблицу в которой дела записаны по приоритетности их выполнения.

Многие люди, применяющие систему Франклина, отмечают, что она помогает значительно повысить эффективность работы - как за счёт более эффективного управления временем, так и за счёт планирования самой работы.

Самостоятельное управление временем (самоменеджмент)

Самоменеджмент представляет собой последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать своё время.

Основная цель самоменеджмента состоит в том, чтобы максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни (самоопределяться) и преодолевать внешние обстоятельства, как на работе, так и в личной жизни.

Многие менеджеры слишком ориентированы на процесс деятельности, а не на его результаты. При таком подходе они предпочитают: правильно делать дела вместо того, чтобы делать правильные дела; решать проблемы вместо того, чтобы создать творческие альтернативы;

сохранить средства вместо того, чтобы оптимизировать использование средств; выполнить долг вместо того, чтобы добиваться результатов; уменьшать затраты вместо того, чтобы повышать прибыль.

Л. Зайверт совершенно обоснованно напоминает о том, что улучшать свою жизнь необходимо с самого себя. «Измени себя – и ты изменишь мир вокруг себя». Вместо того, чтобы менять обстоятельства, которые мы и так не в силах изменить, нужно изменить своё отношение к ним.

Л. Зайверт дает практические рекомендации для тех, кто хочет улучшить свое непосредственное исполнение функций руководителя, меньше засиживаясь на работе, эффективнее выполняя возложенные задачи с меньшими затратами времени, предупреждая стрессы, повышая квалификацию.

Он предлагает контролировать то, чего всем нам часто не хватает – время – путем составления планов работы, где каждому виду деятельности нужно уделять место, указав временный интервал, то есть определив, какую долю свободного времени, с помощью которого можно научиться контролировать себя и контролировать исполнение каждодневных задач.

Ежедневное решение разного рода задач и проблем можно представить в виде различных функций, которые находятся в определенной взаимозависимости между собой и, как правило, осуществляются в определенной последовательности.

Процесс самоменеджмента в аспекте последовательности выполнения конкретных функций охватывает шесть фаз: постановка цели – анализ и формирование личных целей; планирование – разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности; принятие решений по конкретным делам;

организация и реализация – составление распорядка дня и организация личного трудового процесса с целью реализации поставленных задач; контроль – самоконтроль и контроль итого (в случае необходимости – корректировка целей); информация и коммуникация – фаза, свойственная в определенной степени всем функциям, так как и коммуникация, и обмен информацией необходимы на всех фазах самоменеджмента.

Отдельные функции не обязательно строго следуют одна за другой, а могут переплетаться. Перед самоменеджментом встает постоянно исходная задача выявления траекторий саморазвития системы.

Для любого дела, будь то личная жизнь или работа, необходим внутренний побудительный мотив или мотивация. Мотивация - побуждение к чему-либо. Нас может кто-то побуждать к определенной деятельности или мы побуждаем к ней сами себя, и тогда речь идет о самомотивации.

Самомотивацию в настоящее время рассматривают как часть социального интеллекта человека. Его определяет то, насколько быстро человек адаптируется в быстро меняющейся ситуации, может ли предъявить себя в обществе, насколько он эмоционально чувствителен к изменениям в поведении собеседника и так далее.

Сегодня социальный интеллект в некоторых случаях котируется выше, чем интеллект общий. Наши мотивации постоянно меняются, потому что мотивы очень тесно связаны с потребностями (потребность – это нужда человека в чем-либо), и основные из них составляют так называемую «Пирамиду Маслоу»:

биологические потребности; потребность в безопасности; потребность в любви, дружбе, принадлежности к группе; потребность в достижении, признании; потребность в самовыражении (самоактуализации).

Потребность порождает мотив, а мотив цель. Достижение цели не что иное, как удовлетворение потребности. Можно сказать и так: потребность порождает цель, а между ними стоит мотивация, то есть модель поведения, которую мы выбираем, чтобы достичь цели.

Основой любого развития и планирования является накопление знаний и обмен информацией. Структурированы основные принципы позволяющие эффективно работать, развиваться и на всё находить время. Информация и коммуникация составляет сердцевину самоменеджмента, вокруг которой постоянно вращаются другие функции.

На руководителя каждый день обрушивается поток информации с которым ему приходится справляться. В реальной жизни руководитель обрабатывает намного больше информации, чем это необходимо. Для того, чтобы экономить своё время руководителю необходимо разработать рациональный подход к обладению информацией.

Рациональное чтение

Это важно для руководителя, поскольку рационализировать чтение означает ликвидацию потерянного времени на бессистемное чтение и пустую трату средств. Независимо от скорости чтения, можно путём целенаправленного, селективного чтения сэкономить массу времени.

Рациональное чтение предполагает прежде всего определение того надо ли этот материал читать вообще, если да, то в каком объёме. При просмотре и чтении надо думать о том, какую информацию мы хотим из него получить; Надо просмотреть название глав и разделов, пробежать глазами краткое содержание, а также предисловие и введение.

Выяснить, что бы мы хотели прочитать более интенсивно. Не задерживаться на примечаниях, частях текста, напечатанных мелким шрифтом. Следовать смысловому содержанию и идее текста, а не словам. Отыскивать всевозможные выделения и таблицы.

Читать можно также быстрее, если избавляться от вредных привычек и отвлекающих факторов и совершенствовать методику чтения. Необходимо также привыкнуть и к тому, что важные тексты нужно не только читать, но и обрабатывать после чтения.

Также желательно разработать свою систему маркировок и делать пометки, указывающие на важность или качество того или иного абзаца. Можно выписывать важные идеи и мысли, но лишь самое важное и в кратчайшей форме. Метод SQ 3R является методом 5-ти ступеней, которые предусматривают:

Обзор. Надо узнать какую информацию несёт книга в целом. Постановка вопросов. Это критическое чтение. Чтение. Целевое и концентрированное восприятие. Обобщение. Необходимо, чтобы удостоверится, что материал усвоен. Повторение. Завершающее повторение служит сведению в единое целое отдельных результатов, полученных в ходе проработки текста.

Рациональное проведение совещаний

Совещания забирают у руководителя и у подчинённых очень большую часть рабочего дня. Поэтому желательно провести анализ точных затрат ближайшего совещания с учётом: издержек на подготовку, заработка участников, дополнительных индивидуальных расходов, накладных расходов, командировочных расходов и потерянного времени! «самые лучшие совещания те, которые вообще проводить не надо!» Невыполненные задачи и нерешённые проблемы должны быть первым пунктом следующей повестки дня.

Переговоры по телефону

Телефон является наиболее часто используемым средством коммуникации и наиболее частым источником помех. Но его можно и использовать в виде инструмента рациональной информации и коммуникации.

Его можно использовать также и в качестве нового вида: «Интернет». С помощью телефонной линии мы можем соединиться к глобальной информационной сети. Этот вид услуг даёт возможность отличного обмена информацией.

Рациональное ведение корреспонденции

Подготовьте стандартные ответы; Старайтесь писать резолюцию сразу, не накапливая бумаг; Не увлекайтесь размножением документов; Своевременно уничтожайте архивы; Доверяйте сектретарю в разборе почты; Совершенствуйте документооборот; Стремитесь к простой системе документооборота.

Принципы управления временем применимые ко всем аспектам человеческой деятельности

При управлении временем следует исходить как из принципа эффективности (использование времени должно отвечать вашим основным принципам), так и из принципа разумности (сделать больше за счет сокращения потерь времени). Существует множество методов, которые позволяют ежедневно использовать свое рабочее время более разумно.

Один из путей к повышению эффективности использования своего рабочего времени состоит в борьбе с собственной неразумностью. К примеру, если мы будем заниматься сначала запланированными, а затем незапланированными делами, некоторые важные задачи так никогда и не будут решены нами, поскольку они не внесены в план.

В силу присущей многим людям тенденции заниматься, прежде всего, неотложными делами, то есть, откладывать важные дела, пока не будут сделаны срочные дела, они периодически испытывают чувство перегрузки, видя перед собой громаду нерешенных жизненно важных задач.

Если сначала мы будем делать самые простые и легкие вещи, у нас может не остаться времени на рассмотрение предметов трудных, но важных, и проблемы такого рода могут перейти в категорию неразрешимых.

Основные правила планирования времени

1. Читайте выборочно. Это относится, в первую очередь, к людям, которым по долгу службы приходится прочитывать слишком много писем, журналов, газет, книг, брошюр, инструкций и т.д.

Все тексты (за исключением тех книг, которые вы читаете в часы досуга) следует читать примерно так же, как вы прочитываете газету, то есть пробегать их глазами, останавливаясь только на самых важных местах.

Даже наиболее важные материалы не требуют слишком внимательного чтения, поскольку самые значимые их положения обычно приводятся в начале параграфа или раздела. Если при этом вы будете помечать самые важные места текста, при необходимости вы сможете очень быстро оживить в памяти его содержание.

2. Приучите себя составлять список задач на предстоящий день. Следует сосредоточивать внимание не на том, что вы хотите сделать, а на том, чего вы хотите достичь.

Это не только приучит вас к планированию своей деятельности, но и позволит вам разгрузить свою память. (Список должен быть один и размещаться он должен на одном листе, а не на разрозненных клочках бумаги).

3. Все должно находиться у вас на своем месте. Несоблюдение этого правила приведет к непроизводительным затратам времени, обусловленным двумя причинами: вы будете тратить время на поиски нужной вещи, и у вас то и дело будет возникать соблазн оставить текущую задачу и заняться чем-то другим.

К примеру, если материалы, относящиеся к различным проектам, будут разбросаны на столе, вы будете то и дело непроизвольно переключаться с одной темы на другую.

Присваивайте всем решаемым вами задачам определенные приоритеты. Каждый рабочий день следует начинать с наиважнейших дел, за которыми должны следовать срочные дела. Генерал Дуайт Эйзенхауэр в годы Второй мировой войны всегда следовал этому правилу, что позволяло ему справляться с множеством дел.

При этом он фокусировал внимание строго на важных делах, которые никто, кроме него, не мог решить, предоставляя своим заместителям возможность заниматься срочными, но менее важными вопросами.

5. Можно заниматься несколькими тривиальными делами одновременно, но важное дело следует делать только одно за раз. Вы можете сэкономить немало времени, занимаясь одновременно несколькими простыми или привычными делами.

Это правило позволяет менеджерам освободиться от гнета тривиальных проблем и задач за сравнительно короткое время (скажем, вы можете подписывать письма, не прерывая разговора по телефону).

Если же вы будете заниматься по-настоящему серьезной проблемой, вам следует на время оставить все остальные дела, подобно тому, как это делают летчики, розничные торговцы или официанты, уделяя все внимание одному важному делу или человеку.

6. Составьте список небольших дел, на выполнение которых у вас уйдет 5-10 минут. Это позволит вам должным образом использовать небольшие окна, которыми обычно наполнен ваш рабочий день (ожидание начала заседания, время между встречами, телефонный разговор и т.п.). Важно, чтобы выполнение этих небольших дел не мешало вашей работе над решением высоко приоритетных задач.

7. Разбивайте большие проекты на части или этапы. В этом случае они уже не будут подавлять вас своими масштабами, срочностью или значимостью. Ощущение, что задание слишком большое, обернется чувством перегруженности и растерянности.

8. Выявите 20% задач, которые представляются вам наиболее решающими. Согласно закону Парето, только 20% работ обеспечивают достижение 80% результатов. Отсюда очень важно определить, какие задачи составляют эти наиболее важные 20% и потратить основную массу вашего времени на них.

9. Посвящайте важнейшим вопросам лучшие часы работы. Не тратьте это время на привычные дела. Рутинными делами лучше заниматься в ту пору, когда вы чувствуете усталость, ваше внимание притупилось или когда вы не чувствуете себя «на коне». Время, в течение которого вы особенно энергичны и собраны, следует посвящать самым важным и срочным делам.

Многие из нас похожи на марионеток, которых дергают за веревочки совершенно незнакомые и неорганизованные люди. Не позволяйте другим людям без крайней необходимости нарушать лучшее время, отводимое вами для совершения самой ответственной работы. Вы сами должны управлять своим лучшим временем.

10. Отведите некоторый промежуток времени в течение дня, когда другие не будут иметь доступа к вам. Используйте это время для решения задач или для их обдумывания. Это может быть время, когда все остальные направляются домой или еще спят, или определенное место, в котором вы совершенно одни. Ни в. коем случае не допускайте, чтобы в «лихорадке буден» был хотя бы один день без вашего личного контроля над вашим временем.

11. Не откладывайте «на потом». Если вы будете выполнять все дела своевременно, они не потребуют от вас излишнего расходования времени и сил. Разумеется, необходимо следить и за тем, чтобы рутинные, сиюминутные дела не заслоняли от вас по-настоящему важных задач и целей. От медлительности до потери времени всего один шаг. Ни в коем случае не откладывайте на завтра то, что можно сделать сегодня.

12. Ведите журнал учета своего времени. Это одна из лучших стратегий управления временем. Вы не сможете сделать управление временем более эффективным или устранить некоторые стрессоры, не зная того, как вы используете свое рабочее время.

Производите соответствующие записи достаточно часто и регулярно, однако не настолько часто, чтобы эта процедура порождала у вас чувство недовольства. Записывайте, что вы делаете каждые 30 минут или час.

13. Задавайтесь конкретными сроками. Это поможет вам использовать свое время более разумно. Работа всегда отнимает у вас ровно столько времени, сколько вы ей посвящаете. Если вы не зададитесь какими-то временными пределами, она может длиться дольше, чем требуется.

14. Старайтесь посвятить время ожидания чему-то полезному. Исследователи установили, что около 20% своего времени в среднем человек тратит на ожидание. Это время вы можете посвятить чтению, планированию, подготовке, повторению, просмотру и другим видам деятельности, которые могут способствовать выполнению вами своей работы.

15. Отведите определенное время для рассмотрения серьезных вопросов. Поскольку простые проблемы могут заслонить собой проблемы, на решение последних необходимо выделить особое время. Отказ отвечать на письма или просматривать прессу до наступления определенного часа позволит вам сохранить существующие приоритеты.

16. Возьмите за правило решать окончательно в течение рабочего дня хотя бы одну проблему. Если вы подойдете к концу рабочего дня с ощущением незавершенности ни одной задачи (даже 10-минутной), у вас возрастет ощущение перегрузки и стресса из- за дефицита времени. Окончательное решение же проблемы, напротив, вызовет у вас облегчение и будет способствовать снятию стресса.

17. Распланируйте личное время. Вам необходимо полностью на какое-то время забыть о грузе проблем и побыть одному(- ой). Это время можно посвятить планированию, определению приоритетов, медитации или обычному расслаблению. Подобная деятельность, помимо прочего, способствует поддержанию уровня вашей самооценки.

18. Не позволяйте себе беспокоиться о чем- либо длительное время. Позволяйте себе испытывать беспокойство по поводу тех или иных вопросов только в определенные часы работы, а в другое время чувство тревоги изгоняйте. Благодаря этому вы сможете сохранить ясность сознания и сконцентрироваться на решении актуальных задач. Научиться этому непросто, однако контроль над «временем для беспокойства» позволит вам более грамотно использовать свое время и освободиться от стресса.

19. Фиксируйте на бумаге свои долгосрочные цели. Это сделает ваши действия более последовательными. Отсутствие ясных целей невозможно компенсировать ни компетентностью, ни организованностью. Долговременные цели, будучи записанными, станут для вас зримым ориентиром.

20. Постоянно повышайте эффективность использования своего рабочего времени. Каждому из нас нужны напоминания, и все это поможет постоянному совершенствованию использования вами вашего времени и превращению грамотного управления временем в часть вашего стиля жизни.

Время – один из самых ценных жизненных ресурсов. От каждого человека требуется серьёзно и добросовестно подходить к организации своего рабочего дня, распределению времени, иначе он рискует угодить в ловушку, которую сам себе и приготовил. Таким образом, очевидно, что распределять дела и время потраченное на них следует так, чтобы этого самого времени хватало на все дела, и конечно же не следует забывать об отдыхе.

Следующее, на что следует обратить внимание это классификация дел по степени важности,а также распределению и расчленению каждого серьёзного мероприятия, мероприяития, обладающие определённой степени важности для вас.

Не следует обходить внимание различные вспомогательные средства, помогающие организации своего времени, такие например как: различного рода органайзеры, электронные записные книжки, карманные компьютеры. Несмотря на то, что на эту тему написано много книг и опубликовано множество статей, каждый человек должен сам принять решение о том, что он хочет планировать свои дела и рассчитывать время, потраченное на то или иное дело или занятие.

Осознать важность и необходимость данного решения – это уже половина дела. Только от самого человека зависит успех в планировании. В наше время, когда объёмы перерабатываемой информации почти в 1000 раз выше, чем сто лет назад, тайм- менеджмент – это тот спасительный круг, который поможет нам выплыть в водовороте бесконечных дел и научит «везде успевать».

Список литературы 1. Зайверт Л. «Ваше время – в Ваших руках», М.: Интерэксперт, Кричевский Р.Л. «Если вы руководитель…» М.: Дело Ладанов И.Д. «Практический менеджмент». М.: Элник, Использованы материалы сайта Автор Глеб Архангельский. 5. Использованы материалы сайта Автор: Дэвид А. Уэттен (David A. Whetten), профессор Калифорнийского государственного университета (California State University). Материал публикуется в сокращенном и адаптированном переводе с английского.

6. Сандхайм, Д. 25 лучших способов и приемов тайм-менеджмента. Как делать больше, не теряя головы / Д. Сандхайм. СПб.: «Издательство «ДИЛЯ», с. 7. Моргенстерн, Д. Тайм менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью / Д. Моргенстерн. М.: изд-во: «Добрая книга», с. 8. Соснина, М. А. Личный тайм-менеджмент или как управлять своим временем / М. А. Соснина. Ростов н/Д: Феникс, с.