Опыт организации электронного архива финансовой документации с помощью комплексного решения «eDocLib: Хранение и оцифровка» в инвестиционной компании «МИБ- Инвестиции» Вадим Савинов, ведущий специалист, ООО «МИБ-ИНВЕСТИЦИИ» Сергей Полтев, ЭОС

Ситуация к началу проекта Значительный объем финансовой документации: договора, векселя, заявления, отчеты, и др. Бумажный архив: традиционные сложности с оперативным получением информации, отслеживанием сроков, поиском по архиву

Электронные хранилища. Традиционные риски Оцифровка документации – значительные сроки и трудозатраты Необходимость изменения сценариев работы под возможности систему Пользователи стараются не использовать электронную систему

Требования заказчика Минимальные сроки перевода существующих документов в электронный вид Простой и эффективный алгоритм загрузки вновь поступающих документов в систему Простота использования системы для конечных пользователей

Требования заказчика Минимальные сроки ввода решения в промышленную эксплуатацию Возможность самостоятельного обслуживания и доработки решения специалистами заказчика

Специфика финансовой документации Как правило, удается выделить определенный набор значимых параметров, таких как дата, сумма, номер и т.п. Значительная часть документа – стандартные тексты

Извлечение значимых данных с помощью ABBYY FlexiCapture Технология ABBYY FlexiCapture позволяет извлекать необходимые данные из неструктурированных документов

Договоры Акты Отчеты Расписки Векселя Другие документы ECM-система Хранение Учет Поиск Платформа eDocLib

eDocLib: «Хранение и оцифровка» Новые документы, отсканированные и загруженные в хранилище

eDocLib: «Хранение и оцифровка» Предпросмотр документа

Особенности решения Легкая настройка без программирования, простота поддержки Конструирование объектов произвольного вида Привычный интерфейс офисных приложений для пользователей Интеграция с системами бизнес-аналитики Невысокие требования к аппаратному обеспечению

Особенности решения Гибко настраиваемый интерфейс для каждого пользователя системы

Особенности решения Доступ к информации с помощью привычного Проводника Windows

Результаты В кратчайшие сроки обеспечен перевод архива в электронный вид Значительно сокращено время извлечения и необходимой обработки данных Специалисты компании самостоятельно адаптируют решение для новых типов документов

Перспективы Расширение электронного хранилища. Постепенный переход к «единой точке входа» для работы с информацией Автоматизация бизнес-процессов по обработке вновь поступивших документов В будущем, возможно, оценка возможности перехода к использованию решения как облачного сервиса.

Спасибо за внимание!